Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

25+ Shortcut Keyboard Outlook untuk Bekerja Lebih Cepat & Hemat Waktu

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Imam Firmansyah (you can also view the original English article)

Jika anda seperti kebanyakan dari kita, email memakan banyak waktu anda. Tetapi jika anda benar-benar memikirkannya, anda mungkin menggunakan banyak task Outlook yang sama berulang kali. Menemukan task-task tersebut pada menu drop-down dapat membutuhkan sedikit waktu (terutama jika Anda tidak mengingat di mana mereka berada).

outlook email shortcuts
Anda dapat menghabiskan banyak waktu pada email jika Anda tidak mengetahui shortuct keyboard Outlook. (Sumber gambar: Envato Elements)

Ada cara yang lebih baik!

Shortcut-shortcut Outlook ini lebih cepat dan lebih mudah. Ditambah, tidak ada pencarian melalui menu drop-down. Tombol shortcut Outlook dapat dilakukan langsung dari keyboard. Ada shortcut navigasi, shortcut pencarian, dan masih banyak lagi. Yang perlu Anda lakukan untuk mulai menggunakannya adalah dengan mempelajari beberapa hotkey Outlook.

Dalam tutorial ini, saya akan membahas shortcut Outlook yang hemat waktu yang benar-benar perlu Anda ketahui. Saya akan mengungkapkan hotkey Outlook untuk beberapa tugas Outlook yang paling sering digunakan.

Panduan untuk Inbox Zero Mastery (Unduh eBuku Gratis)

Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan shortcut keyboard Microsoft Outlook, pastikan untuk mendapatkan eBuku Gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. eBook ini dikemas dengan strategi pengelolaan inbox dan tips jitu untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Ultimate guide to inbox zero

Sekarang mari kita gali materi tentang cara menulis email dengan Outlook.

Menghemat Waktu Dengan Shortcut Keyboard MS Outlook yang Bermanfaat dan Mudah Ini

Menurut sebuah studi dari Carleton University, rata-rata pekerja menghabiskan antara dua dan tiga jam di email setiap hari (30% dari waktu mereka). Jika ini terlihat seperti hari Anda dan Anda tidak menggunakan shortcut Outlook, Anda mungkin membuang-buang waktu. Meskipun kita mungkin hanya membicarakan satu atau dua menit per tugas, jika Anda adalah pengguna email berat, menit-menit tersebut dapat bertambah.

Dalam postingan ini kita akan melihat empat penggunaan email yang paling umum:

  1. Membuat/mengirim pesan email
  2. Mengelola kotak masuk email Anda
  3. Menavigasi ke berbagai bagian email Anda
  4. Mencari email Anda untuk suatu hal

Mari kita lihat bagaimana shortcut MS Outlook Keyboard dapat membantu Anda menghemat waktu di masing-masing bidang ini.

1. Cara Membuat Pesan dengan Cepat Dengan Tombol Pintas Outlook

Salah satu kegunaan yang paling umum untuk email berkaitan dengan pembuatan pengiriman pesan. Kategori ini melibatkan lebih dari sekadar menulis pesan baru. Ini juga termasuk membuat balasan ke pesan, meneruskan pesan ke orang lain, dan masih banyak lagi. Berikut adalah tujuh pintasan Outlook cepat yang akan memangkas waktu dari proses pembuatan pesan:

Tindakan

Tombol pintas Outlook

Dari

Hasil

Buat pesan baru.

CTRL + Shift + M

Sebagian besar layar Outlook

Membuka jendela New Messages

Membalas pesan.

CTRL + R

Inbox Outlook, folder, atau pesan email yang terbuka. Catatan:  Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuka jendela Reply

Meneruskan pesan.

CTRL + F

Inbox Outlook, folder, atau pesan email yang terbuka. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuka jendela Forward

Balas ke pesan grup, mengirim balasan ke seluruh grup.

Ctrl ShiftR

Inbox Outlook, folder, atau pesan email yang terbuka. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuka jendela Reply

Menggandakan pesan.

CTRL + C, lalu CTRL + V untuk membuat salinan pesan.

Inbox Outlook, folder, atau pesan email yang terbuka. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuat salinan pesan yang dipilih dalam folder dengan pesan asli.

