Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance

Mempersiapkan Negosiasi Klien: Panduan Lengkap

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Negosiasi bukan tentang mengucapkan kata-kata ajaib yang bisa menghipnotis klien agar membayar suku bunga lebih tinggi atau memberi kenaikan gaji. Namun, banyak juga freelancer yang mendekati negosiasi klien dengan rasa tidak suka atau takut, seperti ilmu hitam.

Di sinilah panduan ini masuk. Ini akan membantu menghilangkan keraguan umum yang mungkin anda miliki tentang bernegosiasi dengan klien. Kami akan menunjukkan lima langkah nyata yang dapat anda ambil untuk mempersiapkan negosiasi (termasuk lembar kerja yang dapat diunduh).

Pelajari bagaimana cara menganalisa bisnis klien anda, membuktikan nilai anda, membangun kasus yang kuat untuk tarif anda, dan bahkan mempersiapkan kemungkinan keberatan dari klien. Pada akhir panduan ini, anda harus merasa lebih percaya diri di atas rata-rata dalam bernegosiasi dengan klien untuk meminta kenaikan gaji, atau setidaknya merasa nyaman saat mendiskusikan tarif gaji. Mari kita mulai pembahasannya.

1. Temukan Tujuan dan Masalah Klien Anda

Sebelum anda benar-benar bernegosiasi, anda harus tahu sebanyak mungkin tentang bisnis klien anda. Untuk klien anda saat ini, anda tentu sudah memiliki keakraban dengan bisnis klien anda tersebut, dan ini hanya masalah melengkapi beberapa hal yang mungkin belum anda ketahui tentang bisnis mereka. Tetapi jika mereka adalah klien baru, anda dapat membuat rapat pendahuluan, atau meminta mereka untuk mengisi pengarahan, atau kuesioner klien.

Mari kita ambil pendekatan minimalis karena anda akan mudah tersesat dalam mengajukan 50 pertanyaan yang berbeda kepada klien anda. Namun di sisi lain, anda ingin semua info yang anda dapatkan sesuai. Hanya ada dua hal yang harus anda fokuskan: tujuan klien dan masalah mereka. Nantinya, informasi ini akan sangat berguna saat anda memposisikan diri sebagai freelancer yang dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka atau memecahkan masalah mereka.

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang perlu diajukan untuk mengidentifikasi tujuan klien anda:

  • Apa yang menjadi prioritas pertama anda, tujuan terpenting yang anda miliki untuk bisnis anda tahun ini?
  • Jika hanya ada satu tujuan yang ingin dicapai bisnis anda tahun ini, apakah tujuan itu dan apa alasannya?
  • Peluang potensial apa yang bisa membuat perbedaan terbesar dalam bisnis anda saat ini?

Berikut ini adalah pertanyaan yang dapat membantu anda menemukan masalah, frustrasi, atau hambatan yang dihadapi klien anda saat ini:

  • Apa hal yang paling menyakitkan/membuat anda frustrasi tentang bisnis anda saat ini?
  • Apa hal yang paling menantang, tentang hari kerja anda yang biasanya?
  • Penghalang atau hambatan apa yang menghalangi keberhasilan anda?
  • Aspek apa dalam bisnis pesaing anda yang membuat anda tetap bertahan di malam hari?

Catatan: Semakin banyak anda membuat pertanyaan tersebut, maka anda akan semakin menemukan masalah dan tujuan umum dari kebanyakan bisnis. Misalnya, bagi pemilik usaha kecil, menarik dan mempertahankan lebih banyak pelanggan sering kali menjadi hal yang penting. Anda dapat melihat hal ini tercermin dalam survei Kontak Konstan, mereka menemukan bahwa topik "bagaimana cara menarik pelanggan baru" menjadi perhatian utama bagi pemilik usaha kecil B2B dan B2C. Survei lain dari Inc.com menemukan bahwa 91% usaha kecil, menjadikan topik “mencari pelanggan baru AS” sebagai bagian penting dari rencana bisnis mereka. Seiring berjalannya waktu, anda akan menjadi lebih baik dalam menebak kemungkinan masalah dan tujuan klien bahkan sebelum anda berbicara dengan klien karena anda akan memiliki lebih banyak pengalaman dengan jenis bisnis dan pasar mereka.

