Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Daftar Kerja Yang Berlimpah? Berikut Bagaimana Memperbaikinya

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done in 2021

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Sekarang, orang bukanlah mesin, dan tidak ada dari kita yang dapat menjadi produktif secara sempurna. Nyatanya, menargetkan kesempurnaan adalah resep untuk kelelahan mental. Namun ada cara untuk meningkatkan produktifitasmu. Untuk memulanya, kamu perlu mengendalikan apa yang terlalu menumpuk bagimu. Setelah kamu melakukan itu, kamu akan siap untuk memadukan sistem produktifitas ke dalam hidupmu.

Siap untuk menangani tumpukan laundry kotor itu? Maka mari kita mulai.

Langkah 1: Diagnosa Permasalahan Produktifitasmu

Kita semua memiliki terlalu banyak hal untuk dilakukan dari waktu ke waktu. Beberapa hari kita lebih sibuk dari lainnya. Namun kebanyakan waktu kita mengatasinya dengan baik.

Masalah datang ketika memiliki terlalu banyak untuk dilakukan menjadi berlimpah. Barangkali deadline mendekat, dan kamu harap kamu dapat menggunakan minggu terakhir untuk berkerja daripada memastikan kamu memenangkan pertempuran pistol Nerf kantor terbaru. Atau mungkin kamu menghabiskan beberapa bulan dalam mode pesiar, kemudian tiba-tiba ribuan peluang menguntungkan muncul. Kehidupan pribadi dapat melemparkan curveball ke produktifitas juga—seorang anak baru, pindah rumah, kematian, perceraian—semuanya dapat membuatmu bertanya-tanya bagaimana mengatasinya.

Sebagai alternatif, itu juga mungkin jika kamu ingin lebih produktif sehingga kamu dapat mencapai goal jangka panjang yang kamu biarkan pada perjalanannya. Apakah itu memulai bisnis baru, menulis sebuah novel, mempelajari bahasa baru, atau mengajari dirimu sendiri untuk meng-code, kamu perlu mengukir potongan waktu dari minggumu untuk membuatnya terjadi. Ini khususnya sulit jika kamu memiliki pekerjaan penuh waktu dan anak-anak. Dengan demikian, bahkan memikirkan tentang goal ini terjadi dapat sama melelahkannya seperti masalah hidup yang besar.

Sumber penumpukkan lainnya untuk produktifitas adalah dapat berupa kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut tentang produktifitas, dan apa yang dibutuhkan untuk memotivasimu. Kamu dapat berada di dalam situasi ini jika:

  • Kamu tidak tahu dimana memulainya. Ada begitu banyak untuk dilakukan, kamu tidak yakin bagaimana memulainya, sehingga kamu menemukan dirimu tidak melakukan apa-apa.
  • Kamu menemukan dirimu menunda atau mensabotase diri sendiri. Barangkali kamu terlambat tiap hari untuk berangkat kerja, atau kamu menghabiskan kebanyakan waktumu menjelajah Facebook dan Twitter. Atau mungkin kamu mendapatkan goal penting yang telah kamu pegang selama bertahun-tahun, namun tidak pernah melakukan apapun tentang itu.
  • Kamu melupakan janji penting. Ini dapat berupa rapat kerja atau janji pribadi seperti penampilan sekolah dimana anakmu berperan. Atau mungkin kamu melupakan tanggal penting seperti hari jadimu. Menjadi pelupa dapat membuatmu merasa dipenuhi rasa bersalah. Karena itu sesuatu yang dapat dengan mudah diperbaiki, itu adalah tanda kamu perlu membuat perubahan yang serius pada bagaimana kamu melakukan pendekatan produktifitas.
  • Kamu tidak ingat apa yang seharusnya kamu lakukan. Sama halnya dengan melupakan janji, ini tidak seharusnya terjadi. Namun jika iya, itu dapat menyebabkan stress dan tekanan yang lumayan. Memiliki perasaan dimana kamu melupakan sesuatu dapat juga membuatmu gelisah dan mengganggu kerjamu.
  • Kamu selalu sibuk dan kamu selalu dibelakang. Menjadi sibuk tidak sama dengan menjadi produktif. Mungkin untuk menjadi sangat produktif, namun tetap memiliki banyak waktu untuk diri sendiri dan keluarga. Menjadi secara konstan di jalan adalah tanda kamu dapat meningkatkan pendekatanmu pada produktifitas.
  • Kamu percaya kamu tidak punya waktu. Kesempatannya adalah, kamu dapat memiliki waktu jika kamu menginginkannya. Kita semua memiliki 24 jam sehari, dan tidak memiliki cukup waktu adalah pilihan.

