Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Како да ги организирате вашите контакти на Outlook

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

Macedonian (Македонски јазик) translation by Andrijana Mitevska (you can also view the original English article)

Како сопственик на бизнис, треба да ги следите вашите контакти. Изгубените информации за контакт може да значат изгубена можност да прават бизнис. Не можете да го следите потенцијалниот клиент ако не знаете како да ги достигнете. Со Microsoft Outlook, вашата листа на контакти е близу до вашата е-пошта со вашата листа на Outlook контакти.

Ако знаете како, можете да направите многу со вашите MS Outlook контакти. Можете да креирате контакт листи во Outlook, да споделувате контакти и листи со контакти со други алатки и со други корисници на е-пошта, па дури и да праќате групни пораки. Учење како да го искористите најдоброто од вашите Outlook контакти е одличен начин да се организирате.

Во ова упатство, ќе ги научите сите основи, вклучувајќи како да додавате контакти во Outlook и како да креирате Контакт група во Outlook. Ние исто така ќе испитаме некои од понапредните функции како што се како да споделите контакт група во Outlook. Ајде да почнеме.

Зошто Вашите Microsoft Outlook контакти се важни

Контакт во MS Outlook е лице или бизнис со кој често се поврзеш. За чести контакти, Outlook Ви овозможува да чувате повеќе онлајн адресни книги во вашата e-mail адреса.

Секој запис во вашата e-mail адреса е познат како контакт. Како бизнис професионалец, или само некој кој се потпира на е-пошта, имајќи ги вашите адресни книги на интернет е погодно. Тоа исто така значи дека никогаш не треба да се грижите за губење на информации за контакт повторно.

За да го пронајдете вашиот Outlook адресар, кликнете на иконата Адресар (тоа изгледа како отворена книга) на десната страна од табулаторот Home. Дијалогот за контакт адреса: Контакти прикажува со некои основни информации за секој контакт:

Address Book Contacts dialog box
Ќе видите некои основни информации за вашите контакти во дијалогот за контакти: Контакти.

Вашиот стандарден адресар е Контакти - [Вашата е-маил адреса], но можете да креирате дополнителни адреси доколку е потребно.

За да видите подетални информации за контакт, двоен-клик на нивното име за да ја отворат својата контактна картичка:

A contact card in the MS Outlook address book
Контактна картичка на MS Outlook содржи детални информации за контакт.

Како што можете да видите, вашата контактна картичка вклучува повеќе отколку само е-пошта на вашиот контакт. Во прилог на способноста да зачувате до три адреси за е-пошта за секој контакт, постојат полиња за да ги внесете следните информации:

  • Наслов на работа
  • Адреса на веб-страница
  • IM адреса
  • Телефонски броеви (бизнис, дома, бизнис факс, мобилен и многу повеќе)
  • Адреси (до три физички адреси по контакт)

Можете дури и да прикачите слика на контактната картичка ако ја имате. Плус, има поле за белешки за да внесете дополнителни информации.

Не само што вашиот Outlook адресар ви дозволува да ги организирате и да ги најдете информациите за контакт брзо, исто така можете да го користите за испраќање групни пораки преку контакт групи. Дознајте повеќе за Microsoft Outlook во овие упатства:

Дознај корисни е-пошта организациски совети и стратегии

Пред да се справиме со темата за тоа како да ги организирате вашите контакти на MS Outlook, не заборавајте да се пријавите на билтенот Tuts + Business и да ја дофатиме нашата бесплатна е-книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за прибирање на сандачиња и совети за убијци за поефикасно управување со вашата дојдовна е-пошта.

Ultimate Guide to Inbox Zero

Сега да преминеме кон учење за контакти и контакт групи во MS Outlook:

1. Како да креирате нови контакти во MS Outlook

Сега, кога ја разбирате важноста на вашиот Outlook адресар, подготвени сте да почнат да ја градите вашата листа на контакти со креирање на нови контакти. Во основа постојат два методи кои можете да ги користите за да додадете контакти во Outlook:

  1. од адресарот
  2. од е-пошта

Ајде да ја испитаме секоја метода посебно.

