7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing

Apa itu Professional Invoice? Panduan Lengkap untuk Pemula

Scroll to top
Read Time: 10 mins

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Naufal (you can also view the original English article)

Jadi ketika anda sudah menemukan klien, menyelesaikan beberapa pekerjaan, dan sekarang saatnya untuk mendapatkan bayaran. Bagus! Itu bagian yang terbaik.

Bagaimanapun Invoice (faktur) bisa menjadi proses yang mengerikan untuk pertama kalinya. Anda mungkin memiliki sejumlah pertanyaan yang perlu dijawab, seperti: Seperti apa professional invoice itu? Bagaimana anda bisa membuatnya? Informasi apa yang harus anda sertakan di dalamnya?

Jadi dalam tutorial ini, saya akan mulai dari awal dan membawa anda melalui langkah-langkah dasar untuk membuat professional invoice (faktur yang profesional). Untuk memulainya, saya akan menjelaskan apa itu invoice, dan kemudian saya akan membahas bagian-bagian penting dari informasi yang harus selalu anda ingat untuk disertakan di dalamnya. Saya akan menyelesaikannya dengan membicarakan bagaimana seharusnya invoice anda terlihat, dan mengenalkan anda pada beberapa template dan aplikasi bermanfaat yang dapat anda gunakan.

Sebelum memulai tutorial ini, jika anda mencari template invoice yang di dalamnya memiliki semua komponen untuk invoice yang professional, telusuri koleksi template invoice kami untuk menemukan yang tepat untuk kebutuhan bisnis anda.

Sekarang mari kita mulai dengan bagian pertama: Apa invoice itu sebenarnya?

1. apa itu faktur?

Untuk memahami apa faktur dan apa tujuan itu menyajikan, mari kita lihat sebuah contoh dari kehidupan sehari-hari.

Faktur: Definisi dasar

Katakanlah Anda pergi untuk makan malam di restoran pizza lokal Anda. Anda makan untuk isi hati Anda, dan pada akhir jamuan, pelayan membawa Anda tagihan (atau jika Anda berada di AS, Anda akan mendapatkan cek-itu adalah hal yang sama!).

Tagihan/cek daftar segala sesuatu Restoran memberi Anda, harga masing-masing item, dan total dari apa yang Anda berutang. Ketika pelayan tangan tagihan, ini adalah cara yang sopan mengatakan: "Anda telah membeli semua hal ini dari kami. Sekarang saatnya bagi Anda untuk membayar untuk mereka."

Faktur adalah hal yang sama. Anda telah melakukan beberapa pekerjaan untuk klien, dan sekarang Anda perlu dibayar. Jadi Anda daftar segala sesuatu yang Anda lakukan, detail harga, dan memberikan jumlah yang klien berutang Anda.

Karena Anda mungkin tidak akan menyerahkan faktur kepada klien langsung dan mengharapkan uang tunai di tangan Anda, faktur juga harus memiliki informasi lainnya, seperti bagaimana untuk melakukan pembayaran, mana untuk mengirim, ketika untuk mengirim it, dll. Kita akan pergi melalui semua itu pada bagian berikutnya. Tetapi sebagai definisi dasar, itu membantu untuk berpikir faktur sebagai tagihan untuk layanan yang Anda berikan.

Clean - professional invoice templateClean - professional invoice templateClean - professional invoice template
Faktur bersih, profesional template dari GraphicRiver.

Tujuan dari Invoice

Tujuan utama dari faktur, kemudian, adalah untuk meminta uang, tetapi juga menyajikan beberapa tujuan lain.

Untuk satu hal, ia bertindak sebagai catatan transaksi untuk kedua belah pihak. Seperti yang saya sebutkan di panduan untuk pembukuan dasar, Anda akan ingin bertahan pada faktur sebagai bukti pekerjaan yang Anda lakukan dan jumlah yang Anda dikenakan biaya untuk itu-baik untuk keperluan pajak dan dalam kasus klien kemudian datang kembali dengan pertanyaan atau permintaan untuk pekerjaan baru. Bukti pembayaran ini juga penting, tetapi itu adalah pada faktur yang rusak rincian apa yang dilakukan dan berapa biayanya. Klien Anda akan ingin menerima faktur untuk alasan yang sama.

