Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Backups
Business

Како најдобро да ги организирате датотеките, папките и документите на вашиот компјутер

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Macedonian (Македонски јазик) translation by Stefan Nikolov (you can also view the original English article)

Ако го читате ова, има добри шанси вашиот компјутер да е хаос. Имате датотеки насекаде низ вашиот десктоп, папка за превземања превиткани со инсталатери на апликации од пред две години и кој знае каде датотеката што Џејсон од Билингс беше потребна вчера. Ајде да погледнеме како да го поправиме.

Сега, пред да се нурнеме, треба да го решиме најголемиот проблем со кој било систем за организација на датотеки: ти. Не постои точка поставување на сложена датотечен систем, каде што секоја папка е кодирана во боја, обележана и преправена со секоја друга папка. Ќе трае околу три минути.

Тогаш вашиот прв приоритет е да се имплементира систем во кој всушност може да се придржувате. Сакам да одите и да гледате во вашиот плакар; ако сè е уредно организирано, одлично, можете да почнете со напредните работи. Од друга страна, ако дури и не можете да ги задржите вашите кошули и вашите чорапи одделени, тогаш треба да почнете со навистина едноставна поставеност со која ќе бидете во можност да се придржувате. Запомнете, како и со било која цел - и имаме целосен водич за поставување на целта што треба да ја проверите конзистентност е најважното нешто. Подоцна можете да додадете повеќе сложеност

Со тоа надвор од патот, дали сте подготвени да дознаете за организирање папки? Ајде да почнеме.

Како да организирате компјутерски датотеки: одлучува за структурата

Постојат три главни начини на кои можете да го структурирате вашиот датотечен систем: базиран на проект или клиент, базиран на датум и врз основа на тип на датотека. Постојат добрите и лошите страни на секој метод за организирање на папки и можете да користите комбинација, на пример групирање сè по проект, но во рамките на секој проект групирајќи ги работите со тип на датотека или групирање сè по година, но во рамките на секоја година групирање по клиент.

Ајде да погледнеме на секој начин да организираме компјутерски датотеки. Треба да го изберете методот кој се чини дека најдобро одговара на вашиот работен тек и се држи до него.

1. Систем за организација на датотеки со проект или клиент

a project based file structure

Проектот или клиент-базирана структура можеби е наједноставен за да се придржуваат. Секој проект или клиент - како ќе ги разделите работите зависи од тоа каква работа ја правите - добива своја посветена папка. Во рамките на секоја проектна или клиентска папка, ги чувате сите релевантни датотеки и документи.

Она што го прави проектот или клиентот да функционира толку добро е тоа што е безмоќно. Ако датотеката А е да се направи со клиент X, таа оди во папката X. Ако датотеката B е да се направи со клиентот Y, тогаш, шокантно, таа оди во папката Y.

Ако имате повеќе проекти за истите клиенти, можете да му дадете на секој проект своја сопствена папка од највисоко ниво или да имате поединечни проектни папки во секоја папка на клиентот.

Каде што проектниот или клиент-базиран датотечен систем почнува да се распаѓа, кога се занимавате со многу општи датотеки кои имаат врска со повеќе проекти или организацијата како целина. Можете да бришете "Општа" папка на проектната датотека, но тоа брзо може да создаде повеќе проблеми отколку што ќе се реши. Слично на тоа, дупликат датотеки речиси никогаш не се одговорот.

Од друга страна, кога би можеле да наидете на потешкотии со проектот или клиентот што е поставено, е кога има многу различни датотеки, така што секоја папка е тотален хаос. Решението треба да користи еден од двата следните поставувања во вашите папки на проект или клиент.

Во принцип, јас му препорачувам да одите со проект или клиент постави стандардно. Тоа е толку едноставно да се држи до и тоа ќе им даде на вашиот компјутер малку многу потребни организација. Дури и ако секој проект или клиент папка е малку неуредна, работите ќе бидат многу подобри отколку што беа.

2. Систем за организација на датотеки базирани на датуми

a date based structure

Со структура базирана на датум, вообичаено имате папка за секоја година со подпапка за секој месец. Во зависност од тоа колку датотеки работите со вас, исто така можете да имате дополнителни подпапки за секоја недела, иако веројатно е над убие.

