Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance
Business

Како да стриуктуирате креативна агенција

by
Length:MediumLanguages:
This post is part of a series called Evolve From Freelancer to Agency.
How to Evolve from Freelancer to Agency
How to Find Enough Work to Keep an Entire Agency Busy

Macedonian (Македонски јазик) translation by Andrijana Mitevska (you can also view the original English article)

Една од клучните одлуки за создавање креативна агенција е како да ја структуирате.  Кога работите сами, структурата не е многу важна.  Поделбата  на обемот на работа, дури и само помеѓу административната работа и работата на клиентот, нe изгледа дека е премногу важна кога сте личност којашто ќе треба да го направи сето тоа, без оглед на тоа со кои поделби ќе се соочите. Но, кога треба да завршите со неколку луѓе кои работат на клиентски проекти и можеби како асистент на администрација, треба да бидете многу јасни за тоа кој зa што  е одговорен.

Опасноста од нејасно структуирање може лесно да ве доведе во ситуации каде што треба да платите некому за времето за коешто не ја сработиле работата  или ја вршеле истата работа што некое друго лице веќе ja завршило. Поставувањето солидна структура и јасен работен тек во место што покажува колку различни задачи минуваат низ вашите бизнис-процеси се неопходни  агенцијата да расте.

Кој има надлежност? 

Ова изгледа како лесно прашање: тоа е вашата агенција, па вие сте одговорни.  Но,постојат неколку нијанси што треба да ги решите, дури и ако претпоставувате дека секогаш ќе бидете на врвот на столбот. Вреди да се разгледа, патем, дека не секогаш може да бидете големиот шеф.

Можете да го задржувате правото сами да ја надминете секоја мала одлука, но тој вид на микро-менаџмент ретко функционира за најдобриот.

Многу успешни агенции се резултат на партнерство - двајца или повеќе искусни хонорарни работници коишто се здружуваат за да преземат поголеми проекти е релативно честа појдовна точка за агенциите. Во вакви случаи, веднаш треба да ги дефинирате вашите области на одговорност. Ако едно лице е одговорно за доверување работа на  клиентот, управување со проекти или ракување со книги, тие треба да имаат овластување да донесуваат одлуки во нивната област на експертиза без проблеми од другите партнери. Но, овие партнери ,исто така, треба да се свесни дека едно лице не може да доминира во агенцијата.

За оние луѓе што доаѓаат по основањето на агенцијата, структуирањето ќе биде повеќе прашање на одговорност отколку авторитет. Впрочем, одговорното лице секогаш е одговорно. Но, треба да ви биде јасно колку моќ има едно лице во неговата стручна област. Можете да го задржувате правото сами да ја надминете секоја мала одлука, но тој вид на микро-менаџмент ретко функционира најдобро. Успешните агенции универзално предлагаат одредени видови одлуки за да шефот биде слободен за фокусирање на задачите што само тој може да ги реши.

Ако веќе не сте задоволни со донесување одлуки (или дури и цели задачи), тоа е вештина којашто вреди да се практикува. Вие сè уште може да бидете во раните фази на размислување за тоа како вашата агенција може да работи, но направете точка за идентификување на задачите кои не треба да ги правите сами или одлуки што некој друг може да ги донесе.

Веднаш штом ќе имате некој друг што ќе работи за вас, дури и ако сте нови во под-изведување на некој мал дел од поголем проект, почнете да вежбате предавање на ограничено овластување за тоа мало дело.  Овластувањето е вештина и тоа е она што секој сопственик на агенцијата треба да го поседува.

Вашите структурни опции

Постојат неколку креативни компании коишто најавија дека вработуваат рамна хиерархија - без шефови. Тоа е привлечна опција, но она што е особено тешко е да се имплементира. Потребен ви е цел тим од луѓе што можат да се справат со работата под своја насока и ако секој може да го направи тоа, сите би биле хонорарци.

За повеќето агенции, важна е структурата и хиерархијата.  Треба да ја прилагодите вашата структура на сопствените преференции и способностите на луѓето со кои ќе работите, но има некои клучни прашања што ќе треба да ги решите.

  • Проект наспроти дел од проект: Прашањето за тоа како да се распредели работата е прашање дали ќе ѝ го предадеш целиот проект на една личност во твојата екипа или  ќе поделиш одредени делови од проекти на различни поединци.

    Дел од оваа одлука ќе зависи од видот на проектите што планирате да ги преземете и колку се лесни да се поделат.  Во многу случаи, поделувањето на задачи значи ефикасност, бидејќи едно лице може брзо и одново да го повторува истиот вид на работа. Но, тука е и прашањето за обезбедување дека никој во вашата агенција нема да чека седејќи на работа од некој друг.

