Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Project Management

Manajemen Proyek Kickstart: Bagaimana Menaklukkan Proyek Besar

by
Read Time:10 minsLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ratnawati (you can also view the original English article)

Semakin besar proyek, semakin besar kemungkinan pekerja lepas kewalahan.  Jika Anda tidak melakukan pekerjaan dengan baik dalam mengorganisir sebuah proyek besar, Anda mungkin akan kehilangan tenggat waktu Anda.  Batas waktu yang hilang bisa berarti kehilangan klien Anda dan bahkan mungkin reputasi Anda.

Ada cara yang lebih baik.  Prinsip manajemen proyek membantu Anda mengatur proyek besar agar berjalan dengan lancar.

Pertama, mari kita definisikan manajemen proyek.  Menurut Asosiasi Manajemen Proyek,

Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, pengetahuan, keterampilan dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek.

Kebanyakan pekerja lepas mengerti mengapa pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman penting untuk menyelesaikan proyek mereka.  Tapi ada yang menolak gagasan untuk menggunakan proses dan metode.  Pekerja lepas yang kreatif terkadang merasa terlalu banyak struktur akan menghilangkan kreativitas mereka.

Pekerja lepas harus menyambut proses dan metodologi.  Alih-alih mencekik kreativitas, mereka membiarkan Anda berbuat lebih banyak.  Bagi sebagian besar dari kita, lebih banyak pekerjaan yang dilakukan berarti lebih banyak pendapatan.  Itu hal yang baik.  Plus, memiliki keterampilan manajemen proyek yang baik memungkinkan Anda menangani proyek lepas yang lebih besar.  Dengan keterampilan manajemen proyek, Anda bisa mengelola profesionalisme lainnya dan mengerjakan lebih banyak pekerjaan.  

Proyek yang lebih besar cenderung membayar lebih.  Jika Anda bisa menangani proyek besar, Anda akan lebih berharga untuk klien Anda.  Anda juga akan cenderung menarik bisnis yang sama terulang.  Memang, manajer proyek diminta untuk proyek perusahaan dan pemerintah.  Menurut sebuah survei dari Payscale.com , pembayaran rata-rata untuk manajer proyek di AS pada bulan Agustus 2015 berkisar antara $ 65.062 sampai $ 85.971.

Dalam tutorial ini, saya memberikan gambaran singkat tentang manajemen proyek.  Saya mulai dengan membandingkan metode tangkas dengan metode tradisional.  Selanjutnya, saya berikan metode praktis yang bisa Anda terapkan pada proyek freelance Anda sendiri.

Membandingkan Proses

Penting untuk dipahami bahwa manajemen proyek adalah bidang yang sangat besar.  Ada banyak metodologi manajemen proyek yang berbeda, beberapa di antaranya dipatenkan. Berikut adalah beberapa metodologi yang berbeda di luar sana:

  1. Metode tangkas 
  2. Lean (metode tangkas) 
  3. Scrum (metode tangkas) 
  4. Enam Sigma 
  5. Metode air terjun (juga disebut tradisional) 
  6. PRINCE2 (populer di Inggris)

Masing-masing metodologi ini memiliki variasi dan sub-metodologi.  Jangan biarkan nama semua metode ini membingungkan Anda.  Manajer proyek perusahaan perlu memahaminya dengan baik.  Sebagai pekerja lepas Anda mungkin hanya menggunakan salah satu dari dua metode: Tangkas atau Air Terjun (juga disebut Traditional).

Manajer proyek perusahaan juga menggunakan beberapa istilah yang sangat spesifik.  TechRepublic telah menerbitkan daftar besar persyaratan manajemen proyek yang bisa anda rujuk jika Anda mendapati istilah yang tidak Anda kenal.  Untuk tutorial ini, kita akan fokus pada dua definisi yang mungkin tidak Anda ketahui:

Cakupan:  

... cara Anda menggambarkan batas-batas proyek; Ini mendefinisikan apa yang akan diberikan proyek dan apa yang tidak akan diberikan ... 
( TechRepublik )

Dapat disampaikan:

... hasil nyata yang dihasilkan oleh proyek ...  
(TechRepublik)  

Istilah lain cukup jelas atau didefinisikan dalam tutorial ini.

