Come creare regole in MS Outlook per ordinare automaticamente i messaggi

Italian (Italiano) translation by Mirko Pizii (you can also view the original English article)

La tua casella di posta elettronica sembra sempre piena di nuovi messaggi. Decidere cosa fare con ogni messaggio può sembrare schiacciante. Potresti anche essere in ritardo a rispondere a un messaggio importante perché non te ne sei accorto in tutta la confusione. Le regole di MS Outlook possono aiutare.

Se sai come impostare le regole in Outlook, puoi assicurarti che le e-mail simili siano sempre raggruppate. Questo ti aiuterà a stabilire la priorità della tua posta elettronica di reddito e rimanere organizzato. Puoi anche utilizzare le regole di Outlook per gestire i tipi di messaggi e-mail che ricevi frequentemente come newsletter e annunci. Puoi anche impostare una regola per eliminare automaticamente determinati tipi di email.

In questo tutorial, staremo a rispondere alla domanda: che cosa è una regola in Outlook? Imparerai anche come creare una regola in Outlook e anche come importare o esportare le regole di Outlook. Infine, spiegheremo come è possibile modificare o eliminare le regole di Outlook.

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Ora diamo uno sguardo più da vicino alle regole in MS Outlook.

Quali sono le regole di Outlook (e come vengono utilizzate?)

Forse ti starai chiedendo: che cos'è una regola? Una regola in Microsoft Outlook è un insieme di azioni che Outlook esegue automaticamente quando vengono soddisfatte determinate condizioni. È possibile definire le condizioni per una regola utilizzando lo strumento Gestisci regole e avvisi di Outlook . Una regola può essere un grande risparmio di tempo se si eseguono spesso le stesse azioni su e-mail simili.

Outlook dispone anche di una Creazione guidata Regole per rendere ancora più semplice il processo di creazione delle regole. La Creazione guidata Regole ha comunemente utilizzato le regole già impostate. Tutto quello che devi fare è personalizzare ciascuna regola nella procedura guidata con le tue scelte.

Come creare regole in MS Outlook usando la Creazione guidata Regole (Video)

Nello screencast sopra impara come utilizzare la Creazione guidata Regole in Microsoft Outlook. Oppure leggi le istruzioni scritte complete per aiutarti a creare e modificare le regole in Outlook.

1. Come spostare un messaggio in una cartella usando una regola

Di gran lunga la regola più comune che le persone creano è quella che invia automaticamente determinati messaggi a una cartella. Puoi farlo in modo rapido e semplice da questo collegamento di Outlook. Il collegamento include anche alcune altre azioni comuni.

Inizia con la tua casella di posta elettronica aperta. Cliccando su di esso, seleziona il messaggio che vuoi spostare automaticamente in una cartella. Fai clic su Home > Regole. Seleziona Crea regola dal menu a discesa. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea regola:

Create Rule dialog box — La parte superiore della finestra di dialogo **Crea regola** è già compilata in base all'e-mail selezionata.

Nota che la parte superiore della finestra di dialogo è già compilata con i campi Da, Oggetto e A dall'email selezionata. Per selezionare una o più di queste condizioni così com'è, è sufficiente selezionare la casella di controllo a sinistra di esse. Puoi anche digitare un nuovo argomento e/o selezionare un nuovo destinatario di posta elettronica (se hai molte email che arrivano nella tua casella di posta).

Nella sezione inferiore, puoi selezionare fino a tre azioni da eseguire su un'email che soddisfa i criteri definiti.

Visualizza l'e-mail in una finestra di avviso di un nuovo elemento sul desktop.
Riproduci un suono quando viene ricevuta un'email che soddisfa i criteri.
Sposta l'oggetto in una cartella selezionata

Scegli una o più azioni dall'elenco. Definire tali azioni e quindi fare clic sul pulsante OK per salvare le scelte. Continua a fare clic su OK. Viene visualizzato un messaggio che ti chiede se desideri eseguire la regola sull'email già nella Posta in arrivo. Hai appena creato una regola.