Gagal belajar bagaimana menjadi produktif itu mahal. Bisnis membuat uang paling banyak ketika mereka efisien dan dikelola dengan baik. Apakah kamu memiliki atau tidak memiliki sebuah bisnis, kamu akan menaikkan potensi karirmu—dan potensi pribadimu—jika kamu belajar mengelola hidupmu secara efisien.

Siapapun dapat melakukannya, dan cara melangkah maju adalah membangun sistem produktifitas yang cocok untukmu. Namun sebelum kamu dapat membangun suatu sistem, kamu perlu menemukan cara keluar dari kekacauan yang berlimpah itu. Mari kita lihat bagaimana melakukannya.

Langkah 2: Tuliskan Itu

Waktunya untuk membuat perang dengan jumlah berlimpah hal-hal yang ingin kamu lakukan. Apa yang dilakukan jenderal sebelum memimpin pasukannya ke dalam perang? Dia mencari tahu sebanyak mungkin tentang musuhnya. Dia mengukur musuhnya, sehingga dia tahu apa yang akan dia hadapi.

Sebagai manusia, otak kita didesain untuk menempel pada hal negatif. Ini melayani manusia dengan sangat baik di masa lampau, namun itu seringkali tidak berguna di dalam dunia modern. Satu konsekuensi dari bias negatif ini adalah bahwa kita membayangkan masalah kita lebih besar dari sebenarnya. Karena masalah atau hal yang harus dilakukan berputar di sekitar kepala kita, mereka mulai tampak lebih besar dan lebih menakutkan.

Waktunya untuk menjatuhkan rasa takutmu dan mengukur monster yang akan kamu hadapi. Mari kita tatap monster itu.

Ambilkan pena dan kertas, dan tuliskan semuanya yang ada di otakmu yang kamu percaya perlu dilakukan. Berikan dirimu waktu 20 menit untuk mengeluarkan semuanya dari sistemmu.

Petunjuk: Setelah kamu melakukan ini untuk pertama kali, merupakan ide yang bagus untuk mulai membawa pena dan catatan kemanapun kamu pergi. Kemudian, kapanpun sebuah item untuk daftar kerjamu muncul di dalam benak, kamu dapat menuliskan itu langsung, sehingga itu tidak menumpuk dalam mentalmu.

Dengan menuliskan tugas yang akan kamu tangani, kamu menempatkan diri sendiri pada jalur untuk mulai melakukan sesuatu tentang mereka. Kamu membuat sebuah keputusan. Kamu juga membersihkan pikiranmu, yang akan memberikan energi ekstra yang kamu perlukan untuk mulai bertindak pada daftar kerjamu. Seperti yang ditulis Dale Carnegie dalam Bagaimana Berhenti Cemas dan Mulai Hidup:

Pengalaman telah membuktikan kepada saya, waktu demi waktu, nilai yang sangat besar tiba pada sebuah keputusan. Itu adalah kegagalan mencapai tujuan yang tetap, ketidakmampuan untuk berhenti di dalam lingkaran kegilaan, yang membawa seorang pria ke gangguan saraf dan hidup seperti di neraka. Saya menemukan bahwa lima puluh persen kekhawatiran saya hilang setelah saya tiba pada keputusan yang pasti dan jelas; dan empat puluh persen lainnya biasanya menghilang setelah saya mulai menjalankan keputusan itu.

Bagaimana Carnegie bisa tiba pada keputusan? Langkah pertamanya adalah menuliskan apa yang dia khawatirkan.

Jadi silahkan ambil pena dan kertas itu sekarang. Maka kamu akan siap untuk langkah 3.