Чекор 1. Како да додадете контактите во Outlook од Вашиот Адресар

Овој метод за додавање контакт информации е особено корисен ако имате бизнис картички што сакате да ги додадете во вашите контакти во MS Outlook. Имајќи ги вашите контакт информации уредно организирани во вашето електронско сандаче е многу подобро отколку да се чува магацинот на картички, кој може да се изгуби или случајно да се отфрли.

За да започнете, отворете го адресарот во MS Outlook и десен клик на било каде во рамките на адресарот. Ќе се појави скокачко мени:

Address book pop-up menu
Кликнете на опцијата Нов внес за да додадете нов контакт во вашиот адресар.

Кликнете на опцијата Нов внес. Дијалогот за ново внесување прикажува:

Outlook New Entry dialog box
Можете да додадете нов контакт или нова контактна група од полето за дијалог Нов влез.

Изберете опција Нов контакт и кликнете OK. Ќе видите празна Контакт карта:

A contact card in the MS Outlook address book
Контактната картичка ви овозможува да зачувате различни информации за секој контакт во вашиот Outlook адресар.

Пополнете го полето за контакт со соодветните информации.

Секогаш кога ќе видите стрелка надолу право на поле, можете да кликнете на него додадете дополнителни информации. Во примерот подолу, постојат три типа на адреси кои можете да ги додадете во контактната картичка:

A closer look at the Address field on a contact card
Можете да зачувате повеќе од една физичка адреса за секој контакт.

Кога ќе завршите со пишување на информациите од вашиот контакт, одберете Save & New за да го зачувате контактот и да продолжите да додавате контакти во вашиот адресар. Или, изберете Зачувај и избриши за да се вратите во дијалогот за контакти: Контакти.

Чекор 2. Како да додадете контакти со Outlook од е-пошта

Кога ќе примите е-пошта од нов контакт и сакате да ги зачувате нивните информации во вашиот MS Outlook адресар, тоа е лесно да се направи. Започнете со е-поштата која ги содржи отворените информации за контакт:

Saving a contact from an email
Можете да зачувате информации за контакт од е-пораките што ги примате во Outlook.

Десен-клик на адресата на испраќачот. Ќе се појави скокачко мени:

Adding a contact to MS Outlook
Користете ја опцијата Add to Outlook Contacts за да додадете нов контакт во вашиот адресар од е-пошта.

Изберете ја опцијата Add to Outlook Contacts. Се отвара контактна картичка со веќе наполнетото име на испраќачот и е-поштата. Ако имате дополнителни информации за овој контакт, додајте ги во нивните информации за контакт сега.

Кога ќе завршиш да додавате информации, кликнете Save & Close или Save & New за да го зачувате контактот во вашиот адресар.

Чекор 3. Како да додадете слика на контакт

Ако го имате, можете да додадете слика или лого на контактната картичка. Започнете со отворање на контактната картичка на поединецот во кој сакате да ја додадете сликата. Кликнете на иконата Додај слика за контакт, десно од името на поединецот. Се отвора прозорец на прелистувачот:

Browser window for adding image to Outlook contact
Можете да додадете слика на вашиот MS Outlook контакт.

Отидете до датотеката со сликата што сакате да ја додадете. Кликнете на него за да го изберете и кликнете OK. Сликата што сте ја избрале сега се појавува на контактната картичка:

MS Outlook contact card with image
Можете да додадете слика или графичка слика на MS Outlook контактна картичка.

Чекор 4. Како да избришете контакт

Повремено, можеби ќе сакате да избришете контакт. Информацијата повеќе не може да биде валидна, или можеби повеќе нема да ви треба.

За среќа, лесно е да се избрише контакт во Outlook. Започнете со отворање на адресарот: Контакти дијалог-кутија. Кликнете на името на контактот што сакате да го избришете за да го изберете. Следно, кликнете со десното копче на кое било место во полето за дијалог. Покажувачкото мени прикажува:

Address book with pop-up menu
Изберете го името на контактот во адресарот, потоа кликнете на Избриши.