Faktur ini juga penting dalam menentukan syarat-syarat pembayaran: Kapan Anda mengharapkan pembayaran, apa yang terjadi jika pembayaran yang terlambat, dan seterusnya. Ada banyak cara yang berbeda untuk meminta pembayaran, dan aku akan menggali lebih dalam dalam tutorial saya berikutnya. Tapi apapun syarat-syarat pembayaran yang Anda pilih, faktur penting dalam mendefinisikan mereka dengan jelas dari awal (yang paling penting tanggal jatuh tempo), dan menghindari penundaan yang tidak penting dan kebingungan.

Dan akhirnya, faktur yang tepat, baik diformat melayani tujuan subsidiari terkesan klien Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda adalah terorganisir, efisien dan profesional. Itu membuatnya lebih mungkin bahwa Anda akan dibayar dengan cepat, dan kesan baik yang Anda buat bahkan dapat membantu Anda mendapatkan lebih bisnis yang berulang dari klien di masa depan.

2. Apa yang Harus Mencakup Faktur Profesional?

Jika Anda ingin dibayar segera, sangat penting bahwa faktur Anda mencakup semua informasi yang tepat. Jika tidak, klien akan memiliki untuk query itu, dan bisa menyebabkan penundaan yang biaya uang. Salah satu survei menemukan bahwa 25% dari usaha kecil dan menengah memiliki setidaknya $5.000 per bulan tertunda karena faktur kesalahan.

Jadi, dalam bagian ini, saya akan daftar semua bagian kunci dari informasi yang faktur profesional harus mencakup. Tergantung pada industri Anda bekerja di dan jenis pekerjaan yang Anda lakukan, mungkin ada beberapa hal-hal tertentu yang Anda perlu atau ingin menambahkan, dan itu baik-baik saja. Ini adalah daftar item dasar yang semua tagihan harus mencakup, dan Anda selalu dapat menambahkan hal-hal yang tambahan berdasarkan kebutuhan khusus Anda.

Jangan khawatir untuk sekarang tentang mana setiap item harus pergi-yang akan menjadi jelas ketika kita berbicara tentang format pada bagian berikutnya.

Nama dan Informasi Kontak Anda

Setiap faktur harus menyertakan nama bisnis Anda, alamat, nomor telepon, email, situs web, dan logo. (Dan jika Anda bagian dari perusahaan yang lebih besar, memberikan rincian kontak tertentu untuk orang dalam perusahaan yang klien harus menghubungi dengan pertanyaan apapun.)

Nama dan alamat klien Anda

Jangan lupa untuk nama klien Anda! Itu mungkin tampak jelas karena akan mengirimkannya kepada mereka, tapi ingat bahwa hal ini juga catatan resmi transaksi, dan nama dan alamat klien harus muncul di atasnya.

Nomor Invoice

Membuat nomor referensi, sehingga faktur benar dapat dengan mudah diidentifikasi dalam kasus pertanyaan. Itu tidak benar-benar peduli apa nomor ini — saya sering basis saya pada tanggal, misalnya 08122015 (8 Desember 2015). Anda bisa juga hanya nomor faktur secara berurutan, mulai dari nomor acak (atau dari 0001 jika Anda tidak keberatan menampilkan kurangnya pengalaman!).

Apapun sistem penomoran Anda menggunakan, pastikan bahwa setiap faktur Anda membuat memiliki nomor yang berbeda-jika Anda membuat dua dengan nomor sama oleh kecelakaan, itu dapat menyebabkan banyak kebingungan.

Tanggal Faktur

Ini adalah dasar penting — itu membentuk ketika Anda mengirim faktur, dan syarat pembayaran apapun (misalnya bayar dalam waktu 30 hari) mulai dari tarikh ini. (Catatan: Anda mungkin juga mencakup di suatu tempat pada faktur Anda tanggal Kapan Anda benar-benar melakukan pekerjaan, tetapi memastikan bahwa tanggal faktur lebih menonjol, karena itu lebih penting untuk proses dibayar.)