Jika anda ingin melampaui tujuan dan masalah yang umum, cobalah untuk mengidentifikasi area yang lebih spesifik, terutama jika itu relevan dengan proyek yang akan anda kerjakan. Sebagai contoh:

  • Dalam pengalaman masa lalu, mereka bekerja dengan pengembang web, hal apa yang paling membuat mereka frustrasi?
  • Jika kampanye media sosial perusahaan tempat anda direkrut berjalan dengan sempurna, apa yang akan mereka pikirkan, tentang suatu hal yang mungkin terjadi?
  • Apa gambaran mental sempurna mereka tentang bagaimana rasanya bekerja dengan seorang desainer seperti anda?

Untuk meringkasnya, berinvestasilah dalam mencari tahu kemana klien anda ingin melangkah dengan bisnis mereka dan mencari tahu apa yang menghalangi mereka. Selain memberi anda posisi negosiasi yang lebih kuat di kemudian hari, hal ini juga akan menunjukkan bahwa anda tidak melakukan negosiasi hanya demi mendapatkan lebih banyak uang melainkan ada nilai di dalamnya untuk klien anda.

2. Ukur Dampak Anda

Tingkatkan kemungkinan negosiasi anda dapat berjalan sesuai keinginan anda dengan memiliki bukti nyata tentang nilai yang anda berikan. Setiap freelancer dapat mengatakan bahwa mereka sedang menulis artikel, mendesain ulang situs web, atau membuat aplikasi. Namun hal ini hanyalah produknya. Ini semua bukan nilai yang anda berikan, juga tidak akan mengomunikasikan dengan baik dampak kontribusi anda terhadap bisnis. Padahal dampak inilah yang perlu anda lacak karena pada akhirnya hal itulah yang menjadi alasan anda dibayar oleh klien.

Seberapa pentingkah anda terhadap klien yang akan anda ajak bernegosiasi? Pertanyaan ini tampaknya cukup sederhana untuk dijawab, tapi bila anda memikirkannya secara mendalam, sulit untuk menemukan jawaban yang sepertinya tidak dapat ditebak. Inilah sebabnya mengapa mengukur dampak anda adalah bagian penting dari negosiasi.

Kabar baiknya adalah bahwa ada cara sederhana untuk menunjukkan betapa pentingnya anda, (atau mungkin) terhadap bisnis klien anda.

Langkah 1: Kumpulkan Umpan Balik Positif yang Spesifik  

Bahkan, bila anda adalah seorang freelancer pemula yang hanya mengerjakan beberapa proyek, kemungkinan besar anda telah menerima umpan balik positif tentang pekerjaan anda. Umpan balik ini bisa berguna saat bernegosiasi dengan klien.

Cari kotak masuk email anda yang berisi pertukaran email dengan klien anda sebelumnya. Jika anda bernegosiasi dengan klien anda saat ini, cari email mereka secara spesifik. Jika anda bernegosiasi dengan klien baru, umpan balik sebelumnya dari klien anda akan berguna. Mulailah mengumpulkan umpan balik positif ini ke dalam sebuah file.

Jika anda berkomunikasi dengan klien anda melalui cara lain, seperti pesan instan, media sosial, atau aplikasi manajemen proyek, telusuri saluran tersebut untuk mencari pujian apa pun juga. Catatlah selalu tanggal mereka saat memberi anda umpan balik itu dan alasan mereka atas itu. Dengan begitu, saat anda mengungkitnya kembali, anda bisa mengenai konteksnya secara spesifik.

Langkah ini berhasil paling baik jika umpan balik yang anda terima sama konkretnya dengan yang mungkin terjadi. Misalnya, "Secara keseluruhan, pekerjaan anda luar biasa !" hal itu tidak terdengar semenarik "Terima kasih telah merancang ulang situs web kami. Pelanggan kami saat ini menyukai tampilan yang baru!"

Jika ternyata anda kekurangan umpan balik yang konkret dari klien, sekarang mungkin menjadi saat yang tepat untuk memintanya secara tidak langsung melalui formulir umpan balik klien. Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang bisa anda tanyakan:

  • Apa kontribusi terpenting saya bagi bisnis anda?
  • Tujuan bisnis apa yang anda capai dengan bantuan layanan saya?

Kita sering memikirkan bahwa umpan balik menjadi sesuatu yang bermanfaat hanya bila kita ingin memperbaiki atau ketika kita membutuhkan validasi atas bukti pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik. Tapi, seperti yang akan anda lihat dari latihan ini, umpan balik positif juga bisa membuktikan bahwa anda adalah investasi yang aman.

