7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook

Bagaimana mengatur kontak Outlook

Scroll to top
Read Time: 13 mins
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by AaliyaA (you can also view the original English article)

Sebagai pemilik bisnis, anda perlu untuk menjaga kontak anda. Informasi kontak hilang bisa berarti kesempatan yang hilang untuk melakukan bisnis. Anda tidak bisa menindaklanjuti dengan calon pelanggan jika anda tidak tahu bagaimana mencapainya. Dengan Microsoft Outlook, daftar kontak anda sedekat email anda dengan daftar kontak Outlook anda.

Jika Anda tahu caranya, anda bisa melakukan banyak hal dengan kontak MS Outlook anda. Anda dapat membuat daftar kontak di Outlook, berbagi kontak dan daftar kontak dengan alat lain dan dengan pengguna email lainnya, dan bahkan mengirim pesan grup. Mempelajari bagaimana mengoptimalkan kontak Outlook anda adalah cara yang bagus untuk teratur.

Dalam tutorial ini, anda akan mempelajari semua dasar-dasar termasuk bagaimana untuk menambahkan kontak ke Outlook dan bagaimana untuk membuat grup kontak di Outlook. Kita juga akan memeriksa beberapa fitur yang lebih canggih seperti cara berbagi grup kontak di Outlook. Mari kita mulai.

Mengapa Kontak Microsoft Outlook Anda Penting

Kontak di MS Outlook adalah orang atau bisnis yang sering anda hubungi. Untuk kontak yang sering, Outlook memungkinkan anda menyimpan beberapa buku alamat online tepat di dalam email anda.

Setiap entri di buku alamat email anda dikenal sebagai kontak. Sebagai seorang profesional bisnis, atau hanya seseorang yang bergantung pada email, meminta buku alamat online anda lebih mudah. Ini juga berarti anda tidak perlu khawatir kehilangan informasi kontak lagi.

Untuk menemukan buku alamat Outlook anda, klik ikon Address Book (seperti buku terbuka) di sebelah kanan tab Beranda anda. Kotak Buku Alamat: Kotak kontak  dialogditampilkan dengan beberapa informasi dasar tentang setiap kontak:

Address Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog box
Anda akan melihat beberapa informasi dasar tentang kontak di buku alamat: kontak kotak dialog.

Buku alamat default anda adalah Contacts – [Your Email Address], tetapi anda dapat membuat buku alamat tambahan yang diperlukan.

Untuk melihat informasi lebih rinci tentang kontak, klik dua kali pada nama mereka untuk membuka kartu kontak mereka:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
Kartu kontak MS Outlook berisi informasi kontak terperinci.

Seperti yang dapat anda lihat, kartu kontak anda mencakup lebih dari sekadar alamat email kontak anda. Selain kemampuan menyimpan hingga tiga alamat email untuk setiap kontak, ada kolom untuk anda masukkan informasi berikut:

  • Profesi atau pekerjaan
  • Alamat halaman web
  • Alamat IM
  • Nomor telepon (Bisnis, rumah, bisnis Fax, Mobile, dan banyak lagi)
  • Alamat (hingga 3 alamat fisik per kontak)

Anda bahkan dapat melampirkan gambar ke kartu kontak jika anda memilikinya. Plus, ada bidang Catatan bagi anda untuk mengetikkan informasi tambahan.

Buku alamat Outlook anda tidak hanya memungkinkan anda mengatur dan menemukan informasi kontak dengan cepat, anda juga dapat menggunakannya untuk mengirim email grup melalui grup kontak. Pelajari lebih lanjut tentang Microsoft Outlook dalam tutorial ini:

Pelajari Tips Bermanfaat Email & Strategi Organisasi

Sebelum kita membahas topik bagaimana mengatur kontak MS Outlook anda, jangan lupa untuk mendaftar ke buletin Tuts + Business dan dapatkan e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tip keren untuk mengelola semua email masuk anda dengan lebih efisien.

Ultimate Guide to Inbox ZeroUltimate Guide to Inbox ZeroUltimate Guide to Inbox Zero

Sekarang mari kita beralih ke belajar tentang kontak dan grup di MS Outlook kenalan:

1. Bagaimana Cara Membuat Kontak Baru di MS Outlook

Setelah anda memahami pentingnya buku alamat Outlook anda, anda siap untuk mulai membangun daftar kontak anda dengan membuat kontak baru. Pada dasarnya ada dua metode yang dapat anda gunakan untuk menambahkan kontak ke Outlook:

  1. dari dalam buku alamat
  2. dari dalam email

Mari kita periksa setiap metode secara terpisah.