Salah satu keputusan pertama yang akan Anda buat sebagai manajer proyek freelance adalah apakah akan menggunakan proses manajemen proyek Tangkas atau Tradisional.  Bagian ini membandingkan dua jenis proses manajemen proyek.  Ini akan membantu Anda menentukan metode mana yang terbaik untuk proyek Anda.

Memilih Proses Tangkas

Manajemen proyek tangkas didasarkan pada dua belas prinsip Manifestasi tangkas.  Hal ini sering digunakan untuk proyek pengembangan perangkat lunak.  Berikut adalah beberapa karakteristik proyek yang sesuai untuk pengelolaan proyek Tangkas:

  • Penyampaian proyek tidak didefinisikan dengan baik atau kemungkinan akan berubah. 
  • Proyek ini memiliki beberapa kali atau tahap kiriman. 
  • Proyek ini memiliki sejumlah sumber daya. 
  • Pelanggan tersedia selama proses berlangsung. 
  • Jadwalnya sangat fleksibel.

Contoh proyek Tangkas yang bagus adalah peluncuran aplikasi perangkat lunak baru.  Aplikasi akan dirilis secara bertahap.  Fitur dari fase pertama biasanya terkenal.  Fitur dari fase terakhir biasanya tidak didefinisikan dengan baik dan dapat berubah dari waktu ke waktu.  Pelanggan juga menginginkan pertemuan untuk brainstorming yang sering.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang proses proyek Tangkas, lihat tutorial gratis berikut dari Tuts +:

Tangkas adalah metodologi yang bagus untuk banyak proyek.  Tetapi beberapa proyek dikelola dengan lebih baik dalam proses yang lebih tradisional.

Memilih Proses Tradisional

Dalam tutorial ini, saya memusatkan perhatian pada bagaimana pengelolaan  proyek Tradisional (atau Air Terjun) membantu Anda mengelola proyek lepas.

Meski metode Tangkas cukup populer, ada kalanya proses tradisional masuk akal.  Berikut adalah karakteristik proyek yang sesuai dengan manajemen proyek tradisional:

  • Ruang lingkup proyek didefinisikan dengan baik dan tidak mungkin berubah. 
  • Proyek ini memiliki ketersampaian tunggal. 
  • Sumber daya untuk proyek bisa disesuaikan. 
  • Keterlibatan pelanggan dalam proyek ini terbatas setelah ruang lingkup disepakati. 
  • Batas waktu atau tanggal pengiriman ditetapkan dan tegas. 
  • Klien membutuhkan manajemen proyek tradisional.

Contoh proyek tradisional adalah peluncuran situs e-commerce untuk perusahaan yang hanya memiliki sedikit produk.  Tidak masuk akal menggulung proyek secara bertahap karena hasil akhirnya diketahui dan tidak mungkin berubah.  Pelanggan memberi Anda persyaratan, tapi ingin Anda menanganinya dari sana.  Padahal, ketersediaan klien selama proyek akan terbatas.

Manajemen Proyek Tradisional

Bagian ini mengidentifikasi lima fase proyek di bawah proses manajemen proyek Tradisional.  Metodologi yang berbeda menggunakan  istilah yang berbeda, namun apa yang terjadi di setiap fase serupa.

Roli Pathak, menulis di PM project-management.com, menawarkan deskripsi yang bagus tentang Tahap proyek tradisional:

  1. Memulai 
  2. Merencanakan   
  3. Menjalankan 
  4. Mengontrol 
  5. Menutup

Saya akan menjelaskan bagaimana Anda dapat menerapkan setiap fase proyek Anda di bagian berikutnya.  Untuk sekarang, ayo lihatlah kelebihan dan kekurangannya   Manajemen proyek tradisional.

Keuntungan Proses Tradisional

  • Manajemen proyek tradisional memungkinkan tim bekerja dengan pengawasan klien yang kurang. 
  • Ada sedikit perubahan pada proyek. 
  • Manajemen proyek tradisional mencakup lingkup yang terdefinisi dengan baik.