Langkah 2: Kumpulkan Hasil Konkret yang Telah Anda Selesaikan

Ketika tiba waktunya untuk membuktikan nilai anda, kata-kata yang apresiatif menjadi solusinya. Untuk benar-benar menjamin kesepakatan yang anda perlukan untuk mengumpulkan bukti konkret dari hal-hal yang telah anda capai, akan lebih baik jika hal itu dapat dihitung. Hal ini berbeda dengan hanya menunjukkan portofolio pekerjaan anda. Biasanya, portofolio hanya menyajikan daftar proyek anda dan atau seperti etalase produk jadi. Pada langkah ini, anda harus menggali lebih dalam dan menemukan data yang menunjukkan pencapaian klien anda secara tepat sebagai hasil dari produk jadi anda. Data yang anda butuhkan tergantung pada layanan yang anda berikan.

Ada dua cara yang berbeda untuk mendapatkan data ini: lacak sendiri atau gunakan data publik yang tersedia. Berikut ini adalah beberapa contoh data yang bisa anda gunakan:

Data Publik yang Tersedia

  • Penulis online dapat melacak jumlah berbagi di media sosial, jumlah komentar, dan bila karya mereka telah dikutip/dimiliki oleh pemimpin pemikiran.
  • SEO dapat melacak peringkat mesin pencarian situs web klien mereka untuk kata kunci penting dan juga melacak bagaimana peringkat klien mereka dibandingkan pesaing mereka.
  • Pengembang aplikasi dapat melacak jumlah unduhan ke aplikasi mereka dan juga ulasan publik lainnya.

Data yang Bisa Anda Lacak Sendiri

  • Pemasar, dari konsultan hingga pemasar media sosial sering kali memiliki keuntungan untuk melaporkan analisa sebagai bagian dari layanan yang mereka berikan. Selain sebagai layanan, hal ini membantu membenarkan peran pemasar dalam bisnis klien.
  • Desainer web, sebagai bagian dari layanan mereka, desainer web dapat menggunakan heatmaps pada halaman web untuk melihat bagian-bagian halaman mana yang cenderung diklik pengguna, atau pengujian A/B pada halaman yang didesain ulang.
  • Ada beberapa analisa produktivitas yang mungkin berguna, tergantung bagaimana anda membingkainya. Anda juga dapat melacak berapa jam anda mengerjakan proyek dan menyamakannya dengan waktu yang dihabiskan klien untuk mengerjakannya sendiri. Anda juga dapat melacak seberapa cepat anda menyelesaikan proyek ini, terutama jika anda menyerahkan kiriman anda lebih awal.
  • Bila anda memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diri sebelum melakukan negosiasi dengan klien anda saat ini, anda dapat meminta mereka untuk menyediakan data yang dibutuhkan untuk mengukur dampak anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberi tahu mereka bahwa anda akan menghargai akses terhadap informasi ini karena anda ingin membantu meningkatkan angka-angka itu (bentuk komitmen anda untuk membantu klien anda dalam bisnis mereka).

Untuk mengetahui data mana yang berguna bagi anda, cantumkan semua layanan utama yang anda berikan kepada klien anda di masa lalu. Data mana yang memiliki dampak positif paling signifikan terhadap bisnis mereka? Cobalah untuk mengukur dampak itu secara kuantitatif. Banyak hal yang kita lakukan untuk klien kita memiliki dampak yang terukur, dan bila kita melihat lebih detail, maka kita dapat menemukan cara untuk membuktikannya.

3. Buat Sebuah Kasus yang Kuat untuk Tarif Anda

Untuk langkah ini, anda akan menggunakan semua riset anda sejauh ini untuk membangun kasus yang kuat guna mendapatkan tarif yang anda inginkan. (Catatan: Jika anda tidak yakin dengan harga yang diminta, anda dapat memeriksa panduan tentang bagaimana memberikan perkiraan tarif. Sumber lain yang kuat adalah Laporan Industri Freelance yang mencantumkan tarif per jam freelancer internasional di beberapa industri.)

Setelah anda menetapkan rentang harga yang tepat untuk pekerjaan anda, kembali ke daftar tujuan dan masalah untuk klien anda. Untuk setiap item, tanyakan pada diri anda pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

