Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Како да направите сигурносна копија на сите ваши Gmail пораки (целосен водич)

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Retrieve Your Deleted (Or Archived) Emails in Gmail

Macedonian (Македонски јазик) translation by Andrijana Mitevska (you can also view the original English article)

Никогаш не било поважно да направите сигурносна копија на Gmail пораките. Хакерите постојано бараат слабости во сметката,па можно е вашата e-mail сметка да биде загрозена. Пораките можат да бидат изгубени. Дури може да изгубите и пристап до вашата Gmail сметка. Ако тоа се случи, ќе ви биде потребна добра сигурносна Gmail копија.

Повеќето од нас ги чуваат своите бизнис информации на Gmail сметката. Губитокот на овие информации би можел скапо да не чини. Затоа е важно да бидеме сигурни дека податоците не се изгубени.

Постојат неколку начини да се направи сигурносна копија на Gmail пораките, но многу од Gmail корисниците не знаат што да направат. Во оваа вежба ќе научите како да направите сигурносна Gmail копија. Ќе ви објасниме како да ја користите програмата на Google (Google Takeout) за да направите сигурносна копија на вашиот Gmail. Исто така, ќе зборуваме за неколку програми на трета страна со кои ќе можете да направите сигурносна Gmail копија.

Научете корисни совети и стратегии за користење на e-mail

Пред да се посветиме на Gmail сигурносните копии, не заборавајте да се најавите на Tuts+ Business билтенот и да ја зграпчите нашата е-книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Преполна е со инбокс организациски стратегии и совети за ефикасно управување со дојдовни пораки.

 Free eBook PDF Inbox Zero

1.Зошто ви требаат сигурносни копии на Gmail.

Вашиот Gmail содржи важни бизнис информации. Сегашните и идните клиенти го користат за да ве контактираат. Тој може дури и да содржи чувствителни информации за проектите.

Но, што ако вашите e-mail пораки исчезнат или бидат загрозени?

Вистина е дека e-mail сметките и други онлајн сметки секојдневно се хакираат. Вестите се полни со сметки за прекршување на податоци  и други безбедносни пропусти. Ако некој друг има пристап на вашата e-mail сметка, можно е да изгубите некои од тие важни деловни комуникации.

Иако поставување на цврсти Gmail лозинки може да помогне да се смалат шансите за хакер да влезе во вашиот e-mail, ниеден систем не е сигурен. Во најлош случај, можеби ќе треба да ја избришете вашата Gmail сметка ако е загрозена. За упатство како да го направите тоа, следете ги чекорите во оваа вежба.

И се разбира, постои и можноста за корисничка грешка. Никој не сака да помисли на тоа, но податоците често се губат кога корисникот случајно ќе ја избрише Gmail пораката. Ако реагирате брзо, можеби ќе можете да ја вратите избришаната порака. Но, ако помине некое време, а вие немате сигурносна Gmail копија, можете засекогаш да ја изгубите пораката. За упатство како да вратите избришани пораки на Gmail, погледнете ја вежбата Како да ги вратите вашите избришани (или архивирани) пораки на Gmail.

Дополнителните безбедносни копии на Gmail овозможуваат враќање на вашите загубени пораки ако нешто и се случи на вашата Gmail сметка. Постојат неколку методи што можете да ги искористите за да направите сигурносна копија на вашата Gmail сметка.

2.Како да направите сигурносна копија на Gmail пораките користејќи Google Takeout

Google Takeout создава копија на целата Google сметка, вклучувајќи ги и вашите Gmail податоци. Еве како се користи:

Започнете со внесување на https://takeout.google.com/settings/takeout во полето Address на прелистувачот. Ако не сте најавени на вашата Google сметка, мора да се најавите пред да можете да ја користите алатката. Ако сте најавени, ќе се појави Google Takeout екран:

Google Takeout screen for Gmail email backup
Користете Google Takeout за сигурносна копија на Gmail пораките

2.Употребете ја лентата за лизгање на десната страна од екранот за да ја видите листата со податоци чија сигурносна копија можете да ја направите со оваа алатка.