Изберете ја опцијата Delete. Системот ве поттикнува да потврдите дека навистина сакате да го избришете контактот:

Contact deletion prompt
Кликнете на копчето Да за да го избришете избраниот контакт.

Кликнете Да и контактот е отстранет од вашиот MS Outlook адресар.

Изградба на Контакт група

Ако треба да испратите повеќе од една порака до истата група на луѓе, групата за контакт може да ви помогне да заштедите време, овозможувајќи ви да ја испратите истата порака до сите членови во вашата група истовремено. Со користење на контактна група, можете да бидете сигурни дека сите ги добиваат истите информации. Најдобро од сè, го отстранувате ризикот од заборавање да ја испратите е-поштата на некого - што би можеле да го направите ако го испратите поединечно секој член на групата.

(Забелешка: Оваа функција беше позната како Дистрибутивна листа во некои претходни верзии на Outlook.)

Ајде внимателно да ги разгледаме групите за контакт.

Чекор 1. Како да креирате Контакт група во Outlook

Започнете со отворање на прозорецот Луѓе. Кликнете на три точки во долниот лев агол на MS Outlook. Се појавува скокачкото мени за навигација:

Navigation Options pop-up menu
Изберете опција "Луѓе" од менито за навигација за навигација.

Изберете опција "Луѓе" од менито што се појавува. Прозорецот People прикажува со комплетна листа на вашите контакти:

People window in Outlook
Можете да видите комплетна листа на вашите Outlook контакти во прозорецот People.

Кликнете на новата контакт група во лентата. Се појавува прозорец за празен контакт:

Empty Contact Group window
Користете го прозорецот за контакт група за да креирате нова група за контакти.

Внесете го името на контактната група што сакате да ја креирате во полето Име. Откако сте создале нова контактна група, подготвени сте да започнете со додавање контакти со неа.

Чекор 2. Како да додадете контакти кон Outlook Контакт група

За да додадете нови контакти во контактна група, започнете со отворениот прозорец за Контактна група. Кликнете на иконата Add Member во лентата. Ќе се појави скокачко мени:

Adding a member to an Outlook Contact Group
За да додадете членови во контактна група на Outlook, изберете помеѓу Outlook контакти, адресар или нов контакт со е-пошта.

Можете да изберете помеѓу избирање членови од вашите постоечки Outlook контакти, од вашиот адресар, или создавање нов контакт за е-пошта за да додадете во групата на контакти.

Ако од менито што се појавува одберете Outlook Outlook Contacts или Од Book Address Book, се појавува прозорецот Select Members: Contacts. Од тоа можете да изберете име за контакт.

За овој пример, ние ќе ја избереме опцијата Нова електронска пошта. Наместо да ја добиете целосната контактна картичка, се појавува дијалогот Add New Member:

Add New Member dialog box
Користете го дијалогот Add New Member за да додадете членови во вашата Outlook контакт група.

Внесете го името и адресата на контактот што сакате да го додадете во групата. Забележете дека полето за избор до Додај во контакти се стандардно проверувано. Ако го отштиклирате, контактот ќе биде додаден во вашата нова контактна група, но не во вашиот адресар. Ова може да биде корисно ако треба само да го контактирате ова лице како дел од групата.

Откако ќе ги внесете вашите информации, кликнете OK. Контактот сега е додаден во вашата контакт група. Продолжете со додавање на повеќе контакти во групата колку што ви треба.

Кога ќе завршиш со додавање членови во вашата нова контактна група, кликнете на иконата Save & Close во горниот лев агол од прозорецот за Контактна група.

Чекор 3. Како да ја користите вашата Контакт група

Следниот пат кога ќе бидете подготвени да испратите порака до членовите на вашата контакт група, едноставно напишете го името на групата на контакти во полето To. Кликнете на копчето Испрати кога вашата порака е завршена. Пораката ќе биде испратена до сите членови на вашата контакт група:

Type the contact group name into the To field
Внесете го името на вашата контакт група во полето До до нова порака за да го испратите до сите членови на групата на контакти.

