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Quali sono i requisiti importanti delle Risorse Umane per le piccole imprese?

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

Italian (Italiano) translation by Cinzia Sgariglia (you can also view the original English article)

Finora in questa serie sulle Risorse Umane per le piccole imprese, abbiamo esaminato argomenti importanti risorse umane come assunzione, formazione e comunicazione.

Ma ci sono anche alcuni requisiti di base che dovete compiere come piccolo imprenditore o funzionario delle risorse umane. Quando le persone vengono a lavorare per voi, è vostra responsabilità fornire un ambiente di lavoro sano e sicuro, in conformità con le leggi di occupazione pertinenti nel vostro paese, mantenere registri in ordine e pagare gli stipendi e i benefit prontamente ed correttamente.

Small business team human resources
Conoscete i requisiti delle Risorse Umane di una piccola impresa per prendersi adeguatamente cura dei vostri dipendenti? (fonte foto)

In questo tutorial, ci tufferemo in questi argomenti e vi mostrerò come a rispettare questi requisiti importanti delle risorse umane nella vostra piccola impresa. Essi non possono essere le cose più emozionanti che farete nella vostra piccola impresa, ma sono fondamentali se volete avere dipendenti felici, produttivi — ed evitare qualche mal di testa organizzativo o legale in futuro.

Nota: Quando starete leggendo questo tutorial, tenete a mente che si rivolge a un pubblico globale. Leggi sul lavoro e altri regolamenti variano ampiamente a seconda del paese in cui vi trovate — e a volte ci sono regolamenti locali da conoscere per la vostra città, stato, provincia, ecc. Quindi anche se andremo a dare un'occhiata ad alcuni esempi generali qui, per lo più basati su normative statunitensi, assicuratevi di controllare la vostra situazione locale e preferibilmente di ottenere consulenza legale professionale per assicurarvi che state rispettando tutte le leggi pertinenti nella vostra zona.

1. Tenete le persone al sicuro

Se pensate che la sicurezza sul lavoro o regolamenti sulla "salute e sicurezza" sono quasi una fastidiosa burocrazia governativa, qui c'è una statistica scioccante per voi: negli Stati Uniti nel solo 2015, 4.836 dipendenti morirono per le ferite riportate nei luoghi di lavoro. (Vi state chiedendo del numero di casi non fatali? È di 2,9 milioni).

Lasciamo quei numeri a metabolizzare per un po'.

Dovrebbe essere chiaro, quindi, che la prima e più importante responsabilità come piccolo imprenditore è quella di mantenere al sicuro i vostri dipendenti. Così in questa prima sezione, scorreremo alcuni principi di base della sicurezza sul lavoro.

Nota: sto basando molte di queste informazioni sul consiglio dell'eccellente manuale sulle piccole imprese dell'amministrazione statunitense per la salute & la sicurezza sul lavoro. Il libro stesso scende molto più in dettaglio, ed è può essere liberamente letto online o scaricato in formato PDF, quindi consiglierei di guardarlo.

Valutate i rischi

Iniziate ad analizzare il vostro posto di lavoro e i processi che i vostri dipendenti devono seguire. Cercate potenziali pericoli e fate un inventario completo.

Alcuni luoghi di lavoro sono ovviamente più pericolosi di altri — i rischi in un sito di fabbricazione dove i lavoratori maneggiano sostanze chimiche tossiche e macchinari pesanti sono più facili da vedere rispetto a quelli in un ufficio, per esempio. Ma in qualsiasi luogo di lavoro, le cose possono andare male.

Ogni anno negli Stati Uniti, per esempio, 27 persone muoiono e oltre 10.000 sono ferite negli ascensori. Migliaia di persone si feriscono, a volte seriamente, inciampando nei fili sciolti, cassetti aperti, oggetti lasciati nei corridoi e così via. Postazioni di lavoro e sedie da ufficio mal progettate possono lasciare i dipendenti vulnerabili al mal di schiena, alle lesioni causate da movimenti ripetitivi e ad altri gravi disturbi. Un edificio vecchio o mal tenuto può creare un qualsiasi numero di pericoli, dal cablaggio difettoso per controsoffitto danneggiato.