Langkah 3: Nilai Daftar Kerja Barumu

Langkah berikutnya adalah menelusuri daftarmu dan kupas itu hingga mendapatkan yang esensial dan menatanya. Targetkan untuk melakukan dua hal dengan item pada daftarmu:

  1. Lakukan bombardir! Hilangkan tugas apapun yang tidak perlu ada di sana.
  2. Prioritaskan tugas yang tersisa.

Untuk membuat proses ini sesederhana mungkin, kamu dapat menggunakan Matriks Eisenhower. Matriks ini hadir dari sebuah kutipan yang melekat pada Presiden US Dwight D. Eisenhower:

Apa yang penting jarang mendesak, dan apa yang mendesak jarang penting.

Dengan mengubah kutipan ini ke dalam sebuah chart, kamu mendapatkan tool pembuat keputusan berikut:

Eisenhower dikatakan menggunakan tool ini untuk membuat keputusannya sendiri.

Gambarkan chart pada selembar kertas, atau download Matriks Eisenhower dan Businesstuts+ dan cetak salinannya. Berikutnya, letakkan tiap item pada daftar kerja ke dalam satu dari empat bagian chart:

  • Mendesak dan Penting
  • Mendesak namun Tidak Penting
  • Penting namun Tidak Mendesak
  • Tidak Mendesak juga Tidak Penting

Apa perbedaan antara tugas mendesak dan penting?

Tugas mendesak memiliki deadline spesifik yang dekat. Deadline ini biasanya dipaksakan oleh seseorang lainnya, atau oleh keadaan. Contoh tugas mendesak mencakup melakukan belanja kebutuhan rumah tangga (sebelum dapur kosong), atau membalas email bosmu.

Tugas penting tidak memiliki deadline spesifik, namun mereka tetap menjadi masalah bagimu. Mereka seringkali dikaitkan ke goal pribadimu. Contoh tugas penting mencakup olahraga, menulis jurnal, mempelajari bahasa baru, dan membantu mengerjakan PR anak-anakmu.

Tugas mendesak dan penting itu masalah bagimu dan memiliki deadline yang spesifik. Contohnya mencakup menuliskan sebuah paper untuk mata kuliah yang kamu ambil, atau melamar sebuah pekerjaan baru.

Tugas yang tidak mendesak maupun penting tidak seharusnya berada dalam daftar kerjamu, paling tidak jangan sementara kamu mengatasi tumpukan masalah. Jika kamu ingin tetap mencatatnya, buat sebuah daftar bernama aspirasi.

Jika kamu menemukannya sulit untuk menentukan dimana meletakkan tugas tertentu pada matriks, kamu dapat memberikannya rating. Beri nilai tiap tugas antara -5 dan +5 untuk tingkat kepentingan (dengan +5 menjadi yang paling penting), dan antara -5 dan +5 untuk urgensinya. Setelah kamu mendapatkan rating ini, kamu akan mengetahui dimana menempatkan tugas dalam chartmu.

Setiap hari akan membawa tugas baru untuk ditambahkan ke daftar kerjamu. Tugas mendesak khususnya cenderung muncul di menit terakhir. Dengan tiap tugas yang muncul, berikan itu rating pada chartmu. Seiring kamu mempraktekkan ini, kamu akan mulai melakukan itu hampir secara insting.

Setelah kamu mulai menjadi jujur dengan apa yang perlu dilakukan, dan apa yang dapat kamu lepaskan, kamu akan mulai merasa lebih baik. Apa yang tampak seperti jurang yang tidak dapat didaki sekarang hanyalah beberapa langkah ke depan. Kamu sekarang tahu dengan persis langkah apa yang harus diambil, dan urutan pelaksanaannya. Membicarakan tentang mengambil langkah, mari kita lihat bagaimana kamu seharusnya melakukan pendekatan dalam membersihkan daftarmu.

Langkah 4: Bersihkan Tumpukanmu

Sebelum kita memulai bagian ini, mari kita perjelas satu hal: sebuah daftar kerja jarang kosong. Setelah kamu membersihkan piringmu, tugas baru akan datang dengan cepat mengisi itu.

Alam benci kekosongan, begitu juga jiwa manusia. Kita senang memiliki sesuatu untuk dilakukan. Hal bagus tentang daftar kerjamu adalah itu menunjukkanmu apa yang harus dilakukan berikutnya. Kamu akan fokus alih-alih melompat secara sembrono dari satu tugas ke lainnya.

Berikut bagaimana kamu seharusnya melakukan pendekatan tiap jenis tugas pada daftarmu.

