Bagaimana mengatur kontak Outlook

Sebagai pemilik bisnis, anda perlu untuk menjaga kontak anda. Informasi kontak hilang bisa berarti kesempatan yang hilang untuk melakukan bisnis. Anda tidak bisa menindaklanjuti dengan calon pelanggan jika anda tidak tahu bagaimana mencapainya. Dengan Microsoft Outlook, daftar kontak anda sedekat email anda dengan daftar kontak Outlook anda.

Jika Anda tahu caranya, anda bisa melakukan banyak hal dengan kontak MS Outlook anda. Anda dapat membuat daftar kontak di Outlook, berbagi kontak dan daftar kontak dengan alat lain dan dengan pengguna email lainnya, dan bahkan mengirim pesan grup. Mempelajari bagaimana mengoptimalkan kontak Outlook anda adalah cara yang bagus untuk teratur.

Dalam tutorial ini, anda akan mempelajari semua dasar-dasar termasuk bagaimana untuk menambahkan kontak ke Outlook dan bagaimana untuk membuat grup kontak di Outlook. Kita juga akan memeriksa beberapa fitur yang lebih canggih seperti cara berbagi grup kontak di Outlook. Mari kita mulai.

Mengapa Kontak Microsoft Outlook Anda Penting

Kontak di MS Outlook adalah orang atau bisnis yang sering anda hubungi. Untuk kontak yang sering, Outlook memungkinkan anda menyimpan beberapa buku alamat online tepat di dalam email anda.

Setiap entri di buku alamat email anda dikenal sebagai kontak. Sebagai seorang profesional bisnis, atau hanya seseorang yang bergantung pada email, meminta buku alamat online anda lebih mudah. Ini juga berarti anda tidak perlu khawatir kehilangan informasi kontak lagi.

Untuk menemukan buku alamat Outlook anda, klik ikon Address Book (seperti buku terbuka) di sebelah kanan tab Beranda anda. Kotak Buku Alamat: Kotak kontak  dialogditampilkan dengan beberapa informasi dasar tentang setiap kontak:

Buku alamat default anda adalah Contacts – [Your Email Address], tetapi anda dapat membuat buku alamat tambahan yang diperlukan.

Untuk melihat informasi lebih rinci tentang kontak, klik dua kali pada nama mereka untuk membuka kartu kontak mereka:

Seperti yang dapat anda lihat, kartu kontak anda mencakup lebih dari sekadar alamat email kontak anda. Selain kemampuan menyimpan hingga tiga alamat email untuk setiap kontak, ada kolom untuk anda masukkan informasi berikut:

• Profesi atau pekerjaan
• Alamat halaman web
• Alamat IM
• Nomor telepon (Bisnis, rumah, bisnis Fax, Mobile, dan banyak lagi)
• Alamat (hingga 3 alamat fisik per kontak)
  

Anda bahkan dapat melampirkan gambar ke kartu kontak jika anda memilikinya. Plus, ada bidang Catatan bagi anda untuk mengetikkan informasi tambahan.

Buku alamat Outlook anda tidak hanya memungkinkan anda mengatur dan menemukan informasi kontak dengan cepat, anda juga dapat menggunakannya untuk mengirim email grup melalui grup kontak. Pelajari lebih lanjut tentang Microsoft Outlook dalam tutorial ini:

• 
  Microsoft Outlook
  Bagaimana Menyusun & Mengirim Email Baru Dengan Microsoft Outlook
  Laura Spencer
• 
  Microsoft Outlook
  Bagaimana Mengatur Email Outlook Anda Secara Efisien
  Laura Spencer
• 
  Gmail
  Gmail vs Outlook: Siapakah layanan Email (gratis) yang terbaik?
  Laura Spencer

Pelajari Tips Bermanfaat Email & Strategi Organisasi

Sebelum kita membahas topik bagaimana mengatur kontak MS Outlook anda, jangan lupa untuk mendaftar ke buletin Tuts + Business dan dapatkan e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tip keren untuk mengelola semua email masuk anda dengan lebih efisien.

Sekarang mari kita beralih ke belajar tentang kontak dan grup di MS Outlook kenalan:

1. Bagaimana Cara Membuat Kontak Baru di MS Outlook

Setelah anda memahami pentingnya buku alamat Outlook anda, anda siap untuk mulai membangun daftar kontak anda dengan membuat kontak baru. Pada dasarnya ada dua metode yang dapat anda gunakan untuk menambahkan kontak ke Outlook:

1. dari dalam buku alamat
2. dari dalam email

Mari kita periksa setiap metode secara terpisah.

