Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Planning

Apakah KPI Itu dan Bagaimana Menggunakannya Dalam Bisnis Kecil Kamu?

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Jika kamu berkerja dalam sebuah korporasi, kamu mungkin mengetahui semua tentang Key Performance Indicator (KPI). Perusahaan besar menggunakannya sepanjang waktu untuk mengukur progress mereka dan memastikan mereka tetap pada jalur untuk mencapai target.

Namun banyak bisnis kecil kehilangan triknya: sebuah survei terbaru oleh Geckoboard menemukan bahwa hampir separuh pemilik bisnis skala kecil dan menengah gagal mengidentifikasi KPI mereka. Survei yang sama menemukan bahwa bisnis-bisnis yang memantau KPI secara reguler cenderung dua kali lebih mampu mencapai targetnya.

Jadi dalam tutorial ini, kamu akan belajar bagaimana menerapkan alat bantu perencanaan yang manjur ini pada bisnis kecilmu. Kamu akan belajar apakah KPI itu, keuntungan menggunakannya, jenis-jenisnya, dan bagaimana menentukan KPI yang efektif dan memonitornya.

Di akhir, kamu akan siap untuk menggunakan laporan KPI untuk membawa bisnis kecilmu ke level sukses berikutnya.

What are key performance indicators KPIs
Apakah Key Performance Indicator (KPI) itu? (sumber grafis)

1. Apakah KPI Itu?

Mari kita mulai dengan definisi singkat. Berikut bagaimana perusahaan software bisnis Klipfolio mendefinisikan KPI:

Key Performance Indicator adalah sebuah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif sebuah perusahaan mencapai tujuan bisnis utamanya.

Istilah "nilai terukur" sangat penting disini. KPI digerakkan oleh data spesifik, sehingga menyediakan sebuah pengukuran yang jelas akan progressmu. Bukannya hanya mengatakan, "Pelanggan menyukai kami", kamu akan dapat mengatakan sesuatu seperti: "88% pelanggan mengatakan mereka akan membeli dari kami lagi, naik dari sebelumnya 85% tahun lalu, dan 82% akan merekomendasikan kami ke orang lain, naik dari sebelumnya 80% tahun lalu."

Itu jauh lebih ampuh daripada sebuah pernyataan anekdot, dan itu dapat membantumu dengan menyorot isu dan menanganinya dengan cepat. Jika persentase kepuasan pelanggan tersebut mulai menuju arah yang salah, sebagai contoh, kamu dapat menjalankan survei ekstra untuk menemukan mengapa orang kurang senang dengan pelayananmu.

Bisa saja kamu memiliki karyawan tertentu yang memerlukan pelatihan yang lebih baik, atau seorang kompetitor yang menawarkan sesuatu yang tidak kamu lakukan, atau lainnya. KPI itu seperti sistem peringatan dini. Ketika kamu tidak mencapai target, kamu dapat memikirkannya sebagai lampu peringatan yang berkedip di dalam kantormu.

Contoh yang saya berikan adalah KPI kepuasan pelanggan, namun kamu dapat menggunakan KPI dalam area yang berbeda dalam bisnismu: kamu dapat menggunakan KPI keuangan, KPI operasional, KPI penjualan, dan sebagainya. Kita akan melihat jenis - jenis itu lebih detil nantinya.

Perhatikan bahwa definisi Klipfolio menggunakan kata "key/utama" dua kali. Apa yang dimaksud "utama" di sini? Itu tergantung pada bisnismu. Sebuah pengukuran yang penting bagi satu bisnis mungkin tidak relevan bagi bisnis lainnya. Dan apa yang penting bagi bisnismu mungkin berubah seiring waktu, sebagaimana kamu tumbuh dan mulai menghadapi masalah dan peluang yang berbeda.

Kita akan melihat pemilihan KPI lebih detil nantinya, namun untuk sekarang, ingatlah bahwa "utama" merupakan penilaian yang subyektif, dan itu diarahkan pada apa yang ingin kamu fokuskan dalam bisnismu pada waktu tertentu.

2. Keuntungan Menggunakan KPI Dalam Bisnis Kecilmu

Jadi mengapa menggunakan KPI?

