7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Преголема листа на задачи?  Еве како да го исправиме

Read Time: 11 mins
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done in 2021

Macedonian (Македонски јазик) translation by Stefan Nikolov (you can also view the original English article)

Сега, луѓето не се машини, и никој од нас не може да биде совршено продуктивен.  Всушност, со цел за совршенство е рецепт за изгорување.  Но, постојат начини за подобрување на вашата продуктивност. За да почнете со, треба да се справи со она што е големо вас.  Откако ќе го направите тоа, ќе бидете подготвени да ги интегрирате системите за продуктивност во вашиот живот.

Подготвен да се справи со тој куп валкани алишта?  Да одиме!

Чекор 1: Дијагностицирајте го проблемот со продуктивноста

Сите ние имаме премногу да правиме од време на време.  Некои денови сме посреќни од другите.  Но, поголемиот дел од времето се справуваме со парична казна.

Проблемот доаѓа кога има премногу да се направи добива огромна. Проблемот доаѓа кога има премногу да се направи добива огромна. Или можеби сте поминале неколку месеци во режим на крстарење, а потоа одеднаш се појави еден тон профитабилни можности.  Личниот живот може да ги фрли и кривите на продуктивност - ново дете, да се пресели дома, да се разведе, развод - што може да ве остави да се прашувате како да се справите.

Алтернативно, исто така е можно дека сакате да бидете попродуктивни за да можете да постигнете доживотна цел што сте ја оставиле на страна на патот.  Без разлика дали започнува бизнис, пишува роман, учествува на нов јазик, или си поучува за кодирање, ќе треба да издлаби дел од времето од вашата недела за да го стори тоа.  Ова е особено тешко ако имате редовна работа и деца.  Како таква, дури и размислувањето за постигнување на овие цели може да биде исто толку големо колку и големите проблеми на животот.

Уште еден извор за победување на продуктивноста едноставно може да има потреба да дознае повеќе за продуктивноста и што е потребно за да ве поттикне.  Вие би можеле да бидете во оваа ситуација ако:

  • Вие не знаете од каде да започнете.  Има толку многу што треба да направите, не сте сигурни како да започнете, па затоа не наоѓате ништо.
  • Се наоѓате себеси како одложувате или само-саботирање.  Можеби ви доцни секојдневно за работа, или поголемиот дел од вашето работно време го поминувате низ Фејсбук и Твитер.  Или можеби имаш важна цел што си ја одржувал со години, но никогаш не направил ништо.
  • Ги забораваш важните состаноци.  Тоа би можело да бидат работни средби или лични состаноци, како што е учеството на училиштето во кое учествува вашето дете.  Или можеби заборавате важни датуми, како што е вашата годишнина.  Да се ​​бидеш заборавен може да те остави чувство на совладување со вина.  Бидејќи тоа е нешто што може лесно да се коригира, тоа е знак што треба да направите сериозни промени во начинот на приближување до продуктивноста.
  • Не се сеќавате што треба да направите.  Како и со заборавањето на состаноците, ова не треба да се случува.  Но, ако е така, може да предизвика голема стрес и напнатост.  Имајќи основно чувство дека сте заборавиле нешто, исто така може да ве загрижи и да ви го одвлекува вниманието од вашата работа.
  • Секогаш сте зафатени и секогаш сте зад себе.  Зафатеноста не е иста како и продуктивната.  Можно е да бидете многу продуктивни, но сепак имате доволно време за себе и за вашето семејство.  Постојано во движење е знак дека можете да го подобрите вашиот пристап кон продуктивноста.
  • Верувате дека немате време.  Шансите се, можеше да имаш време ако сакаш.  Сите ние имаме 24 часа во еден ден, а немањето доволно време е избор.

Неуспехот да се научи како да се биде продуктивен е скап.  Бизнисите прават најмногу пари кога се ефикасни и добро управувани.  Без разлика дали поседувате бизнис, вие ќе го зголемите својот потенцијал за кариера и вашиот личен потенцијал - ако научите успешно да управувате со вашиот живот.

Секој може да го направи тоа, а патот напред е да се изгради систем на продуктивност што ви одговара.  Но, пред да може да изградиш таков систем, треба да најдеш излез од големото неред што си внатре.  Ајде да погледнеме како да го направиме тоа.

Чекор 2: Напиши го надолу

Тоа е време да се направи војна со огромно количество работи што треба да направите.  Што прави некој генерал пред да ја води својата војска во битка?  Тој дознава колку што може за непријателот.  Тој добива мерка за неговите непријатели, па знае што ќе се соочи со него.