Memasukkan hyperlink.

CTRL + K

Buka, pesan email yang tidak terkirim (termasuk pesan balasan dan terusan)

Membuka kotak dialog Insert Hyperlink.

Periksa ejaan pesan.

F7

Buka, pesan email yang tidak terkirim (termasuk pesan balasan dan terusan)

Outlook memriksa ejaan

Berikut ini contoh cara kerjanya:

Katakanlah Anda ingin mengirim email tautan ke artikel yang baru saja Anda baca kepada atasan Anda.

Biasanya, untuk melakukan ini menggunakan sistem menu Outlook, Anda terlebih dahulu akan melepaskan tangan Anda dari keyboard. Kemudian Anda akan menggunakan mouse untuk mengklik tab Insert. Akhirnya, Anda akan mengklik ikon Link untuk menampilkan kotak dialog Insert Hyperlink.

Shortcut keyboard Outlook dapat menghemat cukup banyak waktu. Untuk membuka kotak dialog Insert Hyperlink, Anda hanya mengetikCTRL + K.

Berikut ini tampilan kotak dialognya:

Insert hyperlink dialog box
Gunakan CTRL + K untuk membuka kotak dialog Insert Hyperlink.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis dan mengirim pesan menggunakan Microsoft Outlook, tinjau tutorial ini:

2. Cara Mengelola Kotak Masuk Anda

Tugas email yang umum lainnya adalah mengelola pesan. Ini termasuk mengirim pesan yang sudah selesai, menghapus pesan yang tidak diinginkan, mengatur pesan dalam folder, menandai pesan penting, dan masih banyak lagi. Berikut adalah beberapa tombol pintas Outlook untuk membantu Anda mengelola kotak masuk Anda secara efisien:

Tindakan

Tombol pintas Outlook

Dari

Hasil

Kirim atau terima Pesan

F9

Sebagian besar layar Outlook

Anda akan secara singkat melihat permintaanOutlook Send/Receive Progress.

Hapus Pesan yang Dipilih.

Soroti pesan, tekan Delete

Inbox Outlook atau folder. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Pesan dihapus.

Membuat folder.

Ctrl + Shift + E

Sebagian besar layar Outlook

Membuka kotak dialog Create New Folder.

Memindahkan pesan.

Ctrl + Shift + V

Inbox Outlook atau folder dengan pesan yang dipilih. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuka kotak dialog Move Items.

Buka daftar folder.

CTRL + 6

Sebagian besar layar Outlook

Memunculkan panel samping di sebelah kiri daftar folder Outlook

Membuka pesan.

CTRL + O

Inbox Outlook atau folder dengan pesan yang dipilih. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membuka jendela dengan pesan yang dipilih di dalamnya.

Menandai sebuah pesan.

CTRL + SHIFT + G

Inbox Outlook atau folder dengan pesan yang dipilih. Catatan: Ini tidak akan berfungsi di folder kosong.

Membawa kotak dialog Custom , yang memungkinkan Anda memberi tanda bendera ke pesan yang dipilih.

Berikut ini contoh cara kerjanya:

Katakanlah Anda baru saja menerima email yang sangat penting yang mengharuskan Anda menindaklanjutinya. Tetapi Anda takut Anda lupa untuk melakukan tindak lanjut. Pesan berbendera ideal untuk tujuan ini.

Biasanya, untuk memberi tanda bendera pada sebuah pesan menggunakan sistem menu Outlook, Anda terlebih dahulu akan melepaskan tangan Anda dari keyboard. Kemudian Anda akan menggunakan mouse untuk memastikan Anda berada di tab Home. Selanjutnya, Anda akan mengklik ikon Tags . Dari menu drop-down Anda akan memilih Follow Up > Custom… untuk membuka kotak dialog Custom.

Dengan shortcut keyboard Outlook Anda tidak perlu melepaskan tangan Anda dari keyboard untuk membuka kotak dialog Insert Hyperlink. Cukup tekan CTRL + Shift dan kotak dialog Customakan otomatis terbuka:

Custom dialog box
Gunakan tombol pintasan CTRL + Shift G untuk membuka kotak dialog Custom.