Langkah 1. Bagaimana Menambahkan Kontak ke Outlook Dari Buku Alamat Anda

Metode untuk menambahkan informasi kontak sangat membantu jika anda memiliki kartu nama yang ingin anda tambahkan ke kontak anda di MS Outlook. Setelah informasi kontak anda tertata rapi di inbox email anda jauh lebih baik daripada menyimpan setumpuk kartu, yang mungkin hilang atau tidak sengaja dibuang.

Untuk memulai, buka buku alamat di MS Outlook dan klik kanan di manapun dalam buku alamat. Menu pop-up alam muncul:

Klik opsi New Entry. Kotak dialog New Entry menampilkan:

Pilih opsi New Contact dan klik OK. Anda akan melihat Contact Card kosong:

Mengisi setiap bidang kontak dengan informasi yang sesuai.

Kapan pun anda melihat panah bawah kanan bidang, anda bisa mengkliknya untuk menambahkan informasi tambahan. Pada contoh di bawah ini, ada tiga jenis alamat yang dapat anda tambahkan ke kartu kontak:

Ketika Anda selesai mengetikkan informasi kontak Anda, pilih Save & New untuk menyimpan kontak dan terus menambah kontak ke buku alamat Anda. Atau, pilih Save & Delete untuk kembali ke kotak dialog Address Book: Contacts.

Langkah 2. Cara Tambah Kontak ke Outlook Email

Saat anda menerima email dari kontak baru dan anda ingin menyimpan informasinya di buku alamat MS Outlook anda, mudah dilakukan. Mulailah dengan email yang berisi informasi kontak yang terbuka:

Klik kanan alamat pengirim. Pop-up menu muncul:

Pilih opsi Add to Outlook Contacts. Kartu kontak terbuka dengan nama pengirim dan alamat email yang sudah terisi. Jika anda memiliki informasi tambahan tentang kontak ini, tambahkan ke informasi kontak mereka sekarang.

Ketika Anda selesai menambahkan informasi klik Save & Close atau Save & New untuk menyimpan kontak ke buku alamat Anda.

Langkah 3. Bagaimana Menambahkan Gambar ke Kontak

Jika sudah mendapatkannya, anda bisa menambahkan gambar atau logo ke kartu kontak. Mulailah dengan membuka kartu kontak individu yang ingin anda tambahkan gambarnya. Klik ikon Add Contact Picture di sebelah kanan nama individu. Jendela browser terbuka:

Arahkan ke file dengan gambar yang ingin anda tambahkan. Klik di atasnya untuk memilih dan klik OK. Gambar yang anda pilih sekarang muncul di kartu kontak:

Langkah 4. Bagaimana Menghapus Kontak

Terkadang, anda mungkin ingin menghapus sebuah kontak. Informasi mungkin tidak berlaku lagi, atau mungkin anda tidak memerlukannya lagi.

Untungnya, mudah untuk menghapus kontak di Outlook. Mulailah dengan membuka kotak dialog Address Book: Contacts. Klik nama kontak yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Selanjutnya, klik kanan di manapun di kotak dialog. Menu pop-up menampilkan:

Pilih opsi Delete. Sistem akan meminta anda untuk mengkonfirmasi bahwa anda benar-benar ingin menghapus kontak:

Klik Yes dan kontak telah dihapus dari buku alamat anda MS Outlook.

3. Membuat Kontak Grup

Jika Anda perlu mengirim lebih dari satu pesan ke grup orang yang sama, grup kontak dapat membantu anda menghemat waktu dengan membiarkan anda mengirim pesan yang sama ke semua anggota dalam grup anda pada satu waktu. Dengan menggunakan grup kontak, anda bisa yakin semua orang mendapat informasi yang sama. Yang terbaik, anda menghilangkan risiko lupa mengirim email ke seseorang-yang mungkin anda lakukan jika mengirimi email setiap anggota grup secara terpisah.

(Catatan: fitur ini dikenal sebagai daftar distribusi di beberapa versi Outlook sebelumnya.)

Mari kita lihat lebih dekat di grup kontak.

Langkah 1. Cara Membuat Grup Kontak di Outlook

Mulailah dengan membuka jendela People. Klik pada tiga titik di sudut kiri bawah MS Outlook. Menu pop-up Navigation Options muncul:

Pilih opsi People dari menu pop-up. Jendela People ditampilkan dengan daftar lengkap kontak anda:

Klik New Contact Group di Ribbon. Jendela Contact Group kosong muncul:

Ketik nama grup kontak yang ingin anda buat di kolom Name. Setelah membuat grup kontak baru, anda siap untuk mulai menambahkan kontak ke kontak.

