Ако поседувате бизнис, веќе знаете колку се важни вашите пораки на Microsoft Outlook. Со нив комуницирате со клиентите и преку нив, исто така, може да добивате нарачки.  Сакате да бидете сигурни и да направите резервна копија на информациите во вашата сметка на MS Outlook, за да не изгубите витални деловни информации Ако користите Microsoft Outlook за вашите лични потреби, како што се комуницирање со пријателите и членовите на семејството или за училиштето, тие пораки се исто така важни.

Многу корисници на е-пошта, дури и бизнис професионалци, не размислуваат за тоа колку информации всушност чуваат во нивниот систем за е-пошта. Тие не размислуваат за тоа како да ги зачуваат пораките на Outlook додека не биде предоцна и не изгубат некои информации.

Не мора да биде така и за вас. Ако треба да научите како да ги заштитите Outlook пораките, ова упатство е за вас.  Ќе дознаете различни Outlook резервни методи, од тоа како да изнесете пораки од Outlook до тоа како да зачувате е-пошта во Outlook PST формат и многу повеќе.  Ние, исто така, ќе дискутираме за тоа како да направите резервна копија на други MS Outlook податоци, како што се информации за контакт и друго. На крај, ќе дознаете за неколку додатоци на MS Outlook кои можат да ви помогнат да ги заштитите Outlook пораките.

Водич за Inbox Zero Mastery (Бесплатна е-книга запреземање)

Пред да одите понатаму и да научите како да го користите Microsoft Outlook, грабнете ја нашата бесплатна е-книга:The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Таа е спакувана со стратегии за организирање на примена пошта и совети за поефикасно управување со вашатадојдовна е-пошта.

1. Зошто ви требаат Outlook резервни копии

Можеби не размислувате за резервна копија на вашите пораки на MS Outlook, но би требало. Што ако го изгубите пристапот до вашата e-mail сметка?  Сите информации за е-пошта што се зачувани во вашата сметка ќе исчезнат. Ако ја користите вашата e-mail сметка на Outlook за бизнис, не би сакале тоа да се случи.

Најчесто, луѓето губат пристап до нивните сметки за е-пошта кога ја забораваат лозинката. Се разбира, обично има чекори што можете да ги преземете за да го вратите пристапот до вашата е-пошта, но тие можат дави одземат многу време.

Друга причина поради која луѓето губат пристап до нивните е-мејл сметки е затоа што нивната сметка е хакирана. Ако вашата e-mail сметка на Outlook е пробиена, тешко можете да добиете пристап повторно.  Ако ова се случи, а вие имате тековна резервна датотека на Outlook, барем ќе имате податоци за е-пошта за кои сте направиле резервна копија.

Не заборавајте да направите резервна копија од вашите најважни пораки одделно. Некои пораки содржат информации кои се од витално значење за вашиот бизнис: договор, предлог или дури и фактура.  Ќе сакате да преземете дополнителни мерки за да бидете сигурни дека имате дополнителна копија од сите пораки со клучни деловни документи или разговори. Ние ќе ви покажеме како да го направите тоа во чекорите што следат.

2. Како брзо да направите резервни копии на пораки одOutlook (видео)

Научете како да направите резервна копија на Outlookпораки брзо користејќи PST-датотеки во ова кратко видео:

3. Како да направите резервна копија на Outlook Email:Шест методи

Сега кога научивте колку е важно да имате резервна копија од вашите Outlook e-mail информации, време е да научите како да го направите тоа. Во овој дел јас ќе ви покажам шест методи за да направите резервна копија на вашата е-пошта на Microsoft Outlook:

Метод 1. Како да пренесете пораки од Outlook во PST формат

Првиот начин за резервни копии на вашата MS Outlook е-пошта е преку пренесување на е-пораки во Outlook PST формат. Пред да научиме како да пренесуваме Outlook информации во овој формат, може да се запрашате: што е Outlook PST формат на датотека и како е различен од Outlook OST формат на датотека?