Quindi iniziate compilando un elenco di potenziali pericoli. Potete essere in grado di avere un esperto di salute e sicurezza che visiti il posto di lavoro e conduca una perizia gratuita come parte di un programma di governo sovvenzionato. O potreste pagare un consulente privato per farlo.

Incoraggiate i dipendenti ad avvisarvi su tutto ciò che vedono nei loro posti di lavoro che sia potenzialmente pericoloso — sono la migliore risorsa per aiutarvi a compilare l'inventario di sicurezza iniziale e poi tenerlo aggiornato.

Mettete controlli sul posto

Una volta che avete valutato i rischi, tentate di eliminare più pericoli che potete, e dove non è possibile eliminarli, almeno mirate a controllarli e a ridurre le loro probabilità.

Di solito questo implica l'impostazione di particolari procedure che ogni dipendente deve seguire (ad es. quando state utilizzando questo macchinario, dovete indossare gli occhiali di protezione e verificare che il fermo di sicurezza funzioni correttamente). Quindi assicuratevi che tutti sappiano le procedure, che sono state adeguatamente documentate e che segnali o poster siano presenti per ricordarlo alle persone.

Ecco alcuni altri punti importanti:

  • Fate un piano per la manutenzione ordinaria dell'edificio e di qualsiasi attrezzatura che gli impiegati utilizzino.
  • Avete un piano per le emergenze mediche e pubblicate i numeri di emergenza in modo ben visibile.
  • Addestrate alcuni dipendenti alle procedure di primo soccorso e assicuratevi che si sappia chi sono e come raggiungerli.
  • Avete una procedura per la segnalazione di infortuni e assicuratevi che persone lo sappiano.
  • Formate tutti i dipendenti alle procedure di salute e sicurezza per garantire che sappiano cosa fare.
  • Create un piano di emergenza e fate esercitazioni frequenti.

Il seguente tutorial può essere utile:

Mostrate il tuo impegno

Identificare i rischi e attuare i controlli è grandioso, ma cosa succede se i dipendenti ancora non seguono le giuste procedure? È fondamentale che ognuno prenda sul serio la sicurezza sul lavoro e potete dare un segnale con le vostre azioni.

Dimostrare il vostro impegno sulla sicurezza sul lavoro dei dipendenti incoraggerà il vostro staff a prendere molto sul serio la cosa, e può contribuire a evitare incidenti. In cima a quello, mostra che tenete a loro e al loro benessere fisico, quindi Inviate un messaggio potente che può migliorare la loro felicità in generale e la soddisfazione del lavoro.

Quindi create una chiara politica sulla salute e la sicurezza sul lavoro e affiggetela bene in vista nell'ufficio e sull'intranet  o il sito web dell'azienda. Tenete riunioni per comunicare la politica in prima persona e tenete dirigenti e dipendenti responsabili per il suo rispetto.

Mantenete la revisione e l'aggiornamento dei vostri criteri e delle procedure regolarmente, incoraggiando gli input e i suggerimenti da parte dei dipendenti. E se state richiedendo alle persone di fare un lavoro extra per garantire le procedure, assicuratevi che essi abbiano il tempo e le risorse per farlo efficacemente.

Seguendo tutti questi passaggi non vi vaccinerà dagli infortuni sul lavoro, ma vi aiuterà a ridurre le loro probabilità e creerà un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.

2. Conoscete la legge

Le leggi sul lavoro sono una parte fondamentale dei requisiti delle risorse umane delle piccole imprese e possono essere molto complesse. Queste leggi regolano anche le piccole imprese, quindi è necessario essere aggiornati e assicurarsi che stiate rispettando tutte le normative. Ancora una volta, stiamo guardando qui alcuni esempi generali basati sulle leggi degli Stati Uniti, ma siate sicuri di controllare la situazione per il vostro business e di ottenere una consulenza legale individuale se possibile.

