Како да го користите OneNote со вашиот Outlook календар
Macedonian (Македонски јазик) translation by Stefan Nikolov (you can also view the original English article)
Ако сте како повеќето од нас, многу важни задачи и белешки пристигнуваат преку е-пошта. Го користевте вашиот календар на Microsoft и To-Do-List за да ги следите вашите задачи, но сакате да направите повеќе.
Повеќето луѓе не сфаќаат дека
можете да го користите MS OneNote како Outlook менаџер за задачи со алатките
Outlook Calendar To-Do-List. Со додавање на OneNote во MS
Outlook, вие не само што може да ги следите вашите задачи, исто така можете да
ги следите и другите информации што ќе пристигнат преку е-пошта во користени
преносни компјутери со јазичиња. Постојат дури и функции за соработка на OneNote што можете да ги користите за да ги споделите вашите информации со другите.
Во ова упатство, ќе ви покажеме како да ја активирате функцијата OneNote во MS Outlook. Ние исто така ќе ви покажеме како да го користите OneNote за ефикасно управување со вашите задачи и белешки. Ќе споделиме како MS Outlook може да ви помогне да ги зачувате и организирате вашите дојдовни е-пораки. Конечно, ние ќе го споделиме кул пробие за користење на MS OneNote заедно со календарот на Outlook за да земаме минути за состаноци и да ги дистрибуираме до учесниците во состанокот.
Водич за Inbox Zero Mastery
(Бесплатна е-книга за преземање)
Во ова упатство, ќе научите
како да ги користите OneNote и Outlook за задачи за управување со проекти. Можете
да добиете уште поголема контрола врз вашите проекти со тоа што ќе научите како
да управувате со вашето сандаче за е-пошта, па затоа не заборавајте да ја
зграбиме нашата Бесплатна е- книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за
прибирање на сандачиња и совети за убијци за поефикасно управување со вашата
дојдовна е-пошта.



Сега да преминеме кон нашиот туторијал
за тоа како да го користите Microsoft Outlook со OneNote.
Што е Microsoft OneNote?
MS OneNote е алатка за
нотектирање / за правење списоци што доаѓа како дел од MS Office Suite. Тоа ви
овозможува да ги организирате и чувате информациите, како и да ги следите
состаноците и задачите. Кога сте биле во училиште можеби сте користеле тетратка со јазичиња за да ги одржите вашите трудови организирани. OneNote работи на ист начин, освен ако тетратката е сега виртуелна и вашите јазичиња се нарекуваат секции.
OneNote е интегриран во MS
Outlook и можете да го користите заедно со вашиот MS Outlook Calendar и To Do
List. Исто така може да се интегрира и во други апликации за софтверски
апликации. OneNote исто така вклучува алатки за соработка меѓу себе.
За да дознаете уште повеќе за
основите на Microsoft OneNote, тука се и некои упатства:
- КанцеларијаДа започнеме со Microsoft OneNoteМетју Гуј
- OneNoteOneNote GTD: продуктивност со белешки за слободенБоб Флисер
- Evernote8 Најдобри апликации за преземање белешки: Evernote, OneNote, и алтернативиХари Гинис
Како да го активирате MS
OneNote
Сега кога сте научиле што е MS
OneNote, подготвени сте да го користите. Пред да
почнете со користење, додатокот за MS OneNote, треба да бидете сигурни дека е
овозможено. Ако OneNote е овозможено, ќе видите икона OneNote на лентата кога е избран јазичето дома:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Ако OneNote не е активен во вашата верзија на Outlook, ќе треба да го активирате. Еве што да правиме
Чекор 1. Пристапете кон прозорецот со опции за Outlook
Започнете со отвореното сандаче
за е-пошта на Outlook. Кликнете на табулаторот File. Се
појавува прозорецот Информации за сметката:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Кликнете на Options на лево. Се
појавува прозорецот Опции за Outlook:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 2. Промена на OneNote во активен статус
Кликнете на опцијата Add-ins од
лево. Во приказот и управувањето со прозорецот за Add-ins на Microsoft
Office ќе видите листи за активни, неактивни и оневозможени додадени апликации:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Ако OneNote е на Add-In листата
на неактивни апликации, одберете COM Add-in до Управување на дното на екранот. Потоа,
кликнете на копчето Оди. Се појавува дијалогот Com Add-Ins:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Проверете го полето за избор до
Забелешките за OneNote за Outlook ставки за да го активирате, а потоа кликнете OK. Системот се враќа во вашето
сандаче. Сега треба да ја видите иконата OneNote на лентата кога ќе се
избере табот Дома.
