Panduan Freelancer Agar Dibayar Tepat Waktu

Sebagai freelancer, tentu saja kita mencintai pekerjaan kita, tapi kita juga suka untuk mendapatkan bayaran dari pekerjaan tersebut.

Meskipun begitu, mendapatkan bayaran tepat waktu ternyata bisa menjadi masalah. Dalam sebuah survei yang dilakukan di U.S. oleh Freelancer Union, 77% anggota mengatakan bahwa mereka memiliki masalah dalam pembayaran untuk pekerjaan mereka.

Jadi dalam tutorial ini saya akan memberikan anda beberapa strategi yang bisa anda gunakan untuk mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Saya akan melihat dan memilih klien yang tepat ketika akan memulai, menetapkan peraturan pembayaran yang jelas, faktur yang efektif, dan menyelesaikan masalah.

Tentu saja tidak ada tutorial yang bisa melindungi anda dari klien yang buruk 100%. Anda mungkin mengikuti semua langkah ini dan tetap sial untuk bertemu dengan seorang scamster, klien yang tidak jujur, atau klien yang tidak mau membayar. Tetapi menerapkan strategi ini di lapangan akan memberi anda kesempatan yang jauh lebih baik untuk menghindari nasib 77%, dan justru bergabung dengan 23% freelancer yang dengan senang hati mendapatkan bayaran tepat waktu dan tanpa masalah.

1. Memilih Klien

Ini mungkin tampak seperti topik yang ganjil untuk memulai, tapi menurut pengalaman saya ini adalah langkah terpenting. Sebagai freelancer, kita cenderung berkeliaran untuk bekerja setiap saat, dan kita tidak ingin menolak klien baru yang potensial. Tapi terkadang, anda hanya perlu mengatakan "Tidak".

Tidak ada aturan pasti dan cepat untuk menentukan klien mana yang akan membayar tepat waktu dan mana yang tidak. Tapi sedikit riset bisa membantu anda melangkah menuju keberhasilan.

Periksa latar belakang dan reputasi perusahaan. Apakah sudah berdiri lama? Apakah besar atau kecil? Apakah memiliki kantor fisik yang sebenarnya, atau apakah itu hanya sebatas websitenya saja?

Jika anda bekerja untuk seorang individu, cobalah untuk meneliti latar belakang mereka dengan cara yang sama. Perusahaan apa yang mempekerjakan mereka, dan apakah mereka pernah mempekerjakan pekerja lepas atau freelancer sebelumnya? Juga, apakah mereka memiliki kehadiran online yang kuat? Anda bisa mengumpulkan banyak informasi dari profil atau situs LinkedIn seseorang karena orang-orang yang aktif online akan cenderung lebih peka terhadap reputasi online mereka, jadi bila mereka tidak membayar anda akan beresiko baginya diserang di media sosial.

Anda juga dapat mencari di forum, bertanya kepada para freelancer lain yang anda kenal, atau melakukan sesuatu yang sederhana seperti mengetikkan nama klien di Google disertai kata-kata seperti "scam", "tidak dapat dipercaya", "klien buruk" atau hal lain yang ada di pikiran anda. Terkadang keluhan atau peringatan freelancer lain di forum atau posting blog akan muncul.

Walau pun pada akhirnya, anda tidak pernah bisa menentukan dengan pasti apakah klien akan bisa diandalkan atau tidak. Tapi melakukan penelitian cermat di awal pasti akan meningkatkan peluang anda. Jangan pernah takut untuk mengatakan "Tidak" pada tawaran yang tidak terasa benar.

2. Tetapkan Aturan yang Jelas

Setelah memilih klien, anda perlu menetapkan beberapa peraturan.

Pilih Persyarat Pembayaran Anda

Bagaimana dan kapan anda berharap untuk dibayar? Ini adalah hal pertama yang perlu anda tetapkan.