  • Опции за комуникација: различните барања за комуникација на агенцијата зависат од тоа дали секој е во иста канцеларија, во иста временска зона; или само на истата планета. Колку е лесна комуникацијата за две лица во вашата организација кога ќе наметнат барања за тоа дали може да имате мека хиерархија, каде што секој може да стапи во контакт со сите други, или комуникацијата треба да помине низ канали.
  • Одговорност: Како одговорно лице можеби ќе треба да направите некој друг да биде одговорен за лоша одлука.  Тешко е да се направи, но ставањето на јасни очекувања во однос на одговорноста и авторитетот често ги намалува таквите проблеми. Можеби нема потреба да ги специфицирате последиците од конкретниот случај, но треба да ги намалите шансите секој од агенцијата да страда од таква ситуација.
  • Пристап на клиентот: Ако сакате да бидете единственото лице на вашата компанија, тогаш мора да  направите сите комуникации со клиентот да поминуваат преку вас. Тоа може да биде тежок предлог. Алтернативата е поставување кога и каде вашиот тим може да контактира со клиенти. За возврат, тоа може да значи дека треба да го обучите вашиот тим да комуницира со клиентите онака како што би требало.
  • Еволуција: Вашите структурни барања, кога сте само вие, и едно друго лице коешто работи за вашата агенција, ќе бидат многу различни од она што се, кога има пет членови на тимот, или десет или дваесет. Треба да бидете сигурни дека во вашата структура е вграден механизам за еволуција.

Сè запишувајте 

Додека ја развивате структурата на која вашата агенција ќе работи, фаќајте белешки. Додека пак, предизвикувачки е да се претпостави дека не само што нема да заборавите да им кажете на сите да работите со секој детал, туку и дека самите тие ќе паметат сè, ретко се случува секое лице во агенција да има совршен потсетник. Во зависност од тоа каде се наоѓа вашата агенција, можеби исто така имате законска обврска да пишувате потсетници за некои работи.

  • Договор: Со секое лице кое работи со вашата агенција, треба да напишете конкретен договор. За сите вработени, потребен ви е договор за вработување кој ги поставува и нивните одговорности и нивните придобивки.

    За хонорарни преведувачи и изведувачи, потребен ви е договор со кој се поставува нешто слично. Ова е времекога ќе ви биде од корист да одите кај адвокат за да ги изготвите договорите, дури и ако едноставно добиете образец кој можете да го користите одново и одново.

  • Прирачник за вработени: Изготвување прирачник за вработените (а, можеби и за изведувачи, исто така) ќе ви заштеди многу работа на подолг рок. Што е најважно, ве заштедува од рецитирање на  сите вклучени информации кај новите вработувања. Но прирачникот, исто така, може да ве заштити законски, осигурувајќи дека секој што работи за вашата агенција има пристап до политиките на кои донесувате одлуки. Тоа всушност може да реши многу правни прашања, како обвинувања за неправедно отпуштање.
  • Ваши сопствени референтни документи: Ќе имате многу на дланка кога работите со полноправна агенција. Не ставајте се во позиција каде што треба да ги запамтите сите овие детали – подобро, создадете некои референтни материјали што може да ги следите. Тоа ќе ви заштеди време и стрес на подолг период. Од писмен работен процес до упатство на сопственикот за вашата агенција, не плашете се да напишете свои референтни материјали.

Периодично проверувајте ја вашата структура

Дури и по целосно воспоставување на вашата агенција работите изгледаат совршено направени, важно е да проверите како се одвиваат. Може да има мали измени во системот што треба да ги направите - и секогаш е најдобро да се отстранат малите работи што е можно поскоро.

Исто така, може да најдете предупредувачки знаци на почетокот дека ќе треба да донесете друго лице: ако структурата е солидна, но работите одат надолу, тоа може да значи дека има пренатрупана работа. За жал, тоа исто така, може да значи дека во фирмата има еден лош работник којшто може да ја уништи целата фирма. Во секој случај, разгледувањето каде се проблемите може да ви каже дали треба да започнете со вработување (и ако треба прво да го оставите да си оди).

Неколку пати во годината е доволно да прегледате како функционира вашата агенција, барем во однос на структурата. Квартални разговори со секој човек што работи со вас, плус проверка колку ефикасно агенцијата ги завршува проектите, обично е доволна за да ги обелодени сите потенцијални проблеми.

Одрекување од одговорност

Секогаш треба да побарате независен финансиски совет и темелно да ги прочитате условите што се однесуваат на било какво осигурување, даночно, правно или финансиско прашање, услуга или производ. Овој напис е наменет само како водич.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.