Nah, data survei yang saya sebutkan pada pendahuluan kelihatan cukup menarik bagi saya. Bisnis kecil yang memantau KPI secara reguler dua kali lebih mampu untuk mencapai target mereka. Berikut adalah pandangan yang lebih detil mengapa KPI sangat efektif.

KPI Untuk Solo Entrepreneurs

Jika kamu adalah solo entrepreneur, kamu mungkin mencoba untuk menangani banyak pekerjaan yang berbeda sekaligus, mulai dari akuntansi hingga pengembangan produk hingga pemasaran. Akan mudah untuk berakhir dengan sebuah to-do list yang panjang namun tanpa kejelasan nyata akan tugas mana yang terpenting dalam memajukan bisnis kamu.

Menentukan dan memantau KPI dapat menjagamu tetapi pada jalur. Jika kamu menentukannya dengan benar, KPI mencerminkan elemen terpenting bisnismu saat ini. Untuk tiap tugas dalam daftar, kamu dapat menanyakan dirimu bagaimana itu akan berkontribusi dalam mencapai salah satu KPImu, dan melakukan prioritas berdasarkan itu. Kamu dapat memastikan bahwa kamu menghabiskan banyak waktumu pada tugas yang akan memiliki dampak langsung pada sesuatu yang benar-benar penting bagi bisnismu.

KPI Untuk Bisnis Dengan Karyawan

Jika kamu memiliki karyawan, KPI juga menyajikan beberapa tujuan tambahan. Mereka tidak hanya membantumu dan karyawanmu tetap fokus pada hal yang benar, namun juga memberikanmu kemampuan untuk mengatur karyawanmu dengan lebih efektif.

Jika kamu memperkerjakan seorang manajer penjualan, sebagai contoh, kamu dapat setuju pada beberapa KPI penjualan yang realistis, dan kemudian mengukur kinerja orang tersebut terhadap KPI. Itu adalah pengukuran yang lebih obyektif, dan lebih mudah untuk menjaga orang tersebut tetap pada jalurnya. Alih-alih mengatakan, "Saya ingin melihatmu membuat lebih banyak penjualan", kamu dapat mengatakan, "KPI yang kita setujui adalah mendapatkan 20 pelanggan baru dalam sebulan, namun kita hanya membawa 12 bulan ini".

Itu dapat menuntun pada diskusi yang jauh lebih produktif. Tanpa adanya KPI, manajer penjualanmu mungkin menjadi defensif tentang keinginan biasmu untuk "lebih banyak penjualan" dan mengklaim bahwa ekspektasimu tidak realistis.

Dengan KPI, itu tidak bisa dielakkan. Manajer penjualan tersebut telah setuju terhadap target 20 per bulan, dan diskusi dapat berfokus pada mengapa target tidak tercapai. Mungkin mereka membutuhkan lebih banyak support dari area lain dalam bisnis tersebut, mungkin harga yang ditetapkan terlalu tinggi, atau mungkin ada ketidakuntungan kompetitif yang menghambat para pelanggan potensial.

KPI dapat juga membantu karyawanmu merasa lebih terdorong dengan menentukan ekspektasi yang jelas. Survei yang sama dari Geckoboard menemukan bahwa separuh staf British mengatakan kinerja keseluruhan mereka dikompromikan ketika mereka tidak memiliki kesadaran tentang informasi dan pengukuran utama perusahaan.

Orang senang mengetahui apa tepatnya yang diharapkan dari mereka, dan merasa bahwa mereka membuat dampak nyata. Seiring bisnismu bertambah besar, itu dapat menjadi sulit untuk dicapai, namun KPI yang jelas dapat membantu.

Seiring kamu menambah lebih banyak karyawan, kamu bahkan dapat menggunakan "KPI pecahan". Sebagai contoh, jika kamu memiliki beberapa penjual, kamu dapat memecah KPI total 20 pelanggan baru per bulan, sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk 5 penjualan baru. KPI pribadi mereka dengan jelas cocok ke dalam KPI keseluruhan.

Batasan KPI

KPI adalah alat manajemen yang penting, namun seperti alat lainnya, mereka juga memiliki batasannya. Memiliki fokus yang kuat untuk sebuah target tertentu itu bagus, namun itu juga dapat mengarahkan ke penolakan hal-hal penting lainnya yang tidak ditangkap dalam data.