Kekurangan Proses Tradisional

  • Sulit untuk memproses perubahan. 
  • Klien kurang terlibat.

Sekarang Anda memiliki gambaran umum tentang Manajemen proyek, Anda siap menggunakannya.

Menggunakan Manajemen Proyek

Anda dapat menerapkan proses manajemen proyek Tradisional ke proyek lepas Anda.  Saya telah menyesuaikan fase manajemen proyek tradisional untuk pekerja lepas.  Berikut adalah lima fase manajemen proyek dan deskripsi tentang apa yang terjadi selama setiap fase untuk Anda, pekerja lepas:

  1. Dapatkan Persyaratan (Inisiasi). Klien mengekspresikan minat untuk mengerjakan proyek dengan Anda.  Pastikan Anda memiliki sumber daya dasar (termasuk subkontraktor) untuk mengerjakan proyek.  Mintalah lingkup proyek yang terperinci.  Juga konfirmasikan bahwa pemahaman Anda tentang ruang lingkup sudah benar dengan klien.
  2. Rencana. Perkirakan jumlah usaha yang dibutuhkan proyek dan jadwalkan pekerjaan.  Pecahkan proyek menjadi bagian yang lebih kecil (sering disebut struktur rincian kerja) untuk membuat rencana yang mudah dikelola.  Tetapkan tujuan internal Anda dan pastikan bahwa rencana Anda memenuhi tujuan klien.  Dapatkan kontrak atau persetujuan yang ditandatangani dari klien dan kumpulkan pembayaran awal.
  3. Pengembangan (Execute). Anda (dan ada pekerja lepas yang Anda rekrut) melakukan tugas utama proyek.  Jika Anda seorang pengembang web, inilah tempat Anda membangun halaman web.  Jika Anda seorang penulis, ini adalah tempat Anda membuat draf kasar.
  4. Review / Uji (Kontrol). Selama proyek berlangsung, bandingkan kemajuan Anda dengan rencana tersebut.  Jika Anda tertinggal, ambil langkah untuk memastikan Anda kembali ke rencana yang dijadwalkan.  Periksa pekerjaan Anda selama fase ini untuk memastikan tidak ada kesalahan dan lingkup proyek terpenuhi.  Jika Anda memiliki tim, tinjaulah karya masing-masing.  Jika tidak, lihatlah pekerjaan Anda sendiri dengan saksama.  Melewatkan fase ini bisa mengakibatkan klien yang tidak bahagia dan banyak pengerjaan ulang.  Untuk proyek besar yang mungkin Anda butuhkan  adalah seorang ahli materi pelajaran independen untuk review atau pengujian.
  5. Penutup / Pemeliharaan (Close). Balikkan proyek ke klien.  Selesaikan pembayaran yang tersisa.  Jika proyek memerlukan dukungan dan pemeliharaan yang berkelanjutan, buatlah pengaturan untuk penanganannya (dengan biaya tambahan).  Sebagai pekerja lepas, ada baiknya Anda meminta lebih banyak pekerjaan pada saat ini.

Seiring kemajuan Anda melalui langkah-langkah pengelolaan proyek, Anda memerlukan alat untuk membantu Anda.  Untuk proyek berukuran kecil hingga menengah, buat spreadsheet proyek khusus yang menggunakan alat seperti Google Sheet (gratis) atau Microsoft Excel.  Untuk proyek yang lebih besar Anda mungkin memerlukan alat yang lebih kompleks seperti Microsoft Project atau Jira.