Како луѓе, нашите мозоци се дизајнирани да се заглават до негативните.  Ова добро им служело на човечкиот род, но во современиот свет честопати е бескорисно.  Една последица на оваа негативна пристрасност е што ги замислуваме нашите проблеми да бидат поголеми отколку што навистина се.  Како проблеми или работи што мораме да ги вртите околу нас во главите, тие почнуваат да изгледаат поголеми и пострашни.

Тоа е време да се откаже од стравот и да се добие мерка на ѕверот со кој ќе се соочите.  Да го погледнеме тој ѕвер во очите.

Земете пенкало и хартија и запишете сè што работи низ вашиот мозок за кое верувате дека треба да го направите.  Дај си добар 20 минути за да го извадиш сето тоа надвор од твојот систем.

Совет: Откако ќе го направите ова за прв пат, добра идеја е да почнете да носите перо и бележник со вас насекаде.  Потоа, во секое време на некој предмет за вашата листа на задачи доаѓа на ум, можете веднаш да го истребите, па затоа не ги запуши вашите ментални бранови.

Со тоа што ги запишувате задачите што ги имате за да се справите, ставате себе си на вистинскиот пат за да почнете да правите нешто за нив.  Ќе донесете одлука.  Вие исто така го расчистувате својот ум, кој ќе ви даде дополнителна енергија што ви е потребна за да почнете да преземате акција на вашата листа на задачи.  Како што пишува Дејл Карнеги во Како да престане да се грижи и да почне да живее:

Искуството ми се покажало, одвреме-навреме, огромната вредност на донесувањето на одлуката.  Тоа е неуспехот да се дојде до фиксна цел, неможноста да се престане да се движи наоколу и наоколу во луди кругови, што ги тера луѓето да нервозни дефекти и живи пеколи.  Сметам дека педесет проценти од моите грижи исчезнуваат кога ќе дојдам до јасна, дефинитивна одлука; и уште четириесет проценти обично исчезнуваат откако ќе почнам да ја вршам таа одлука.

Како Карнеги донесува одлука?  Неговиот прв чекор е да запишете за што се загрижува.

Значи оди напред и да го земам тоа пенкало и хартија сега.  Тогаш ќе бидете подготвени за чекор 3.

Чекор 3: Проценка на вашата нова задача

Следниот чекор е да се помине низ вашата листа и да се пристапи кон најважен и да се организира.  Настојувајте да направите две работи со елементите на вашата листа:

  1. Оди нуклеарно!  Елиминирајте ги сите задачи што не треба да бидат таму.
  2. Приоритети на останатите задачи.

За да го направите овој процес што е можно поедноставен, можете да ја користите матрицата Ајзенхауер.  Оваа матрица доаѓа од цитат што му се припишува на американскиот претседател Двајт Д. Ајзенхауер:

Она што е важно е ретко итно, а она што е итно е ретко важно.

Вклучувајќи го овој цитат во табела, добивате следнава алатка за донесување одлуки:

Се вели дека Ајзенхауер ја употребил оваа алатка за ова сопствено донесување одлуки.

Нацртајте ја табелата на парче хартија или преземете ја матрицата Ајзенхауер од Businesstuts + и отпечатете копија.  Потоа, ставете ја секоја ставка во списокот со задачи во еден од четирите делови од графиконот:

  • Итно и важно
  • Итно, но не е важно
  • Важно, но не итно
  • Ниту ургентно, ниту важно

Која е разликата помеѓу итни и важни задачи?

Итни задачи имаат специфичен рок кој е блиску до крај.  Овој краен рок обично се наметнува од некој друг, или од околности.  Примери за итни задачи вклучуваат купување на намирници (пред да остане чајната кујна), или да одговорите на е-поштата на вашиот шеф.

Важните задачи немаат одреден рок, но тие се уште важни за вас.  Тие често се поврзани со вашите лични цели.  Примери за важни задачи вклучуваат вежбање, пишување во вашето списание, учење на нов јазик и помагање на вашите деца со нивната домашна задача.

Итни и важни задачи ви се важни и имаат специфичен рок.  Примерите вклучуваат пишување на хартија за колеџ курсот што го преземате, или аплицирање за нова работа.

Задачите кои не се ниту итни ниту важни, всушност, не би требало да бидат на вашата листа на задачи, барем не додека се справувате со победата.  Ако сакате да ги забележите, креирајте нова листа наречена аспирации.

Ако ви е тешко да одлучите каде да поставите специфични задачи на матрицата, можете да им дадете рејтинг.  Оцени ја секоја задача помеѓу -5 и +5 за важност (со најважен број +5), и помеѓу -5 и +5 за итност.  Откако ќе го добиете овој рејтинг, ќе знаете каде да ја поставите задачата во вашата табела.

Секој нов ден ќе донесе нови задачи за да ги додадете во вашата листа на задачи.  Итен задачи особено се стремат да се појавуваат во последен момент.  Со секоја нова задача што доаѓа, назначете ја рејтингот на вашата табела.  Како што вежбате ова, ќе почнете да го правите тоа речиси инстинктивно.