Anda mungkin memiliki beberapa persyaratan umum soal pembayaran, dan beberapa di antaranya khusus untuk klien atau proyek tertentu. Misalnya, anda mungkin mengharapkan pembayaran dalam waktu 30 hari setelah selesai, namun untuk sebuah proyek yang sangat besar, anda mengharapkan untuk mendapatkan sepertiga sebagai uang muka, sepertiga lainnya kalau sewaktu-waktu dibutuhkan saat pengerjaan, dan sisanya saat proyek sudah selesai.

Pilih apa yang tepat untuk setiap proyek dan setiap klien. Pahami bahwa beberapa klien mungkin memiliki proses dan persyaratan standar mereka sendiri, namun anda juga perlu tegas soal apa yang sesuai untuk anda.

Metode pembayaran yang anda pilih akan bergantung pada sistem dan norma perbankan di negara anda, namun tujuan umumnya adalah menemukan metode yang banyak digunakan, mudah digunakan (baik untuk anda dan klien), dan itu akan meminimalkan biaya.

PayPal dan layanan pembayaran online serupa banyak digunakan, terutama untuk pembayaran internasional. Transfer dan cek bank juga bisa bekerja untuk anda, terutama untuk transaksi domestik.

Periksa situasi di negara anda. Cari tahu solusi mana yang menawarkan biaya terendah, kemudahan penggunaan terbaik, dan penerimaan di antara klien. Tidak ada gunanya menuntut pembayaran melalui layanan dengan biaya terendah jika tidak ada klien anda yang menggunakannya.

Berkomunikasi Sejak Awal

Sempatkan waktu untuk berbicara dengan klien tentang persyaratan pembayaran, dan bukan saat anda mengiriminya invoice atau faktur.

Ketika pertama kali memulai karir sebagai freelancer, saya menyelesaikan beberapa pekerjaan untuk klien dari luar negeri, dan dengan senang hati mengirimkan faktur saya dengan memberikan rincian rekening PayPal saya. Tapi itu adalah kesalahan besar.

Saya diberi tahu bahwa "Kami tidak menggunakan PayPal".

Saya memberikan rincian bank saya sebagai gantinya, tapi mereka juga tidak melakukan transfer bank. Yang bisa mereka lakukan hanyalah mengirimi saya cek. Menyetorkan cek U.S. di rekening bank U.K saya membutuhkan banyak waktu, banyak biaya, sampai-sampai pergelangan tangan sakit semua karena harus mengisi formulir.

Apa pesan moralnya? Selalu membicarakan syarat pembayaran di awal, sebelum mulai mengerjakan proyek. Ada baiknya menawarkan berbagai pilihan, ini penting, terutama dengan klien internasional, untuk memastikan bahwa klien dapat membayar anda dengan cara yang dapat anda terima.

Anda juga harus menyebutkan persyaratan pembayaran lainnya, seperti jangka waktu yang anda harapkan untuk dibayar, dan pembayaran apa pun yang akan terjadi sebelum atau selama proyek berlangsung. Sebaiknya tekankan semua ini dalam kontrak tertulis (lihat tutorial saya yang terdahulu untuk mendapatkan lebih banyak bantuan mengenai kontrak).

Di banyak kesempatan, menyetujui rincian persyaratan pembayaran tidak menimbulkan masalah, namun jika ada konflik, lebih baik meluruskannya sejak awal. Dengan begitu, tanggung jawabnya ada pada klien untuk mengetahui bagaimana memenuhi persyaratan anda jika mereka menginginkan pekerjaan itu dilakukan; biarlah klien menentukan pilihan, dan setelah dinamika itu selesai, sekarang akan terserah anda untuk menerima persyaratan klien jika anda ingin mendapatkan bayaran.

3. Invoice (Faktur) yang Jelas

Jika anda ingin segera menerima pembayaran, anda harus segera mengirimkan faktur. Segera setelah anda menyelesaikan pekerjaan, atau ketika sudah mencapai tonggak waktu yang sudah disepakati, kirimkan faktur anda segera.