Berikut adalah tutorial yang dapat membantu Anda menemukan lebih banyak cara untuk mengatur kotak masuk MS Outlook Anda:

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang prinsip-prinsip organisasional email umum, pastikan untuk mengunduh eBuku gratis kami: Panduan Utama untuk Penguasaan Inbox Nol.

3. Cara Bernavigasi Cepat dengan Shortcut Keyboard Outlook

Ada banyak hal di Outlook. Bukan hanya tentan inbox Anda, tetapi ada juga kalender Outlook, daftar tugas, kontak, dan masih banyak lagi. Mengandalkan sistem menu Outlook untuk mendapatkan bagian dari Outlook di mana Anda perlu memperlembat gerakan Anda. Coba shortcut Outlook yang hemat waktu ini sebagai gantinya:

Tindakan

Tombol Pintas Outlook

Dari

Hasil

Membuat new task

CTRL + Shift + K

Sebagian besar layar Outlook

Membuka jendela New Task.

Beralih ke tampilan Mail.

CTRL + 1

Sebagian besar layar Outlook. Catatan: Ini tidak berfungsi dari dalam pesan email yang terbuka.

Membuka layar tampilan Mail.

Membuka kalender Outlook.

CTRL + 2

Sebagian besar layar Outlook. Catatan: Ini tidak berfungsi dari dalam pesan email yang terbuka.

Membuka kalender Outlook

Membuka daftar Contacts.

CTRL + 3

Sebagian besar layar Outlook. Catatan: Ini tidak berfungsi dari dalam pesan email yang terbuka.

Membuka daftar Contacts.

Beralih ke jendela To-Do-List.

CTRL + 4

Sebagian besar layar Outlook Catatan: Ini tidak berfungsi dari dalam pesan email yang terbuka.

Membuka jendela Outlook To-Do-List.

Membuka jendela Notes.

CTRL + 5

Sebagian besar layar Outlook. Catatan: Ini tidak berfungsi dari dalam pesan email yang terbuka.

Membuka jendela Notes.

Tutup email.

ESC

Berfungsi dalam pesan email yang terbuka

Kembali ke tampilan Mail.

Berikut ini contoh cara kerjanya:

Katakanlah Anda baru saja menerima pesan yang berisi tugas penting di badan email. Anda ingin menambahkan tugas baru segera dengan pesan yang masih terbuka sebelum Anda lupa. Anda tidak ingin mengubah pesan itu menjadi tugas karena berisi informasi lain yang tidak terkait.

Saya belum dapat menemukan cara untuk melakukan ini menggunakan sistem menu Outlook tanpa terlebih dahulu menutup email yang terbuka. Jadi, pertama-tama Anda harus melepaskan tangan Anda dari keyboard sehingga Anda dapat menggunakan mouse. Kemudian Anda akan menutup email dengan mengklik di sudut kanan atas. Selanjutnya, Anda akan menggunakan mouse untuk memastikan Anda berada di tab Home. Kemudian, Anda akan mengklik ikon New Items . Dari menu drop-down Anda akan memilih Task untuk membuka jendela New Task.

Wah! Jika itu terdengar agak rumit, ya karena hal tersebut!

Sebaliknya, untuk menggunakan shortcut keyboard Outlook, Anda cukup menekan CTRL + Shift + K. Jendela New Task terbuka tanpa menutup email yang Anda cari:

New task window
Gunakan shortcut keyboard CTRL + Shift K untuk membuka jendela New Task.

Pelajari lebih lanjut tentang menggunakan Outlook untuk mengelola jadwal dan tugas Anda dalam tutorial berikut:

4. Pintasan Keyboard untuk Membantu Anda Menggunakan Pencarian

Kemampuan pencarian adalah salah satu fitur paling penting dari setiap perangkat lunak dan MS Outlook ini tidaklah berbeda. Di email Outlook alat pencarian ada dalam bidang-bidang berikut:

  • Kalender
  • Kontak
  • Catatan
  • Tugas
  • Tampilan e-mail

Tidak peduli apa pun bagian dari Outlook yang Anda kerjakan, shortcut pencarian Outlook dapat membantu Anda menemukan apa yang Anda cari dengan cepat:

Tindakan

Tombol pintas Outlook

Dari

Hasil

Pergi ke pencarian.