Langkah 1. Bagaimana Menambahkan Kontak ke Outlook Dari Buku Alamat Anda

Metode untuk menambahkan informasi kontak sangat membantu jika anda memiliki kartu nama yang ingin anda tambahkan ke kontak anda di MS Outlook. Setelah informasi kontak anda tertata rapi di inbox email anda jauh lebih baik daripada menyimpan setumpuk kartu, yang mungkin hilang atau tidak sengaja dibuang.

Untuk memulai, buka buku alamat di MS Outlook dan klik kanan di manapun dalam buku alamat. Menu pop-up alam muncul:

Address book pop-up menuAddress book pop-up menuAddress book pop-up menu
Klik opsi New Entry untuk menambahkan kontak baru ke buku alamat Anda.

Klik opsi New Entry. Kotak dialog New Entry menampilkan:

Outlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog box
Anda dapat menambahkan kontak baru atau grup kontak baru dari kotak dialog New Entry.

Pilih opsi New Contact dan klik OK. Anda akan melihat Contact Card kosong:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
Kartu kontak memungkinkan anda menyimpan berbagai informasi tentang setiap kontak di buku alamat Outlook anda.

Mengisi setiap bidang kontak dengan informasi yang sesuai.

Kapan pun anda melihat panah bawah kanan bidang, anda bisa mengkliknya untuk menambahkan informasi tambahan. Pada contoh di bawah ini, ada tiga jenis alamat yang dapat anda tambahkan ke kartu kontak:

A closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact card
Anda dapat menyimpan lebih dari satu alamat fisik untuk setiap kontak.

Ketika Anda selesai mengetikkan informasi kontak Anda, pilih Save & New untuk menyimpan kontak dan terus menambah kontak ke buku alamat Anda. Atau, pilih Save & Delete untuk kembali ke kotak dialog Address Book: Contacts.

Langkah 2. Cara Tambah Kontak ke Outlook Email

Saat anda menerima email dari kontak baru dan anda ingin menyimpan informasinya di buku alamat MS Outlook anda, mudah dilakukan. Mulailah dengan email yang berisi informasi kontak yang terbuka:

Saving a contact from an emailSaving a contact from an emailSaving a contact from an email
Anda dapat menyimpan informasi kontak dari email yang anda terima di Outlook.

Klik kanan alamat pengirim. Pop-up menu muncul:

Adding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS Outlook
Gunakan pilihan Add to Outlook Contacts untuk menambahkan kontak baru ke buku alamat anda dari email.

Pilih opsi Add to Outlook Contacts. Kartu kontak terbuka dengan nama pengirim dan alamat email yang sudah terisi. Jika anda memiliki informasi tambahan tentang kontak ini, tambahkan ke informasi kontak mereka sekarang.

Ketika Anda selesai menambahkan informasi klik Save & Close atau Save & New untuk menyimpan kontak ke buku alamat Anda.

Langkah 3. Bagaimana Menambahkan Gambar ke Kontak

Jika sudah mendapatkannya, anda bisa menambahkan gambar atau logo ke kartu kontak. Mulailah dengan membuka kartu kontak individu yang ingin anda tambahkan gambarnya. Klik ikon Add Contact Picture di sebelah kanan nama individu. Jendela browser terbuka:

Browser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contact
Anda dapat menambahkan gambar ke kontak MS Outlook anda.

Arahkan ke file dengan gambar yang ingin anda tambahkan. Klik di atasnya untuk memilih dan klik OK. Gambar yang anda pilih sekarang muncul di kartu kontak:

MS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with image
Anda dapat menambahkan foto atau gambar grafis ke kartu kontak MS Outlook.

Langkah 4. Bagaimana Menghapus Kontak

Terkadang, anda mungkin ingin menghapus sebuah kontak. Informasi mungkin tidak berlaku lagi, atau mungkin anda tidak memerlukannya lagi.

Untungnya, mudah untuk menghapus kontak di Outlook. Mulailah dengan membuka kotak dialog Address Book: Contacts. Klik nama kontak yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Selanjutnya, klik kanan di manapun di kotak dialog. Menu pop-up menampilkan:

Address book with pop-up menuAddress book with pop-up menuAddress book with pop-up menu
Pilih nama kontak di address book, lalu klik Delete.