Yang lebih penting, pastikan faktur berisi semua bahan yang diperlukan:

• nama anda, nama bisnis anda jika itu berbeda, dan rincian kontak lengkap
• nama dan alamat klien
• nomor faktur untuk referensi
• tanggal faktur
• tanggal yang anda harapkan untuk dibayar
• Deskripsi singkat kalau pekerjaan telah selesai
• jumlah yang harus dibayar
• rincian pajak yang harus dikeluarkan
• petunjuk bagaimana cara membayar

Selama anda menyertakan semua detail ini, dan hal lain yang mungkin spesifik untuk bisnis anda, tidak masalah format atau template yang anda gunakan.

Secara pribadi, saya menggunakan template sederhana yang disertakan dalam Microsoft Excel untuk Mac. (Masuk ke File > New from Template ..., pilih Business Finance, dan klik Invoice) Ini hal yang biasa, dan mungkin tidak akan memenangkan penghargaan desain apa pun, tapi ini memang pekerjaan saya. Ada template serupa yang tersedia di Word dan program serupa lainnya, baik untuk Mac dan Windows.

Jika bisnis anda lebih rumit dan anda memiliki volume pekerjaan yang lebih tinggi, anda mungkin ingin menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus, yang kerap menawarkan keuntungan tambahan seperti melacak waktu anda atau menjalankan fungsi keuangan lainnya. Ada banyak aplikasi untuk melakukan hal ini: berikut beberapa contohnya termasuk Zoho, Harvest, and Invoiceable. Anda juga bisa mengirim faktur menggunakan PayPal, yang bisa berguna jika memang begitulah cara anda dibayar dan anda ingin melakukan semuanya dalam satu tempat.

Apapun metode yang anda gunakan, pastikan untuk menyiapkan reminder atau pengingat saat faktur jatuh tempo untuk pembayaran. Dengan begitu anda bisa mengecek apakah pembayaran sudah jatuh tempo, dan menindaklanjutinya jika bayaran belum masuk. Kita akan melihat bagaimana melakukannya di bagian selanjutnya.

4. Apa yang Harus Dilakukan Jika Klien Tidak Membayar

Jika anda telah mengikuti langkah-langkahnya sejauh ini, anda telah memberikan diri anda kesempatan bagus untuk dibayar tepat waktu. Tapi terkadang, terlepas dari semua usaha terbaik anda dalam memilih klien dengan hati-hati, memilih dan mengkomunikasikan persyaratan pembayaran, dan mengirimkan faktur yang cepat dan jelas, tetapi anda tetap tidak mendapatkan bayaran. Pada bagian ini, kita akan melihat bagaimana cara mengatasinya.

Langkah 1: Hubungi Via Telephone

Terkadang, terutama ketika anda bekerja untuk perusahaan besar, kegagalan membayar anda bisa datang dari pihak pengawasan atau campur tangan administratif. Jadi tidak perlu langsung agresif. Sebagai gantinya, angkat telepon dan mulailah percakapan untuk mencari tahu apa yang terjadi. Saya menemukan sebagian besar perselisihan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dengan panggilan telepon lima menit dari pada sekian banyak email.

Meskipun anda menjaga hal-hal informal pada tahap ini, tetapi anda tetap ingin secepat mungkin menyelesaikan masalah. Jika anda telah mengikuti saran di langkah sebelumnya dan menyiapkan reminder saat pembayaran jatuh tempo, pastikan anda menindaklanjuti dengan cepat dalam waktu satu atau dua hari paling lama. Dengan cara itu anda tidak hanya memulai proses lebih cepat, tapi juga menjelaskan kepada klien bahwa anda menganggap serius persyaratan pembayaran anda.

Langkah 2: Tindak Lanjuti dengan Tulisan

Setelah anda menelepon, mengirim email singkat yang mengkonfirmasikan apa yang telah disepakati. Anda tetap bisa menjaga segalanya tetap ramah, tapi penting untuk memiliki catatan percakapan, jika nanti terjadi masalah. Misalnya, anda bisa bilang:

Senang berbicara dengan anda hari ini, dan terimakasih telah menjelaskan bahwa orang yang bersangkutan sedang berlibur. Senang mendengarnya bahwa dia akan kembali hari ini dan saya harus mendapatkan bayaran saya pada akhir minggu ini. Saya akan mengirim email lagi di hari senin pekan depan untuk memberi tahu anda kalau saya sudah menerimanya.