Jika Anda telah mengikuti proses manajemen proyek, Anda mungkin menghindari banyak  masalah yang biasanya terjadi pada  proyek

Menghindari Kesalahan Manajemen Proyek

Untuk proyek yang lebih besar, proses manajemen proyek membantu Anda menghindari jebakan lepas yang umum.  Berikut adalah tujuh masalah pekerja lepas yang sering dihadapi dan penjelasan tentang bagaimana proses manajemen proyek membantu masing-masingnya:

  1. Tidak mengerti apa yang diinginkan klien. Dalam proses manajemen proyek klien setuju dengan persyaratan (juga dikenal sebagai lingkup) selama tahap pertama.  Ruang lingkup menjadi bagian dari kontrak.
  2. Meremehkan waktu untuk proyek. Dengan manajemen proyek, perkiraan Anda lebih akurat karena Anda mendasarkannya pada lingkup yang lebih terperinci.
  3. Biaya tidak sesuai untuk proyek ini. Anda cenderung tidak mau membayar mahal untuk proyek ini karena Anda memiliki perkiraan yang lebih akurat.
  4. Menunda atau  tugas berjalan lambat dan akhirnya mengantarkan terlambat. Dengan proses manajemen proyek Anda selalu tahu bagaimana kemajuan Anda dibandingkan dengan jadwal. 
  5. Mengubah sebuah proyek karna ada masalah. Manajemen proyek mengharuskan Anda untuk menguji (atau mengendalikan) pekerjaan Anda.  Anda cenderung tidak melakukan kesalahan pada proyek. 
  6. Kesalahpahaman setelah proyek selesai. Karena ruang lingkup didefinisikan secara jelas sejak awal, klien tahu persis apa yang Anda setujui untuk dilakukan. 
  7. Tidak mendapatkan bisnis yang berulang dari klien. Sebagai bagian dari tahap akhir, tanyakan kepada klien apakah Anda dapat menangani kebutuhan dukungan atau perawatan mereka.

Setelah Proyek

Bahkan setelah proyek freelance Anda selesai, Anda tidak selesai.  Manajer proyek terbaik menganalisis keberhasilan dan kegagalan proyek mereka.  Anda harus melakukan hal yang sama.

Berikut adalah beberapa pertanyaan saat proyek Anda berakhir:

  • Apakah klien senang?  Jika tidak, mengapa tidak? (Anda mungkin harus bertanya.) 
  • Apakah proyek tetap sesuai jadwal?  Jika tidak, pada titik manakah itu tidak sesuai jadwal?  Apa yang menyebabkannya tidak sesuai jadwal? 
  • Apakah perkiraan waktu Anda akurat untuk setiap tugas?  Jika tidak, berapa lama waktu yang dibutuhkan? 
  • Apa yang anda pelajari dari proyek ini?  Apa yang Anda ingin Anda lakukan secara berbeda? 
  • Berdasarkan proyek ini, apakah Anda perlu berinvestasi lebih banyak alat atau pelatihan?

Catat jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan ini dan simpan di tempat yang aman.  Ikutilah jawaban Anda dengan anggota tim proyek Anda.  Lihatlah jawaban Anda sebelum memulai proyek freelance berikutnya hindari membuat kesalahan yang sama pada sebuah proyek baru.

Setelah proyek yang sukses, mintalah klien Anda memberi rekomendasi saat pekerjaan Anda masih segar dalam pikiran mereka.  Manajer proyek perusahaan biasanya melewatkan langkah ini, namun penting bagi manajer proyek lepas.

Berikut adalah beberapa Tuts + tutorial yang akan membantu Anda meminta testimonial klien:

Kesimpulan

Tutorial ini mencakup subjek yang kompleks, manajemen proyek tradisional, dan membuatnya dapat diakses oleh pekerja lepas.  Hal ini tidak dimaksudkan untuk menjadi sumber daya yang lengkap dalam pengelolaan proyek.  Juga tidak menganjurkan metodologi manajemen proyek tradisional untuk semua proyek lepas.

Manajemen proyek adalah area dimana pengalaman dan pendapat berbeda.  Beberapa hal penting yang perlu diingat adalah bahwa Anda harus merencanakan dan mengatur proyek lepas dan bahwa ada metode yang terbukti untuk membantu Anda melakukannya.

Selain itu, kemampuan mengelola proyek freelance meningkatkan nilai Anda sebagai pekerja lepas dan membuat Anda lebih berharga.

Sumber daya

Kredit Grafis: Manajemen proyek ikon yang dirancang oleh   Matthew Roberts dari Proyek Noun.




Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.