Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

Apakah Kebutuhan SDM Penting untuk Bisnis Kecil?

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Naufal (you can also view the original English article)

Sejauh ini dalam rangkaian SDM atau HR untuk bisnis kecil, kami telah membahas topik sumber daya manusia yang penting seperti perekrutan, pelatihan, dan komunikasi.

Tapi ada juga beberapa persyaratan dasar yang harus anda penuhi sebagai pemilik bisnis kecil atau sebagai HR officer. Ketika orang-orang datang untuk bekerja kepada anda, adalah tanggung jawab Aada untuk menyediakan tempat kerja yang aman dan sehat, untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang ada di negara anda, untuk menyimpan record yang bagus, dan untuk membayar gaji dan tunjangan dengan segera dan efektif.

Small business team human resourcesSmall business team human resourcesSmall business team human resources
Apakah anda tahu persyaratan SDM untuk bisnis kecil untuk merawat karyawan anda dengan benar? (sumber foto)

Dalam tutorial ini, kita akan membahas topik-topik tersebut dan menunjukkan kepada anda bagaimana pentingnya memenuhi persyaratan sumber daya manusia ini dalam bisnis kecil anda. Hal-hal ini mungkin bukan hal yang paling menarik yang akan anda lakukan dalam bisnis kecil anda, tetapi penting jika anda ingin memiliki karyawan yang bahagia dan produktif, dan menghindari beberapa masalah organisasi atau masalah hukum di kemudian hari.

Catatan: Saat membaca tutorial ini, ingatlah bahwa tutorial ini ditujukan untuk audience global. Undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan lainnya sangat bervariasi tergantung pada negara tempat anda tinggal, dan terkadang ada peraturan daerah yang harus diperhatikan untuk kota, negara bagian, provinsi, dan lain-lain. Jadi, walaupun kita akan membahas beberapa contoh umum di sini, sebagian besar berdasarkan peraturan U.S, pastikan untuk memeriksa situasi lokal anda, dan idealnya dapatkan nasihat hukum profesional untuk memastikan anda mematuhi semua undang-undang yang relevan di wilayah anda.

1. Buatlah Orang-orang Merasa Aman

Jika menurut anda peraturan keselamatan kerja atau “health & safety” hanyalah tentang birokrasi pemerintah yang menyebalkan, ini adalah statistik mengejutkan untuk anda: di Amerika Serikat pada tahun 2015 saja, ada 4.836 karyawan meninggal karena luka-luka yang diderita di tempat kerja. (Mau tau dengan jumlah kasus nonfatal? Jumlahnya 2,9 juta.)

Biarkan angka-angka tersebut menjadi renungan sebentar.

Harusnya jelas bahwa tanggung jawab pertama dan terpenting bagi anda sebagai pemilik bisnis kecil adalah menjaga agar karyawan anda tetap aman. Jadi di bagian pertama ini, kita akan melalui beberapa prinsip dasar keselamatan kerja.

Catatan: Saya mendasarkan sebagian besar informasi ini atas saran dari U.S. Occupational Safety & Health Administration’s yang merupakan Small Business Handbook yang bagus. Buku ini sendiri memberi detail lebih banyak, dan gratis untuk dibaca secara online atau diunduh sebagai PDF, jadi saya akan merekomendasikan untuk melihatnya.

Menilai Semua Resikonya

Mulailah dengan menganalisis tempat kerja anda dan proses yang harus diikuti oleh karyawan anda. Carilah bahaya potensial dan buatlah inventarisasi yang komprehensif.

Beberapa tempat kerja lebih jelas berbahaya daripada yang lainnya, misalnya risiko di lokasi manufaktur dimana pekerja menangani bahan kimia beracun dan mesin berat lebih mudah dilihat risikonya daripada di kantor. Tapi di tempat kerja, segala sesuatunya bisa saja terjadi kesalahan.

Setiap tahun di U.S., misalnya, 27 orang meninggal dan lebih dari 10.000 orang terluka oleh lift. Ribuan orang melukai diri mereka sendiri, terkadang serius, tersandung kebel, laci meja yang terbuka, benda-benda yang tertinggal di lorong, dan seterusnya. Tempat kerja yang tidak dirancang dengan baik dan kursi kantor dapat membuat karyawan rentan terhadap sakit punggung, cedera dari gerakan berulang, dan penyakit serius lainnya. Bangunan tua atau bangunan yang tidak terawat dapat menciptakan sejumlah bahaya, mulai dari pemasangan kabel yang salah hingga langit-langit yang longgar.

