Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Како да напишете успешна e- пошта после неповратен одговор

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Macedonian (Македонски јазик) translation by Andrijana Mitevska (you can also view the original English article)

Повратната  е-пошта може да биде една од најпредизвикувачките типови на е-пошта. Ова е двојно точно ако треба да испратите повратна порака после неповратен одговор.

Ако се двоумите да испратите е-пошта следете нè, не сте сами. Многу луѓе се колебаат дали да испратат е-порака, бидејќи не сакаат да му досадуваат на примачот. Сепак, добра повратна е-пошта може да направи разлика помеѓу водење бизнис со клиентот и неводење бизнис.

Во ова упатство, ќе научите како да напишете повратна  е-пошта. Ние, исто така, ќе одговориме на некои вообичаени прашања што луѓето ги имаат кога ќе испратат повратна порака, и колку долго треба да чекате пред да ја испратите. Исто така, ќе дадеме примерок од повратна е-пошта.

How to write a follow up email after no response
Не добивте одговор? Дали сте подготвени да напишете повратна порака? (graphic source)

Кога е соодветно време за да испратите е-пошта?

Некои пораки се толку важни што треба да бидете сигурни дека тие нема да останат непрочитани. За таквите пораки, добра идеја е да испратите повратна порака.

Еве неколку ситуации за кои можеби е потребно следење на е-пошта:

  • Потенцијална работа.  Ако испративте биографија или аплициравте за работа, следна е-пошта која дополнително ги објаснува вашите квалификации може да биде вашето импресионирање и оставање впечаток кај агентот.
  • Можна продажба. Изненадувачка причина што многу од продавачите не успеале затоа што никогаш не го следат идниот потенцијален клиент. Тие ја прават продажбата со проспекти што се подготвени да се купат веднаш, но ја пропуштаат продажбата во иднина .
  • Барање за состанок.  Ако побаравте средба со некого, а тој не одговорил, следете за да видите дали тој ќе може да присуствува, или пак, средбата треба да биде презакажана.
  • Комуникација со супервизор.  Е-пораките поврзани со работата се важни. Ако поминало некое време, а вашиот претпоставен не одговорил, следете го. Тој можеби не ги забележал вашите е-пораки, или можеби биле во спам филтер (Spam filter).
  • Проектна комуникација со врсниците. Во повеќето компании, вие сте дел од тимот. Вашиот успех (или неуспех) зависи од вашата способност на комуникација . Ако некој член на тимот не комуницира, треба да дознаете зошто.

Сигурен сум дека може да помислите на многу други ситуации коишто треба да ги следите по испраќањето порака.

Упатства за следење на е-пошта

Ако се двоумите дали да ја следите неодговорената е-пошта, бидејќи сте загрижени дека му пречите на примачот, не сте сами. Истиот страв ги спречува многу луѓе да ги следат нивните неодговорени пораки. 

Иако оригиналната е-пошта беше важна, сепак, веројатно е сè уште важна.

Забелешка: Ако имате вистинска итна ситуација којашто мора да се адресира веднаш, е-поштата обично не е најдобриот начин за контакт со некого. Со повикување на телефон или лична средба ќе имате многу повеќе успех (ако се наоѓаат во близина).

Бидете сигурни дека навистина треба да ги следите

Вообичаено е да пропуштите одговор на е-пошта ако поштенското сандаче (Inbox) ви е преполно. Проверете дали тоа се случило затоа што ги чувате вашите пораки во поштенското сандаче.

За да дознаете како да добиете средено е-поштенско сандаче и да го задржите такво, преземете копија од нашата бесплатна е-книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ќе научите како да чувате е-пошта „да нема прикриени пораки“ надвор од поштенското сандаче  за да не ги пропуштите тие важни пораки.

Download a copy of our free email ebook

Исто така, не заборавајте да ги проверите вашите спем (Spam)  и треш (Trash) фолдери. Понекогаш важни електронски пораки случајно завршуваат на едно од овие две места.

Ако имате многу контакти, ова упатство нуди начини да дознаете дали е-поштата била прочитана:

Колку долго треба да почекате пред да проследите  е-пошта?

Колку долго треба да чекате за одговор на е-пошта пред да ја испратите следната порака? Дури и експертите не секогаш се согласуваат околу точните временски рамки.  Освен тоа, временската рамка може да варира во зависност од ситуацијата, компанијата, индустријата и безброј други фактори.

