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15 Nozioni di base sulle risorse umane importanti per ogni piccolo imprenditore

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Outsource Your HR Using the Best Service Companies
How to Hire Workers With Disabilities (+5 Business Benefits)

Italian (Italiano) translation by Mirko Pizii (you can also view the original English article)

Quando gestisci un'azienda di piccole dimensioni, ci sono tante cose di cui occuparti: vendite, marketing, sviluppo del prodotto, ecc., Per non parlare del compito molto importante di cercare di ottenere un profitto e rimanere in attività.

HR-for-small-businesses
Riunione delle risorse umane per le piccole imprese. (Fonte)

Con tutto ciò di cui preoccuparsi, il lavoro delle risorse umane (risorse umane) può a volte scivolare giù nella lista delle priorità. È un peccato, perché ci sono alcuni principi fondamentali per le risorse umane che ogni piccola azienda dovrebbe prendersi cura di noi. Per esempio:

  • Conoscete tutte le leggi sull'occupazione che riguardano la vostra azienda?
  • Ti stai prendendo cura delle esigenze di formazione dei tuoi membri dello staff?
  • Hai valutato il tuo compenso per assicurarti che sia competitivo?
  • Stai facendo tutto il possibile per mantenere il tuo personale al sicuro, per risolvere i conflitti in modo efficace, per creare un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo, e altro ancora?

Altrimenti, non ti preoccupare, non sei solo. Un recente sondaggio Paychex ha rilevato che il 21% dei proprietari di piccole imprese non erano fiduciosi nella gestione della funzione HR, e molti non erano a conoscenza o non stavano applicando importanti leggi sull'occupazione che riguardavano le loro attività.

Quindi in questo articolo, passeremo attraverso 15 funzioni di base delle risorse umane che ogni piccolo imprenditore dovrebbe conoscere. Poiché si tratta di una panoramica di alto livello, darò una breve introduzione a ciascun argomento, ma collegherò a più risorse in modo da poter trovare più informazioni quando ne hai bisogno.

Assicurati inoltre di consultare la nostra guida alle risorse umane completa per le piccole imprese, che copre una vasta gamma di argomenti relativi alle risorse umane, dalle assunzioni al licenziamento e tutto il resto.

1. Assumi le persone migliori

C'è un business comune che dice:

"Sei buono solo come le persone che assumi."

Non importa quanto sia buono il tuo concetto di business, il tuo marketing, la tua pianificazione e tutto il resto, sono i tuoi dipendenti che devono mettere tutto in pratica. Se non hai le persone giuste che progettano i tuoi prodotti e rappresenti la tua azienda per i tuoi clienti, sarai nei guai.

Un recente sondaggio di CareerBuilder ha rilevato che tre quarti dei datori di lavoro hanno assunto la persona sbagliata per una posizione, e il costo medio di un cattivo affitto è di circa $ 17.000 in perdita di produttività, il tempo e il costo di assumere e addestrare una sostituzione e così via.

L'assunzione efficace inizia con la messa a punto di una chiara descrizione del lavoro che vende il lavoro, non esclude inutilmente i buoni candidati e viene pubblicato nei posti giusti. Quindi dovrai prepararti adeguatamente per l'intervista, compreso sapere cosa chiedere e cosa non chiedere, e mettere insieme un pacchetto competitivo di stipendio e benefici per il tuo candidato prescelto. E infine, ci sono alcuni importanti anelli legali da attraversare.

Per informazioni su come eseguire tutte queste cose nel modo giusto, consultare le seguenti esercitazioni:

2. Ottieni rapidamente il nuovo personale fino alla velocità

Quando hai fatto tanti sforzi per assumere le persone giuste, l'ultima cosa che vuoi fare è perderle. Ma questo è esattamente ciò che può accadere se non si ha la giusta formazione di bordo. Un recente sondaggio ha rilevato che il 40% dei dipendenti lascia un posto di lavoro entro il primo anno se riceve una cattiva formazione lavorativa.

Quando sei appena agli inizi, puoi formare da solo i primi nuovi dipendenti. Ma appena cresci oltre alcuni membri dello staff, dovrai creare un piano di formazione formale che includa almeno:

  • un'introduzione alla storia e ai valori dell'azienda
  • informazioni pratiche su retribuzione, benefici, politiche aziendali, tempo di ferie, ecc.
  • la struttura aziendale e le persone chiave
  • chi sono i tuoi clienti e cosa vogliono
  • quale comportamento è previsto dai dipendenti
  • gli strumenti e il software che il nuovo dipendente dovrà imparare

Puoi trovare maggiori dettagli nel seguente tutorial:

3. Offrire pagamenti e vantaggi competitivi

Come sai quanto pagare la tua gente? E una volta che hai trovato il numero giusto, come puoi stare al passo con un mercato in evoluzione e la gamma di competenze ed esperienze costantemente migliorata dei tuoi dipendenti?