F3

Sebagian besar layar Outlook

Segera memindahkan kursor ke kotak pencarian.

Buka tool Advanced Find

CTRL + SHIFT + F

Sebagian besar layar Outlook

Membuka kotak dialog Advanced Find.

Menemukan Pesan

CTRL + E

Tampilan email

Segera memindahkan kursor ke kotak pencarian.

Cari teks dalam pesan email yang terbuka.

F4

Membuka email

Membuka kotak dialog Find and Replace.

Perluas kotak pencarian untuk menyertakan subfolder

CTRL + AltZ

Tampilan email

Kursor berpindah ke kotak pencarian dan drop-down muncul menampilkan pencarian terbaru.

Hapus hasil pencarian

Esc

Sebagian besar layar Outlook setelah pencarian telah dijalankan

Hasil pencarian dihapus dari layar.

Berikut ini contoh cara pintas pencarian berfungsi:

Anda dapat menggunakan Search box untuk melakukan ini.

Biasanya, untuk mencari pesan tertentu, Anda terlebih dahulu akan melepaskan tangan dari keyboard. Kemudian Anda akan menggunakan mouse untuk pindah ke kotak Search dan mengetikkan sebuah frasa. Selanjutnya, Anda akan mengklik di bawah kotak Search untuk memunculkan drop-down Advanced Search. Dari menu drop-down Anda akan memilih Attachments untuk melihat daftar semua pesan email dengan lampiran dan kata yang Anda masukkan di kotak Search.

Dengan shortcut pencarian Outlook Anda dapat membuka kotak Advanced Find. Cukup tekan CTRL + Shift dan kotak dialog Advanced Find terbuka secara otomatis. Ketik kata-kata yang ingin Anda cari pada tab Messages, lalu alihkan ke tab More Choices untuk memilih Only items with: one or more attachments. Ketika Anda memasukkan semua parameter, klik tombol Find Now. Berikut adalah tampilan kotak dialog Advanced Find:

Advanced find dialog box
Gunakan CTRL + Shift F untuk membuka kotak dialog Advanced Find.

Pelajari lebih lanjut mengenai cara menggunakan Outlook untuk mencari pesan dalam tutorial berikut:

Cara Menambahkan Shortcut Keyboard Outlook ke Rutinitas Harian Anda

Banyak orang terintimidasi oleh sejumlah besar shortcut-shortcut keyboard yang tersedia di MS Outlook. Tutorial ini hanya menyentuh beberapa shortcut yang lebih umum.

Jika Anda ragu menggunakan tombol pintas Outlook karena Anda takut Anda tidak dapat mempelajari semuanya, ingatlah bahwa Anda tidak perlu mempelajari semuanya. Anda hanya perlu mempelajari shortcut yang akan paling membantu Anda. Dan Anda tidak perlu mempelajari semuanya sekaligus.

Berikut ini cara mudah untuk memulai dengan shortcut. Pilih beberapa shortcut yang Anda tahu akan menghemat waktu paling banyak. Masukkan shortcut tersebut di atas kertas dan tempelkan di dekat komputer Anda. (Jika Anda menyukai salah satu tabel shortcut keyboard dalam tutorial ini, Anda dapat mencetaknya dan menempelkannya sebagai gantinya).

Sekarang, mudah untuk melirik kertas untuk membantu mendorong ingatan Anda saat Anda bekerja.

Tips dan Strategi Email yang Bermanfaat Lainnya

Jangan lupa untuk mendaftar ke buletin Tuts+ Business dan dapatkan eBook gratis kami: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tips jitu untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Free email ebook

Kesimpulan

Anda baru saja menemukan cara bagaimana memunculkan perintah Outlook yang paling sering Anda gunakan dengan cepat dan efisien menggunakan shortcut keyboard Outlook. Anda dapat menemukan daftar lengkap semua pintasan keyboard di MS Outlook pada situs dukungan mereka. Jika Outlook adalah perangkat lunak email Anda, masuk akal untuk mempelajari shortcut Outlook untuk melakukan tugas yang sering Anda lakukan. Mengapa tidak mulai menggunakan shortcut Outlook hari ini?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.