Google data you can back up with Google Takeout
За да направите сигурносна копија на вашата Gmail сметка проверете дали лизгачот е на десна страна.

Ќе ги видите сите различни типови на податоци до кои може да пристапите преку вашата Google сметка.

3.Лизгајте го Gmail лизгачот (десно на екранот) надесно за да направите сигурносна копија на вашата Gmail сметка. Ако кликнете на стрелката надолу лево од лизгачот, екранот се проширува и понатаму можете детално да одредите на кои делови од вашиот Gmail сакате да им направите сигурносна копија.

Choose which Gmail labels to back up
Направете сигурносна копија на одредени Gmail ознаки.

Изберете една од следните опции:

  • Кликнете на копчето до Include all your mail за да направите сигурносна копија на целиот Gmail.
  • Кликнете на преклопното копче до Select labels за да се појави екран кој овозможува да изберете на кои ознаки (папки) сакате да им направите сигурносна копија.

4.Кога ќе завршите со избирање на типови податоци на кои сакате да им направите сигурносни копии, кликнете на копчето Next на долната лева страна на екранот. Се појавува Customize archive format екран:

Define your Gmail backup archive format
Изберете формат на архива за сигурносна Gmail копија.

Користете го овој екран за да ги дефинирате следните карактеристики на вашата архива:

  • File type-Тип на датотека. Стандардниот тип на датотека за вашата архива е .zip. Кликнете на стрелката надолу за да го изберете .tgz типот на датотеката. (Овој тип на датотека може да биде тежок за отварање за повеќето корисници.)
  • Archive size-Големина на архивата. Најголемата архивска датотека изнесува 50GB. Кликнете на стрелката за да изберете една од следните големини: 1GB, 2GB, 4GB, 10GB, 50GB.
  • Delivery method-Начин на испорака. Го означува начинот на кој ќе ги добиете архивираните податоци. Кликнете на стрелката за да изберете помеѓу линкот за преземање на e-mail, датотека на Google Drive, датотека на Dropbox или датотека на OneDrive.

Внимание: Архивите кои се наоѓаат на Google Drive се вбројуваат во Google квотата. Ако вашата архива е особено голема, можеби ќе сакате да изберете друг начин на испорака.

5.Кога ќе завршите со избирање на опциите за формат на архива, кликнете на копчето Create Archive кое се наоѓа во долниот лев агол.

На следниот екран ќе видите известување дека вашата архива се подготвува. (Процесот на архивирање не е моментален.) Кога вашата архива ќе биде спремна, преку e-mail ќе бидете известени за локацијата на архивата. Еве како би можел да изгледа тој e-mail.

Gmail backup archive email
E-mail кој ве известува дека вашата Gmail архива е спремна за преглед.

Забелешка: Вашиот e-mail може да се разликува, зависно од тоа кој начин на испорака ќе го одберете.

6. Следете го упатството од e-mail-от за да пристапите до вашата Gmail архива. (Во примерот погоре, би кликнал на копчето Download archive.)

3. Други начини за создавање сигурносна Gmail копија

Иако Google Backup Utility е прилично едноставен, мора да се сетите дека треба да ја создадете Gmail архивата. Поавтоматизиран начин за создавање сигурносна Gmail копија е користење на десктоп клиент како што се  Microsoft Outlook,Thunderbird (iOS) или Apple Mail.

Забелешка: Во овој пример ќе го користам Outlook. Ако вашиот десктоп клиент е различен, чекорите што ги следите би можеле да бидат малку различни.

Поставете го вашиот десктоп клиент така што ќе ги пренесе пораките од Gmail на вашиот компјутер преку IMAP протокол. Еве што треба да направитe:

Чекор 1. Вклучете го вашиот IMAP Access

1. Одете во Settings > Settings > Forwarding and POP/IMAP во Gmail-от за да проверите дали IMAP е вклучен. Вашиот екран би требало да изгледа вака:

Enable IMAP access
Одете во Gmail Settings за да го вклучите IMAP access.

