Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

15 Dasar-dasar Penting SDM untuk Setiap Pemilik Bisnis Kecil

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Outsource Your HR Using the Best Service Companies
How to Hire Workers With Disabilities (+5 Business Benefits)

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Haikal Kamil (you can also view the original English article)

Bila anda menjalankan bisnis kecil, ada banyak hal yang harus diperhatikan, mulai dari penjualan, pemasaran, pengembangan produk, dan lain-lain, belum lagi tugas yang sangat penting yaitu menghasilkan keuntungan dan bertahan dalam bisnis.

HR-for-small-businesses
Meeting sumber daya manusia (human resources) dalam bisnis kecil. (Sumber)

Dengan semua hal yang perlu dikhawatirkan, sumber daya manusia (SDM) atau human resources (HR) terkadang menjadi prioritas terbawah. Hal ini memalukan, karena ada beberapa hal-hal mendasar SDM/HR penting yang harus diperhatikan setiap bisnis kecil. Sebagai contoh:

  • Apakah Anda tahu tentang semua undang-undang ketenagakerjaan yang mempengaruhi bisnis anda?
  • Apakah anda memperhatikan kebutuhan pelatihan anggota staf anda?
  • Sudahkah anda membandingkan kompensasi anda untuk memastikannya kompetitif?
  • Apakah anda melakukan semua yang anda bisa untuk menjaga staf tetap aman, menyelesaikan konflik secara efektif, menciptakan tempat kerja yang beragam dan inklusif, dan lebih banyak lagi?

Jika tidak, jangan khawatir, anda tidak sendirian. Survei Paychex baru-baru ini menemukan bahwa 21% pemilik bisnis kecil tidak percaya diri dalam mengelola fungsi SDM/HR, dan banyak yang tidak mengetahui atau tidak menerapkan undang-undang ketenagakerjaan yang penting yang mempengaruhi bisnis mereka.

Jadi, pada artikel ini, kita akan membahas 15 fungsi dasar SDM/HR yang harus diketahui pemilik usaha kecil. Karena ini adalah ikhtisar tingkat tinggi, saya akan memberikan pengantar singkat untuk setiap topik, namun saya akan menautkan ke sumber yang lebih banyak sehingga anda dapat menemukan lebih banyak informasi saat anda membutuhkannya.

Juga pastikan untuk memeriksa Panduan Lengkap SDM/HR untuk Bisnis Kecil kami, yang mencakup berbagai topik SDM/HR, mulai dari perekrutan hingga pemecatan dan segala sesuatu di antaranya.

1. Merekrut Orang-orang Terbaik

Ada perumpamaan bisnis umum yang mengatakan:

"Anda sama baiknya dengan orang yang anda pekerjakan.

Tidak peduli seberapa bagus konsep bisnis anda, marketing anda, planning anda dan hal lainnya, karyawan andalah yang harus mempraktikkannya. Jika anda tidak memiliki orang yang tepat yang mendesain produk anda dan mewakili perusahaan anda kepada customer anda, anda akan berada dalam masalah.

Survei CareerBuilder baru-baru ini menemukan bahwa tiga perempat pengusaha telah mempekerjakan orang yang salah untuk sebuah posisi, dan biaya rata-rata perekrutan (hire) yang buruk hampir $17.000 dalam produktivitas yang hilang, waktu dan biaya untuk mempekerjakan dan melatih penggantinya, dan seterusnya.

Perekrutan yang efektif dimulai dengan menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas yang menjual pekerjaan tersebut, tidak semestinya mengecualikan kandidat-kandidat yang bagus, dan diposkan di tempat yang tepat. Lalu anda harus mempersiapkan diri dengan baik untuk interview-nya, termasuk mengetahui apa yang harus ditanyakan dan apa yang tidak perlu, dan mengumpulkan paket gaji dan tunjangan yang kompetitif untuk kandidat pilihan anda. Dan akhirnya, ada beberapa rintangan hukum yang penting untuk dilewati.

Untuk informasi tentang melakukan semua hal ini dengan cara yang benar, lihat tutorial berikut ini:

2. Dapatkan Staf Baru Secepat Mungkin

Bila anda telah melakukan begitu banyak usaha untuk mempekerjakan orang yang tepat, hal terakhir yang perlu anda lakukan adalah kehilangan mereka. Tapi itulah yang bisa terjadi jika anda tidak memiliki pelatihan onboarding yang tepat. Sebuah survei baru-baru ini menemukan bahwa 40% karyawan meninggalkan pekerjaan di tahun pertama jika mereka menerima pelatihan kerja yang buruk.

