Apakah Prosedur Operasi Standar (SOP)? Definisi + Panduan Cara

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Nur Fitrina (you can also view the original English article)

Ketika Anda menambahkan karyawan baru ke perusahaan Anda atau anggota baru tim Anda, Anda tidak dapat mengharapkan mereka untuk mengetahui segala sesuatu dari satu hari. Dan meskipun Anda pasti harus mengambil waktu untuk melatih mereka, waktu adalah selalu dalam pasokan pendek untuk pelatihan.

Itulah mengapa perusahaan-perusahaan dari semua ukuran mengembangkan prosedur operasi standar, atau SOP. Dokumen-dokumen penting proses ini berisi diperlukan petunjuk tentang cara untuk menyelesaikan proses penting di perusahaan. Menulis prosedur operasi standar memastikan bahwa bisnis dapat terus berjalan lancar sebagai karyawan datang dan pergi.

Prosedur operasi standar menciptakan kesinambungan dalam bisnis. Karyawan, pelanggan, dan tempat kerja akan berubah. Sop akan memastikan bahwa seperangkat standar tugas dapat terus diselesaikan sementara mereka semua bergeser.

Dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang pentingnya prosedur operasi standar dan bagaimana untuk mengembangkan mereka. Mari kita menyelam di.

Apa yang dimaksud dengan SOP?

Jadi, apa itu SOP? Dan mengapa Anda harus menerapkan SOP dalam bisnis Anda?

SOP, atau prosedur operasi standar, adalah hanya dokumentasi tentang bagaimana proses bekerja. Sop bekerja dengan baik sebagai daftar langkah demi langkah prosedur yang siapa pun dapat mengikuti dengan sedikit pelatihan.

Perusahaan mengembangkan SOP untuk berbagai alasan. Salah satu alasan ini adalah bahwa SOP membantu mengurangi waktu pelatihan bagi anggota tim yang baru. Tangan mereka SOP tegap, dan mereka akan memiliki cukup kepala mulai pada menyelesaikan tugas di tangan.

Setelah semua HR pelatihan dan onboarding selesai, SOP yang ditulis dengan baik dapat berfungsi sebagai titik pengenalan untuk anggota tim baru.

Salah satu alasan yang paling penting untuk menulis prosedur operasi standar adalah memastikan kesinambungan. Apakah Anda pernah bekerja dengan seseorang yang sangat penting untuk keberhasilan tim karena pengetahuan dan pengalaman? Aku pernah melihat jenis ini orang meninggalkan perusahaan berkali-kali, dan proses rusak dan tidak dapat diselesaikan.

Pasti ada bakat tidak menggantikan mudah, yakin. Tetapi SOP lindung nilai baik yang membantu memastikan bahwa tugas penting masih harus diselesaikan bahkan jika anggota kunci mengubah peran atau meninggalkan untuk peluang-peluang baru. Bahkan sebagai anggota tim mengubah, SOP baik dibuat akan memastikan bahwa karyawan lain dapat menyelesaikan tugas.

Sop juga bertindak sebagai perlindungan hukum yang penting untuk sebuah perusahaan. Faktanya adalah bahwa kita beroperasi di lingkungan yang suka beperkara yang penuh dengan tuntutan hukum. Memastikan bahwa proses penting didokumentasikan dan ditinjau oleh karyawan dapat memberikan lapisan perlindungan untuk sebuah perusahaan.

Creative Process image — Sop memastikan bahwa bisnis dapat terus berjalan lancar. (Gambar sumber: Envato elemen)

Namun, prosedur operasi standar tidak hanya untuk perusahaan-perusahaan Fortune 500 yang besar. Dalam praktek saya lepas, saya telah mengembangkan SOP yang membantu saya outsource bagian-bagian tertentu dari bisnis saya. Itu termasuk tugas-tugas yang aku lebih suka tidak boleh dilakukan, seperti mengirim klien saya faktur atau bahkan mengedit dokumen untuk publikasi.

