Kas Vs. Akuntansi Akrual: Apa Perbedaannya, dan Apakah itu Penting?

Entah Anda sedang bermain kartu, bisbol atau Candy Crush Saga, anda tidak akan sukses kecuali anda mengerti bagaimana mempertahankan skor.

Permainan bisnis tidaklah berbeda. Satu-satunya masalah adalah cara anda menyimpan skor-akuntansi dan pembukuan- bisa jadi sangat rumit.  Dalam sebuah tutorial baru-baru ini, kami membahas dasar-dasar pembukuan, tapi ada satu hal penting yang tidak kami sebutkan: perbedaan antara akuntansi kas dan akuntasi akrual.   

Jadi dalam tutorial ini, anda akan belajar bagaimana akuntansi kas dan akuntansi akrual bekerja. Anda akan melihat contoh setiap teknik dalam tindakan, pelajari pro dan kontra, dan bersiaplah untuk memutuskan mana yang harus anda gunakan untuk bisnis anda.

Jadi dalam tutorial ini, anda akan belajar bagaimana akuntansi kas dan akuntansi akrual bekerja. Anda akan melihat contoh setiap teknik dalam tindakan, pelajari pro dan kontra, dan bersiaplah untuk memutuskan mana yang harus anda gunakan untuk bisnis anda. Hal itu akan menjadikan bisnis anda lebih sulit untuk direncanakan, bisa mempengaruhi berapa banyak pajak yang anda bayar, dan dalam kasus yang ekstrim bahkan bisa membuat anda gulung tikar sama sekali.

Langkah 1: Apa itu Akuntansi Kas?

Katakanlah anda menjalankan bisnis konsultasi, dan di bulan September anda mendapatkan kontrak $50.000 dengan perusahaan Fortune 500. Selamat!

Tapi anda tidak segera menerima uang itu. Anda mengirimkan layanan konsultasi dan mengirimkan faktur anda pada bulan Oktober, dan perusahaan kemudian menariknya untuk membayar tagihan, jadi anda sebenarnya tidak menerima cek sampai Desember.

Jadi kapan anda mencatat $50.000 sebagai pendapatan? Ketika anda melakukan penjualan, saat anda mengirimkan layanan, atau saat anda menerima uang itu?

Dengan metode akuntansi kas, anda akan menunggu sampai anda memiliki uang tunai di rekening bank anda pada bulan Desember. Sepanjang September, Oktober dan November, anda akan tahu bahwa anda memiliki $50.000 segera masuk, tapi tidak akan muncul di laporan pendapatan anda.

Kedengarannya bijaksana, bukan? Lagipula, kebanyakan pemilik bisnis memiliki cerita tentang klien yang menunda membayar faktur mereka, atau dalam beberapa kasus tidak membayar sama sekali. Dalam akuntansi kas, anda hanya mengenali pendapatan saat memiliki uang di bank.

Tapi flipsidenya adalah jika anda mengeluarkan biaya, itu tidak dicatat sampai anda benar-benar membayar uang tunai. Untuk membantu anda memenuhi kontrak baru tersebut, anda menginvestasikan $10.000 untuk beberapa peralatan komputer baru, yang mana penjaja tersebut menawarkan kesepakatan "beli sekarang, bayar nanti".

Anda telah menghabiskan $10.000 pada bulan Oktober, namun tidak muncul sebagai biaya sampai anda benar-benar mengurangi cek dua bulan kemudian. Tidak begitu bijaksana.

Langkah 2: Apa itu Accrual Accounting?

Metode akuntansi akrual bertujuan untuk mencatat pendapatan saat diperoleh dan biaya pada saat terjadi, terlepas dari kapan uang berpindah tangan.

Anda masih harus cukup yakin menerima uang sebelum bisa mencatatkannya sebagai pendapatan. Pada bulan September, saat tim penjualan anda menandatangani kontrak, anda tidak akan meletakkannya sebagai pendapatan langsung.  Anda biasanya mencatatnya saat produk atau layanan telah dikirim dan faktur telah dikirim - jadi dalam kasus ini, pada bulan Oktober nanti.

Bagaimana dengan peralatan komputer yang kamu beli? Nah, dengan metode akrual, tanggal uang perpindahan tangan tidak relevan. Anda mencatatnya sebagai biaya saat anda melakukan pembelian, jadi di bulan Oktober.

Di bawah sistem ini, anda akan mendapatkan gambaran yang jauh lebih akurat tentang apa yang sedang terjadi dalam bisnis anda. anda melakukan pekerjaan di bulan Oktober, dan pendapatan dicatat pada bulan Oktober. Anda membeli peralatan komputer pada bulan Oktober, dan biaya muncul pada bulan Oktober.

Tapi di sisi lain, akun anda sekarang dibubarkan dari arus kas, yang bisa menimbulkan masalah, seperti yang akan kita lihat ...

Langkah 3: Pro dan Kontra Akuntansi Kas

Sekarang setelah anda tahu bagaimana setiap metode bekerja, saatnya untuk melihat pro dan kontranya.