Како да креирате Outlook задачи
во OneNote
Откако ќе го активирате
OneNote, можете да го користите како Outlook менаџер за задачи со креирање на
задачи во Outlook и нивно зачувување на OneNote или создавање на задачи во
OneNote и нивно зачувување во Outlook. Ајде да
почнеме!
Првото нешто што ќе сакате да
направите е да се отвори OneNote на работната површина:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Како што можете да видите, јас
веќе додадов бележник наречен Проект XYZ на OneNote со кој ќе работиме. Исто
така, додадов некои делови (понекогаш наречени папки) во тетратката. Деловите
што ги додадов се викаат Состаноци, записници, преписка и задачи. На десната страна, ќе видите место за листа на страници во делот кој е моментално отворен - тоа е зелениот дел. (Уште нема страници на листата, бидејќи ние не ги создадовме.)
Креирајте и именувајте свои
тетратки и делови според вашите организациски потреби.
1. Користете OneNote за да
додадете нова задача во листата на задачи за Outlook
Можете да додадете задача во Outlook
To-Do-List од OneNote. Еве како:
Чекор 1. Отворете го делот за преносни компјутери и додајте задача
Започнете со отворање на
соодветен дел во правилната тетратка. Во овој случај, ќе започне со
делот Задачи отворен во папката Project XYZ. (Веќе додадов претходно постоечка задача наречена Датотека на документот XYZ проект во овој дел. Можете да ја видите на листата на страници на десно.)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Кликнете на квадратчето Следна икона To Tag во лентата. Полето за избор, кое претставува нова задача, се појавува на празна страница од делот што сте го отвориле.
Чекор 2. Внесете го описот на задачата
Внесете опис на задачата во
празно место до полето за избор.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 3. Наместете ја задачата и додајте детали
Кога ќе завршите, кликнете на
иконата Outlook Tasks во лентата. Од опаѓачкото мени, одберете
временска рамка за кога сакате да ја додадете задачата во листата на задачите
на Outlook. За да закажете одреден датум, изберете ја опцијата Custom. Прозорецот Нова задача на Outlook прикажува:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Сега е време да ги пополните деталите за задачата:
- Користете ги полето за датум на почеток и рок на достасување за да ја закажете задачата.
- Опишете ја важноста на задачата користејќи го полето Приоритет (изберете помеѓу Ниско, Нормално и Високо).
- Користете го полето за потсетување за Outlook да Ве потсети на задачата.
- Дефинирајте го значењето на
задачата користејќи го полето Приоритет.
Кога ќе завршите со пополнување на прозорецот Нова задача, затворете го со кликање на X во горниот десен агол на прозорецот. Бидете сигурни да ги зачувате вашите промени кога Outlook ќе ве поттикне да го направите тоа.