Сепак, тука се и некои општи упатства за општи типови на е-пораки:

  • Забелешка за благодарност (интервју). Заблагодарувањето е чест тип на следење на е-пошта. Најчесто се користи по интервју за работа. Обично, најдобро е да испратите белешка за благодарност во рок од 24 до 48 часа после интервју. Можете да ја проследите повторно за една недела.
  • Кратка биографија или апликација за работа (без интервју). Ако некогаш сте побарале работа, ја знаете инструкцијата. Испраќате биографија по биографија, апликација по апликација и ... нема одговор. Прифатливо е да испратите следна порака за една недела.
  • Барање за состанок. Ова варира многу во зависност од тоа кога е закажан состанокот. Обидете се да му дадете на примачот доволно време за да го запише својот состанок во неговиот календар, се разбира. Ако состанокот треба да се одржи наскоро, телефонски повик може да биде најдобриот следен пристап.
  • Е-пошта поврзана со работата (супервизор или другар). Најмногу компании имаат упатства за тоа колку брзо пораките треба да се одговораат. Обично, потребното време за одговор е помеѓу 24 и 48 часа (со исклучок на викендите). Ако вашиот примач ја надминал таа временска рамка, во ред е да се проследи. Сепак, имајте ги предвид посебните околности, како на пример, кога еден колега е болен или е надвор од канцеларија.
  • Неформален контакт / формален контакт. Сте биле на средба или друга професионална организација и сте запознале некого во својата област. Сте ги додале во вашата листа со контакти, но како да  останете во контакт? Проверете по еден месец, а потоа еднаш на секои три месеци.
  • Можност за продажба. Ако сте во продажба, тоа е особено важно да се надоврзе со вашето раководење. Вашите претставници се категоризирани како жешки, топли и студени Следете ги почесто водачите, но не занемарувајте ги другите. Временската рамка за следење варира, но во основа следете ја базата на упатства за топли изгледи.

Како што споменавме порано, ова се општи насоки. Вашите специфични околности можат да бидат различни. Се разбира, обрнувајте внимание и следете ги специфичните упатства што ви се дадени.

На пример, ако сте интервјуирани и агентот вели: „Треба да знам нешто утре, јавете ми се“. Тогаш, тоа треба да го направите. Сепак, обично можете да испратите е-пошта за благодарност.

Колку често би требало да ги следите е-пораките?

Во некои случаи, како на пример, кога проверувате  резиме или апликација за работа, повеќето професионалци за човечки ресурси (HR) се согласуваат: една е-пошта е обично доволна. Ако немате веднаш одговор од компанијата, тие веројатно не се заинтересирани. Многу професионалци со хумани ресурси се преплавени со апликации и тие можат да бидат вознемирени доколку ги контактирате недела по недела за истата работа.

Ако сакате да следите многу луѓе, водете евиденција. Ова е од витално значење за луѓето во продажбата, но може да биде важно и за другите. На пример, ако испраќате многу биографии,  лесно е да се заборави дали сте следеле некоја компанија.

Ако имате само неколку пораки за следење, може да биде доволна табеларна пресметка. Креирајте колона за секоја од следниве: 

  • Име на контакт
  • Позиција
  • Име на компанија
  • Е-пошта за контакт
  • Прв датум на следење
  • Нареден датум на следење
  • Идниот датум на следење
  • Белешки (како на пример, зошто тие се наоѓаат на вашата листа со контакти)

Ако имате многу голема листа на контакти, ќе ви треба помоќна алатка. Размислете за добивање на софтвер за управување со односите со клиентите (CRM).  Добра CRM алатка не само што безбедно ќе ја чува вашата евиденција за контакти, тоа дури ќе ве поттикне редовно да ги следите вашите претставници  .

Важно: Ако некој побара да биде отстранет од вашата листа на контакти, почитувајте ги нивните желби. Не продолжувајте со нив повторно.

Други методи на следење е-пошта

Ако вашите понатамошни напори за следење е-пошта не успеваат, запомнете дека е-поштата не е единствениот начин да контактирате со луѓето. Некои луѓе се толку зафатени што не ги проверуваат своите е-пошти многу често. Или, можеби имаат помошник кој ги проверува нивните пораки.

Ако вашата порака е важна, не плашете се да ги следите по телефон. Исто така, сè почесто се користат текстуални пораки за деловни комуникации.