Keuntungan dari Akuntansi Kas

Keuntungan utama metode kas adalah kesederhanaannya. Metode akrual sebenarnya bisa menjadi sangat rumit bila anda memiliki transaksi yang lebih kompleks daripada yang telah kita lihat sejauh ini. Jika anda memiliki beberapa tagihan yang harus dibayar di muka, beberapa di tunggakan, dan lainnya dengan angsuran, anda bisa mendapatkan uang yang melangsir di antara beberapa akun yang berbeda dan anda akan menggaruk-garuk kepala anda tepat ketika tidak apa-apa mengenali setiap transaksi pada laporan laba rugi.

Dengan akuntansi kas, anda tidak perlu khawatir tentang semua itu. Saat uang itu muncul di akun Anda, itu adalah pendapatan. Bila uang itu meninggalkan rekening Anda, itu adalah biaya. Sederhana.

Keuntungan lain dari metode kas adalah memberikan gambaran akurat tentang berapa banyak uang tunai yang anda tangani pada waktu tertentu. Memang benar bahwa anda memperoleh uang konsultasi itu pada bulan Oktober, namun intinya anda tidak memiliki uang sampai bulan Desember. Seperti yang kita lihat di tutorial sebelumnya, mengelola arus kas anda sangat penting untuk bisnis kecil, dan menggunakan akuntansi kas dapat membantu anda memastikan anda selalu memiliki cukup waktu untuk bertahan.

Kekurangan Akuntansi Kas

Seperti yang kita lihat dalam pendahuluan, akuntansi pada dasarnya adalah cara untuk mempertahankan nilai bisnis anda. Jika mengandalkan metode kas, skor terkadang bisa menyesatkan.

Metode akuntansi kas menunjukkan bahwa Oktober adalah bulan yang mengerikan untuk bisnis konsultasi kami, misalnya. Kami tidak menghasilkan pendapatan, dan mengeluarkan biaya $10.000. Di sisi lain, desember merupakan pendapatan yang luar biasa - $ 50.000, dan tidak ada biaya sama sekali.

Ini jelas menyesatkan. Oktober sebenarnya adalah bulan ketika kami bekerja keras dan memperoleh pendapatan sebesar $50.000, dan fakta bahwa bulan Desember adalah saat cek yang akhirnya sampai di surat tidak  membuatnya bulan yang baik.

Jenis kesalahan ini mudah dikenali dan disesuaikan saat kita melihat satu transaksi tunggal, namun bila bisnis anda memiliki banyak item pendapatan dan biaya berbeda, ini jauh lebih sulit. Semakin besar kesenjangan antara saat pendapatan diperoleh dan saat diterima, semakin besar masalahnya.

Intinya, anda mencoba menilai kinerja anda berdasarkan serangkaian akun yang mencerminkan fakta sewenang-wenang saat pembayaran dilakukan, dan hal itu dapat menimbulkan masalah. Misalnya, bisnis sering melihat periode ketika mereka relatif sibuk dan pendiam, dan mengalokasikan staf sesuai dengan itu. Jika pendapatan anda dicatat dalam periode yang berbeda dari saat pendapatan anda diterima, anda mungkin akan berakhir dengan overstaffed di masa tenang dan kekurangan tenaga pada saat sibuk.

Langkah 4: Pro dan Kontra Akuntansi Akrual

Akuntansi akrual memecahkan beberapa masalah yang diciptakan oleh akuntansi kas, namun menciptakan masalah tersendiri. Berikut ringkasannya:

Keuntungan Akuntansi Akrual

Akuntansi akrual memberi gambaran yang lebih jelas tentang seberapa menguntungkan bisnis ini, dengan mencerminkan secara akurat kapan pendapatan diperoleh dan kapan biaya dikeluarkan.

Ini bisa membantu anda melihat bulan, kuartal dan tahun mana yang benar-benar berhasil untuk anda. Gambar tidak terdistorsi oleh penundaan pembayaran yang dilakukan atau diterima.

Ini juga memberi gambaran yang lebih baik tentang keseluruhan 'skor' anda pada suatu saat. Lebih mudah bagi anda untuk merencanakannya, karena anda telah memperhitungkan semua pendapatan dan pengeluaran anda, bahkan jika anda belum menerima pembayarannya.

Metode akrual lebih efektif untuk menangani transaksi yang rumit, karena anda melacak uang di akun yang berbeda tergantung pada apakah itu diterima di muka atau yang diharapkan namun belum diterima. Anda juga memperhitungkan biaya yang telah anda keluarkan tapi belum membayar, membantu anda menghindari pengeluaran terlalu banyak.

Kekurangan Akuntansi Akrual

Akuntansi akrual lebih rumit daripada akuntansi kas. Siapa pun dapat melacak uang yang masuk dan keluar dari rekening; Mengantisipasi transfer yang belum terlontar lebih sulit.