Чекор 4. Како да преименува Контакт група

Откако ќе креирате контактна група, можете да ја преименувате. На пример, ако проектот заврши и проектната група е доделена на нов проект, можеби ќе сакате да ја преименувате вашата контакт група.

За да ја преименувате Вашата група, отворете го менито за навигација и изберете опција People:

People option on the Navigation pop-up menu
Користете ја опцијата "Луѓе" во менито за навигација за навигација за да го отворите прозорецот Контакти.

Се појавува прозорецот Контакти:

The Contacts window in Outlook
Групите за контакти се појавуваат на врвот од прозорецот Контакти.

Името на контактната група се појавува на врвот на листата со контакти (веднаш до иконата на луѓето). Кликнете на групата на контакти за да ја изберете. Двоен-клик на избраната група за контакти за да го отворите прозорецот за Контактна група:

Renaming a contact group
Можете да преименувате постоечка контакт група.

Внесете нова име на контакт група во полето Име. Кога ќе завршите, кликнете на иконата Update Now. Или, кликнете на иконата Save & Close за да ги зачувате вашите промени и да излезете од прозорецот.

Чекор 5. Како да ги смените контактите во Контакт групата на MS Outlook

Листите со е-пошта имаат тенденција да бидат течности. Членовите на групата се менуваат со текот на времето. Outlook e-mail може да ви помогне да продолжите.

Можете брзо и лесно да ги смените членовите на контакт-групата од прозорецот за контакт група. Можете да назначите нови контакти во групата на контакти или да ги избришете веќе постоечките членови на групата. Започнете со отворениот прозорец за Контактна група:

Open Contact Group window
Можете да ги смените членовите на контакт во постоечка контакт група.

Да почнеме со додавање на нов член во постоечката контакт група. Двоен-клик на иконата Додај членови во лентата. Имате избор да додадете член од вашата листа на Outlook контакти, адресар или да напишете нов контакт за е-пошта. Откако ќе завршите со додавање на член, кликнете на иконата Update Now во лентата.

За да отстраните член од групата на контакти, кликнете го името на членот за да го изберете. Потоа, кликнете на иконата Remove Member во лентата. Контактните информации на членката се отстранети од контактната група. (Сепак, тие не се отстранети од вашата листа на контакти со Outlook на е-пошта.)

Кога ќе завршите да правите промени во вашата контакт група, кликнете на иконата Save & Close од левата страна на лентата за да излезете од прозорецот.

Чекор 6. Како да избришете Контакт група

Од време на време, можеби ќе сакате да ја избришете групата за контакти целосно. Можеби веќе нема потреба да се поврзувате со членовите на групата.

За да избришете контактна група од вашата e-mail адреса на MS Outlook, започнете со отворен прозорец кон Contacts. Вашите групи за контакт се појавуваат на врвот на листата.

Кликнете на групата на контакти што сакате да ја избришете за да ја изберете. Кликнете на иконата Delete (изгледа како X) во лентата. Вашата контактна група е избришана.

4. Споделете контактни информации и контактни групи

Без разлика дали ја користите вашата e-mail адреса за бизнис или лична употреба, тоа е корисно и заштедува време за да можете да споделувате информации за контакт со други корисници на MS Outlook и со Microsoft OneNote. Во Outlook, можете да споделувате контакти со OneNote или со други корисници на Outlook.

OneNote е апликација за земање белешки, која е дел од Microsoft Office. За да дознаете повеќе за OneNote, прегледајте го ова упатство:

Чекор 1. Како да испратите контактни информации до OneNote

Започни со отворен прозорец Контакти. Кликнете на контактот за да ги изберете, потоа кликнете на иконата OneNote во лентата. Се појавува дијалогот Изберете локација во OneNote:

Sharing an Outlook contact to OneNote
Можете да ги споделите Outlook информации за контакт со Microsoft OneNote.