Jadi mulailah dengan menyusun daftar potensi bahaya. Anda mungkin dapat memiliki profesional kesehatan dan keselamatan yang berpengalaman untuk mengunjungi tempat kerja anda dan melakukan survei gratis sebagai bagian dari program pemerintah bersubsidi. Atau anda bisa membayar konsultan pribadi untuk melakukannya.

Suruh karyawan untuk mengingatkan anda akan apa pun yang mereka lihat dalam pekerjaan mereka yang berpotensi tidak aman, mereka adalah sumber terbaik untuk membantu anda mengumpulkan inventaris keselamatan awal dan kemudian memperbaruinya.

Melakukan Kontrol di Tempat

Setelah anda menilai risikonya, cobalah untuk menghilangkan sebanyak mungkin bahaya, dan mencari tahu di mana anda tidak dapat menghilangkannya, paling tidak bertujuan mengendalikannya dan mengurangi kemungkinannya.

Biasanya ini melibatkan pengaturan prosedur tertentu yang harus diikuti setiap karyawan (misalnya saat anda mengoperasikan sebuah mesin, anda harus memakai pelindung mata dan memastikan safety catch berfungsi dengan baik). Kemudian pastikan semua orang tahu semua prosedurnya, yang mereka dapat menerapkannya, dan sediakan tanda atau poster untuk mengingatkan semua orang.

Berikut adalah beberapa langkah penting lainnya:

  • Buatlah rencana untuk pemeliharaan bangunan secara teratur dan peralatan yang digunakan oleh karyawan.
  • Miliki perencanaan medical emergencies dan letakkan emergency numbers secara mencolok.
  • Latih beberapa karyawan dalam prosedur pertolongan pertama dan pastikan semua orang tahu siapa mereka dan bagaimana mengubungi mereka.
  • Miliki prosedur untuk pelaporan cedera dan pastikan semua orang mengetahuinya.
  • Latih semua karyawan dalam prosedur kesehatan dan keselamatan untuk memastikan mereka tahu apa yang harus dilakukan.
  • Buat rencana darurat dan lakukan latihan yang sering.

Tutorial berikut mungkin bisa membantu:

Tunjukkan Komitmen Anda

Mengidentifikasi risiko dan menempatkan kontrol di tempat merupakan hal hebat, tapi bagaimana jika karyawan anda masih tidak mengikuti prosedur yang benar? Penting agar setiap orang memahami keselamatan di tempat kerja dengan serius, dan anda dapat mengatur penekanan tersebut dengan action anda sendiri.

Menunjukkan komitmen anda terhadap keselamatan kerja di tempat kerja akan mendorong staf anda untuk menanggapi masalah dengan serius juga, dan ini dapat membantu menghindari kecelakaan. Selain itu, hal ini menunjukkan bahwa anda menghargai mereka dan kesejahteraan fisik mereka, sehingga mengirimkan pesan yang kuat yang dapat meningkatkan kebahagiaan dan kepuasan kerja mereka secara umum.

Jadi buatlah kebijakan yang jelas mengenai keselamatan dan kesehatan di tempat kerja, dan pajang secara jelas di sekitar kantor dan di intranet atau situs web perusahaan. Lakukan pertemuan untuk mengkomunikasikan kebijakan secara langsung, dan meminta manajer dan karyawan bertanggung jawab untuk mematuhi hal tersebut.

Teruslah meninjau dan memperbarui kebijakan dan prosedur anda secara berkala, meminta masukan dan saran dari karyawan. Dan jika anda mengharuskan orang untuk melakukan pekerjaan ekstra untuk memastikan semua prosedur diikuti, pastikan mereka memiliki waktu dan sumber daya untuk melakukannya secara efektif.

Mengikuti semua langkah ini tidak akan sepenuhnya menghindarkan anda dari kecelakaan di tempat kerja, namun ini akan membantu mengurangi kemungkinan dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman bagi semua orang.