Ако IMAP не е вклучен, кликнете на копчето Enable IMAP.

2.Google смета дека повеќето десктоп e-mail апликации не се безбедни. Па затоа ќе морате да ги смените безбедносните подесувања на вашата Google сметка за сметката да стане достапна за вашиот десктоп клиент.  За да започнете, одете на https://myaccount.google.com/. Ќе го видите My Account екранот:

Google My Account screen
Употребете го My Account екранот за да на вашиот десктоп клиент му дозволите пристап до вашите Gmail пораки.

3. Изберете Apps with account access. Се појавува екран Sign-in & security. Скролајте надолу до опцијата Allow less secure apps:

Allow less secure apps Google access
Google смета дека повеќето e-mail системи не се безбедни. Ќе треба да го поместите лизгачот надесно.

Поместете го лизгачот надесно за вашиот десктоп клиент да може да и пристапи на вашата Gmail сметка.

Чекор 2. Додадете ја вашата Gmail сметка на вашиот десктоп e-mail клиент. 

Следно што треба да направите е да ја додадете вашата Gmail сметка на вашиот e-mail клиент. Точниот процес што ќе го користите за да го направите тоа варира во зависност од вашиот десктоп e-mail клиент.

1. За MS-Outlook, клинкнете File. Кога ќе се појави екран Account Information, кликнете на копчето Add Account.

MS Outlook Add Account button
Кликнете на копчето Add Account за Outlook да добие пристап до вашите Gmail пораки.

2. Од вас ќе се бара да внесете Gmail сметка и лозинка која сакате да ја додадете на Outlook. Внесете ги информациите и кликнете на копчето Connect. Ќе се појави следниот екран:

Account setup complete
Му дозволивте на Outlook да пристапи до вашите Gmail пораки.

3. Кликнете OK за да го завршите поврзувањето на вашата Gmail сметка со вашата десктоп сметка. Вашите сметки се поврзани.

Ќе добиете e-mail порака со наслов: Microsoft Outlook Test Message во вашето Outlook сандаче.Во вашето Gmail сандаче ќе ја добиете истата порака. 

Отсега натаму пораките испратени на вашата Gmail адреса ќе бидат исто така испратени на MS Outlook. Дури и да изгубите пристап до вашата Gmail сметка, вашите Gmail пораки ќе бидат достапни преку Outlook. Сепак, запомнете дека ако избришете порака од вашата Gmail сметка, таа ќе биде отстранета и од вашето Outlook сандаче.

Предупредување:  Филтрите и другите организациски алатки кои ги користите во вашето Gmail сандаче можеби нема да се пренсат на вашиот десктоп e-mail систем.

4. Алатки на трети лица за создавање сигурносна Gmail копија

Уште еден начин за создавање на сигурносна копија на вашите Gmail пораки е користење на алатките на трети лица. Еве четири популарни опции:

UpSafe Gmail Backup Utility
UpSafe алатката за создавање сигурносна Gmail копија е бесплатна и лесна за користење.

UpSafe е бесплатна и едноставна Windows алатка за создавање сигурносна Gmail копија која ви овозможува брзо создавање сигурносни копии на Gmail датотеки на вашиот хард диск. Добра сигурносна карактеристика на оваа алатка е тоа што апликацијата никогаш нема пристап до вашите акредитиви за пријавување на Google. Меѓутоа, сигурносните копии не се создаваат автоматски. Па така ќе морате редовно да правите сигурносни копии на вашата Gmail сметка.

2. Gmvault Backup

Gmvault Gmail Backup utility
Gmvault алатката за создавање сигурносни копии работи на голем број платформи.