Saat anda baru memulai, anda bisa melatih sendiri beberapa karyawan baru. Tapi begitu anda tumbuh melampaui beberapa jumlah anggota staf, anda harus membuat rencana pelatihan orientasi formal yang minimal mencakup:

  • sebuah pengantar tentang sejarah dan nilai perusahaan
  • informasi praktis tentang gaji, tunjangan, kebijakan perusahaan, waktu liburan, dll.
  • struktur bisnis dan orang-orang penting
  • siapa pelanggan anda dan apa yang mereka inginkan
  • Perilaku apa yang diharapkan dari karyawan
  • Tool dan perangkat lunak yang dibutuhkan karyawan baru untuk belajar

Anda dapat menemukan rincian lebih lanjut dalam tutorial berikut:

3. Menawarkan Gaji dan Benefit yang Kompetitif

Bagaimana anda tahu seberapa banyak untuk membayar orang-orang anda? Dan begitu anda menemukan nominal yang tepat, bagaimana anda bisa mengikuti perubahan pasar dan seluruh karyawan anda perlu meningkatkan keterampilan dan pengalaman mereka?

Jawabannya adalah compensation benchmarking. Dan menawarkan manfaat (benefit) menarik seperti asuransi kesehatan, cuti orang tua dan rencana pensiun juga dapat membantu meyakinkan orang-orang berbakat untuk bergabung dengan perusahaan anda (dan meyakinkan mereka untuk tinggal lebih lama begitu mereka berada di posisinya).

Untuk mengetahui bagaimana cara kerja compensation benchmarking dan benefit apa yang anda tawarkan kepada karyawan anda, baca artikel ini:

4. Buat Karyawan Anda Aman

Ini mungkin bukan sesuatu yang anda pikirkan, terutama jika anda menjalankan bisnis berbasis kantor dengan sedikit bahaya. Namun, perhatikan fakta bahwa di Amerika Serikat pada tahun 2015 saja, 4.836 karyawan meninggal karena luka-luka yang diderita di tempat kerjanya.

Harus jelas bahwa keselamatan karyawan anda adalah tanggung jawab anda yang paling penting. Jadi penting bagi anda untuk:

  • menilai risikonya
  • melakukan kontrol di tempat
  • pastikan semua orang mengikuti peraturan keselamatan

Tentu saja masih ada banyak detail untuk itu, dan anda dapat menemukannya di Handbook U.S. Occupational Safety and Health Administration’s Small Business dalam tutorial berikut:

5. Memiliki Kebijakan Ketenagakerjaan yang Jelas<

Bisnis kecil seringkali berjalan sangat informal, dan terkadang hal itu bisa menjadi kekuatan. Tapi itu juga bisa menimbulkan kebingungan, inefisiensi, kehilangan produktivitas, dan terkadang menimbulkan masalah hukum.

Jadi, perlu meluangkan waktu untuk membuat buku pegangan karyawan dengan dokumentasi yang jelas. Sebuah buku pegangan (handbook) biasanya mencakup bagian berikut:

  • ikhtisar perusahaan
  • kebijakan safety
  • keragaman dan pernyataan kesetaraan
  • Gaji dan tunjangan
  • Kode etik
  • disiplin dan penghentian
  • pengakuan penerimaan (bagi karyawan untuk ditandatangani)
  • pemberitahuan hukum

Tidak yakin apa bagian ini harus disertakan? Human Resource Solutions menyediakan template handbook karyawan gratis di situsnya, atau anda dapat menemukan panduan lebih lanjut di sini:

6. Mengukur Kinerja Karyawan

Jadi, anda telah mempekerjakan orang yang tepat, anda membayarnya dengan adil, dan anda telah memastikan bahwa mereka aman bekerja dan mengetahui semua kebijakan perusahaan. Itu bagus!

Sekarang anda perlu menyiapkan review proses kinerja. Intinya bukan hanya untuk mengecek orang. Review kinerja juga bisa sangat membantu karyawan, dengan menetapkan tujuan dan harapan yang jelas dan membiarkan mereka tahu bagaimana kinerja mereka.