2. Kenali Hukum yang Berlaku

Hukum ketenagakerjaan adalah bagian penting dari persyaratan sumber daya manusia untuk bisnis kecil dan bisa sangat kompleks. Peraturan hukum juga mengatur bisnis kecil, jadi anda harus mempercepat dan memastikan bahwa anda mematuhi semua peraturan. Sekali lagi, kami akan membahas beberapa contoh umum di sini berdasarkan undang-undang U.S., namun pastikan untuk memeriksa situasi bisnis anda, dan dapatkan saran hukum individu jika memungkinkan.

Hukum Kesetaraan

Salah satu bentuk hukum ketenagakerjaan yang paling umum berkaitan dengan masalah kesetaraan. Pada dasarnya, anda tidak boleh melakukan diskriminasi dalam praktik perekrutan berdasarkan jenis kelamin, ras, agama, asal negara, usia, kecacatan, dll. Dan anda harus memiliki kebijakan yang jelas untuk mencegah diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Anda juga bisa untuk memasang pemberitahuan di tempat kerja untuk memberi tahu karyawan tentang hak mereka dan kepatuhan anda terhadap undang-undang yang ada.

Beberapa contoh undang-undang yang mempengaruhi area ini di U.S.

  • Civil Rights Act
  • Equal Opportunity Employment Commission (EEOC) regulations
  • Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act
  • Equal Pay Act
  • Americans With Disabilities Act

Hak Pekerja

Pekerja di banyak negara memiliki hak untuk berorganisasi dan melakukan tawar menawar secara kolektif atau bergabung dengan serikat pekerja. Biasanya mereka memiliki hak untuk dibayar lembur jika mereka bekerja di jam ekstra, dan memiliki waktu istirahat di siang hari.

Mungkin ada peraturan tentang berapa banyak waktu liburan atau keuntungan lain yang harus anda berikan, dan jika anda memberikan liburan dan karyawan yang dibayar tidak menggunakannya, Anda mungkin harus membayarnya setara dengan uang. Dan ada banyak lagi hak, baik besar maupun kecil, yang telah diperjuangkan para pekerja selama bertahun-tahun dan telah dikodifikasikan dalam undang-undang.

Kadang-kadang ada pengecualian — misalnya, di AS, pekerja umumnya dibebaskan dari undang-undang mengenai istirahat lembur dan pekerjaan, dan kontraktor independen dibebaskan dari berbagai aturan yang berlaku untuk karyawan tetap. Tapi Anda perlu berhati-hati tentang bagaimana Anda mengklasifikasikan orang, karena ada aturan tentang itu juga, dan sangat mudah untuk jatuh busuk dari mereka.

Juga, jangan lupa tentang hal-hal seperti orangtua cuti dan cuti medis. Anda harus memungkinkan karyawan untuk mengambil waktu istirahat sesuai dengan hukum di negara Anda, dan pastikan pekerjaan mereka masih tersedia untuk mereka ketika mereka kembali.

Keselamatan kerja

Kami meliput prinsip keselamatan kerja di bagian terakhir, tetapi mungkin juga ada undang-undang dan peraturan yang Anda butuhkan untuk mematuhi dan poster Anda perlu untuk menampilkan di tempat kerja. Jadi selain bekerja Anda lakukan untuk menyediakan tempat kerja yang aman, pastikan Anda mengikuti semua aturan relevan juga.

3. menjaga catatan yang baik

Pengajuan tidak tugas yang paling menarik yang akan Anda lakukan, tetapi sangat penting. Kabar baiknya adalah bahwa persyaratan cukup sederhana-Anda hanya perlu menjaga file (atau file, seperti yang kita akan lihat dalam satu menit) untuk setiap karyawan, yang mengandung informasi penting tentang pekerjaan mereka. Dan, yang terpenting, Anda akan perlu untuk menyimpan file ini sangat aman, karena mengandung informasi yang sensitif.

Idealnya, Anda akan memiliki dua file terpisah untuk setiap karyawan: satu untuk kerja umum informasi, dan lain informasi medis. (Dan di beberapa negara, Anda mungkin perlu untuk menjaga catatan-catatan yang berkaitan dengan imigrasi juga.) Berikut adalah apa yang harus pergi di setiap:

Umum karyawan File

File ini mengumpulkan semua informasi yang terkait dengan seorang karyawan tertentu di satu tempat. Anda dapat mulai ketika Anda menyewa mereka, dengan menjatuhkan di resume mereka dan mempekerjakan dokumen atau formulir mereka masuk.