Доброто нешто за структурата базирана на датуми е тоа што го прави многу лесно да се најдат датотеки од одреден период, на пример, да се разгледаат минатогодишните финансии за јануари.

Структурата базирана на датуми е во нејзина најдобра ситуација кога ги правите истите неколку задачи или редовно работите со слични датотеки. Ако добивате неделни финансиски или маркетинг извештаи кои се исти документи само со различни броеви, тогаш тоа е идеално. Вие навистина не можете да групирате такви датотеки по проект, бидејќи брзо ќе имате 200 извештаи што седат во секоја папка - и сè е истиот проект во секој случај - така што повторно се враќате на квадрат.

Проблемите со структурата базирана на датуми се поврзани со неговите предности. Освен ако немате голем број на слични датотеки тогаш тоа е overkill и нема да се мачи да се држи со него. Исто така, не работи многу добро ако работите на истата датотека подолг временски период. Дали ја напуштате маркетиншката презентација во папката за месецот кога е креиран? Во месецот што го завршивте? Во месецот што последен пат го користевте?

Размислете каква работа работите. Тоа веројатно ќе биде многу очигледно ако системот базиран на датуми е во право за вас или не.

3. Систем за организација на датотеки со датотеки врз основа на датотеки

Системот базиран на тип на датотеки групира сè во папки врз основа на каков вид на датотека е. Ова стриктно не мора да биде со тип на компјутерски тип, туку може да користи папки со имиња како:

  • маркетинг
  • презентации
  • финансии
  • и слично

Во секоја папка ги ставате сите датотеки од таков вид.

Структури базирани на тип на датотеки обично не работат одлично како структура на највисоко ниво, освен ако не работат само за една компанија - или сами - и немаат премногу датотеки за да се справат. Јас всушност го користам бидејќи мојата работа е главно групирана во пишување, фотографирање и фактурирање.

За повеќето луѓе, структурата базирана на тип на датотеки најдобро функционира кога е во рамките на клиентска или базирана на проект или базирана на датум структура. Ако папките на вашиот клиент стануваат неуредна, додатоците на под-датотеки базирани на тип на датотеки е одличен начин за расклопување на работите.

Повторно, размислете за каква работа работите. Ако тоа е само неколку работи одново и одново, тогаш методот за тип на датотека за организирање папки може да биде вистински за вас. Инаку, држете се да го користите за подпапки.

Едниот е Никој и Двајца Едни: Бекап

Сега кога сте одлучиле како ќе ги организирате вашите датотеки и папки, ние треба да зборуваме за нешто многу важно: бекап. Хард дисковите може да и не успеваат. Може да одиме во вашата канцеларија едно утро, да чуеш чуден звук од вашиот компјутер и никогаш да не можеш повторно да пристапиш до датотеките. Или можете да го добиете вашиот лаптоп грабнат од вашата рака на платформа за воз додека земате голтка од вашето утринско кафе. Само ако вашите датотеки добро организирани не е доволно, треба да ги чувате на сигурно.

Имаме целосен водич за тоа како да креирате беспрекорен резервен план, како и конкретни написи за резервна копија на вашиот компјутер или Mac, користејќи Time Machine, па проверете ги тие статии за конкретни упатства. Јас само ќе дадам општ преглед тука.

Кога станува збор за добри бекап, ви требаат повеќе нивоа на безбедност. Сето тоа е добро и добро да се врати вашиот компјутер до надворешен хард диск, но што се случува ако вашата куќа гори со компјутерот и резервната диск внатре? Сите ваши податоци нема. Ова е местото каде што се прават резервни копии од офсајт и облак бекап.

Мој префериран систем е да ги зачувам сите мои важни датотеки во мојот Dropbox - иако можете исто така да користите Google Drive или Microsoft OneDrive - така што веднаш штом ќе ги зачувам, тие се зачувуваат во облакот. Ова не е вистинска резервна копија, бидејќи нема верзии и ограничени опции за обновување, но тоа е одличен прв слој. . Ако имате брза интернет конекција, се дозволени од страна на корпоративната политика и не работат со терабајти со податоци, тогаш само чувањето на сите датотеки во кои работите во облак е одличен начин да бидете безбедни. Исто така има корист од правење на вашите датотеки достапни од било каде.