La risposta è il benchmarking della compensazione. E offrire vantaggi interessanti come assicurazione sanitaria, congedi parentali e piani pensionistici può anche aiutare a convincere le persone di talento a unirsi alla tua azienda (e convincerli a rimanere più a lungo una volta che sono a bordo).

Per scoprire come funziona il benchmarking della retribuzione e quali benefici per i dipendenti dovresti offrire, leggi questo articolo:

4. Mantieni i tuoi dipendenti al sicuro

Questo potrebbe non essere qualcosa a cui pensi molto, soprattutto se gestisci un'attività commerciale con pochi ovvi pericoli. Ma consideriamo il fatto che negli Stati Uniti nel solo 2015, 4.836 dipendenti sono morti a causa di infortuni sul lavoro.

Dovrebbe essere chiaro che la sicurezza dei tuoi dipendenti è la tua responsabilità più importante. Quindi è importante che tu:

  • valutare i rischi
  • mettere i controlli in atto
  • assicurarsi che tutti rispettino le regole di sicurezza

Ci sono molti più dettagli, naturalmente, e lo puoi trovare nel manuale Small Business Administration degli Stati Uniti sulla sicurezza e la salute sul lavoro, o nei seguenti tutorial:

5. Avere chiare politiche occupazionali

Le piccole imprese sono spesso gestite in modo molto informale e, a volte, questo può essere un punto di forza. Ma può anche portare a confusione, inefficienza, perdita di produttività e, a volte, potenziali problemi legali.

Pertanto, vale la pena dedicare del tempo a creare un manuale per i dipendenti con una documentazione chiara. Un manuale di solito include le seguenti sezioni:

  • Descrizione della società
  • Politiche di sicurezza
  • Diversità e dichiarazione di uguaglianza
  • Paga e benefici
  • Codice di condotta
  • Disciplina e risoluzione
  • Ricevuta di ritorno (che il dipendente deve firmare)
  • Note legali

Non sei sicuro di cosa dovrebbero includere queste sezioni? Human Resource Solutions fornisce un modello di manuale per i dipendenti gratuito sul suo sito Web, oppure puoi trovare ulteriori indicazioni qui:

6. Misurare le prestazioni dei dipendenti

Quindi, hai assunto le persone giuste, le stai pagando in modo equo e hai assicurato che sono al sicuro sul lavoro e conoscono tutte le politiche aziendali. Grande!

Ora è necessario impostare un processo di revisione delle prestazioni. Il punto non è solo controllare le persone. Le revisioni delle prestazioni possono essere molto utili anche per i dipendenti, stabilendo obiettivi e aspettative chiare e facendogli sapere come stanno andando.

Per ulteriori informazioni sull'importanza delle revisioni delle prestazioni e su come impostarle correttamente, ecco alcune risorse aggiuntive:

7. Comunicare chiaramente

Una buona comunicazione è al centro di ogni attività di successo. E il rovescio della medaglia, ovviamente, è che una cattiva comunicazione può essere disastrosa. In un sondaggio condotto dalla società di formazione Fierce Inc., l'86% degli intervistati ha accusato mancanza di collaborazione o comunicazione inefficace per i fallimenti sul posto di lavoro.

Le piccole imprese hanno un chiaro vantaggio qui: è molto più facile comunicare con poche decine di dipendenti che poche migliaia. Ma devi ancora stare attento a sistemare le cose correttamente. Nel seguente tutorial, imparerai tutto sui modi migliori per informare le persone, comunicare i valori dell'azienda, ottenere feedback dal personale e altro ancora.

8. Fornire una formazione efficace

Abbiamo già seguito corsi di orientamento per nuovi dipendenti, ma la formazione è un requisito costante. Se vuoi stare al passo con la curva in un mercato in continua evoluzione e competitivo, avrai bisogno di impiegati ben addestrati che imparino costantemente nuove competenze. Una buona formazione può anche essere un potente strumento per migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Se stai pensando che non puoi permetterti, ripensaci. Mentre i tradizionali programmi di formazione aziendale possono essere costosi, ci sono molte alternative gratuite o a basso costo. Puoi leggere di più su di loro, insieme a dettagli su come mettere insieme piani di allenamento individuali per ogni dipendente, in questo tutorial:

9. Mantieni il tuo personale felice e migliora la fidelizzazione

Molte delle altre cose che guardiamo in questo articolo, come una buona comunicazione e una formazione efficace, porteranno a uno staff più felice che rimarrà con te più a lungo.

Ma vale comunque la pena prestare particolare attenzione a quest'area e tenere traccia del tasso di rotazione del personale. Un elevato turnover può essere costoso per la tua azienda, non solo a causa del costo delle assunzioni e delle sostituzioni di formazione, ma anche a causa delle conoscenze e delle competenze perse che i dipendenti in partenza portano con sé. Può anche essere disastroso per il morale del personale vedere le persone smettere continuamente.