Датотека со .pst наставка (датотека формат PST) е информативна датотека што ја користат Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Примери за типовите на Outlook e-mail податоците што можете да ги зачувате во PST-формат вклучуваат:

• Папки за пораки
• Контакт информации
• Информации за адреса
• Информации од Outlook Calendar
  

Можете да пристапите до Outlook PST датотека од компјутерот или серверот каде што датотеката е зачувана. Можете исто така да копирате датотека со формат PST на друга локација.

PST-датотеката е различна од датотеката .ost наставка (OST-датотека). Outlook OST формат на датотека ви овозможува да работите офлајн со копија од датотека складирана на вашата сметка на Microsoft Exchange. Датотеката е синхронизирана кога ќе се вратите на интернет.

Чекор 1. Пристапете до Import and Export Wizard

Сега да научиме како рачно да креираме резервнадатотека Outlook PST. Започнете во вашето сандаче за Outlook и кликнете на јазичето File. Се појавува екранот Account Information:

Кликнете на опцијата Open & Export:

Потоа, кликнете на копчето Import/Export. Системот се враќа до вашето сандаче и се прикажува Import and Export Wizard:

Изберете ја опцијата Export to a file и потоа кликнете на копчето Next> на дното на помошникот. Тој ве потсетува да изберете тип на датотека:

Изберете ја опцијата Outlook Data File (.pst). Кликнете на копчето Next>. Потоа, ќе треба да изберете Outlook-папка од која сакате да пренесете податоци:

Користете ја лизгачката лента за да се движите нагоре инадолу и да ги видите сите ваши постоечки Outlook папки. Откако ќе изберете папка, кликнете на копчето Next>.

Забелешка: Исто така, можете да ги заштитите  Outlook контактите, информациите за календар, белешките и задачите.

Чекор 3. Изберете го патот каде што сакате да ја зачувате вашата резервна PST копија 

На следното упатство, побарајте да пронајдете патека за пренос на датотеката со податоци од Outlook. Или, можете да ја зачувате датотеката во стандардната патека. Ако ја зачувате датотеката во стандардната патека, ќе треба да наведете дали сакате да дозволите дупликатни предмети.  Можете,исто така, да го промените името на датотеката, што е добра идеја, бидејќи името на датотеката е стандардно: backup.pst. Запомнете го името на датотеката и локацијата на Outlook PST датотеката која сте ја избрале за подоцна да можете да ја пронајдете.

Кога ќе го направите вашиот избор, кликнете на копчето Finish на дното на упатството. Од вас е побарано да креирате лозинка. Ова е факултативен чекор, но може да биде важно ако податоците за резервна копија се чувствителни и треба да бидат заштитени.

Откако ќе ја пренесете избраната папка во PST-датотека, можете да проверите дали датотеката е таму со отворање на папката во File Explorer.

Чекор 4. Најдете ја Outlook PST датотеката и копирајте ја или преместете ја на нова локација

Откако ќе ја креирате вашата e-mail датотека за резервнакопија, можете да го отворите File Explorer и да ја пронајдете резервната датотека Outlook што сте ја направиле. Ќе ја препознаете, бидејќи типот на датотека ќе биде Outlook Data File:

• За да преместите датотека, едноставно кликнете на неа и повлечете ја во папката каде што сакате да биде.

• За да копирате датотека, кликнете на датотеката што сакате да ја копирате и притиснете CTRL + C. Отворете ја папката каде што сакате да биде датотеката и притиснете CTRL + V.