Jika kamu menentukan KPI dengan benar, mereka harusnya mencerminkan bagian paling penting dalam bisnismu, namun tetap saja, data yang dilihat terpisah dapat selalu salah arah. Penting untuk menjaga konteks bisnis secara keseluruhan dalam pikiran.

Mari kembali ke contoh KPI penjualan. Dalam kasus ini, kamu memberi insentif bagi tim penjualan yang membawa pelanggan baru, namun kamu tidak fokus pada seberapa berharganya tiap pelanggan. Tim penjualanmu akan melakukan lebih baik dengan membawa lima pelanggan bernilai-rendah dibandingkan dengan menarik sebuah perusahaan besar yang akan menghabiskan banyak waktu, walaupun itu akan jauh lebih berharga bagi bisnismu.

Kamu dapat, tentu saja, mengubah KPI untuk fokus pada nilai jangka panjang pada tiap pelanggan sebagai tolok ukur, namun akan tetap ada masalah. Jika tim penjualanmu fokus secara murni untuk mencapai KPI, mereka mungkin akan menunda pendaftaran pelanggan baru setelah mereka mencapai target bulanan, sehingga bisnis baru tersebut berkontribusi untuk target bulan berikutnya.

Jadi penting untuk diingat, baik bagi kamu dan stafmu, bahwa melakukan hal yang benar untuk bisnismu adalah kriteria utama untuk setiap keputusan. KPI dimaksudkan untuk tujuan akhir itu, bukan pada KPI itu sendiri. Mendesain KPI dengan benar akan membawamu jauh, namun tetap pastikan untuk meninggalkan beberapa fleksibilitas, dan jangan biarkan angka tersebut menjadi obsesi yang tidak sehat.

3. Jenis-Jenis KPI

Jadi apa saja jenis KPI yang ada? Sungguh, kamu dapat memantau apa saja yang kamu inginkan, dan area yang akan berbeda untuk tiap perusahaan, namun berikut adalah beberapa contoh yang populer:

KPI Keuangan

Kelompok KPI ini mengukur garis bawah bisnismu: sukses finansial. Ini dapat berarti pendapatan, penghasilan bersih, arus kas, kesehatan neraca keuangan, atau sesuatu yang lebih spesifik. Sebagai contoh, jika hutang adalah masalah bisnismu, tingkat hutang keseluruhanmu mungkin adalah KPI yang ingin kamu lacak.

Untuk lebih jauh tentang contoh hutang, lihat tutorial terbaru saya tentang keluar dari hutang, dan untuk contoh lebih banyak tentang KPI keuangan, lihat tutorial pengukuran keuangan ini:

KPI Operasional

Yang ini tentang efisiensi operasi bisnismu. Seberapa cepat kamu mengirim pesanan kepada klien? Jika kamu memiliki sebuah inventori produk fisik, berapa lama produk tersebut tetap berada dalam inventori sebelum terjual? Ada banyak kemungkinan di sini: lebih lanjut, lihat tutorial saya tentang pengukuran operasional.

KPI Pertumbuhan

Semua bisnis perlu menarik pelanggan baru. Bahkan jika kamu tidak ingin menjadi Amazon berikutnya, jumlah pertumbuhan tertentu adalah sehat—itu membantu memberikanmu lebih banyak uang untuk diinvestasikan dalam bisnismu dan menyediakan layanan terbaik. Paling tidak, kamu perlu mengganti pelanggan yang ada yang akan pergi meninggalkan untuk alasan yang bermacam-macam.

Jadi kamu dapat melacak pendaftaran pelanggan baru, mengarahkan pertumbuhan bisnis, pertumbuhan pendapatan total, atau rentang pengukuran lainnya.

KPI Pelanggan

Sama halnya membawa pelanggan baru, kamu perlu membuat pelanggan yang sudah ada tetap senang. Kelompok KPI ini melacak kebahagiaan pelangganmu—biasanya berdasarkan survei reguler, walaupun kamu dapat mengukurnya dengan cara lain, seperti jumlah pembelian ulang.

Kamu dapat menggunakan KPI sederhana seperti kepuasan pelanggan total, atau kamu dapat melihat pengukuran yang lebih detil seperti kecepatan penyelesaian masalah, tingkat keterlibatan pelanggan dengan produk atau aplikasimu, interaksi pada media sosial, dll.