Tentu saja, bagaimana kata-katanya itu terserah pada anda. Tapi tujuan sebenarnya sangat sederhana yaitu untuk mengkonfirmasikan bahwa segala sesuatunya ada di dalam percakapan yang anda buat dan memberitahukan orang yang bersangkutan kanapa anda mengharapkan mendapat bayaran (dan anda akan menindaklanjutinya lagi segera setelah batas waktunya telah lewat).

Langkah 3: Deal dengan Orang yang Tepat

Tidak ada jaminan apa lagi ketika berhadapan dengan terlalu banyak orang yang terlibat, ini akan menghambat proses. Terutama saat berhadapan dengan perusahaan besar, ini bisa menjadi masalah besar.

Misalnya, anda mungkin mengirim email pernyataan penagihan ke seseorang yang anda di kontak anda yang bernama Bill, kemudian Bill mengirimkan email kepada atasannya Janet, lalu Janet meneruskan email tersebut ke Sanjay sebagai kepala akun, kemudian Sanjay meneruskannya ke Jared, yaitu petugas yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Kemudian Jared membalas Sanjay, yang meneruskan email ke Janet, lalu Bill, dan kemudian akhirnya kembali lagi kepada anda, kira-kira seminggu kemudian, dengan isi pesan yang tidak terjawab, dan anda harus memulai prosesnya lagi.

Ini mungkin terdengar tidak masuk akal, tapi di masa lalu saya menemukan situasi persis semacam ini. (hanya nama-namanya telah diubah untuk melindungi mereka yang tidak bersalah).

Jelas lebih baik langsung berbicara dengan Jared dan mencari tau apa yang sedang terjadi. Anda akan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan menghindari hubungan yang tidak harmonis dengan kontak yang biasa anda hubungi yang anda bekerja untuknya.

Jadi, begitu anda merasa mulai ada masalah, mungkin anda bisa menelponnya seperti di Langkah 1, tanyakan siapa yang bertanggung jawab memproses pembayaran, dan dapatkan detail kontak orang itu. Kemudian hubungi dia secara langsung, tapi jika tidak ada kemajuan anda bisa menghubungi kembali kontak yang biasa anda hubungi.

Langkah 4: Jadilah Teguh dan Persisten

Teruslah menindaklanjuti secara teratur, melalui telepon dan email dan mendokumentasikan semuanya, dan coba juga ke orang yang berbeda dalam perusahaan tersebut jika sesuai bidangnya. Buatlah reminder setiap setelah melakukan percakapan atau janji, dan segera tindak lanjuti setelah setiap batas waktu baru yang ditetapkan telah berakhir.

Dengan melakukan ini, anda menjelaskan kepada klien bahwa anda tidak akan "pergi" saja, dan cara termudah untuk mengakhiri situasinya adalah dengan membayar anda. Tidak perlu menyinggung siapapun; Cukup menindaklanjuti secara teratur dan terus-menerus.

Langkah 5: Mogok Kerja

Selama masalah perburuhan di U.K., para pemimpin serikat pekerja sering mengatakan kepada anggota mereka, "Mogok Kerja!" Para pekerja akan berhenti bekerja dan menolak melakukan pekerjaan lagi sampai keluhan mereka terselesaikan.

Sebagai freelancer, pilihan ini terbuka bagi anda jika anda tidak dibayar tepat waktu. Entah itu sebagai suatu strategi untuk mendapatkan bayaran tergantung pada seberapa berharganya anda di hadapan klien anda, dan seberapa mudahnya mereka dapat mempekerjakan orang lain untuk melakukan pekerjaan itu. Tapi paling tidak itu akan melindungi anda dari kerugian lebih lanjut. Jika klien belum membayar pekerjaan yang telah anda selesaikan, akan sangat tidak masuk akal jika melakukan pekerjaan lagi untuk klien yang sama yang berisiko kehilangan lebih banyak lagi.

