Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel

Како да комбинирате две (или повеќе) страници во Excel 

by
Difficulty:AdvancedLength:MediumLanguages:

Macedonian (Македонски јазик) translation by Hristina Naumovska (you can also view the original English article)

Ако сте корисници на Microsoft Excel, по кратко време ќе имате доста различни работни книги полни со важни страници во Excel. Што се случува кога треба да ги комбинирате овие многубројни работни книги така што сите листови ќе бидат на исто место?

Понекогаш Excel може да биде предизвик бидејќи е моќен. Знаете дека тоа што сакате да направите е можно, но можеби не знаете како да го остварите.  Во оваа вежба ќе ви покажам неколку техники кои можете да ги користите за да ги соедините страниците во Excel.

Кога треба да комбинирате повеќе страници, без копирање и лепење на податоците од секој лист рачно . Постојат многу кратенки кои можете да ги користите да заштедите  време при комбинирање работни книги; а јас ќе ви покажам кој е соодветен за секоја ситуација.

Combine Excel Spreadsheets

Гледајте и учете

На видеото подолу ќе ви покажеме како да комбинирате листови од Excel во eдна средена работна книга. Ќе ве научам да го користите PowerQuery (исто така наречен Get & Transform Data) за да ги соберете податоците од повеќе работни книги.

Важно: Е-маил адресите кои се користени во оваа вежба се фиктивни (случајно генерирани) и не се наменети да претставуваат кои било вистински адреси.

Прочитајте за да ги видите напишаните упатства. Како и секогаш, Excel има повеќе начини за исполнување на оваа задача, и начинот на кој работите со вашите податоци ќе ви покаже кој пристап е најдобар.

1. Како да преместите и копирате листови (наједноставен метод)

Најлесен метод за спојување на страни во Excel е едноставно да го земете  целиот лист и да го копирате од една работна книга во друга.

За да го направите ова, започнете со отворање на двете работни книги во Excel. Потоа, префрлете се на работната книга од која сакате да копирате неколку листови.

Сега, држете го Control (или Command on Mac) на тастатурата и кликнете на сите листови што сакате да ги копирате во посебна работна книга.  Додека го правите ова ќе забележите дека јазичињата ќе се покажат како обележани.

Сега со десниот клик изберете Move or Copy од менито. 

Move or Copy from Menu
Кликнете Control (или Command) на сите листови што сакате да ги поместите или копирате помеѓу работните книги, потоа со десен клик изберете Move or Copy.

Првата работа што ќе сакате да ја направите во скок-прозорецот Move or  Copy е да ја селектирате работната книга во која сакате да ги преместите листовите. Изберете го името на датотеката во паѓачкото мени "To book".

Move or Copy Popup Option
Во скок-прозорецот изберете ја работната книга во која сакате да ги копирате или преместите листовите и штиклирајте го полето Create a copy ако не сакате да ги преместите сите листови

Исто така, во поглед на распоредот можете да изберете каде се ставени листовите во новата работна книга. Менито Before sheet го контролира редоследот по кој ќе бидат вметнати листовите. Секогаш може да ја изберете опцијата (move to end ) и подоцна да го смените редоследот на листовите доколку е потребно.

На крај, не е задолжително штиклирањето на полето Create a copy, кое ќе ги дуплира листовите и ќе креира нивна посебна копија во работната книга во која ги преместувате. Откако ќе притиснете OK, ќе видите дека листовите што ги копиравме се во комбинираната работна книга.

Sheets in Excel workbook
Сега, двата листа што ги избравме од посебната работна книга се копирани во главната работна книга. 

Овој пристап има неколку негативни страни. Ако продолжите да работите со две посебни датотеки, тие нема да бидат  "синхронизирани". Ако направите промени во оригиналната работна книга од која сте ги копирале листовите, тие нема автоматски да се ажурираат во комбинираната работна книга.

2. Подгответе да го користите Get & Transform Data Tools за да ги комбинирате листовите

Exel има неверојатно моќен сет на алатки кои често се наречени PowerQuery. Почнувајќи со Excel 2016, овој сет беше ребрендиран како Get & Transform Data.

Како што сугерира името, ова се збир на алатки кои ви помагаат да ги повлечете податоците заедно од другите работни книги и да ги ставите  во една работна книга.

Data Get and Transform Excel ribbon
Во Excel 2016та за Windows или Office365 верзијата на Excel, ќе ја пронајдете оваа опција во јазичето Data во опциите Get & Transform.

Исто така оваа опција ја има само во Excel за Windows.Нема да ја најдете во верзиите на Mac или во верзијата на веб-пребарувачот на апликацијата на Microsoft.

Пред да почнете: Штиклирајте ги податоците 

Најважниот дел од овој процес е штиклирањето на податоците пред да почнете да ги комбинирате. Датотеките треба  да имаат исто подесување за структурата на податоци, со истите колони. Не можете лесно да комбинирате страна со четири и пет колони бидејќи Excel нема да знае каде да ги стави податоците.

Compare data sets
Пред да се обидете да комбинирате податоци со опцијата Get & Transform Data , тоа навистина ви помага да бидете сигурни дека податоците се во иста форма со истите колони во секоја рабтна книга во која комбинирате.

Често, ќе треба да комбинирате страници кога превземате податоци од системи. Во тој случај, многу е полесно да се осигурате дека системот од кои ги преземате податоците е секоја пат конфигуриран да презема податоците во истите колони.