Indikator Leading / Lagging

Kamu akan sering melihat KPI dinyatakan sebagai indikator "leading" atau "lagging". Indikator "leading" memprediksi sebuah hasil tertentu, sementara indikator "lagging" mengukur apa yang terjadi di masa lampau.

Secara pribadi, saya tidak merasa perbedaan ini membantu. Mengukur masa depan itu secara logika tidak mungkin, jadi segala yang kamu ukur telah terjadi (begitu juga "lagging"). Namun banyak kejadian di masa lalu yang dapat juga digunakan untuk membuat prediksi tentang masa depan (dan begitu juga "leading").

Jadi saya merekomendasikan untuk fokus lebih ke area bisnis yang ingin kamu lacak, namun saya menyebutkan "leading"/"lagging" sehingga kamu sadar akan hal itu.

Kategori KPI Yang Lainnya

Kamu dapat melihat lebih banyak contoh KPI dalam seri saya tentang pengukuran bisnis, seperti:

4. Bagaimana Menentukan KPI Yang Efektif

Jadi KPI mana yang harusnya kamu gunakan?

Pertama-tama, berikut yang tidak boleh kamu lakukan. Jangan mulai dengan bertanya data apa yang kamu miliki. Mulailah dengan mengidentifikasi hal paling penting bagi bisnismu, dan kemudian baru nanti mengkhawatirkan bagaimana mengumpulkan datanya.

Kebanyakan bisnis saat ini memiliki jumlah data tersedia yang sangat banyak, jadi jangan mengumpulkan apapun—itu dapat melelahkan dan mengganggu. Jadilah selektif, dan pastikan kamu mengumpulkan dan melacak hanya apa yang penting saja.

What KPIs should you measure
Apa yang seharusnya diukur KPI? (sumber grafis)

Pilihlah KPI Yang Selaras Dengan Tujuan Strategikmu

Jadi mulailah dengan mengaitkannya kembali ke rencana bisnismu. (Kamu memiliki sebuah rencana bisnis, bukan? Jika tidak, lihat tutorial perencanaan bisnis saya)

Bahkan rencana bisnis yang paling informal harusnya memiliki sebuah daftar yang jelas mengenai tujuan strategik. Mulai dengan daftar ini, dan kembangkan KPI untuk mencerminkan tiap area yang terpenting.

Lembaga British nonprofit untuk pendidikan yang lebih tinggi Jisc menyediakan sebuah daftar pertanyaan-pertanyaan yang berguna untuk kamu tanyakan pada dirimu sendiri saat kamu menentukan KPI. Berikut adalah versi singkat daftar tersebut.

  • Pertanyaan apa yang kamu harapkan jawabannya melalui KPI?
  • Apakah pertanyaan ini terkait langsung ke tujuan strategik yang dicantumkan dalam rencana strategik?
  • Apakah kamu sedang mengumpulkan data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan - pertanyaan ini, atau hanya berfokus pada data yang kamu tahu mudah untuk dikumpulkan?
  • Apakah kamu mengumpulkan data yang tidak dibutuhkan?
  • Bagaimana dan seberapa sering kamu memonitor progress terhadap KPI?

Lihat artikel yang pada tautan di atas untuk daftar lengkap pertanyaan (namun ingatlah bahwa beberapa sudah tidak cocok untuk institusi yang lebih besar dan mungkin perlu dikustomisasi untuk goal bisnis kecilmu).

Membuat KPI Efektif

Ketika kamu telah mengidentifikasi area yang benar untuk fokus, kamu perlu memilih KPI tertentu untuk diukur.

Hal utama untuk dituju adalah spesifisitas. KPI harusnya sangat difokuskan dan mudah diukur. Kamu mungkin terbiasa dengan goal yang SMART, jika tidak, atau jika kamu perlu sebuah pengingat, lihat tutorial luar biasa oleh David Masters pada penetapan goal untuk bisnis kecilmu.

Singkatnya, goal yang SMART harusnya:

  • Spesific (Spesifik)
  • Measurable (Dapat Terukur)
  • Attainable (Dapat Dicapai)
  • Realistic (realistis)
  • Time-bound (terikat dengan waktu)

KPI tidak persis seperti goal SMART. Satu perbedaan adalah biasanya goal SMART memiliki target tanggal, KPI biasanya merupakan target berjalan. Namun kerangka kerjanya tetapi membantu untuk memastikan bahwa kamu menentukan KPI yang bagus, spesifik, dan dapat terukur.