2. Come utilizzare la Creazione guidata Regole

Se hai bisogno di più opzioni per la tua regola di MS Outlook, usa la Creazione guidata Regole. Iniziamo:

Passaggio 1. Accedere alla Creazione guidata Regole

Inizia con la tua casella di posta elettronica aperta. Fare clic sulla scheda File. La finestra Informazioni account visualizza:

Account Information window in Outlook — Dalla finestra **Informazioni sull'account** fai clic sulla casella **Gestisci regole e avvisi**.

Fare clic sulla casella Gestisci regole e avvisi per accedere alla finestra di dialogo Regole e avvisi:

Rules and Alerts dialog box in MS Outlook — Seleziona l'opzione di menu **Nuova regola**.

Fai clic sull'opzione di menu Nuova regola nella parte superiore sinistra della finestra di dialogo. La creazione guidata regole appare:

Rules Wizard Screen 1 — La prima schermata della Creazione guidata regole di Outlook.

Nota: È anche possibile accedere alla Creazione guidata Regole da Opzioni avanzate del Crea regola finestra di dialogo.

Passaggio 2. Scegliere un modello dalla procedura guidata di Outlook

Nella parte superiore della Creazione guidata regole, verrà visualizzato un elenco di modelli di regole predefinite in due categorie:

Rimani organizzato
Rimani aggiornato

Vedrai anche la categoria Inizia da una regola vuota. Utilizzerai questa categoria per creare una regola se non vuoi iniziare con uno dei modelli predefiniti.

Esamina l'elenco dei modelli di regole esistenti e fai clic su quello che soddisfa le tue esigenze per selezionarlo. Quindi fare clic sul pulsante Avanti. Per gli scopi di questo tutorial, ho selezionato il modello "Sposta messaggi da qualcuno in una cartella". Se selezioni un modello diverso, le tue scelte potrebbero variare.

Passaggio 3. Personalizzare le condizioni della regola

Dopo aver selezionato un modello di regole, la Creazione guidata regole visualizza un elenco di condizioni da applicare al modello con una casella di controllo per ogni condizione:

Rules Wizard screen 2 — Scegli le condizioni per la tua regola.

Seleziona la casella accanto a ciascuna condizione che desideri applicare alla regola. Le condizioni che hai selezionato appaiono nella casella sotto il Passaggio 2 nella Creazione guidata Regole. Nota i collegamenti ipertestuali in ogni condizione. Fare clic su ciascun collegamento ipertestuale per personalizzare la regola con le proprie esigenze. Ecco un esempio di ciò che appare quando faccio clic sul collegamento ipertestuale di importanza:

Importance level for Outlook rule condition — È possibile scegliere un livello di importanza per le e-mail a cui si desidera applicare la regola.

Continuando a fare clic su ciascun collegamento ipertestuale per rendere la condizione specifica alle proprie esigenze. Al termine, fai clic sul pulsante Avanti.

Passaggio 4. Personalizzare le azioni della regola

Dopo aver personalizzato le condizioni della regola, sei pronto per personalizzare le azioni delle regole. La Procedura guidata regole visualizza varie azioni che è possibile applicare a questa regola:

Rules Wizard screen 3 — Seleziona un'azione da eseguire sui messaggi che soddisfano le condizioni.

Questa schermata funziona come la schermata precedente della Creazione guidata Regole. Seleziona le azioni che desideri aggiungere a questa regola selezionando la casella di controllo accanto a ciascuna azione selezionata. Fare clic sul collegamento ipertestuale nel segmento Passaggio 2 dello schermo per rendere l'azione più specifica. Al termine delle selezioni, fare clic sul pulsante Avanti per passare alla schermata successiva nella Creazione guidata Regole.