Leggi sulle pari opportunità

Una delle forme più comuni di diritto del lavoro affronta la questione delle pari opportunità. Essenzialmente, non dovete discriminare nelle vostre pratiche di assunzione basate su sesso, razza, religione, origine nazionale, età, disabilità, ecc. E si dovreste avere politiche chiare in atto a protezione contro le discriminazioni e le molestie sul posto di lavoro. Potrebbe anche essere necessario esporre delle note informative sul posto di lavoro per informare i lavoratori dei loro diritti e la vostra conformità con le normative in materia.

Alcuni esempi di leggi che riguardano questo settore negli Stati Uniti:

  • Legge sui Diritti Civili
  • Regolamenti della Commissione pari opportunità lavorative (EEOC)
  • Legge sull'occupazione e sul ricollocamento dei servizi uniformati
  • Legge sulla parità di retribuzione
  • Legge per gli americani con disabilità

Diritti dei lavoratori

I lavoratori in molti paesi hanno il diritto di organizzare e di condurre negoziati collettivi o di aderire a un sindacato. Spesso hanno il diritto di essere pagati gli straordinari se lavorano delle ore extra e di avere un certo numero di pause di lavoro durante il giorno.

Ci possono essere delle regole su quanto tempo di vacanza o altri benefit, dobbiate fornire — e se fornite vacanze pagate e dipendenti non le usano, potrebbe essere necessario pagare loro l'equivalente monetario. E ci sono molti più diritti, grandi e piccoli, per i quali i lavoratori hanno lottato per anni ed sono stati codificati in legge.

A volte ci sono delle eccezioni — per esempio, negli Stati Uniti, i lavoratori dipendenti sono generalmente esenti dalle leggi sul lavoro straordinario e le interruzioni, e gli appaltatori indipendenti sono esenti da molte delle regole che si applicano ai lavoratori a tempo indeterminato. Ma è necessario essere attenti a come si classificano le persone, perché ci sono regole anche su questo, ed è facile violarle.

Inoltre, non dimenticate cose come il congedo parentale e il congedo per malattia. Dovete consentire ai dipendenti di prendere del tempo libero secondo le leggi del vostro paese e assicurarvi che il loro lavoro sia ancora disponibile per loro quando tornano.

Sicurezza sul posto di lavoro

Abbiamo coperto i principi della sicurezza sul lavoro nell'ultima sezione, ma ci possono essere anche specifiche leggi e regolamenti ai quali è necessario conformarsi e manifesti che è necessario esporre sul posto di lavoro. Quindi oltre al lavoro che fate per fornire un ambiente di lavoro sicuro, assicuratevi che stiate seguendo tutte le regole pertinenti.

3. Tenete dei buoni registri

L'archiviazione non è l'attività più emozionante che vi capiterà mai di fare, ma è importante. La buona notizia è che i requisiti sono abbastanza semplici — avete solo bisogno di mantenere un archivio (o degli archivi, come vedremo tra un attimo) per ogni dipendente, contenenti informazioni importanti per la loro occupazione. E, cosa più importante, è necessario mantenere questi file molto sicuri, perché contengono informazioni riservate.

Idealmente, avrete due archivi separati per ogni dipendente: uno per informazione generale sull'occupazione e l'altro per le informazioni mediche. (E in alcuni paesi, potrebbe essere necessario tenere anche registri legati all'immigrazione.) Ecco quello che dovrebbe andare in ciascuno:

Archivio generale dei dipendenti

Questo archivio raccoglie tutte le informazioni relazionate a un determinato dipendente in un unico luogo. Potete avviarlo quando li assumete, lasciando cadere il loro curriculum e qualsiasi altro documento di assunzione o moduli che hanno firmato.