Pilih opsi Delete. Sistem akan meminta anda untuk mengkonfirmasi bahwa anda benar-benar ingin menghapus kontak:

Contact deletion promptContact deletion promptContact deletion prompt
Klik tombol Yes untuk menghapus kontak yang dipilih.

Klik Yes dan kontak telah dihapus dari buku alamat anda MS Outlook.

3. Membuat Kontak Grup

Jika Anda perlu mengirim lebih dari satu pesan ke grup orang yang sama, grup kontak dapat membantu anda menghemat waktu dengan membiarkan anda mengirim pesan yang sama ke semua anggota dalam grup anda pada satu waktu. Dengan menggunakan grup kontak, anda bisa yakin semua orang mendapat informasi yang sama. Yang terbaik, anda menghilangkan risiko lupa mengirim email ke seseorang-yang mungkin anda lakukan jika mengirimi email setiap anggota grup secara terpisah.

(Catatan: fitur ini dikenal sebagai daftar distribusi di beberapa versi Outlook sebelumnya.)

Mari kita lihat lebih dekat di grup kontak.

Langkah 1. Cara Membuat Grup Kontak di Outlook

Mulailah dengan membuka jendela People. Klik pada tiga titik di sudut kiri bawah MS Outlook. Menu pop-up Navigation Options muncul:

Navigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menu
Pilih opsi People dari menu pop-up Navigation.

Pilih opsi People dari menu pop-up. Jendela People ditampilkan dengan daftar lengkap kontak anda:

People window in OutlookPeople window in OutlookPeople window in Outlook
Anda dapat melihat daftar lengkap kontak Outlook anda di jendela People.

Klik New Contact Group di Ribbon. Jendela Contact Group kosong muncul:

Empty Contact Group windowEmpty Contact Group windowEmpty Contact Group window
Gunakan jendela Contact Group untuk membuat grup kontak baru.

Ketik nama grup kontak yang ingin anda buat di kolom Name. Setelah membuat grup kontak baru, anda siap untuk mulai menambahkan kontak ke kontak.

Langkah 2. Bagaimana Cara Menambahkan Kontak ke Grup Kontak Outlook

Untuk menambahkan kontak baru ke grup kontak, mulai dengan jendela terbuka Contact Group yang kosong. Klik ikon Add Member di ribbon. Menu pop-up akan ditampilkan:

Adding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact Group
Untuk menambahkan anggota ke grup kontak Outlook, pilih antara kontak Outlook, buku alamat anda, atau kontak email baru.

Anda dapat memilih antara memilih anggota dari kontak Outlook yang ada, dari buku alamat anda, atau membuat kontak email baru untuk ditambahkan ke grup kontak.

Jika anda memilih opsi From Outlook Contacts atau From Address Book dari menu pop-up, jendela Select Members: Contacts akan muncul. Anda bisa memilih nama kontak dari itu.

Untuk contoh ini, kita akan memilih opsi New Contact E-mail. Daripada mendapatkan kartu kontak penuh, kotak dialog Add New Member muncul:

Add New Member dialog boxAdd New Member dialog boxAdd New Member dialog box
Gunakan kotak dialog Add New Member untuk menambahkan anggota ke grup kontak Outlook anda.

Ketik nama dan alamat kontak yang ingin anda tambahkan ke grup. Perhatikan bahwa kotak centang di samping Add to Contacts dicentang secara default. Jika anda tidak mencentangnya, kontak akan ditambahkan ke grup kontak baru anda, namun tidak ke buku alamat anda. Ini bisa membantu jika anda hanya perlu menghubungi orang ini sebagai bagian dari grup.

Setelah memasukkan informasi anda, klik OK. Kontak sekarang ditambahkan ke grup kontak anda. Lanjutkan menambahkan sebanyak mungkin kontak ke grup yang anda butuhkan.

Setelah selesai menambahkan anggota ke grup kontak baru Anda, klik ikon Save & Close di kiri atas jendela Contact Group.

Langkah 3. Cara Menggunakan Grup Kontak Anda

Lain kali anda siap mengirim pesan ke anggota grup kontak anda, cukup ketikkan nama grup kontak di kolom To. Klik tombol Send saat pesan anda selesai. Pesan akan dikirim ke semua anggota grup kontak anda:

Type the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To field
Ketik nama grup kontak anda ke kolom To untuk pesan baru untuk dikirim ke semua anggota grup kontak.