Mari kita hadapi itu: jika Anda tidak memiliki proses yang didokumentasikan, Anda tidak perlu proses. Anda punya beberapa langkah yang Anda kadang-kadang melakukan sembarangan. Prosedur operasi standar yang hanya itu - standar. Mereka dapat menjadi diserahkan kepada orang lain tanpa proses mendobrak.

Membuat SOP tumbuh

Di atas semua, freelancer dan pemilik usaha kecil harus mempertimbangkan membuat SOP sehingga praktek mereka dapat tumbuh.

Ada kemungkinan bahwa Anda tidak memulai bisnis kecil Anda untuk tujuan tunggal membuat faktur. Anda keluar dan mulai menawarkan layanan Anda karena gairah Anda punya untuk pekerjaan Anda, tidak semua hal administratif yang datang bersama dengan itu.

Tapi Anda juga tahu bahwa Anda hanya tidak bisa mengabaikan proses bisnis ini. Faktur, misalnya, sangat penting untuk mempertahankan bisnis Anda dan melanjutkan pekerjaan Anda kreatif. Ini adalah tugas ideal yang harus memiliki SOP yang dibangun untuk itu sehingga dapat berpotensi menjadi outsourcing atau ditangani oleh orang lain.

Pergi dari menjadi satu orang kreatif laku untuk pertumbuhan, bisnis berkembang membutuhkan menerapkan proses ini terukur yang dapat Anda melakukan outsourcing atau tangan untuk anggota tim lainnya.

Saya yakin bahwa tidak ada yang mendapat gembira dengan pemikiran menulis SOP. Tapi tumbuh latihan Anda adalah semua tentang menempatkan scalable sistem di tempat yang dapat tumbuh dengan beban kerja Anda. Bagian dari itu adalah untuk mengembangkan SOP proses bisnis penting ini. Mari kita bicara tentang bagaimana membangun mereka.

SOP untuk usaha kecil

Menulis prosedur operasi standar tidak hanya untuk perusahaan besar. Setiap bisnis yang mencari untuk memperluas melampaui tingkat saat ini kebutuhan SOP untuk skala.

Mari kita gunakan contoh yang saya sebutkan sebelumnya, bagaimana untuk faktur untuk bisnis saya, sebagai contoh bagaimana menulis SOP.

Bagaimana menulis Standard Operating Procedure

Prosedur operasi standar dapat mengambil beberapa bentuk, tapi mungkin format yang paling populer adalah sebuah dokumen teks yang berisi daftar langkah-langkah untuk mengikuti. Mari kita membangun contoh SOP (prosedur operasi standar) untuk menerbitkan faktur untuk klien di akhir bulan.

1. negara "Mengapa"

Sulit untuk mendapatkan buy-in pada membuat SOP jika pembaca atau penghasilan tidak mengerti mengapa pekerjaan penting. Itulah sebabnya mengapa saya selalu memulai dengan mengapa.

Untuk contoh prosedur operasi standar, saya akan tetap sederhana. Tujuannya untuk membuat faktur sederhana: mendapatkan dibayar! Termasuk sebagai alasan akan membantu siapa pun tahu bahwa proses ini penting dan bahwa itu penting untuk menjalankan setiap bulan.

SOP Invoicing — Sebuah dokumen teks sederhana seperti ini harus membuka dengan penjelasan singkat mengenai proses dan mengapa hal itu penting untuk bisnis.

Juga, pastikan untuk menyertakan beberapa rincian administratif pada yang harus mempertahankan SOP. Yang mengidentifikasi yang akan bekerja di atasnya.

2. kerangka proses

Mana proses didokumentasikan sesuai kedalam gambaran keseluruhan bisnis? Kapan itu harus dilakukan, dan apa langkah-langkah lain diperlukan sebelum itu dapat diselesaikan? Banyak proses tergantung pada langkah-langkah lain, jadi pastikan bahwa ini ditangkap.