Во овој случај, да преместиме некои датотеки во нова папка што ја создадовме, наречена Testing. Откако ќе ја преместите датотеката на нова локација Outlook PST, отворете File Explorer за да ја видите датотеката за  Outlook резервна копија:

Чекор. 6. Пристапете до датотеката со резервната е-пошта на Outlook

Убаво е да можете да креирате резервни датотеки, но тие нема да ви бидат корисни се додека не ги отворите повторно на вашата e-mail сметка.  За оваа вежба, создадов резервна копија на е-пошта наречена XYZProject.pst користејќи ја мојата друга сметка за е-пошта на Outlook. Ќе ја отворам таа датотека од мојата Outlook сметка за работа.

За да пристапите до резервната датотека на Outlook,започнете со екранот Outlook Account Information. Кликнете Open & Export > Open Outlook Data File.

File Explorer се отвора на стандардната локација. Ако сте ја зачувале вашата резервна копија на резервната датотека на некое друго место, ќе треба да стигнете до локацијата каде што е зачувана вашата резервна датотекаPST.  За овој пример, ќе ја отворам папката Testing што ја создадов порано:

Кликнете на датотеката, потоа кликнете Open. Системот се враќа на вашето сандаче.

Во панелот за навигација лево, ќе видите нова категорија на дното на панелот, под архивите: Outlook Data.  Оваа категорија ги содржи информациите од резервната папка што ја отворивте. За да ја отворите датотеката и да пристапите до вашите податоци, кликнете на стрелката лево од неа.  Бидејќи папката што ја архивирав беше подпапка на мојата папка Inbox кога ја архивирав, таа структура беше зачувана. Исто така треба да кликнете на стрелката лево од зборот Inbox.

Сега можете да ја отворите папката за да ги видите пораките внатре. Исто така можете да ги повлекувате и пуштате пораките до други папки на е-пошта.

Метод 2. Како да спуштите и повлечете пораки до File Explorer папки

Брз и лесен начин да направите резервна копија на една е-пошта е да ја повлечете од вашето Outlook inbox во папката File Explorer.

Започнете со отворање на вашата Outlook папка која ја содржи пораката за којашто сакате да направите резервна копија. Потоа отворете File Explorer во папката каде што сакате да ја зачувате e-mail пораката за резервнакопија:

Кликнете на пораката за е-пошта и повлечете ја во File Explorer за да креирате копија за е-пошта:

Како што можете да видите, е-поштата што ја копиравме во File Explorer сега е во мојата папка како Outlook Item (не е PST датотека). Ако двојно кликнете на ставката File Explorer, пораката се отвора во Outlook.

Метод 3. Како да ги зачувате Outlook пораките како HTMLили TXT датотеки

Друг метод за резервна копија на Outlookпораката е да ја зачувате е-поштата како HTML или TXT-датотека. Оваа датотека потоа може да се зачува во облакот. Можете дури да ја прикачите датотеката во е-порака, акосакате.

Започнете со отворање на вашето сандаче Outlook, кликнете на е-пораката за која сакате да направите резервна копија за да ја отворите. Во примерот подолу, јас правам резервна копија на е-пошта за фактура:

Забелешка: прилогот на фактурата нема да биде поддржан со овој метод. За да направите резервна копија на прилогот, треба да го преземете, да направите копија и да ја преименувате копијата.

Кликнете на табулаторот File на горниот дел од екранот. Следниот екран се прикажува:

На левата страна, кликнете на опцијата Save As. Се појавува File Explorer. Изберете ја патеката каде што сакате да ја зачувате вашата e-mail порака.  На дното од екранот кликнете на стрелката десно од Save as type. Ќе се појави следното мени со опции за тип на датотека:

Изберете го типот на датотека во кој сакате да ја зачувате е-поштата.

Метод 4. Како да пренасочите е-пошта до друга сметка на е-пошта

Ако имате друга сметка за е-пошта, брз и лесен начин да креирате резервна копија на е-пошта е да ја пренасочите на вашата друга е-адреса. Една предност на овој метод е дека прилогот исто така ќе биде пренасочен.

Започнете со отворање на е-пошта на Outlook на којашто сакате да ѝ направите резервна копија.