Langkah 4. Bagaimana untuk Mengubah Nama Grup kontak

Setelah membuat grup kontak, anda dapat mengganti namanya. Misalnya, jika sebuah proyek berakhir dan kelompok proyek ditugaskan ke sebuah proyek baru, anda mungkin ingin mengganti nama grup kontak anda.

Untuk mengganti nama grup anda, buka menu pop-up Navigation dan pilih opsi People:

People option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menu
Gunakan opsi People pada menu pop-up Navigation untuk membuka jendela Contacts.

Muncul jendela Contacts:

The Contacts window in OutlookThe Contacts window in OutlookThe Contacts window in Outlook
Grup kontak muncul di bagian atas jendela Contacts.

Nama grup kontak muncul di bagian atas daftar kontak (di sebelah ikon orang). Klik grup kontak untuk memilihnya. Klik dua kali pada grup kontak yang dipilih untuk membuka jendela Contact Group:

Renaming a contact groupRenaming a contact groupRenaming a contact group
Anda dapat mengganti nama grup kontak yang ada.

Ketik nama grup kontak baru di kolom Name. Setelah selesai, klik ikon Update Now. Atau, klik ikon Save & Close untuk menyimpan perubahan anda dan keluar dari jendela.

Langkah 5. Bagaimana Mengganti Kontak di Grup Kontak MS Outlook

Daftar email cenderung tidak pasti. Anggota grup berubah dari waktu ke waktu. Email Outlook dapat membantu anda tetap.

Anda dapat dengan cepat dan mudah mengubah anggota grup kontak dari jendela Contact Group. Anda dapat menetapkan kontak baru ke grup kontak atau bahkan menghapus anggota grup yang ada. Mulailah dengan Contact Group window terbuka:

Open Contact Group windowOpen Contact Group windowOpen Contact Group window
Anda dapat mengubah anggota kontak dalam grup kontak yang ada.

Mari kita mulai dengan menambahkan anggota baru ke grup kontak yang ada. Klik dua kali ikon Add Member di Ribbon. Anda diberi pilihan untuk menambahkan anggota dari daftar kontak Outlook, buku alamat anda, atau untuk mengetikkan kontak email baru. Setelah selesai menambahkan anggota, klik ikon Update Now di Ribbon.

Untuk menghapus anggota dari grup kontak, klik nama anggota untuk memilihnya. Selanjutnya, klik ikon Remove Member di Ribbon. Informasi kontak anggota akan dihapus dari grup kontak. (Namun, mereka tidak dihapus dari daftar kontak email Outlook anda.)

Setelah selesai membuat perubahan pada grup kontak anda, klik ikon Save & Close di sebelah kiri Ribbon untuk keluar dari jendela.

Langkah 6. Cara Menghapus Grup Kontak

Dari waktu ke waktu, anda mungkin ingin menghapus satu grup kontak seluruhnya. Mungkin anda tidak perlu lagi menghubungi anggota kelompok.

Untuk menghapus grup kontak dari email MS Outlook anda, mulailah dengan jendela Contacts terbuka. Grup kontak anda muncul di bagian atas daftar.

Klik grup kontak yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Klik ikon Delete (seperti X) pada Ribbon. Grup kontak anda akan dihapus

4. Bagikan Contact Info & Contact Groups

Entah anda menggunakan email Outlook untuk keperluan bisnis atau pribadi, ada gunanya dan hemat waktu untuk dapat berbagi informasi kontak dengan pengguna MS Outlook lainnya dan dengan Microsoft OneNote. Di Outlook, anda dapat berbagi kontak dengan OneNote atau dengan pengguna Outlook lainnya.

OneNote adalah aplikasi pencatatan yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang OneNote, tinjau tutorial ini:

Langkah 1. Cara Mengirim Info Kontak ke OneNote

Mulailah dengan jendela Contacts terbuka. Klik pada kontak untuk memilihnya, lalu klik ikon OneNote di Ribbon. Kotak dialog Select Location in OneNote muncul:

Sharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNote
Anda dapat berbagi informasi kontak Outlook dengan Microsoft OneNote.

Perluas opsi My Notebook dan pilih notebook OneNote di mana anda ingin menyimpan informasi kontak. Klik OK Informasi anda ditambahkan ke OneNote di buku catatan yang anda pilih:

Outlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNote
Informasi kontak Microsoft Outlook telah dibagikan ke OneNote.