Користете GMvault на компјутерите со Windows, Mac, OSX или Linux. Оваа популарна апликација со отворен код ви овозможува да поставите автоматско создавање на сигурносни копии, што е добро, бидејќи не мора да се грижите ако заборавите да направите сигурносна копија на вашиот Gmail. Оваа алатка е исто така добра за преместување на пораки од една на друга сметка. Базирана е на командна линија,што значи дека нема графички интерфејс. Но, можете многу да постигнете ако научите неколку едноставни команди.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail backup utility
Gmail алатката Spinbackup нуди карактеристики за создавање сигурносни копии базирани на облак технологијата.

Spinbackup ги комбинира карактеристиките на сигурносните копии базирани на облак технологијата и безбедносните карактеристики во еден пакет. Ако вашиот бизнис ги бара двете опции, оваа алатка може да биде добар избор. Ви овозможува да поставите автоматско создавање на сигурносни копии не само на вашите Gmail пораки, туку и на било кои податоци на вашиот Google Drive, вклучувајќи ги вашите контакти и календар. Цената зависи од вашите потреби и од бројот на корисниците.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools Gmail Backup
SysTools е специјализиран за алатки за сигурносни копии и обновување на податоците.

SysTools нуди широк спектар на алатки за сигурносни копии и услуги за обновување на податоците, вклучувајќи ги алатките за создавање сигурносни Gmail копии и Google Apps кои се базираат на облак технологијата. Gmail Backup алатката е достапна е и во Windows и во Mac верзија. Во зависност од тоа кој оперативен систем го користите, вашите пораки можат да бидат зачувани во различни формати. Исто така, можете да примените филтер за да изберете на кои пораки да направите сигурносни копии.

5.Направете сигурносните Gmail пораки да бидат дел од вашиот работен тек.

Губењето на Gmail пораките може да биде скапо. Создавање сигурносни копии на вашиот Gmail би требало да стане редовен дел од вашиот работен тек. Еве неколку од најдобрите практики:

  1. Продолжете да ги следите добрите Gmail сигурносни практики. Иако постоењето на систем за сигурносна Gmail копија може да ви обезбеди да не изгубите важни пораки, целта е сепак да ја одржите вашата сметка што е можно посигурна. Осигурајте се дека Gmail лозинките што ги користите се безбедни и искористете и други Gmail онлајн безбедносни мерки.
  2. 2. Автоматски сигурносни копии во спореба со рачни сигурносни копии. Додека некои Gmail алатки дозволуваат да поставите редовни автоматски сигурносни копии, други не го дозволуваат тоа. Во зависност од обемот на пораките што ги примате, честотата на создавање сигурносни копии може да варира, колку повеќе пораки примате, толку почесто треба да создавате сигурносни копии на вашиот Gmail. Запознајте го системот што го користите за создавање сигурносни копии. Ако вашата алатка не ви дозволува рутинско создавање на сигурносни Gmail копии, одвојте време за рачно создавање.
  3. 3.Редовно проверувајте ги сигурносните датотеки. Дури и ако вашата алатка за сигурносни копии работи автоматски, сепак треба да ги проверите вашите сигурносни датотеки одвреме-навреме за да се осигурате дека алатката правилно работи. Ако забележите дека сигурносните датотеки не постојат или се со големина од 0 бајти, прочитајте ја повторно документацијата на вашата алатка за создавање сигурносни копии или контактирајте го тимот за поддршка на софтверот за решавање на проблемот.
  4. 4.Следете го просторот за складирање на вашите сигурносни копии. Бидете свесни колку простор имате за вашите сигурносни копии. Доколку сте блиску до надминување на ограничувањето за складирање, размислете за складирање на постарите сигурносни копии на друга локација или за нивно отстранување. (Предупредување: Ако ги избришете постарите сигурносни копии, можеби нема да можете да ги вратите ако подоцна ви затребаат.)

Заклучок

Ако не создавате сигурносни копии редовно, ризикувате да ги изгубите информациите. Сега кога знаете како да направите сигурносна Gmail копија, можете да ја намалите можноста за загуба на податоци со создавање сигурносна Gmail копија.

Употребете ги чекорите кои штотуку ви ги покажавме за редовно создавање сигурносни Gmail копии.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.