Кликнете на иконата Forward во Ribbon.

Напишете една или повеќе адреси на е-пошта каде што сакате да ја испратите резервната копија на е-пошта.

Метод 5. Резервна копија на Outlook е-пошта со помош на Screen Capture

Ако имате софтвер screen capture на вашиот компјутер, можете да снимите скриншот како резервна копија за да покаже дека добивте одредена е-пошта (и што вели таа е-пошта).

Овој метод на back-up е-пошта може да биде особено корисен кога се занимава со техничка поддршка ако сакате да се повикате на е-пошта што сте ја добиле од неа.

Метод 6. Користете додаток за резервни копии на е-пошта

Ви дадовме многу Outlook e-mail резервни методи. Но, исто така има и многу софтверски алатки кои можат да ви помогнат со резервните копии на Outlook е-пошта. Еве опис на само неколку од нив:

1. Dropbox Add-in. Ако имате инсталирано Dropbox add-in, можете да ги споделите прилозите како Dropbox врски. Можете, исто така, да ги зачувате или да направите резервна копија на дојдовните прилози на е-поштата доDropbox.  Бидејќи Dropbox е безбеден облак за складирање, вашите информации ќе бидат сигурни дури и ако нешто се случи со вашиот компјутер.
2. Evernote Add-in. Evernote add-in ви овозможува да отсечете било која нишка на Outlook (вклучувајќи и  додатоци). Ова значи дека можете да пристапите до овие пораки на кој било уред каде што можете да пристапите до Evernote. Исто така можете да го користите Evernote за да ги организирате вашите зачувани пораки.
3. Microsoft OneNote. Софтверот и датотечниот систем на Microsoft, OneNote, исто така, може да ви помогне да управувате со вашите Outlook пораки. Ако го имате споено со Outlook, можете да зачувувате пораки (и нивните прилози) во папки со поврзани датотеки.
4. TechHit MessageSave. MessageSave Add-in за Outlook има голем број на корисни опции за резервни копии на Outlook, вклучувајќи ја и можноста да се исполнат владините стандарди за задржување на е-пошта.  Исто така, можете да зачувате е-пораки со други поврзани документи. Чувајте резервни Outlook пораки во MSG или PDF формат.

Дознај повеќе за тоа како ефикасно да ја користите Outlook е-поштата

Без разлика дали сте сопственик на бизнис или бизнис професионалец, е-поштата е важен инструмент за комуникација. Важно е да бидете сигурни дека вашите пораки се професионални што е можно повеќе. Овие упатства можат да помогнат:

• 
  Email
  Како да напишете поефикасна е-пошта (15+ најдобри совети и трикови)
  Лора Спенсер
• 
  EMAIL
  Како правилно да напишете формална е-пошта (која добива резултати)
  Лора Спенсер
• 
  Email Marketing
  10+ различни типови на најефективни маркетинг пораки
  Селин Роке

Ако треба да станете подобри при користење на MS Outlook, проверете ги остатокот од нашите практични Outlook туторијали: Што е MS Outlook? (Алатката за софтвер на е-пошта).

За подобро да управувате со вашето електронско сандаче и да ги организирате вашите дојдовни електронски пораки, не заборавајте да се регистрирате на билтенот Tuts + Business и да ја грабнете нашата бесплатна е-книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за прибирање на примена пошта и совети за поефикасно управување со вашата дојдовна е-пошта.

Зошто да не направите резервни копии на вашите важни Outlook пораки денес?

Сега, кога научивте како да креирате датотеки за резервни копии на MS Outlook, подготвени сте да го поставите вашиот систем за да направите резервна копија на Outlook пораките. Ќе можете да пристапите до вашите податоци дури и ако го изгубите пристапот до вашата Outlook сметка. Значи, што ве задржува од заштитата на вашите бизнис податоци од Outlook? Зошто не ја поставите резервната копија на Outlook денес?