Langkah 2. Bagaimana Cara Menambahkan Kontak ke Grup Kontak Outlook

Untuk menambahkan kontak baru ke grup kontak, mulai dengan jendela terbuka Contact Group yang kosong. Klik ikon Add Member di ribbon. Menu pop-up akan ditampilkan:

Anda dapat memilih antara memilih anggota dari kontak Outlook yang ada, dari buku alamat anda, atau membuat kontak email baru untuk ditambahkan ke grup kontak.

Jika anda memilih opsi From Outlook Contacts atau From Address Book dari menu pop-up, jendela Select Members: Contacts akan muncul. Anda bisa memilih nama kontak dari itu.

Untuk contoh ini, kita akan memilih opsi New Contact E-mail. Daripada mendapatkan kartu kontak penuh, kotak dialog Add New Member muncul:

Ketik nama dan alamat kontak yang ingin anda tambahkan ke grup. Perhatikan bahwa kotak centang di samping Add to Contacts dicentang secara default. Jika anda tidak mencentangnya, kontak akan ditambahkan ke grup kontak baru anda, namun tidak ke buku alamat anda. Ini bisa membantu jika anda hanya perlu menghubungi orang ini sebagai bagian dari grup.

Setelah memasukkan informasi anda, klik OK. Kontak sekarang ditambahkan ke grup kontak anda. Lanjutkan menambahkan sebanyak mungkin kontak ke grup yang anda butuhkan.

Setelah selesai menambahkan anggota ke grup kontak baru Anda, klik ikon Save & Close di kiri atas jendela Contact Group.

Langkah 3. Cara Menggunakan Grup Kontak Anda

Lain kali anda siap mengirim pesan ke anggota grup kontak anda, cukup ketikkan nama grup kontak di kolom To. Klik tombol Send saat pesan anda selesai. Pesan akan dikirim ke semua anggota grup kontak anda:

Langkah 4. Bagaimana untuk Mengubah Nama Grup kontak

Setelah membuat grup kontak, anda dapat mengganti namanya. Misalnya, jika sebuah proyek berakhir dan kelompok proyek ditugaskan ke sebuah proyek baru, anda mungkin ingin mengganti nama grup kontak anda.

Untuk mengganti nama grup anda, buka menu pop-up Navigation dan pilih opsi People:

Muncul jendela Contacts:

Nama grup kontak muncul di bagian atas daftar kontak (di sebelah ikon orang). Klik grup kontak untuk memilihnya. Klik dua kali pada grup kontak yang dipilih untuk membuka jendela Contact Group:

Ketik nama grup kontak baru di kolom Name. Setelah selesai, klik ikon Update Now. Atau, klik ikon Save & Close untuk menyimpan perubahan anda dan keluar dari jendela.

Langkah 5. Bagaimana Mengganti Kontak di Grup Kontak MS Outlook

Daftar email cenderung tidak pasti. Anggota grup berubah dari waktu ke waktu. Email Outlook dapat membantu anda tetap.

Anda dapat dengan cepat dan mudah mengubah anggota grup kontak dari jendela Contact Group. Anda dapat menetapkan kontak baru ke grup kontak atau bahkan menghapus anggota grup yang ada. Mulailah dengan Contact Group window terbuka:

Mari kita mulai dengan menambahkan anggota baru ke grup kontak yang ada. Klik dua kali ikon Add Member di Ribbon. Anda diberi pilihan untuk menambahkan anggota dari daftar kontak Outlook, buku alamat anda, atau untuk mengetikkan kontak email baru. Setelah selesai menambahkan anggota, klik ikon Update Now di Ribbon.

Untuk menghapus anggota dari grup kontak, klik nama anggota untuk memilihnya. Selanjutnya, klik ikon Remove Member di Ribbon. Informasi kontak anggota akan dihapus dari grup kontak. (Namun, mereka tidak dihapus dari daftar kontak email Outlook anda.)

Setelah selesai membuat perubahan pada grup kontak anda, klik ikon Save & Close di sebelah kiri Ribbon untuk keluar dari jendela.

Langkah 6. Cara Menghapus Grup Kontak

Dari waktu ke waktu, anda mungkin ingin menghapus satu grup kontak seluruhnya. Mungkin anda tidak perlu lagi menghubungi anggota kelompok.

Untuk menghapus grup kontak dari email MS Outlook anda, mulailah dengan jendela Contacts terbuka. Grup kontak anda muncul di bagian atas daftar.

Klik grup kontak yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Klik ikon Delete (seperti X) pada Ribbon. Grup kontak anda akan dihapus

4. Bagikan Contact Info & Contact Groups

Entah anda menggunakan email Outlook untuk keperluan bisnis atau pribadi, ada gunanya dan hemat waktu untuk dapat berbagi informasi kontak dengan pengguna MS Outlook lainnya dan dengan Microsoft OneNote. Di Outlook, anda dapat berbagi kontak dengan OneNote atau dengan pengguna Outlook lainnya.