Како и користење на Dropbox за да ги задржам моите податоци безбедни, исто така користам посветен сервис за резервна копија на облак. Би му препорачал да ја проверите Backblaze. Не само што ова значи дека имам две офсајтови копии од сите мои датотеки, но имам можност да ги вратам претходните верзии и да вратам сè ако има потреба.

Конечно, кога правам нешто каде што имам шанса да изгубам многу податоци како ажурирање на мојот компјутер - создавам локална копија за да можам брзо да ги вратам работите без да морам да чекам да ги преземаат од интернет.

Вие не треба да го копирате мојот точен резервен план, но навистина треба да имате еден офсајт, автоматско копирање на сите ваши важни датотеки во место. Ако не, ризикувате да ги изгубите сите ваши податоци.

Најдобри практики за организирање на компјутерски датотеки

Како што истакнав на врвот на оваа статија, најважното нешто за создавање на организирана датотечна структура е тоа што ќе се држите до него. Еве некои најдобри практики за да го направите токму тоа и исто така да го користите вашиот нов, уреден поставен.

  • Прескокнете го работната површина. Никогаш не чувајте датотеки на вашата работна површина. Само изгледа неуредна и преполни. Во ред е да повлечете датотека од USB-клуч на вашата работна површина, но потоа треба веднаш да се поднесе.
  • Прескокни прескокнувања Не дозволувајте датотеките да седат во папката Превземања. Или да ги внесете каде што припаѓаат или да ги избришете.
  • Испратете ги работите веднаш. Ако чекате да поднесете работи, тие ќе излезат од контрола. Веднаш штом ќе креирате или примите датотека, ставете го на неговото соодветно место.
  • Сортирајте се еднаш еднаш неделно. Со тоа, секој понеделник наутро или петок вечер, погледнете низ датотеките што сте ги работеле на таа недела и бидете сигурни дека тие се на вистинското место. Уредувајте ги работите, избришете ги сите непотребни датотеки и генерално запрете работите да станат неуредни пред да се згрешат. Ако користите Mac, постојат апликации како Hazel кои можат да го автоматизираат за вас.
  • Користете описни имиња. Кога ги именувате вашите датотеки, им дадете описни имиња. "Маркетинг план" е лош. "Маркетинг план - клиент X - јануари" е многу подобар.
  • Пребарувањето е моќно. Функцијата за пребарување во современите оперативни системи е навистина моќна. Ако не можете да пронајдете датотека со изглед, обидете се да го пребарате. Доколку правилно ги именувате вашите датотеки и папки, ќе биде лесно да се најдат.
  • Не користете премногу папки. Имајќи премногу вгнездени папки добива досадни.Секоја папка треба да има најмалку 10 датотеки во него. Ако имате само две или три датотеки во секоја папка, треба да ја преиспитате вашата структура.
  • Стап со неа. Немојте да се откажувате само по неколку дена. Секогаш потребно е малку време за да се прилагоди на нешто ново. Поставете да ја користите структурата на датотеката неколку недели пред да ја отстраните.
  • Чувајте ги tweaking. Врвот надолу системи се глупави; тие ретко работат. Започнете со една од структурите што ги препорачувам, а потоа и со tweak како што одите. Прилагодете го на вашиот работен тек наместо да се обидувате да го натежитете работниот процес да се прилагодува на цврста структура на датотеки.

Завиткување

Организиран компјутер е многу попријатен за користење. Ако знаете каде се складира секоја датотека тогаш тоа веќе не е кошмар кога некој ќе дојде и ќе побара таква датотека од пред две години; седи во папка и подпапка наречена 2016> Маркетинг Материјали или слично.

И штом еднаш ќе имате воспоставено систем за организирање на датотеки, тоа навистина не е тешко да се придржувате. Само земете неколку часа едно попладне за да го поставите и ќе бидете добро да одите.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.