Per scoprire come monitorare il turnover del personale, consulta l'ultima sezione di questo tutorial:

E per consigli su come persuadere i dipendenti a rimanere, leggi questo:

10. Rispettare le regole

Ecco un motivo importante per non gestire la tua piccola impresa in modo informale: diritto del lavoro. C'è tutta una serie di regolamenti là fuori, e molte di queste regole si applicano alle piccole imprese.

Ti stai attenendo alle leggi sulle pari opportunità? Stai dando ai tuoi dipendenti i diritti a cui hanno diritto in base al codice legale del tuo paese? Stai elaborando la busta paga in modo efficiente e conservando tutti i record che devi mantenere?

In caso contrario, si consiglia di consultare questa guida rapida:

11. Risolvi i conflitti

In una grande azienda, quando sorgono conflitti tra dipendenti, vengono in genere gestiti da manager e poi passati al reparto risorse umane se diventano più seri e intrattabili.

Questi conflitti possono insorgere anche nelle piccole aziende e, se non si dispone di personale dedicato alle risorse umane, sarà probabilmente quello che risolverà. Prova questa lista di controllo dal dipartimento Risorse umane dell'Università della California, a Berkeley:

  1. Riconoscere che esiste una situazione difficile.
  2. Lascia che le persone esprimano i loro sentimenti.
  3. Definisci il problema.
  4. Determina i bisogni di base.
  5. Trova le aree comuni di accordo, non importa quanto piccolo.
  6. Trova soluzioni per soddisfare le esigenze.
  7. Determina il follow-up che dovrai seguire per monitorare le azioni.
  8. Determina cosa farai se il conflitto non sarà risolto.

E puoi anche leggere l'ultima sezione del nostro tutorial sulla comunicazione:

12. Essere efficiente con il libro paga e altri documenti

A tutti piace essere pagati in tempo. L'esecuzione del libro paga in modo efficace dovrebbe essere abbastanza semplice, soprattutto se si utilizza un buon software per aiutarti, ma è comunque possibile commettere errori. Non esiste un modo più sicuro di perdere la fiducia di un dipendente rispetto al ritardo con uno stipendio.

E quindi è necessario assicurarsi di aver detratto la giusta quantità di tasse e archiviato i moduli appropriati con le autorità fiscali. Non è la più entusiasmante che mai farete come proprietario di affari, ma è molto importante che farlo bene. Qui ci sono un paio di guide:

13. Garantire la diversità e l'equità sul posto di lavoro

È il 2017. Se il tuo posto di lavoro non è così vario come la società in cui vivi e lavori, devi chiederti perché, e prendere provvedimenti per affrontare il problema. Sono sicuro che non stai escludendo consapevolmente le persone in base al genere, alla razza, all'età o ad altri criteri, ma potresti farlo inconsciamente e danneggiare la tua azienda nel processo.

Ecco una guida ai vantaggi della diversità (il suggerimento di fare più soldi è in cima alla lista).

Ed ecco una guida per metterla in pratica:

14. Gestire il processo di terminazione

Se stai facendo bene le risorse umane, i tuoi dipendenti dovrebbero essere più felici e produttivi nel loro lavoro, e meno di loro vorranno smettere. Ma comunque, non importa quello che fai, ad un certo punto dovrai gestire la situazione di un dipendente che vuole smettere, o, a volte, dovrai licenziare qualcuno per prestazioni scadenti.

Dall'assicurare un passaggio senza problemi alla copertura delle basi legali, c'è molto da fare. Inoltre, dovrai eseguire un colloquio di uscita per assicurarti di sapere cosa è andato storto e come migliorare le cose per evitare situazioni simili in futuro. Leggi questo tutorial per saperne di più:

15. Ottieni l'aiuto giusto

Abbiamo coperto molto terreno in questo articolo. Se fai tutto ciò di cui abbiamo parlato oggi e tutto ciò che è raccomandato nei tutorial di supporto, potrebbe facilmente diventare travolgente. Come proprietario di una piccola azienda, hai tante altre cose di cui occuparti, come pianificare il futuro della tua attività, mettere insieme efficaci strategie di vendita e marketing, monitorare i conti e molto altro.

Quindi, è probabile che avrai bisogno di aiuto con le risorse umane in qualche modo. Ciò potrebbe significare assumere qualcuno, ma per una piccola impresa è più probabile che utilizzerai servizi di outsourcing o software HR. Abbiamo un tutorial sul software HR in arrivo, e puoi leggere il seguente tutorial per scoprire come funziona l'outsourcing delle risorse umane e ottenere profili di alcuni dei principali fornitori.

Conclusione

Nell'articolo di oggi, è possibile avere una panoramica delle nozioni di base sulle risorse umane essenziali per i proprietari di piccole imprese. Ora dovresti avere un'idea più chiara di cosa è coinvolto nella gestione delle risorse umane.

Per agire su ciascuna area delle basi della gestione delle risorse umane, è necessario ottenere alcuni dettagli in più, naturalmente, quindi ti inviterei a leggere le risorse collegate quando ne hai il tempo, oppure a dare un'occhiata alla serie completa su risorse umane per le piccole imprese.

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