Untuk informasi lebih lanjut tentang pentingnya review kinerja dan cara mengaturnya dengan benar, berikut beberapa sumber tambahan:

7. Berkomunikasi dengan Jelas

Komunikasi yang baik adalah inti dari bisnis yang sukses. Dan kebalikan dari itu, tentu saja adalah bahwa komunikasi yang buruk bisa menjadi bencana. Dalam sebuah survei oleh perusahaan pelatihan Fierce Inc., 86% responden menyalahkan kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif atas kegagalan di tempat kerja.

Bisnis kecil memiliki keuntungan yang jelas di sini, yaitu lebih mudah berkomunikasi dengan beberapa lusin karyawan daripada beberapa ribu. Tapi anda tetap harus berhati-hati mengatur semuanya dengan benar. Dalam tutorial berikut, anda akan mempelajari semua tentang cara terbaik untuk menginformasikan orang, mengkomunikasikan value perusahaan, mendapatkan feedback dari staf, dan banyak lagi.

8. Memberikan Pelatihan yang Efektif

Kami telah membahas orientasi pelatihan untuk karyawan baru, namun pelatihan adalah persyaratan yang konsisten. Jika anda ingin tetap berada di atas kurva di pasar yang berkembang dan kompetitif, anda memerlukan karyawan terlatih yang terus-menerus mempelajari keterampilan baru. Pelatihan yang baik juga bisa menjadi cara yang ampuh untuk meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.

Jika anda berpikir anda tidak mampu memberikannya, pikirkan lagi. Karena mungkin program pelatihan korporat tradisional bisa menjadi suatu yang mahal, ada banyak alternatif gratis atau dengan biaya rendah. Anda dapat membaca lebih banyak tentang mereka, beserta rincian bagaimana menyusun rencana pelatihan individual untuk setiap karyawan, dalam tutorial ini:

9. Jaga agar Staf Anda Bahagia dan mprove Retention

Banyak hal-hal lain yang kita bahas dalam artikel ini, seperti komunikasi yang baik dan pelatihan yang efektif, akan menyebabkan staf bahagia yang tinggal bersama anda lebih lama.

Tapi tetap layak memberi perhatian khusus ke area ini dan melacak turnover rate dari staf anda. Turnover (perputaran) yang tinggi bisa menjadi mahal untuk bisnis anda, bukan hanya karena biaya perekrutan dan penggantian pelatihan, tetapi juga karena pengetahuan dan keahlian yang hilang yang keluar bersama mereka. Hal ini juga bisa menjadi bencana untuk semangat para staf untuk melihat orang-orang berhenti setiap saat.

Untuk mengetahui bagaimana cara melacak turnover staf, lihat bagian terakhir dari tutorial ini:

Dan untuk tips membujuk karyawan agar tetap tinggal, bacalah ini:

10. Mematuhi Aturan

Inilah alasan penting untuk tidak menjalankan bisnis kecil anda secara informal: yaitu undang-undang ketenagakerjaan. Ada keseluruhan peraturan di luar sana, dan banyak peraturan tersebut berlaku untuk bisnis kecil.

Apakah anda mematuhi (opportunity law) hukum kesempatan yang sama? Apakah anda memberi hak kepada karyawan anda hak mereka berdasarkan kode hukum negara anda? Apakah anda memproses gaji secara efisien dan menyimpan catatan yang harus anda maintain?

Jika tidak, anda mungkin perlu memeriksa panduan ringkas ini:

11. Menyelesaikan Konflik

Di perusahaan besar, ketika konflik muncul di antara karyawan, biasanya ditangani oleh manajer dan kemudian diteruskan ke departemen HR jika hal tersebut menjadi lebih serius dan sulit diatasi.

Konflik tersebut bisa timbul juga di perusahaan kecil, dan jika anda tidak memiliki staf HR yang berdedikasi, anda mungkin akan menjadi orang yang bisa mengatasinya. Coba periksa daftar ini dari departemen Human Resources di University of California, Berkeley:

  1. Akui bahwa ada situasi yang sulit.
  2. Biarkan individu mengungkapkan perasaan mereka.
  3. Tentukan masalahnya
  4. Tentukan kebutuhan mendasar.
  5. Temukan kesamaan kesepakatan, betapapun kecilnya.
  6. Temukan solusi untuk memenuhi kebutuhan.
  7. Tentukan tindak lanjut yang akan anda ambil untuk memantau tindakan.
  8. Tentukan apa yang akan anda lakukan jika konflik tidak terselesaikan.