Kemudian Anda dapat menambahkan dokumen saat Anda pergi bersama, seperti:

  • Catatan pelatihan
  • kinerja ulasan
  • tindakan disipliner
  • formulir pajak
  • rincian gaji
  • pengakuan menerima buku pedoman karyawan
  • karyawan telah menandatangani perjanjian atau kontrak lain

Karyawan medis File

Jika karyawan memiliki kondisi medis atau cacat yang mempengaruhi pekerjaan mereka, Anda mungkin perlu untuk menjaga catatan medis, tetapi Anda harus selalu menyimpan mereka dalam sebuah file terpisah di lokasi yang sangat aman.

Itu adalah karena informasi medis sangat pribadi, dan seseorang yang mungkin perlu untuk mengakses file umum karyawan tidak akan melihat catatan medis mereka. Jadi menjaga informasi ini di file terpisah, dan sangat ketat tentang siapa yang dapat mengakses file ini dan mengapa.

Catatan imigrasi

Di beberapa negara, Anda mungkin perlu untuk menjaga bukti kelayakan seorang pekerja bekerja di negara. Di AS, misalnya, ini disebut I-9 formulir. Karena petugas imigrasi dapat meminta untuk memeriksa formulir ini, Anda harus menjaga mereka terpisah dari karyawan 's informasi lainnya, sehingga Anda dapat hanya memberi mereka kepada pemerintah tanpa memberikan akses ke data pribadi semua karyawan.

4. memberikan membayar & manfaat

Persyaratan dasar HR yang lain untuk setiap usaha kecil adalah untuk membayar orang pada waktu dan memberikan manfaat yang relevan. Kita sudah melihat bagaimana mengatur membayar harga dan manfaat sebelumnya dalam seri ini, tapi setelah Anda melakukan itu, Anda perlu memastikan bahwa Anda melakukan mekanisme ini dengan benar.

Pertama, itu berarti membayar orang pada waktu, tidak peduli apa. Ketika kami menemukan dalam tutorial arus kas saya, usaha kecil sering berjuang dengan arus kas yang cukup, tetapi jika Anda mengelola itu dengan hati-hati dan membuat perkiraan yang akurat, Anda dapat memastikan Anda selalu memiliki cukup di sisi. Dan jika Anda perlu untuk menunda pembayaran, karyawan gaji tidak yang untuk main-main dengan. Membayar seseorang terlambat mengatakan kepada mereka bahwa mereka tidak dihormati, dan/atau bisnis adalah dalam masalah serius. Either way, itu adalah cara pasti untuk mendapatkan mereka memperbarui CV mereka dan mencari pekerjaan baru.

Tapi selain itu, Anda juga perlu untuk memastikan Anda menghitung jumlah yang tepat, membuat pengurangan pajak benar, menjaga dan menyediakan catatan-catatan yang tepat, file bentuk yang benar dengan otoritas pajak, dan seterusnya.

Anda juga perlu untuk tetap di atas manfaat — memberikan karyawan informasi yang tepat dan membuatnya mudah bagi mereka untuk mengakses manfaat mereka, dan melacak, misalnya, berapa banyak liburan hari setiap orang telah diambil dari hak mereka secara keseluruhan. Mana manfaat yang disediakan oleh pihak ketiga, seperti perusahaan asuransi kesehatan, Anda perlu untuk memastikan bahwa semua orang telah terdaftar yang didaftarkan, dan bahwa semuanya berjalan lancar dan orang-orang dapat mengakses bantuan yang mereka butuhkan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang penggajian secara efektif, lihat tutorial berikut:

Kesimpulan

Dalam tutorial ini, Anda telah melihat bagaimana untuk memenuhi sebagian persyaratan penting sumber daya manusia (SDM) untuk bisnis kecil Anda. Anda telah belajar bagaimana untuk menjaga karyawan Anda aman, bagaimana untuk tetap di atas undang-undang Ketenagakerjaan dan peraturan, bagaimana untuk menjaga catatan yang baik, dan bagaimana untuk memberikan gaji dan manfaat secara efisien.

Dalam tutorial berikutnya dalam seri ini pada HR untuk bisnis kecil, Anda akan mempelajari bagaimana menghadapi dilema bahwa pemilik usaha kecil tidak ingin menghadapi: ketika seorang karyawan kunci ingin berhenti. Sampai jumpa lagi!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.