Чекор 4. Погледнете ја задачата во Outlook
За да ја видите задачата што ја
создадовте во OneNote, отворете ја вашата листа со задачи на MS Outlook. Ќе ја
видите задачата што ја создадовте на листата на задачи. Деталите
се појавуваат во прозорецот десно:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Сега можете да работите со
задачата во Outlook исто како и секоја задача што сте ја креирале со алатки за
задачи на Outlook ако сакате. За повеќе детали за работа со
прозорецот Нова задача, прегледајте го ова упатство:
2. Додај задача на Outlook на
OneNote
Користете OneNote како Outlook менаџер за задачи со зачувување на задачи кои се креирани во Outlook на OneNote. Еве што да правиме:
Чекор 1. Отворете ја Outlook To-Do-List и изберете задача
Започнете со отвореното е-пошта
и отворете ја Вашата To-Do-List. (Притиснете на иконата Повеќе на дното на панелот за навигација и изберете Задачи од менито што
се појавува.)
Изберете задача што сте ја
креирале во Outlook од листата. За нашиот пример, создадов
задача наречена Attend Training Seminar во MS Outlook:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Двоен-клик на задачата што сте
ја креирале во Outlook за да ја отворите.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 2. Испрати задачата на OneNote
Кликнете на иконата OneNote во
лентата за да ја испратите задачата до OneNote. Дијалогот
Избор локација во OneNote прикажува:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Кликнете на тетратка за да одберете една од секциите внатре или да направите избор од листата со неодамнешни нацрти. Кога избравте локација, кликнете на копчето ОК и затворете ја отворената задача.
Чекор 3. Погледнете ја задачата на Outlook во OneNote
За да ја видите вашата задача
во OneNote, отворете го тетратката и делот каде што ја зачувавте таа задача. Кликнете
на името на задачата во листата со страници на десната страна за да ја отворите
страницата која ја содржи задачата што ја создадовте:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Како да зачувате Outlook Email
на OneNote
Можете да зачувате е-пошта до OneNote каде што можете да направите белешки за неа, закажани задачи врз основа на него и многу повеќе.
Чекор 1. Изберете е-пошта за испраќање на OneNote
Започнете со отвореното
електронско сандаче. Одберете ја пораката или пораките што сакате да ги зачувате во
OneNote:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 2. Испрати е-пошта до OneNote
Кликнете на иконата OneNote во
лентата за да ја испратите избраната порака на OneNote. Дијалогот
Избор локација во OneNote прикажува:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Кликнете на локацијата каде што
сакате да ја зачувате е-поштата, а потоа кликнете OK. OneNote
отвора нова страница со вашата е-пошта на неа во тетратката и одделот што го
одбравте:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Како да го користите OneNote за
да најдете задача или порака
Откако ќе влезете во навика да користите OneNote за складирање на информации, вашите тетратки може да почнат да се полнат. Може да се загрижите дека нема да можете да го најдете она што го барате. Но, OneNote има прилично корисна алатка за пребарување. Ајде внимателно да разгледаме.
Чекор 1. Отворете OneNote и најдете алатката за пребарување
Започнете со отворање OneNote:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 2. Внесете фраза за пребарување
Сакам да ја најдам е-поштата
што ја зачував во OneNote, но не можам да се сетам каде ја ставам. Знам дека ги содржи зборовите "благодарам", па ги внесувам овие зборови во алатката за пребарување и притиснете Enter додека го завршам. Алатката за пребарување ме води директно до страната OneNote каде што ја зачував е-поштата:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Како да го користите OneNote со состаноци
Можете да заштедите време на задачите за управување со проекти со автоматизирање на процесот за запирање во мирување. Можете да поврзете состаноци што ги имате на вашиот Outlook календар, да забележувате на тој состанок и да ги испраќате тие белешки до другите луѓе кои присуствуваа на состанокот кога седницата е завршена.