Dan anda juga bisa membaca bagian terakhir dari tutorial komunikasi kami:

12. Jadilah Efisien dengan Sistem Penggajian dan Dokumen Lainnya

Semua orang suka dibayar tepat waktu. Menjalankan payroll (sistem penggajian) secara efektif harusnya hal yang cukup mudah, terutama jika anda menggunakan perangkat lunak yang baik untuk membantu anda, namun masih ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan. Tidak ada cara yang lebih pasti untuk kehilangan kepercayaan dari para karyawan dengan terlambat menerima gaji.

Dan kemudian anda perlu memastikan bahwa anda telah mengurangi jumlah pajak yang benar dan mengajukan formulir yang sesuai dengan otoritas pajak. Ini bukan hal yang paling menarik yang pernah anda lakukan sebagai pemilik bisnis, tapi sangat penting bahwa anda melakukannya dengan benar. Berikut adalah beberapa panduan:

13. Memastikan Keanekaragaman dan Keadilan di Tempat Kerja

Ini tahun 2017. Jika tempat kerja anda tidak beragam seperti masyarakat di mana anda tinggal dan bekerja, Anda perlu bertanya pada diri sendiri mengapa, dan mengambil langkah untuk mengatasi masalah ini. Saya yakin anda tidak secara sadar mengecualikan orang berdasarkan jenis kelamin, ras, usia atau kriteria lainnya, namun anda mungkin melakukannya tanpa sadar dan membahayakan bisnis anda dalam prosesnya.

Inilah panduan untuk benefit keragaman (petunjuk untuk membuat lebih banyak uang adalah daftar teratasnya).

Dan inilah panduan untuk menerapkannya:

14. Tangani Proses Penghentian

Jika anda melakukan HR dengan benar, karyawan anda harusnya lebih bahagia dan lebih produktif dalam pekerjaan mereka, dan lebih sedikit dari mereka yang ingin berhenti. Tapi tetap saja, apa pun yang anda lakukan, pada suatu saat anda harus menangani situasi seorang karyawan yang ingin berhenti, atau terkadang anda harus memecat seseorang karena kinerjanya yang buruk.

Dari memastikan kelancaran perekrutan untuk menangani basis hukum anda, ada banyak hal yang harus dilakukan. Dan anda juga perlu menjalankan interview ke luar untuk memastikan anda tahu apa yang salah dan bagaimana anda dapat memperbaiki keadaan untuk menghindari situasi serupa di masa depan. Bacalah tutorial ini untuk mengetahui lebih lanjut:

15. Dapatkan Bantuan yang Tepat

Kami telah membahas banyak hal dalam artikel ini. Jika anda melakukan semua hal yang telah kami bicarakan hari ini dan segala sesuatu yang direkomendasikan dalam tutorial pendukung, merupakan hal yang mudah untuk menjadi luar biasa. Sebagai pemilik bisnis kecil, anda memiliki banyak hal lain untuk dijaga, seperti merencanakan masa depan bisnis anda, menyusun strategi penjualan dan pemasaran yang efektif, memantau akun, dan banyak lagi.

Jadi, kemungkinan anda memerlukan bantuan dengan SDM/HR dalam beberapa bentuk. Yang itu bisa berarti mempekerjakan seseorang, tapi untuk bisnis kecil, kemungkinan besar anda akan menggunakan layanan outsourcing atau perangkat lunak HR. Kami akan membahas tutorial tentang perangkat lunak HR segera, dan anda dapat membaca tutorial berikut untuk mengetahui bagaimana HR outsourcing bekerja dan mendapatkan profil beberapa penyedia utama.

Kesimpulan

Dalam artikel klai ini, anda mendapatkan gambaran umum dasar-dasar penting HR bagi pemilik usaha kecil untuk dimengerti. Anda sekarang harus memiliki gagasan yang lebih jelas tentang apa yang saja terlibat dalam pengelolaan SDM/HR.

Untuk mengambil tindakan pada setiap area dasar-dasar HR, anda harus mendapatkan beberapa detail lebih lanjut, tentu saja saya akan mengajak anda untuk membaca sumber-sumber terkait saat anda memiliki waktu, atau melihat rangkaian lengkap tentang SDM/HR untuk bisnis kecil.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.