When to Complete — Pastikan untuk mendokumentasikan "Ketika untuk lengkap" bagian dari proses sehingga semua orang mengerti ketika SOP dimasukkan ke dalam gerak.

Ketika tugas dilakukan, dan seberapa sering hal itu dilakukan? Berikut adalah semua rincian yang akan diambil dalam SOP sehingga siapa pun dapat diikuti oleh orang lain.

3. membuat langkah-langkah rinci, beton

Sekarang, kami telah tiba yang paling penting dari proses gedung SOP: langkah-langkah sederhana yang siapa pun dapat mengikuti.

Dokumen langkah-langkah yang terlibat dalam proses tersebut. Membuat mereka sesederhana mungkin. Bagi saya, saya menemukan termudah untuk menulis daftar langkah SOP sambil melakukan tugas untuk diriku sendiri sehingga tidak dilupakan.

SOP Steps — Membuat langkah-langkah sederhana yang siapa pun dapat mengikuti sehingga prosedur operasi standar berulang.

Ada kemungkinan bahwa Anda mungkin perlu untuk memasukkan conditional dalam daftar Anda. Tidak apa-apa untuk memulai dengan langkah dengan "jika...", selama Anda Alamat skenario.

4. Tambahkan ilustrasi dan screenshot

Banyak SOP akan mendapatkan keuntungan dari screenshot yang menggambarkan langkah-langkah individu dari proses. Terutama jika Anda meminta pengguna untuk menggunakan aplikasi tertentu atau sistem manajemen proyek, ini membantu

Bagi saya, saya biasanya menggunakan Trello untuk praktek saya lepas. Screenshot bahwa saya akan mencakup SOP akan mencakup walkthroughs bagaimana melakukan tugas di Trello, misalnya. Perlu diingat bahwa pengguna mungkin tidak pernah menggunakan sistem, sehingga lebih detail selalu berguna.

5. tes SOP

Berikut adalah cara terbaik untuk menguji kelangsungan hidup prosedur operasi standar Anda: mencoba menyerahkan mereka dari, dan melihat jika mereka istirahat.

Aku tahu bahwa ketika aku sedang menulis prosedur operasi standar, saya bersalah melupakan perspektif pemula. Saya mungkin telah melakukan tugas untuk begitu lama bahwa aku sudah lupa bagaimana rasanya berada untuk memulai tanpa pengetahuan tentang proses.

Inilah sebabnya mengapa pengujian sangat penting. Anda harus menempatkan SOP ke dalam tindakan untuk melihat jika orang lain memahami mereka. Tangan untuk freelancer atau anggota tim lainnya untuk melihat jika masuk akal untuk seseorang yang baru.

Yang paling penting: Menyimpan dan meninjau secara berkala

Setelah Anda telah mengembangkan SOP, Anda telah datang ke bagian yang paling penting dari proses: mendistribusikan, dan membuat mereka berguna. Terlalu banyak tim Lihat menciptakan SOP sebagai satu kali proses yang tidak perlu perawatan berkala. Dokumentasi lengkap dibuat tidak berguna kecuali itu telah didistribusikan dan dimanfaatkan.

Pertama, sangat penting bahwa Anda punya tempat yang Anda dapat menyimpan SOP sehingga semua orang yang akan terpengaruh oleh mereka dapat mengaksesnya. Ini bisa menjadi saham Dropbox, drive jaringan bersama, atau bahkan halaman intranet.

Di atas semua, SOP harus dapat diakses dan disimpan di satu tempat. Aku pernah melihat mereka menjadi sia-sia karena semua orang mulai menjaga salinan terpisah dari file dan mereka segera menjadi out-of-sync. Memastikan bahwa setiap orang bekerja dari copy master sama sehingga SOP yang mempertahankan kegunaan yang mereka dimaksudkan untuk.