Tugas mendesak dan penting. Untuk alasan yang jelas, ini adalah yang pertama kali dibersihkan. Ambil kalendermu (atau beli sebuah kalender jika kamu tidak memilikinya), dan jadwalkan waktu dalam harimu untuk menyelesaikan ini. Kamu membuat waktu untuk melakukannya. Jika kamu tidak mendapatkan waktu, mereka mungkin tidak penting atau mendesak, dan kamu perlu menilai ulang mereka pada Matriks Eisenhower.

Tugas mendesak (namun tidak penting). Tanyakan dirimu sendiri: Apa yang membuat tugas ini mendesak? Apakah kamu benar-benar perlu melakukannya? Jika mereka harus diselesaikan, dapatkah kamu mendelegasikannya ke seseorang lainnya? Jika kamu harus melakukannya, dan delegasi tidak mungkin dilakukan, maka tambahkan mereka ke dalam kalendermu—namun hanya setelah kamu menyelesaikan tugas mendesak dan penting.

Tip: Sumber terbesar tugas yang dibilang "mendesak" adalah email. Coba kurangi jumlah waktu kamu memeriksan email tiap harinya. Ini akan membebaskan waktu ekstra untuk fokus pada tugas yang penting.

Tugas penting (namun tidak mendesak). Atur waktu terpisah setiap hari untuk fokus pada tugas penting. Hati-hati tidak untuk memaksa diri sendiri. Jika salah satu tugas pentingmu adalah olahraga, namun kamu belum berolahraga selama berbulan-bulan, maka menjadwalkan satu jam sehari untuk olahraga akan melelahkanmu. Sebagai gantinya, jadwalkan sepuluh menit untuk olahraga, atau sesuaikan harimu untuk memadukan olahraga. Sebagai contoh, dapatkah kamu bersepeda ke kantor alih-alih menggunakan mobil?

Tugas tidak mendesak, tidak penting. Apa yang masih dilakukan ini pada daftarmu? Coret mereka!

Kamu mungkin berpikir "Ini semua sangat bagus, namun masalah saya adalah menemukan motivasi untuk melakukan pekerjaan".

Jika kamu memikirkan ini dan belum melaksanakan tugas Langkah 2 dan 3, kembali lagi dan lakukan mereka. Motivasi seringkali merupakan sebuah konsekuensi dari mengambil tindakan. Seiring kamu mengambil tindakan untuk menaikkan daftar kerjamu, kamu akan termotivasi untuk melanjutkan mengambil tindakan.

Dikatakan demikian, motivasi dan fokus adalah komponen penting dari produktifitas. Dalam artikel mendatang seri ini, kita akan melihat tool yang membantumu fokus pada tugas di tangan, dan teknik untuk menjagamu tetap termotivasi.

Ketika simpanan tugasmu bersih, kamu siap untuk tahap berikutnya.

Langkah 5: Buat Sebuah Sistem Produktifitas

Matriks Eisenhower adalah contoh sistem produktifitas. Itu tidak hanya sistem dengan cara apapun, namun itu mudah dipelajari, yang membuatnya tempat yang bagus untuk memulai. Banyak lagi sistem produktifitas yang telah dikembangkan, termasuk Getting Things Done (GTD), Teknik Pomodoro, dan Jangan Putuskan Rantainya. Kita akan mengcover sistem ini dalam seri artikel tentang produktifitas di Businesstuts+.

Dengan mencoba sistem ini, kamu akan mengembangkan sebuah peralatan produktifitas. Dalam membaca artikel ini dan belajar menggunakan Matriks Eisenhower, kamu telah menanamkan peralatanmu dengan sistem pertamamu. Sekarang, kamu siap untuk bereksperimen dengan sistem produktifitas lainnya.

Setelah kamu mencoba berbagai sistem, kamu akan mulai mempelajari apa yang berkerja untuk mindset dan gaya hidupmu. Kamu kemudian dapat mengambil aspek dari berbagai sistem untuk membajak sistemmu sendiri. Kami akan menunjukkanmu bagaimana mengembangkan sistem produktifitas custom untuk mencocokkan dengan kebutuhanmu.

Jadi tetaplah bersama kami, dan kamu akan menjadi ninja produktifitas.

Sumber

Kredit Grafis: Panic Didesain oleh Cédric Villain dari Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.