Passaggio 5. Impostare eccezioni alla regola

La schermata successiva della Creazione guidata regole è molto simile alle precedenti due, tranne che in questo caso si definiscono eventuali eccezioni alla regola. Quando hai finito di definire le eccezioni delle regole, fai nuovamente clic sul pulsante Avanti.

Passaggio 6. Assegnare un nome alla regola e attivarla

Nella schermata finale della Creazione guidata Regole, ti viene chiesto di nominare la regola:

Name the Rule — Quando hai definito la regola in Outlook, sei pronto per nominarlo.

Digita il nome della regola nello spazio indicato. Se si desidera eseguire la regola sui messaggi esistenti, selezionare la casella accanto alla prima casella. Per attivare la regola, selezionare la seconda casella di controllo. Se hai più di un account, controlla la terza casella.

Al termine della personalizzazione della regola, fai clic sul pulsante Fine. La regole e avvisi viene visualizzata la finestra di dialogo. Fare clic su Applica e quindi fare clic su OK per attivare la regola.

Hai appena creato una regola in MS Outlook!

4. Come importare o esportare una regola

Le regole possono essere importate o esportate. Questo può essere particolarmente utile se si passa a una versione diversa di Outlook. Sono anche stato in grado di utilizzare questa funzionalità per condividere le regole di Outlook tra diversi utenti di Outlook.

Attenzione: Se la regola esportata riguarda una cartella specifica o qualsiasi altra cosa specifica per la tua email, l'importazione di Outlook della regola deve avere la stessa cartella.

Iniziamo.

Passaggio 1. Esportare una regola

Inizia con la tua casella di posta elettronica aperta. Fare clic sulla scheda File. Le Informazioni account visualizzata la finestra. Fare clic sulla casella Gestisci regole e avvisi per accedere alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Fai clic su Opzioni dal menu nella parte superiore dello schermo. La finestra di dialogo Opzioni viene visualizzata:

Options dialog box — Puoi esportare le regole che hai già creato.

Nota: È anche possibile accedere alla regole e avvisi finestra di dialogo da regole opzione sotto la casa scheda sul nastro.

Fai clic sul pulsante Esporta regole. Si apre una finestra Esplora file:

File Explorer window — Digitare il nome del file della regola che si desidera esportare.

Passare alla directory in cui si desidera memorizzare il file delle regole esportate. Digitare il nome del file in cui si desidera archiviare le regole e fare clic su Salva.

Passaggio 2. Importare una regola

La procedura per importare una regola è come la procedura delle regole di esportazione con alcune differenze.

Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni, fare clic su Importa regole anziché Esporta regole. Quando si apre la finestra Esplora file, accedere alla directory in cui sono state salvate le regole importate. Fare clic sul nome del file per selezionarlo e fare clic su Apri. Fare clic su OK per importare la regola.

Nota: se alcuni parametri mancano per una regola importata, verrà visualizzato un messaggio di errore. Un esempio potrebbe essere se una cartella utilizzata dalla regola non è impostata nella tua e-mail.

5. Come modificare una regola

Supponiamo che tu abbia una regola impostata su come gestire un determinato tipo di email in Outlook, ma devi cambiare la regola. Con Outlook, puoi facilmente modificare una regola esistente per cambiarla. Ecco come:

Passaggio 1. Aprire la finestra di dialogo Regole e avvisi

Inizia con la tua casella di posta aperta. Fai clic su File > Gestisci regole e avvisi. La finestra di dialogo Regole e avvisi si apre:

Seleziona una regola dall'elenco. Fai clic sull'opzione di menu Cambia regola nella parte superiore della finestra di dialogo. Il cambiamento regola viene visualizzato il menu a comparsa:

Change Rule pop-up menu — È possibile modificare il nome di una regola esistente in Microsoft Outlook.

Nota: puoi accedere a questo menu a comparsa da Regole > Gestisci regole e avvisi > Modifica regola nella scheda Home nella Posta in arrivo di Outlook.