Проширете ја опцијата "Мој преносен компјутер" и одберете ја тетратка за OneNote каде сакате да ги зачувате информациите за контакт. Кликнете ОК. Вашите информации се додаваат во OneNote во тетратката што сте ја избрале:

Outlook contact information in MS OneNote
Контактните информации на Microsoft Outlook се споделени со OneNote.

Забелешка: Вие исто така може да ги споделите информациите на Outlook картичката со OneNote.

Чекор 2. Како да споделите контакт или контакт група во Outlook

Ако некој друг им треба вашите информации за контакт или дури и вашата контактна група, можете брзо и лесно да ги споделувате информациите со нив преку е-пошта на Outlook.

Започни со отворен прозорец Контакти. Кликнете на елементот Outlook што сакате да го споделите за да го изберете. Ставката може да биде контакт група или индивидуален контакт. Во овој пример, демонстрирам како да споделам контакт група во Outlook.

Притиснете го копчето за пренасочување на лентата за да го отворите менито што се појавува:

Forwarding contact information through Outlook
Можете да го пренасочите контактот на Outlook или контактите во некоја друга група.

Забелешка: Групите за контакт можат да се препраќаат само како Outlook контакт. Индивидуалните контакти може да се препраќаат или како Outlook контакт или бизнис картичка.

Изберете ја опцијата за формат на елементот за контакти. Се отвора прозорец за е-пошта со елементот за контакти што веќе е прикачен:

Outlook Compose wincow
Информациите за контактната група на Outlook што ја споделувате е прикачена на е-поштата.

Внесете ја адресата за е-пошта на лицето кое сакате да го добиете. Исто така, добра идеја е да додадете некој текст во телото на пораката, така што вашата ставка не завршува во спам-папката. Кога ќе завршите, кликнете на копчето Испрати.

Практични начини да ги користите вашите контакт групи

Откако ќе влезете во контактите во Outlook и ќе ги организирате во групи, ќе најдете дека има многу намени за Outlook контактните групи. Еве неколку идеи:

  1. Проектни пораки. Ако треба да ги испратите истите информации до сите членови на вашиот проект, групите за контакт се одлична алатка. Бидете сигурни дека сите на вашиот тим се наоѓаат на истата страница.
  2. Состаноци. Додека постојат и други начини да се испраќаат известувања за состаноци, испраќањето едни преку е-пошта преку контакт група ви овозможува да додавате прилози и други детали.
  3. Соопштенија. Ако вашиот бизнис прави известувања низ целата компанија или дури и најавувања ширум одделот, групната е-пошта испратена со листа на контакти може да помогне да се извлече збор.
  4. Известувања и предупредувања. Ако треба да алармирате група на клиенти за надградба на софтверот или други промени на системот, листата со контакти може да обезбеди вашата порака да стигне до вистинските луѓе.
  5. Социјални настани. Контакт групите исто така се одлична алатка за организирање на социјални настани, како што се забави, групни средби, спортски настани и други социјални прилики.

Користењето на контактна група за испраќање порака до повеќе од една личност е практична и заштедува време. Откако ќе се чувствувате пријатно користејќи контакт групи, ќе можете да мислите на сопствените уникатни намени за нив.

Организирајте ја вашата е-пошта со подобро управување со Inbox

Помалку е веројатно да имате преградено MS Outlook Inbox ако следите добри практики за управување со е-пошта. Научете како да го намалите евентуалното натрупување на е-пошта со нашата бесплатна eBook:

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Заклучок

Сега кога знаете како да додавате контакти во Outlook и како да ги организирате тие контакти во контактните групи откако ќе ги додадете, подготвени сте да ги искористите контактите на MS Outlook за вашиот бизнис и личен живот. Започнете со создавање контакт група во Outlook денес.

Како ги користите Outlook контактите во вашиот бизнис? Дали ги користите MS Outlook контактните групи? Споделете ги вашите мисли (или совети) во коментарите подолу.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.