Пред да превземам податоци од сервис како Google Analytics, секогаш се осигурувам дека го превземам истиот формат на извештај секој пат. Ова ми обезбедува лесно да можам да работам и да комбинирам повеќе страници заедно.

Без разлика дали добивате податоци од систем како Google Analytics, MailChimp, или ERP како SAP или Oracle чија движечка сила се големите компании, најлесниот начин да заштедите време е да се осигурате дека превземате податоци во заеднички формат.

Сега кога ги проверивме податоците, време е да  научиме како да ги комбинираме  листовите во Еxcel.

3. Како да комбинирате листови од Excel во полна папка со датотеки 

Неколку пати, имав полна папка со датотеки  што требаше да  ги ставам во една консолидарна датотека. Кога имате десетици, па дури и стотици датотеки, отворајќи ги една  по една за да ги комбинирате едноставно не е изводливо. Учењето на оваа техника може да ви заштеди  десетици часа од еден проект.

Повторно, клучно е тоа што податоците се во ист формат.  За да започнете, тие ќе ви помогнат да ги ставите сите датотеки во иста папка така што Excel ќе може лесно да проверува дали има промени.

Combining Folder of files
Осигурајте се дека сте ги ставиле сите датотеки од Excel во истата папка, потоа на лентата во Excel изберете New Query > From File > From Folder

Чекор 1. Упатете го Excel во папката со датотеки

Во скок прозорецот, ќе сакате да наведете патека до папката што ги содржи  работните книги на Excel.

Folder Path Microsoft Excel
Подесете ја патеката на папката во папката  со оние датотеки кои сакате да ги комбинирате.

Можете да стигнете до таа патека со пребарување или едноставно да ја залепите патеката на папката со вашите работни книги.

Чекор 2. Потврдете ја листата со датотеките

Откако ќе му покажете на Excel каде се наоѓаат работните книги ќе се појави нов прозорец со прикажување на листата на датотеки што ќе ги комбинирате. Во моментов, гледате само метаподатоци за датотеките, а не податоците во датотеките.

List of files to combine
Прозорецот едноставно ги прикажува датотеките кои ќе се комбинираат со нашето пребарување,

Прозорецот едноставно ги прикажува датотеките кои ќе се комбинираат со нашето пребарување. Ќе го видите името и типот  на датотеката и датумите ќе бидат пристапни и изменети. Ако ви недостасува датотека во оваа листа, проверете  дека сите датотеки се во папката и повторете го процесот.

За да продолжите на следниот чекор, кликнете Edit.

Чекор 3. Потврдете ја комбинацијата

Со помош на следното мени ги потврдувате податоците во датотеките. Откако проверивме дека податоците имаат иста структура во повеќе датотеки , едноставно кликнуваме ОК.

Confirm Combining Files Excel
Со ова проверуваме за да се осигураме дека нашите датотеки се во иста структура, па едноставно притискаме ОК за да продолжиме на следниот чекор.

Чекор 4. Како да комбинирате листови од Excel  со еден клик

Сега ќе се појави нов прозорец со листата на датотеки што ќе ги комбинираме.

Во оваа фаза, сè уште гледате метаподатоци за датотеките а  сега и самите податоци. За да го решите ова  кликнете  на двојната  паѓачката стрелка во горниот десен агол во првата колона.

Click to Combine Files
Кликнете  на двојната  паѓачката стрелка агол во првата колона за да ги вчитате изворните податоци од секоја датотека.

Погледнете! Сега ќе ги видите податоците од внатрешноста на датотеките комбинирани на едно место.

Query Editor Data Combined
Откако  ќе ги комбинирате вашите податоци ќе видите дека сите се комбинирани во една датотека а оригиналното име на датотеката ќе се покаже во првата колона.

Движете се низ податоците за да проверите дали сите  редови се таму. Забележете дека единствената промена од вашите оригинални податоци е тоа што името на датотеката од секоја изворна датотека е во првата колона 

Чекор 5. Затворете и вчитајте ги податоците

Верувале или не, во основа, ние завршивме со комбинирањето листови од Excel. За сега, податоците се наоѓаат во Query Editor, така што ќе треба да ги пратиме назад на обичниот Excel за да може  да работиме со нив.

Кликнете  Close & Load во горниот десен агол. Ќе ги видите готовите податоци во обична страница од Excel , подготвени за преглед и работа.

Combined Data Set in Excel
Откако ќе кликнете Close & Load ќе ги видите сите податоци од оригиналните датотеки комбинирани во еден лист.

Замислете дека ја користите оваа опција  за да го зголемете бројот на  различни членови од вашиот тим. Изберете папка во која ќе ја складирате секоја датотека а потоа комбинирајте ги во една заедничка датотека за само неколку минути со оваа опција.

Краток преглед и продолжете да учите

Во оваа вежба научивте неколку техники како да комбинирате листови од Excel. Со користење на еден од овие пристапи кога имате многу листови што треба да ги споите заедно, ќе заштедите време така што ќе можете да се вратите за зададената задача!

Погледнете некои од другите вежби за да ги усовршите вашите вештини за Excel. Секоја од овие вежби ќе ве научи како да извршувате задачи за пократко време во  Microsoft Excel. 

Како спојувате работни книги во Excel?  Пишувајте ми во коментари дали ви се допаѓаат овие методи или имате ваша техника што ја користите.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.