Tanggal jatuh tempo

Seberapa cepat Anda berharap untuk dibayar? Dalam 30 hari adalah cukup umum, meskipun dapat sangat bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan, kebutuhan dan harapan klien. Aku akan berbicara lebih banyak tentang hal ini dalam tutorial berikutnya saya, tapi untuk saat ini, yang penting adalah untuk memasukkan tanggal jatuh tempo faktur Anda.

Total Tagihan

Ini adalah bagian penting-berapa banyak uang yang berutang klien. Ini harus menjadi terkemuka di faktur. Anda juga harus memberikan rincian biaya, sebagaimana kita lihat selanjutnya.

Business professional invoice templateBusiness professional invoice templateBusiness professional invoice template
Bisnis faktur template, tersedia untuk pembelian dari GraphicRiver.

Rincian Pekerjaan dan Biaya

Setiap faktur harus mencakup dasar rincian pekerjaan Anda diberikan dan berapa banyak Anda pengisian untuk setiap komponen.

Berapa banyak detail untuk menyertakan tergantung pada bagaimana rumit proyek ini dan bagaimana pembayaran yang terstruktur. Apakah itu sebuah proyek sederhana dengan satu, satu kali pembayaran pada penyelesaian, maka bisa hanya satu baris, seperti:

Desain kartu bisnis untuk XYC Corp: $500

Tetapi jika Anda menyelesaikan beberapa proyek, atau satu proyek dengan banyak komponen terpisah atau tonggak, maka Anda harus daftar masing-masing secara terpisah dan menunjukkan harga masing-masing. Sebagai contoh:

  • Desain kartu bisnis: $500
  • Desain website: $1,000
  • Desain Logo: $500

Dan jika Anda pengisian oleh jam, Anda harus memberikan detail yang lengkap dari jam Anda bekerja, tarif per jam Anda, dan menunjukkan Anda perhitungan total, seperti:

Desain kartu bisnis, 10 jam @ $50/ jam: $500

Pada akhirnya, tujuan adalah untuk memastikan bahwa klien Anda memahami persis bagaimana Anda tiba di total tagihan Anda, dan tidak memiliki pertanyaan.

Hal ini seperti di pizzeria: Anda tidak ingin mendapatkan tagihan hanya mengatakan: "$50". Anda ingin melihat berapa banyak setiap pizza dan segelas anggur biaya, sehingga Anda dapat menambahkan semua dan merasa nyaman bahwa Anda membayar jumlah yang tepat. Di sisi lain, Anda tidak ingin atau butuh RUU yang rusak semuanya: "membuat adonan, 50 sen. Menambahkan zaitun, 75 sen..." Hanya mencakup apa yang klien perlu tahu untuk merasa bahwa tagihan Anda adil dan akurat.

Pajak & Pengiriman

Rincian pajak bervariasi untuk berbagai bagian dari bisnis dan di berbagai belahan dunia, jadi aku tidak bisa menutupi spesifik di sini, tapi jika Anda perlu untuk menagih pajak penjualan atau bentuk lain dari pajak, Anda pasti harus menyertakan yang pada faktur Anda (Anda mungkin perlu untuk memasukkan pajak Nomor ID terlalu).

Dan jika Anda sedang pengiriman produk-produk fisik, jangan lupa untuk biaya untuk pengiriman sebagai item baris terpisah.

Pilihan Pembayaran

Bagaimana klien harus membayar Anda? Penting untuk menentukan ini, dan untuk memasukkan informasi klien akan perlu. Sebagai contoh, saya biasanya menulis, "Silakan membayar melalui PayPal" dan menyertakan ID PayPal saya di faktur. Anda juga dapat menawarkan beberapa pilihan-ada banyak prosesor pembayaran lainnya di luar sana, dan transfer bank atau transfer elektronik juga pilihan.

Hanya pastikan untuk menawarkan setidaknya satu pilihan yang banyak digunakan: kecuali Anda memiliki hubungan yang sangat kuat dengan klien dan melakukan banyak bisnis bersama-sama, itu tidak realistis untuk mengharapkan mereka untuk mendaftar untuk prosesor pembayaran sedikit diketahui hanya untuk menghemat beberapa dolar dalam biaya.