Catatan: Anda juga dapat berbagi informasi kartu kontak Outlook ke OneNote.

Langkah 2. Cara Berbagi Grup Kontak atau Kontak di Outlook

Jika ada orang lain yang membutuhkan informasi kontak anda atau bahkan grup kontak anda, anda dapat dengan cepat dan mudah berbagi informasi dengan mereka melalui email Outlook.

Mulailah dengan jendela Contatcs terbuka. Klik pada item Outlook yang ingin anda bagikan untuk memilihnya. Item bisa berupa grup kontak atau kontak individual. Dalam contoh ini, saya menunjukkan cara berbagi grup kontak di Outlook.

Klik Forward Contact di Ribbon untuk membuka menu pop-up:

Forwarding contact information through OutlookForwarding contact information through OutlookForwarding contact information through Outlook
Anda dapat meneruskan kontak Outlook atau informasi grup kontak ke orang lain.

Catatan: Grup kontak hanya dapat diteruskan sebagai kontak Outlook. Kontak individu dapat diteruskan baik sebagai kontak Outlook atau kartu nama.

Pilih opsi untuk format item kontak. Jendela Email Compose terbuka dengan item kontak yang sudah terpasang:

Outlook Compose wincowOutlook Compose wincowOutlook Compose wincow
Informasi grup kontak Outlook yang anda bagikan dilampirkan ke email.

Ketik alamat email orang yang ingin anda terima informasinya. Sebaiknya tambahkan beberapa teks di bagian pesan sehingga item anda tidak akan berakhir di folder spam. Setelah selesai, klik tombol Send.

Cara Praktis Menggunakan Kelompok Kontak Anda

Setelah memasukkan kontak anda ke Outlook dan mengaturnya ke dalam kelompok, anda akan mendapati bahwa ada banyak kegunaan untuk grup kontak Outlook. Berikut adalah beberapa ide saja:

  1. Pesan proyek Jika anda perlu mengirimkan informasi yang sama ke semua anggota tim proyek anda, kelompok kontak adalah alat yang hebat. Pastikan semua orang di tim anda ada di halaman yang sama.
  2. Rapat. Meskipun ada cara lain untuk mengirimkan pemberitahuan pertemuan, mengirimnya melalui email melalui grup kontak memungkinkan anda menambahkan lampiran dan rincian lainnya.
  3. Pengumuman. Jika bisnis anda melakukan pengumuman di seluruh perusahaan, atau bahkan pengumuman di seluruh departemen, sebuah email grup yang dikirim menggunakan daftar kontak dapat membantu mengeluarkan kabar.
  4. Pemberitahuan dan peringatan. Jika anda perlu mengingatkan sekelompok klien tentang upgrade perangkat lunak atau perubahan sistem lainnya, daftar kontak dapat memastikan pesan anda sampai ke orang yang tepat.
  5. Acara sosial. Kelompok kontak juga merupakan alat yang hebat untuk mengorganisir acara sosial seperti pesta, kumpul-kumpul kelompok, acara olahraga dan acara sosial lainnya.

Menggunakan grup kontak untuk mengirim pesan ke lebih dari satu orang praktis dan hemat waktu. Setelah merasa nyaman menggunakan grup kontak, anda dapat memikirkan kegunaan unik anda sendiri untuk mereka.

Atur Email Anda dengan Manajemen Kotak Masuk yang Lebih Baik

Anda cenderung tidak memiliki kotak masuk MS Outlook yang berantakan jika anda mengikuti praktik pengelolaan email yang baik. Pelajari reduce your email inbox clutter with our free eBook:

Free eBook PDF Manage Your InboxFree eBook PDF Manage Your InboxFree eBook PDF Manage Your Inbox

Kesimpulan

Sekarang setelah anda tahu cara menambahkan kontak ke Outlook dan cara mengatur kontak tersebut ke dalam grup kontak setelah menambahkannya, anda siap memanfaatkan penuh kontak MS Outlook untuk bisnis dan kehidupan pribadi anda. Mulailah dengan membuat grup kontak di Outlook hari ini.

Bagaimana anda menggunakan kontak Outlook dalam bisnis anda? Apakah anda memanfaatkan grup kontak MS Outlook? Bagikan pemikiran anda (atau tip) di komentar di bawah ini.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.