  • Keterampilan, pengalaman, dan sifat apa yang anda miliki, yang dapat berkontribusi pada tujuan ini (atau memecahkan masalah ini)? Cantumkan keahlian, pengalaman, dan kepribadian atau karakter utama yang anda miliki, yang dapat membantu klien mencapai tujuan atau memecahkan masalahnya. Pada dasarnya, anda perlu menjawab pertanyaan "Mengapa saya?" Mengapa anda orang ideal yang harus diinvestasikan oleh klien, dibandingkan dengan pilihan mereka yang lain, seperti melakukannya di rumah atau menyewa perusahaan besar?
  • Seperti apa bisnis klien anda akan terlihat sebagai hasil pencapaian tujuan ini (atau hasil pemecahan masalah ini)? Letakkan diri anda pada posisi klien anda dan pikirkan bagaimana mencapai tujuan atau memecahkan masalah ini akan mengubah bisnis mereka nantinya. Misalnya, jika tujuan mereka adalah melipatgandakan pendapatan, jangan hanya berfokus pada angka, tapi apakah yang mereka inginkan untuk dapat melipatgandakan pendapatan mereka? Apakah mereka bisa memperluas ruang kantor mereka? atau dengan mempekerjakan beberapa staf? Jadilah sekonkret mungkin.

Pada tahap ini, anda akan membangun kaitan antara ketrampilan dan sifat unik anda dengan skenario ideal klien anda, seperti apa bisnis mereka akan terlihat saat mereka mencapai tujuan terpenting mereka dan memperbaiki masalah mereka yang paling menyakitkan. Setelah anda membuat kaitan ini, klien anda akan lebih memahami peran yang akan anda mainkan dalam membantu kesuksesan mereka.

4. Garis Besar dan Latihlah Penawaran Anda

Pada bagian inilah semua persiapan anda akhirnya perlu disiapkan bersama. Anda akan meringkas semua hal yang telah anda kumpulkan sejauh ini menjadi serangkaian penawaran yang akan anda katakan kepada klien saat melakukan negosiasi. Berikut ini cara untuk menguraikannya:

  • "Dalam percakapan kami sebelumnya, anda telah menyebutkan bahwa anda ingin ..." [Masukkan salah satu tujuan atau masalah mereka di sini.]
  • "Saya tahu saya dapat membantu anda dengan itu, karena saya memiliki rekam jejak ..." [Bawalah hasil yang telah anda raih, keterampilan, dan pengalaman yang dapat anda kontribusikan.]
  • "Sebenarnya, anda bahkan pernah mengatakan ..." [Bawalah umpan balik positif yang sebelumnya telah diberikan klien kepada anda. Jika ia adalah klien baru, maka ini adalah tempat anda membawa pujian dari klien anda yang lain.]
  • "Begitu saya telah membantu anda mencapai tujuan ini (atau memecahkan masalah ini), bisnis anda akan ..." [Gambarkan seperti apa bisnis mereka akan terlihat sebagai hasil dari kerja anda nanti].
  • [Ini adalah titik di mana anda memberi tahu mereka apa yang anda minta. Jika anda menyatakan tarif anda kepada klien baru, anda bisa mengatakan "Untuk mencapai titik itu, investasi dalam proyek ini akan menjadi ..." dan kemudian menyatakan tarif anda. Jika anda meminta kenaikan gaji, anda bisa mengatakan "Tapi bagi saya untuk dapat memberikan hasil tersebut, kami memerlukan sedikit penyesuaian tarif ..."]
  • "Bagaimana kedengarannya?"

Misalnya, seseorang yang melakukan pekerjaan desain situs web bisa menyiapkan garis besarnya seperti contoh berikut ini:

  • "Dalam percakapan kami sebelumnya, anda telah menyebutkan bahwa anda ingin mendapatkan pelanggan 20% lebih banyak dalam enam bulan ke depan."
  • "Saya tahu saya dapat membantu anda dengan itu karena saya memiliki rekam jejak merancang situs web yang menjual produk dengan sangat baik. Dalam sebuah proyek baru-baru ini, saya dapat membantu perusahaan meningkatkan jumlah unduhan ke aplikasi mereka, hanya dari perancangan ulang beranda secara sederhana. "
  • "Sebenarnya, mereka memberi tahu saya bahwa pelanggan berulang mereka menganggap situs ini lebih mudah digunakan."
  • "Begitu saya membantu anda mendapatkan lebih banyak pelanggan, bisnis anda akan memiliki lebih banyak ruang finansial untuk tumbuh dan mengejar peluang tambahan."
  • "Untuk mencapai titik tersebut, total investasi dalam proyek ini adalah $ 8.000 sampai $ 10.000."
  • "Bagaimana kedengarannya?"

Anda tidak perlu menggunakan kata kunci tersebut secara persis. Menggunakan kata-kata yang sempurna bukanlah intinya. Yang penting adalah anda mengemukakan informasi tersebut dalam negosiasi anda. Anda ingin membuat hubungan yang kuat antara semua informasi yang anda miliki sejauh ini, meliputi: tujuan dan masalah klien anda, rekam jejak anda, serta tarif anda.