Syarat-syarat Pembayaran Tambahan

Item terakhir ini tidak harus, tetapi sering itu adalah ide yang baik untuk menyertakan persyaratan dan ketentuan pada faktur Anda, tambahan sebagai cara untuk mendorong pembayaran awal. Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon untuk orang-orang yang membayar dalam 10 hari pertama, atau Anda bisa memaksakan bunga atau hukuman pada pembayaran terlambat.

3. apa yang harus lihat faktur profesional seperti?

Jadi sekarang untuk format. Apa yang harus Anda faktur terlihat seperti?

Untuk memahami, mari kita kembali ke contoh pizzeria. Apa tagihan di pizzeria terlihat seperti?

Sebenarnya, Anda mungkin telah melihat segala macam. Jika itu adalah semacam dasar pizzeria, mungkin hanya daftar menulis turun di notepad pelayan dalam scrawl terbaca, dengan total di bagian bawah yang dilingkari pena. Jika itu adalah tempat yang berkelas, itu biasanya datang dengan rapi diketik atau dicetak, dengan restoran nama, logo dan kontak detail di bagian atas dan ramah "Terima kasih" pesan di bagian bawah.

Saya yakin Anda ingin bisnis Anda untuk dilihat sebagai berkelas, tidak dasar, jadi kami akan mengabaikan gagasan menulis notepad. Tapi sama seperti ada satu format untuk tagihan pizzeria, ada tidak ada format yang ditentukan untuk bisnis faktur baik. Ada beberapa layout yang umum, tetapi ada berbagai variasi dalam gaya. Poin penting adalah:

  • Menggunakan template profesional-Cari untuk memastikan tampilan yang konsisten.
  • Jika bisnis Anda sendiri logo, merek dan skema warna, pastikan Anda dapat menyesuaikan template untuk memasukkan orang-orang.
  • Termasuk semua item kunci yang disebutkan di atas.
  • Masukkan semua informasi yang jelas, memastikan bahwa poin penting memudahkan klien untuk menemukan dan membaca.

Secara umum, nama dan informasi kontak Anda biasanya muncul tepat di atas, dengan nama dan alamat di bawahnya, klien dan nomor invoice dan tanggal terdekat. Kemudian rincian pekerjaan mengambil sebagian besar halaman, dengan jumlah total di bagian bawah, bersama dengan rincian lainnya seperti pajak, pengiriman, pembayaran, karena tanggal dan syarat lainnya.

Tapi tak satu pun dari ini diatur dalam batu. Selama Anda memasukkan semua informasi penting yang jelas, Anda dapat menggunakan format faktur profesional-Cari Anda suka.

Professional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design Template
Faktur desain Template, tersedia di GraphicRiver.

Anda bisa mulai dengan browsing koleksi template faktur profesional untuk melihat apa yang tersedia. Anda dapat mempersempit pencarian Anda dengan tag seperti bersih, modern, perusahaan, atau kreatif, dan melihat bagaimana desain bervariasi.

Pilihan lain adalah untuk membuat faktur Anda dengan aplikasi faktur seperti Harvest, atau software akuntansi seperti QuickBooks atau FreshBooks. Apps dan paket perangkat lunak ini biasanya akan memiliki beberapa format baik dibangun.

Kesimpulan

Dalam tutorial ini, Anda telah melihat apa faktur adalah, item kunci itu harus mencakup, dan apa faktur harus seperti. Anda telah melihat koleksi template yang dapat Anda gunakan untuk membuat format yang Anda inginkan untuk bisnis Anda, tergantung pada merek.

Membuat faktur adalah salah satu bagian dari proses, namun. Jika Anda ingin tahu bagaimana untuk menangani hal-hal seperti menindaklanjuti faktur belum dibayar dan menangani pembayaran terlambat, lihat panduan untuk dibayar tepat waktu. Dan dalam tutorial masa depan, aku akan pergi ke detail lebih pada syarat-syarat pembayaran yang dapat Anda gunakan untuk mendorong prompt pembayaran.

Sumber

Grafis kredit: ikon Invoice yang dirancang oleh Alex Auda Samora dari Noun Project.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.