Tentukan Parameter - Parameter

Untuk tiap KPI, hendaklah ada angka minimal spesifik yang kamu tuju. Pikirkan contoh sederhana saya tentang 20 pelanggan baru per bulan.

Beberapa bisnis juga menambahkan beberapa tingkatan tertentu, seperti sistem "traffic light". Dalam hal itu, mencapai target 20 pelanggan baru per bulan menjadi hijau, menandakan bahwa kamu berkeja dengan baik. Antara 12 dan 20 menjadi oranye, menandakan bahwa kamu gagal mencapai target, namun sudah dekat. Di bawah 12 menjadi merah, menandakan bahwa kamu memiliki masalah serius untuk ditemukan.

5. Bagaimana Memonitor KPI

Tentu saja, menentukan KPI adalah kegiatan yang tidak bermanfaat kecuali kamu memonitornya secara reguler dan mengambil tindakan segera setelah kamu melihat sebuah masalah.

Kamu mungkin bertanya "Seberapa sering saya harus melacak KPI?"

Jawabannya adalah: "Sesering mungkin."

Jika bisa, tentukan suatu jenis dashboard yang mengumpulkan semua data dalam satu tempat dan mudah untuk diupdate. Beberapa software akuntansi menawarkan fungsi ini, dan juga ada banyak penyedia software khusus "dashboard bisnis" yang akan menarik data dari beragam sistem untukmu dan membuatnmu dapat melacakmu secara real time.

Itu semua tergantung, tentu saja, pada data apa yang kamu lacak dan seberapa banyak kamu ingin menginvestasikan dalam software. Jika kamu memilih untuk menjaga semuanya sederhana, kamu cukup menarik data bersama-sama ke dalam sebuah spreadsheet atau database yang sederhana. Cukup pastikan bahwa kamu, atau seseorang dalam bisnismu, menjadikan ini prioritas untuk melakukannya lebih sering.

Jika kamu tidak mencapai target, akan menggoda untuk fokus pada membawa angka yang lebih tinggi, namun hal terpenting adalah mengidentifikasi penyebab dasar suatu masalah. Ini mungkin membutuhkan waktu, namun jika kamu fokus secara konsisten setiap bulan, kamu akan melihat sebuah peningkatan.

Sepanjang waktu, kamu mungkin membutuhkan untuk memperhalus KPI. Kamu dapat melakukan ini sebagai bagian perubahan reguler pada perencanaan bisnismu. Jika tujuan strategikmu berubah, KPI harusnya berubah juga.

Dan, walaupun kamu mungkin tergoda untuk mengubah KPI yang selalu gagal kamu capai, yang mungkin perlu kamu ubah justru KPI yang selalu kamu capai secara konsisten. Jika KPI selalu "hijau" selama berbulan - bulan, itu mungkin mengindikasikan bahwa area ini sudah berjalan baik dan kamu tidak perlu fokus pada hal itu lagi. Atau barangkali kamu dapat mempertimbangkan untuk menentukan target yang lebih agresif.

Garis bawahnya adalah bahwa kamu perlu melacak KPI secara reguler, mengambil tindakan ketika kamu tidak mencapai target, dan memperhalus KPI untuk memastikan mereka mencerminkan progress terhadap tujuan perusahaan terpenting.

Kesimpulan

Dalam tutorial ini, kamu telah belajar apakah KPI itu dan bagaimana mereka dapat membantu dalam bisnismu. Kamu telah melihat beberapa contoh jenis KPI, dan kamu telah belajar bagaimana menentukan KPI yang efektif. Terakhir, kamu telah belajar bagaimana memonitor KPI secara reguler dan bagaimana memperhalusnya untuk memastikan itu tetap relevan.

Sekarang kamu siap untuk menentukan KPI untuk bisnismu sendiri. Gunakan proses yang telah kita bahas hari ini, pastikan bahwa kamu hanya melacak apa yang benar - benar penting, dan kemudian pastikan kamu melacaknya sesering mungkin dan mengupdate KPI kapanpun dirasa perlu. Jika kamu melakukan semuanya, kamu harusnya baik-baik saja dalam bergabung dengan kelompok minoritas bisnis kecil yang mencapai seluruh target dengan sukses.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.