Membuat SOP "Hidup dokumen"

Saya telah bekerja di banyak situasi di mana menulis dokumentasi dan SOP adalah proses kali. Dorongan besar terjadi dari atas manajemen dokumen proses aktif, dan tim menghabiskan berjam-jam mendokumentasikan prosedur operasi standar.

Enam bulan kemudian, proses berkembang dan berubah. Dan SOP yang tertinggal di belakang, tidak diperbarui untuk mencocokkan realitas proses baru. Tak lama kemudian, tidak ada yang menggunakan SOP karena mereka tidak mewakili bagaimana proses bekerja.

Untuk mengatasi hal ini, Anda perlu untuk secara berkala memperbaharui SOP sehingga mereka tidak mendapatkan terlalu jauh keluar dari sinkronisasi. Sangat penting bahwa prosedur operasi standar akan diperiksa secara teratur oleh pengelola.

SOP setiap harus memiliki seorang pemilik proses yang bertanggung jawab untuk memperbarui dan mengedit secara berkala untuk memastikan bahwa sesuai dengan proses saat ini. Ini adalah satu-satunya cara bahwa SOP mempertahankan kegunaan mereka dan digunakan oleh tim Anda.

Menggunakan Screencasts untuk prosedur operasi standar

Screencasts adalah salah satu format favorit saya untuk mengajar, dan mereka juga bekerja sangat baik untuk mendokumentasikan proses.

Anda mungkin tidak pernah mendengar dari screencasts, tapi aku yakin Anda telah melihat mereka beraksi. Screencast adalah hanya rekaman layar digital, biasanya dengan anotasi dan sulih suara narasi untuk menambahkan rincian tambahan.

Screencasting Example — Screencast adalah cara sempurna untuk menggambarkan konsep dengan menonton ahli melakukan tugas.

Mencoba platform screencasting seperti Screenflow atau Camtasia untuk merekam proses. Bahkan jika itu hanya suplemen SOP tertulis, hal itu dapat menambah sudut yang lain yang lebih menggambarkan daripada instruksi tertulis saja.

Callouts, misalnya, dapat menggambarkan dan menyoroti elemen-elemen tertentu dalam video. Memeriksa tutorial di bawah untuk contoh bagaimana Anda dapat menggunakan anotasi di Screenflow membuat sangat spesifik callouts untuk rincian.

Screenflow

Bagaimana menambahkan Callouts kustom untuk Screencast video di Screenflow

Andrew Childress

Salah satu alasan lain bahwa screencasts bekerja dengan baik adalah bahwa Anda dapat menambahkan rincian tambahan yang tidak sesuai dengan format tertulis. Saya ingin membuat "bersyarat" petunjuk di screencasts. Misalnya, Anda dapat menggambarkan pilihan seperti "jika adalah situasi, klik pada pilihan ini; Jika situasi B, klik pada pilihan ini sebagai gantinya."

Screencasts dapat berfungsi sebagai SOP sendiri. Saya telah menemukan bahwa mereka adalah salah satu cara yang paling efektif untuk mengajar orang lain. Yang membuat mereka ideal cocok untuk membuat prosedur operasi standar karena mereka menciptakan pemahaman instan untuk resensi.

Rekap & terus belajar

Jika Anda sudah punya pertumbuhan aspirasi untuk usaha kecil atau lepas praktek, Anda perlu sistem dan langkah-langkah yang membantu Anda skala. Kami hanya telah mengeksplorasi pertanyaan apakah SOP. Anda juga belajar definisi SOP. Plus, Anda telah belajar bagaimana menulis SOP.

Menempatkan efisien sistem di tempat akan memastikan bahwa Anda dapat menambahkan tambahan karyawan untuk tim Anda atau mengambil lebih banyak pekerjaan seperti Anda melakukan outsourcing. Memeriksa Tutorial proses bisnis yang sangat baik ini tiga untuk mempelajari lebih lanjut:

Sistem apa yang kau punya untuk mendokumentasikan dan mengembangkan bisnis Anda? Pastikan untuk membiarkan saya tahu dengan komentar pada tutorial ini.