Da questo menu hai tre scelte:

modifica più di una regola per volta
rinomina rapidamente la regola
aggiungere o modificare rapidamente una singola azione della regola

Diamo un'occhiata a ciascuna di queste opzioni separatamente.

Passaggio 2. Modifica di più impostazioni di regola

Per modificare più di un'impostazione di regola, fai clic sull'opzione Modifica impostazioni regola nel menu a comparsa Modifica regola. Il sistema riapre la Creazione guidata Regole per la regola selezionata. Utilizzare la Creazione guidata Regole per apportare modifiche alle condizioni, azioni ed eccezioni.

Passaggio 3. Rinominare rapidamente la regola

Se tutto ciò che si vuole fare è rinominare la regola selezionata, non è necessario riaprire la Creazione guidata Regole. Invece, seleziona l'opzione Rinomina regola dal menu a comparsa Cambia regola. Il sistema ti chiede di digitare il nuovo nome per la regola selezionata:

Renaming a Microsoft Outlook rule — È possibile rinominare una regola in Microsoft Outlook.

Quando hai finito di digitare il nome della regola, fai clic sul pulsante OK.

Passaggio 4. Aggiungere o modificare una o più azioni di regole

Non è inoltre necessario riaprire la Creazione guidata regole se tutto ciò che si desidera è modificare alcune azioni comuni. Il menu a comparsa Modifica regola presenta alcune scorciatoie per azioni comuni sotto l'opzione Rinomina regola:

Changing a Rule Action — È possibile modificare alcune azioni di regola Microsoft senza riaprire la **Creazione guidata Regole**.

Le azioni attive vengono visualizzate con una casella blu attorno all'icona di azione nel menu a comparsa. Per attivare o disattivare una singola azione per la regola selezionata, è sufficiente fare clic su di essa.

Per alcune azioni, è tutto ciò che devi fare. Per le altre azioni viene visualizzata una seconda finestra di dialogo quando si aggiunge quell'azione. La seconda finestra di dialogo ti consente di fornire informazioni più specifiche.

Ad esempio, se si fa clic sull'opzione Copia su cartella, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare la cartella corretta:

You can copy a Microsoft Rule — È possibile copiare una regola di Microsoft Outlook.

Al termine delle modifiche alla regola selezionata, fare clic su OK nella finestra di dialogo Regole e avvisi.

6. Come eliminare una regola

Se non hai più bisogno di una regola, puoi eliminarla. Inizia con la tua casella di posta aperta. Fai clic su File > Gestisci regole e avvisi. La finestra di dialogo Regole e avvisi si apre:

Deleting a rule in MS Outlook — In Outlook è possibile eliminare le regole non più necessarie.

Nota: è anche possibile accedere alla finestra di dialogo Regole e avvisi da Regole > Gestisci regole e avvisi nella scheda Home nella posta in arrivo di Outlook.

Seleziona la regola che desideri eliminare facendo clic sulla casella di controllo accanto ad essa. Quindi, fai clic sull'opzione Elimina (sembra una X) nel menu verso la parte superiore della finestra di dialogo Regole e avvisi. Viene visualizzato un messaggio che richiede se si desidera realmente: Elimina regola [Nome regola]. Fare clic su Sì, quindi fare clic sul pulsante OK nella parte inferiore della finestra Regole e avvisi.

Ulteriori informazioni su Outlook

Studia i tutorial qui sotto per saperne di più su MS Outlook:

Ulteriori suggerimenti e strategie di posta elettronica utili

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Conclusione

Mantieni i tuoi messaggi di posta in arrivo organizzati usando le regole di Outlook. È possibile ordinare automaticamente i messaggi nelle cartelle appropriate impostando le regole in Outlook. Ora che sai come usare le regole di Outlook, i tuoi messaggi saranno sempre gestiti correttamente e la tua casella di posta sarà organizzata.