Откако ќе почнете да бидете искрени за тоа што треба да направите, и што можете да го намалите, ќе почнете да се чувствувате подобро.  Она што изгледаше како непремостливо карпа за искачување сега е само неколку мали чекори напред.  Сега знаете точно какви чекори треба да ги преземете и редоследот по кој треба да ги преземете.  Зборувајќи за преземање чекори, ајде да погледнеме како треба да пристапите кон чистењето на вашата листа.

Чекор 4: Исчистете го заостанатиот дел

Пред да започнеме со овој дел, ајде да добиеме едно нешто јасно: листа на задачи ретко е празна.  Откако ќе ја исчистите плочката, брзо ќе дојдат нови задачи за да го пополнат.

Природата го поткопува вакуумот, а исто така и човечката душа.  Сакаме да имаме нешто да направиме.  Добрата работа во вашата листа на задачи е тоа што ви покажува што да правите следно.  Вие ќе бидете фокусирани наместо да скокате случајно од една задача до друга.

Еве како треба да пристапите до секој тип задачи на вашата листа.

Итни и важни задачи.  Од очигледни причини, тие се оние кои треба прво да се расчистат.  Од очигледни причини, тие се оние кои треба прво да се расчистат.  Имате време да ги направите.  Ако не можете да најдете време, тие најверојатно не се важни или итни, и треба да ги ре-рангирате на матрицата Ајзенхауер.

Итни (но не важни) задачи.  Запрашајте се: што ги прави овие задачи итни?  Дали навистина треба да ги направите?   Ако тие мора да се сторат, дали може да ги делегирате на некој друг?  Ако морате да ги направите, а делегацијата е невозможна, тогаш додајте ги во вашиот календар - но само откако ќе ги завршите итни и важни задачи.

Совет: голем извор на таканаречени "итни" задачи е-мејл.  Обидете се да го намалите времето за проверка на е-пошта секој ден.  Ова ќе ослободи дополнително време за да се фокусира на важни задачи.

Важни (но не и итни) задачи.  Одвојте време секој ден да се фокусирате на важни задачи.  Бидете внимателни да не се претерате.  Ако една од вашите важни задачи е да вежбате, но не сте направиле никакви вежби со месеци, тогаш распоредувањето на еден час дневно за вежбање ќе ве победи.  Наместо тоа, закажете десет минути вежбање, или прилагодете го денот за да вклучите вежбање.  На пример, би можеле ли да циклус да работи, наместо да го земате автомобилот?

Не-итни, неважни задачи.  Кои се тие сеуште прават на вашата листа?  Отпуштете ги!

Можеби размислувате "Ова е многу добро, но мојот проблем е да се најде мотивација за да се завршат работите".

Ако го разгледувате ова и сѐ уште не сте ги спровеле чекорите 2 и 3, вратете се и направете ги.  Мотивацијата често е последица на преземање дејства.  Како што преземате акција за да ја зголемите вашата листа на обврски, ќе бидете мотивирани да продолжите да преземате акција.

Тоа, рече, мотивацијата и фокусот се важни компоненти на продуктивноста.  Во идните написи во оваа серија, ќе ги разгледаме алатките за да ви помогнеме да се фокусирате на задачата што ви е при рака и техники за да бидете мотивирани.

Кога вашиот заостаток на задачи е исчистен, подготвени сте за следниот чекор.

Чекор 5: Направете систем на продуктивност

Матрицата Ајзенхауер е пример за систем на продуктивност.  Тоа не е единствениот систем на кој било начин, но тоа е лесно да се научи, што го прави добро место за почеток.  Многу повеќе системи за продуктивност се развиени, вклучувајќи ги Добивање на работите (GTD), Технологијата Pomodoro и Не скршуваат синџирот.  Ние ќе ги покриеме овие системи во серија статии за продуктивноста во "Бизнис" +.

Со тестирање на овие системи, ќе развиете алатки за продуктивност.  Во читањето на оваа статија и учењето да ја користите матрицата Ајзенхауер, веќе сте ја преселиле својата раководство со вашиот прв систем.  Сега, подготвени сте да експериментирате со други системи за продуктивност.

Откако ќе пробате разни системи, ќе почнете да дознавате што работи за вашиот начин на размислување и начин на живот.  Потоа можете да ги земете аспектите од различни системи за да го пробиете вашиот сопствен систем.  Ќе ви покажеме како да го развиете овој сопствен систем за продуктивност за да одговараат на вашите потреби.

Затоа останете со нас, и ќе станете продуктивен нинџа.

Ресурси

Графички кредит: паника Дизајниран од Седрик Виљен од Проектот за именки.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Scroll to top
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.