Ајде да научиме како:
Чекор 1. Отворете го Календар на Outlook
Започнете со отворање на вашиот
MS Outlook календар:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
За повеќе информации за тоа
како да ја користите алатката на Microsoft Outlook Calendar, прегледајте го ова
упатство:
Чекор 2. Додај состанок на OneNote
Пронајдете го состанокот што сакате
да го додадете во OneNote и двоен клик на него за да го отворите прозорецот на
поканет настан. Во овој случај, ние ќе го отвориме Компјутерскиот тренинг за нов
софтверски состанок кој го поставив како пример:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Откако прозорецот Invited Event
е отворен, поврзете го со OneNote со кликнување на иконата OneNote во лентата. Забележете дека се вели состанок Забелешки состанок. Се појавува дијалог-кутија со прашување дали сакате да ги споделите белешките со состанокот или да ги земате белешки:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Изберете едно од следново:
- За да ги споделувате записите за состаноци во споделена тетратка, одберете ги белешките за Сподели со опцијата за состаноци. Забелешка: мора да имате споделен запис од OneNote кој веќе е поставен за да ја изберете оваа опција.
- За да ги земете вашите
сопствени белешки приватно, одберете го Take notes on your own option. Овие
белешки ќе постојат само во вашиот приватен тетрат додека не ги споделите преку
е-пошта. Ова е опцијата што ќе ја користиме за овој пример.
Изберете ги белешките за
сопствената опција. Се појавува дијалогот Изберете локација во OneNote:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Чекор 3. Земете белешки во OneNote
Кликнете на тетратка за да
одберете една од секциите внатре или да направите избор од листата со неодамнешни
нацрти. Кога сте одбрале локација, кликнете на копчето ОК и затворете го
отворениот состанок . Се отвора нова страница која ги содржи информациите за состанокот во делот OneNote и тетратката што ја избравте:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Забележете ја отворената страница во OneNote под заглавието Notes.
Чекор 4. Дистрибуирајте ги белешките за состанокот со Outlook
Кога ќе заврши состанокот,
можете да ги споделите вашите белешки со сите што присуствуваа на состанокот со
кликање на иконата Email Page во лентата:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Пораката Outlook се отвора со
информации за состанокот и присутните на врвот и вашите забелешки на дното:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Кога ќе бидете подготвени, кликнете на копчето Испрати лево за да ги испратите белешките за состанокот на присутните на состанокот.
Дознај повеќе за ефикасно
користење на е-пошта
Без разлика дали сте сопственик
на бизнис или бизнис професионалец, е-поштата е важен инструмент за
комуникација. Важно е да бидете сигурни дека вашите пораки се професионални што
е можно повеќе. Овие упатства можат да помогнат:
- Е-поштаКако да напишете поефикасна е-пошта (15+ најдобри совети и трикови)Лора Спенсер
- Е-поштаКако правилно да напишете формална е-пошта (која добива резултати)Лора Спенсер
- Е-пошта17 Стручни е-мејл совети за подобри резултати во 2017 годинаЛора Спенсер
Повеќе корисни совети и
стратегии за е-пошта
Не заборавајте да се пријавите
на Tuts + Business билтенот и да го дофатите нашиот бесплатен ebook: The
Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за
прибирање на сандачиња и совети за убијци за поефикасно управување со вашата
дојдовна е-пошта.



Заклучок
Како што можете да видите,
OneNote и Outlook заедно можат да се справат со многу задачи за управување со
проекти. Користењето на овие алатки може да ви помогне да работите
поефективно. Bие само научивте како да го активирате MS OneNote и го користите во комбинација со Microsoft Outlook за да ги организирате вашите Outlook e-mail, Outlook задачи, состаноци и други информации.
Исто така, откривте како да го користите OneNote како Outlook менаџер за задачи. Објаснив како да ги зачувам е-поштата на OneNote папките. Плус, отидовме на врвен совет за зачувување на информации за состаноци до OneNote и користејќи OneNote за да земеме записнички за состаноци и да ги дистрибуираме овие минути за состаноци до учесниците во состанокот.
Дали заедно ги користите
OneNote и Outlook? Ако е така, какви Совети за продуктивност OneNote се поврзани со
користење на алатките за задачи за управување со проекти? Споделете
ги вашите одговори во коментарите подолу.