OneNote adalah aplikasi pencatatan yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang OneNote, tinjau tutorial ini:

• 
  Office
  Memulai dengan Microsoft OneNote
  Matius Guay

Langkah 1. Cara Mengirim Info Kontak ke OneNote

Mulailah dengan jendela Contacts terbuka. Klik pada kontak untuk memilihnya, lalu klik ikon OneNote di Ribbon. Kotak dialog Select Location in OneNote muncul:

Perluas opsi My Notebook dan pilih notebook OneNote di mana anda ingin menyimpan informasi kontak. Klik OK Informasi anda ditambahkan ke OneNote di buku catatan yang anda pilih:

Catatan: Anda juga dapat berbagi informasi kartu kontak Outlook ke OneNote.

Langkah 2. Cara Berbagi Grup Kontak atau Kontak di Outlook

Jika ada orang lain yang membutuhkan informasi kontak anda atau bahkan grup kontak anda, anda dapat dengan cepat dan mudah berbagi informasi dengan mereka melalui email Outlook.

Mulailah dengan jendela Contatcs terbuka. Klik pada item Outlook yang ingin anda bagikan untuk memilihnya. Item bisa berupa grup kontak atau kontak individual. Dalam contoh ini, saya menunjukkan cara berbagi grup kontak di Outlook.

Klik Forward Contact di Ribbon untuk membuka menu pop-up:

Catatan: Grup kontak hanya dapat diteruskan sebagai kontak Outlook. Kontak individu dapat diteruskan baik sebagai kontak Outlook atau kartu nama.

Pilih opsi untuk format item kontak. Jendela Email Compose terbuka dengan item kontak yang sudah terpasang:

Ketik alamat email orang yang ingin anda terima informasinya. Sebaiknya tambahkan beberapa teks di bagian pesan sehingga item anda tidak akan berakhir di folder spam. Setelah selesai, klik tombol Send.

Cara Praktis Menggunakan Kelompok Kontak Anda

Setelah memasukkan kontak anda ke Outlook dan mengaturnya ke dalam kelompok, anda akan mendapati bahwa ada banyak kegunaan untuk grup kontak Outlook. Berikut adalah beberapa ide saja:

1. Pesan proyek Jika anda perlu mengirimkan informasi yang sama ke semua anggota tim proyek anda, kelompok kontak adalah alat yang hebat. Pastikan semua orang di tim anda ada di halaman yang sama.
2. Rapat. Meskipun ada cara lain untuk mengirimkan pemberitahuan pertemuan, mengirimnya melalui email melalui grup kontak memungkinkan anda menambahkan lampiran dan rincian lainnya.
3. Pengumuman. Jika bisnis anda melakukan pengumuman di seluruh perusahaan, atau bahkan pengumuman di seluruh departemen, sebuah email grup yang dikirim menggunakan daftar kontak dapat membantu mengeluarkan kabar.
4. Pemberitahuan dan peringatan. Jika anda perlu mengingatkan sekelompok klien tentang upgrade perangkat lunak atau perubahan sistem lainnya, daftar kontak dapat memastikan pesan anda sampai ke orang yang tepat.
5. Acara sosial. Kelompok kontak juga merupakan alat yang hebat untuk mengorganisir acara sosial seperti pesta, kumpul-kumpul kelompok, acara olahraga dan acara sosial lainnya.

Menggunakan grup kontak untuk mengirim pesan ke lebih dari satu orang praktis dan hemat waktu. Setelah merasa nyaman menggunakan grup kontak, anda dapat memikirkan kegunaan unik anda sendiri untuk mereka.

Atur Email Anda dengan Manajemen Kotak Masuk yang Lebih Baik

Anda cenderung tidak memiliki kotak masuk MS Outlook yang berantakan jika anda mengikuti praktik pengelolaan email yang baik. Pelajari reduce your email inbox clutter with our free eBook:

Kesimpulan

Sekarang setelah anda tahu cara menambahkan kontak ke Outlook dan cara mengatur kontak tersebut ke dalam grup kontak setelah menambahkannya, anda siap memanfaatkan penuh kontak MS Outlook untuk bisnis dan kehidupan pribadi anda. Mulailah dengan membuat grup kontak di Outlook hari ini.

Bagaimana anda menggunakan kontak Outlook dalam bisnis anda? Apakah anda memanfaatkan grup kontak MS Outlook? Bagikan pemikiran anda (atau tip) di komentar di bawah ini.