Kompleksitasnya juga bisa menimbulkan kebingungan, bahkan tipuan. Ada pepatah lama dalam bisnis: "Kas tidak berbohong." di sisi lain, akrual dapat dimanipulasi.

Enron adalah contoh terkenal dari perusahaan yang memijat akunnya dengan sangat agresif tentang seberapa cepatnya pendapatan itu diakui. Perusahaan menandatangani kontrak gas dan listrik multi tahun, dan mencatat keuntungan penuh pada buku-bukunya pada hari yang sama. Hal ini menyebabkan ketidakcocokan besar antara berapa banyak keuntungan yang ditunjukkan perusahaan dan berapa banyak uang yang dimilikinya.

Sebagian besar perusahaan, tentu saja, tidak pergi sejauh Enron. Tapi saat anda menggunakan metode akrual, anda harus ingat bahwa anda merekam pendapatan sebelum benar-benar menerimanya. Jika anda tidak hati-hati, anda bisa kekurangan uang, bahkan jika bisnis anda menguntungkan. Anda perlu melacak arus kas anda secara terpisah saat menggunakan sistem akrual, dan selalu mempertimbangkan kemungkinan pendapatan yang diharapkan tidak sampai.

Langkah 5: Tentukan Metode yang Akan Digunakan

Jadi mana yang tepat untuk bisnis anda: akuntansi kas atau akrual?

Perusahaan besar tidak punya pilihan: mereka harus mengikuti akuntansi akrual. Jika perusahaan anda memiliki penjualan lebih dari $5 juta per tahun atau menyimpan inventaris barang yang dijual ke publik dan memiliki kuitansi kotor lebih dari $1 juta per tahun, anda harus menggunakan metode akrual.

Bagi perusahaan kecil, ini lebih rumit. Pikirkan apa yang paling masuk akal untuk keadaan anda sendiri. Jika anda memiliki perusahaan yang sangat kecil, kesederhanaan akuntansi kas bisa menjadi pendekatan yang lebih baik, terutama jika anda biasanya mendapat bayaran dengan cepat. Tapi seiring bertambahnya bisnis anda, informasi tambahan yang tercatat dalam metode akrual akan mulai terbayarkan, terutama jika sering terjadi kesenjangan antara saat anda melakukan penjualan dan saat anda dibayar.

Juga mempertimbangkan situasi pajak anda. Bukan berarti satu metode secara inheren 'lebih baik' daripada yang lain untuk tujuan perpajakan, namun metode yang anda gunakan dapat mempengaruhi tahun pajak dimana pendapatan dan pengeluaran dicatat. Untuk bisnis tertentu, memilih satu metode di atas yang lain bisa memberi anda keuntungan.

Misalnya, jika Anda melakukan banyak bisnis selama musim liburan di akhir tahun, tapi tidak menerima pembayaran sampai bulan Januari, maka metode uang tunai mungkin masuk akal untuk anda. anda bisa menunda pencatatan pendapatan (dan membayar pajak di atasnya) sampai tahun pajak berikutnya, memberikan anda satu tahun tambahan untuk menyimpan uang itu dan menggunakannya untuk hal apapun yang anda inginkan. Dalam situasi yang berbeda, metode akrual mungkin lebih baik-ini tentang memahami apa yang akan membantu bisnis khusus Anda.

Letakan itu Bersama

Jadi sekarang anda telah belajar apa bedanya antara akuntansi kas  dan akrual. Anda telah melihat mengapa hal itu penting, bagaimana masing-masing sistem bekerja, dan apa kelebihan dan kekurangannya.

Anda telah melihat bahwa keuntungan utama dari metode kas adalah kesederhanaannya dan cara membuat akun anda terkait dengan uang sebenarnya yang anda miliki. Di sisi lain, metode akrual lebih rumit, namun memberikan gambaran yang lebih akurat tentang seberapa menguntungkan bisnis anda, dan kapan keuntungan tersebut diperoleh.

Jadi semua yang tersisa adalah bagi anda untuk memutuskan mana yang tepat untuk anda. Pertimbangkan ukuran dan kompleksitas bisnis anda, dan situasi pajak anda. Kedua metode itu valid, namun anda harus memilih satu atau yang lain, tidak beralih bolak-balik di antara keduanya karena sesuai dengan anda. Bila anda telah memutuskan, anda akan tahu waktu yang tepat untuk mencatat setiap transaksi, dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis anda.

Saat anda melangkah maju dan menggunakan metode pilihan anda, ingatlah bahwa setiap pendekatan memiliki keterbatasan. Jika anda menggunakan akuntansi tunai, ingatlah bahwa hasilnya mungkin tidak mencerminkan kinerja sejati anda dalam setiap periode.  Dan jika anda menggunakan akuntansi akrual, ingatlah bahwa itu mengukur keuntungan anda, bukan uang anda, jadi anda juga perlu melacak arus kas anda dengan hati-hati.

Sumber

Grafik Kredit: Spreadsheet yang dirancang oleh Adam Mullin dari Proyek Noun.