Како да напишете ефективна е-пошта

Утврдивте дека навистина треба да напишете е- порака за следење. Но, за да биде ефективна, треба да бидете сигурни дека е професионална. Една добра професионална е-пошта треба да биде ваква:

  • Суштинска
  • Не премногу долга
  • Без грешки
  • Љубезна

Исто така, бидете сигурни дека ќе ги вклучите сите елементи на добра деловна е-пошта. Ова упатство објаснува правилен формат на бизнис-е-пошта:

Не заборавајте дека вашата тема е исто така важна. Избегнувајте нејасни теми како:

Важна порака

или

Само следење на порака

Подобри наслови опфаќаат повеќе детали:

Веб-дизајн група,  состанок на ден  22 февруари,Потребно ни е  ваш повратен одговор  (RSVP)

или

Дали ќе присуствувате на состанокот со веб-групата во февруари?

Е-поштата за оваа тема беше испратена до членовите на групата кои не беа вклучени во претходната е-пошта каде што се најавуваше состанок на веб-дизајнерската група. Пораката го потсетува читателот на состанокот и го бара неговиот повратен одговор (RSVP).

Важно: Не праќајте е-пошта за потсетување на оние членови на групата кои одговориле на известувањето за состанокот.

Исто така, не заборавајте дека отворањето и затворањето на вашата е-пошта е важна. Еве едно упатство кое ги разгледува деталите за е-пошта и затворање на истата :

Можно е на вашата е-пошта да не е одговорено затоа што не е сфатена како важна. Прочитајте го ова упатство за да дознаете како да ги придобиете вашите читатели да одговорат:

Ако треба да напишете е-пошта за пофалби по интервјуто, еве неколку насоки и пример за е-пошта:

Следно, ајде да погледнеме пример за следна е-пошта.

примерок за е-пошта за следење

Овој примерок за следење  е-пошта беше испратена да ги потсети членовите на дизајнерската група на која ѝ беше  потребен повратен одговор (RSVP) за следниот групен состанок.

Е-поштата изгледа вака:

Предмет: Дали ќе присуствувате на состанокот во Февруари за веб-дизајн?
Почитуван члену,
Ние се уште не го добивме вашиот повратен одговор  за нашата вечера на веб-дизајн групата и крајниот рок веќе се приближува. Доколку доаѓате, испратете ги вашите податоци на: webdesigngroup@example.com. Мораме да знаеме пред 15-ти февруари.
Во случај да сте ја пропуштиле нашата последна е-пошта, состанокот овој месец ќе се одржи на 22-ри февруари од 6:30 до 9:30 часот во Градскиот аудиториум, 9876 Any Road, Any Town.
Наша тема за овој месец е иднината на веб-дизајнот. Наш говорник ќе биде Џејн Џонс, извршен директор на CEO Anytown Consulting.
Се надевам дека ќе се видиме таму.
Со почит,
Ештон Чанг (Ashton Chang)
Претседател
група од веб-дизајн

Забележете дека е-поштата е испратена до „Почитуван член“. Иако, вообичаено е поефективно да испратиме е-пошта до поединец, ова е следење на известувањето на групата за состанок со е-пошта. Значи, фразата „Почитуван члену“ може да се користи во овој случај.

Исто така, забележете дека следењето е-пошта е директна. Ја доловува суштината, потоа ја разгледува претходната е-пошта во случај примачот да не ја добие. Најважно е, дека тоа му дава на читателот краен рок за да одговори.

На крај, се завршува со професионален потпис. За повеќе совети за пишување ефективни пораки, погледнете го ова упатство:

Зграпчете ја бесплатната е-книга за е-пораки

Ако ви требаат корисни стратегии за е-пошта, за брзо да работите, имаме специјална понуда за вас.  Најавете се на Tuts + Business Newsletter и добијте ја  eBook Zero Mastery eBook БЕСПЛАТНО. Сега откријте како да ги примените најдобрите техники за управување со е-пошта.

Get the free inbox zero mastery ebook

Заклучок

Само што научивте како да ја следите неодговорената е-пошта. Исто така, научивте некои корисни принципи за следење на е-поштата. Дадовме дури и пример за е- пошта како водич кога ќе ја напишете вашата следна е-пошта.

Сега би требало да бидете подготвени за праќање на вашите следни пораки. Со среќа!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.