Tentu saja anda tidak ingin segera mengambil opsi ini. Berikan berapa tenggang waktu yang masuk akal ke klien untuk menyelesaikan masalah penyebab penundaan tersebut. Tapi jika anda merasa ada hal-hal yang janggal dan anda merasa bahwa klien bersikap tidak adil, maka "Mogok Kerja" adalah respon yang masuk akal.

Langkah 6: Mulai Menempuh Jalur Hukum

Sejujurnya, tindakan hukum merupakan upaya terakhir yang mutlak bagi para freelancer. Anda bisa menuntut di pengadilan, tapi di banyak negara proses hukum berjalan lamban, membingungkan, kadang mahal, dan umumnya merupakan gangguan besar dari pekerjaan yang ingin anda lakukan.

Kabar baiknya adalah klien anda juga ingin menghindari tindakan hukum. Semua masalah yang sama berlaku, dan bagi mereka ada kekhawatiran tambahan tentang reputasi. Dituntut oleh seorang freelancer karena penolakan membayar tidak terlihat bagus.

Jadi mengirim surat resmi untuk memulai tindakan hukum mungkin cukup untuk membuat pembayaran gaji yang sulit kemudian terbayarkan dengan ajaib. Jika tidak, biarkan prosesnya berjalan, karena klien mungkin memutuskan untuk menyelesaikan perselisihan di suatu titik ketika proses berjalan. Proses hukum itu sendiri berada di luar cakupan artikel ini, karena sangat bervariasi di berbagai negara, namun mencari bantuan dari asosiasi pekerja lokal atau organisasi freelancer, dan mencoba menemukan nasihat hukum profesional yang mampu memberikan masukan untuk anda.

Pada tahap ini, mungkin anda juga ingin memulai strategi lain, seperti membuka masalah tersebut secara publik atau merusak reputasi klien. Itu juga merupakan upaya terakhir, dan bukan tindakan untuk mengambil enteng atau tanpa badan hukum, tapi jika anda telah mencapai tahap ini, ini karena pendekatan yang lebih masuk akal belum berhasil. Gunakan cara yang anda inginkan, selain itu pastikan hal tersebut tidak membuat anda frustasi dan melakukan hal-hal yang akan merusak reputasi anda sendiri.

Langkah Selanjutnya

Meskipun tutorial ini telah berakhir dengan catatan suram soal ancaman dan tindakan hukum, penting untuk diingat bahwa sebagian besar perselisihan tidak pernah sampai sejauh ini.

Jika anda memilih klien anda dengan hati-hati, menetapkan peraturan yang jelas kapan dan bagaimana anda mengharapkan untuk mendapatkan bayaran, faktur yang jelas, dan menindaklanjutinya terus-menerus, anda seharusnya dapat menerima sebagian besar atau seluruh pembayaran anda tepat waktu.

Melakukan semua hal ini tidak hanya akan membantu anda menghindari pemborosan waktu pada perselisihan yang tidak perlu dan tidak menyenangkan, namun juga akan meningkatkan keuangan bisnis freelance anda. Seperti yang saya tulis dalam tutorial sebelumnya yang ditujukan untuk bisnis kecil, arus kas yang kuat merupakan komponen penting kesuksesan bisnis. Mendapatkan bayaran di awal berarti lebih banyak uang yang tersedia untuk membayar tagihan anda tanpa harus berhutang, jadi lebih baik meluangkan waktu untuk mendapatkan persyaratan pembayaran anda secara terus terang dan kelola faktur atau tagihan anda dengan hati-hati.

Apakah anda punya tips atau strategi lain untuk mendapatkan bayaran tepat waktu? Bagikan kepada para rekan-rekan freelancer di komentar di bawah ini, atau di Forum Siswa Tuts +.