Sebaiknya, anda perlu membuat dua hingga lima versi konsep untuk menemukan yang paling sesuai dengan situasi anda dan yang terdengar paling alami. Sewaktu anda mempraktikkan pernyataan ini kepada diri anda sendiri, anda tidak hanya akan ingat bagaimana anda membuktikan nilai anda, tapi anda juga akan diingatkan tentang pekerjaan terbaik anda, lalu mendapatkan kepercayaan diri dari itu.

5. Siapkan Diri Anda Terhadap Keberatan yang Mungkin Terjadi

Terkadang, tidak peduli seberapa kuat anda mempresentasikan kasus anda, beberapa klien masih ragu untuk memberi anda kenaikan gaji atau membayar harga yang anda minta sekalipun mereka mampu membayarnya. Dalam beberapa kasus, hal ini mungkin menjadi pertanda bahwa anda tidak cocok atau mereka tidak cocok untuk anda. Tapi kalau diskusi anda sudah bersahabat sejauh ini, mungkin anda hanya perlu mengatasi keberatan mereka. Inilah sebabnya mengapa sebaiknya kita mengantisipasi keberatan mereka sebelumnya, jadi anda tahu bagaimana cara meyakinkan mereka.

Jika anda sudah menjadi freelance selama beberapa tahun sampai sekarang, kemungkinan anda sudah terbiasa dengan keragu-raguan paling umum yang dimiliki klien saat bernegosiasi. Berikut ini adalah dua hal yang umum terjadi, termasuk gagasan tentang bagaimana cara meresponsnya:

  1. "Itu tidak sesuai dengan anggaran." Ada beberapa kasus saat keberatan ini berlaku, seperti saat bekerja dengan organisasi nirlaba atau jika klien akan menggunakan tabungan pribadinya untuk mendanai proyek tersebut. Namun dalam kasus lain, biasanya ada beberapa ruang gerak. Tanyakan kepada mereka bagaimana mereka mengatur anggaran dan bagaimana proses pengambilan keputusan itu. Hal ini dapat mengungkapkan masalah mendasar mereka: mungkin mereka tidak menghasilkan penjualan yang cukup, mungkin mereka tidak memiliki kekuatan untuk menyesuaikan anggaran, atau mereka ingin melihat hasilnya terlebih dahulu sebelum mereka menginvestasikan lebih banyak lagi. Dengan mengetahui hal ini, memungkinkan anda untuk meresponsnya secara tepat.
  2. "Freelancer lainnya menawarkan tarif yang lebih rendah." Anda bisa memberi tahu klien bahwa anda mengerti bila kisaran harga anda memang sedikit lebih tinggi daripada yang lain, tapi itu untuk alasan yang sangat bagus, yakni terkait hasil kerja yang anda berikan. Untuk membuktikan bahwa anda adalah investasi yang lebih baik, anda dapat merujuk pada pencapaian anda, seperti hasil nyata yang anda dapatkan untuk bisnis lain, serta keahlian dan pengalaman unik yang anda miliki.

Sebutkan kemungkinan keberatan lain yang dapat anda pikirkan, lalu rujuk ke semua persiapan yang telah anda lakukan sejauh ini untuk mengetahui bagaimana persiapan anda berguna dalam menangani keberatan tersebut.

Perlu diingat: Bila klien anda memiliki keberatan, yang terbaik adalah menanggapi keberatan ini dan meyakinkan klien anda, bukan sekadar membuat pernyataan yang berlawanan. Pahami bahwa keberatan mereka tampak nyata dan valid bagi mereka, bahkan jika anda sudah mengumpulkan semua bukti yang anda butuhkan untuk menunjukkan bahwa anda adalah investasi yang bagus.

Keyakinan Datang dari Persiapan

Tidak semua freelancer cukup percaya diri untuk membenarkan kenaikan gaji dari klien atau tarif di atas rata-rata, dan itu adalah hal yang normal. Tapi begitu anda melakukan latihan di atas, anda tidak hanya siap dengan semua informasi yang dibutuhkan klien untuk membuat keputusan, tapi anda juga akan mengingatkan diri anda sendiri tentang segala hal yang membuat anda menjadi seorang freelancer berharga. Dengan semua persiapan ini, anda bisa masuk ke diskusi itu lalu bernegosiasi dengan perasaan siap, tenang, dan percaya diri.

Sumber daya

Kredit Grafis: Ikon jabat tangan yang didesain oleh Irene Hoffman dari Proyek Noun.




Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.