Quindi potete aggiungere documenti col passare del tempo, come:

  • registri di addestramento
  • valutazioni delle prestazioni
  • eventuali misure disciplinari
  • moduli fiscali
  • dettagli del libro paga
  • conferma di ricezione del manuale del dipendente
  • altri contratti o accordi che il dipendente ha firmato

Archivio medico del dipendente

Se un dipendente ha una condizione medica o una disabilità che impatta il loro lavoro, potrebbe essere necessario tenere una documentazione medica, ma dovreste sempre tenerla in un archivio separato in un luogo molto sicuro.

Questo perché le informazioni mediche sono molto personali, e qualcuno al quale potrebbe essere necessario accedere all'archivio generale del dipendente non dovrebbe vedere la sua cartella clinica. Quindi conservate queste informazioni in un archivio separato e siate molto severi su chi può accedere a questo archivio e perché.

Archivio sull'immigrazione

In alcuni paesi, potrebbe essere necessario mantenere la prova dell' idoneità del lavoratore a lavorare nel paese. Negli Stati Uniti, per esempio, questa è chiamata Form I-9. Perché i funzionari dell'immigrazione possono chiedere di controllare questi moduli, dovreste tenerli separati dalle altre informazioni del dipendente, di modo che potete fornirli solo al governo senza dare accesso a tutti i dati personali del dipendente.

4. Fornite retribuzioni e benefit

Un altro requisito fondamentale delle risorse umane in ogni piccola impresa è di pagare le persone in tempo e fornire eventuali benefit rilevanti. Abbiamo già visto anche come impostare retribuzioni e benefit in precedenza in questa serie, ma una volta che avete fatto ciò, è necessario assicurarsi che seguiate i meccanismi correttamente.

In primo luogo, ciò significa che le persone siano pagate in tempo, in ogni caso. Come abbiamo scoperto nel mio tutorial sul flusso di cassa, le piccole imprese spesso lottano con un sufficiente flusso di cassa, ma se lo gestite con attenzione e fate previsioni accurate, potete garantire che ne abbiate sempre abbastanza a disposizione. E se avete bisogno di ritardare i pagamenti, gli stipendi dei dipendenti non sono quelli con cui scherzare. Pagare qualcuno tardi dice loro che non sono rispettati, e/o che l'azienda è in guai seri. In entrambi i casi, è un modo sicuro per fargli aggiornare il curriculum vitae e cercare un nuovo lavoro.

Ma oltre a ciò, avete anche bisogno di assicurarvi che calcoliate la giusta quantità, facciate le detrazioni fiscali corrette, mantenete e fornite i registri giusti, archiviate i moduli giusti con le autorità fiscali e così via.

È inoltre necessario mantenere in cima a benefit — date ai dipendenti le informazioni giuste e rendete più facile per loro accedere ai loro benefit e tenete traccia, per esempio, di quanti giorni di vacanza ogni persona ha tolto al loro diritto globale. Dove i benefit sono forniti da una terza parte, per esempio una compagnia di assicurazione sanitaria, è necessario assicurarsi che tutti siano iscritti chi deve essere iscritto, e che tutto vada avanti senza intoppi e che le persone siano in grado di accedere all'aiuto di cui hanno bisogno.

Per ulteriori informazioni sull'esecuzione delle retribuzioni in modo efficace, vedete il seguente tutorial:

Conclusioni

In questo tutorial, avete visto come rispettare alcuni requisiti importanti delle risorse umane (HR) nelle piccole imprese. Avete imparato come mantenere al sicuro i vostri dipendenti, come tenere sotto controllo i regolamenti e le leggi sul lavoro, come mantenere buoni registri e come fornire la retribuzione e i benefit in modo efficiente.

Nel prossimo tutorial di questa serie sulle Risorse Umane per le piccole imprese, imparerete come affrontare quel dilemma che nessun piccolo imprenditore vuole affrontare: quando un dipendente chiave vuole licenziarsi. A presto!

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