Како да го користите OneNote со вашиот Outlook календар

Macedonian (Македонски јазик) translation by Stefan Nikolov (you can also view the original English article)

Ако сте како повеќето од нас, многу важни задачи и белешки пристигнуваат преку е-пошта. Го користевте вашиот календар на Microsoft и To-Do-List за да ги следите вашите задачи, но сакате да направите повеќе.

Повеќето луѓе не сфаќаат дека можете да го користите MS OneNote како Outlook менаџер за задачи со алатките Outlook Calendar To-Do-List. Со додавање на OneNote во MS Outlook, вие не само што може да ги следите вашите задачи, исто така можете да ги следите и другите информации што ќе пристигнат преку е-пошта во користени преносни компјутери со јазичиња. Постојат дури и функции за соработка на OneNote што можете да ги користите за да ги споделите вашите информации со другите.

Во ова упатство, ќе ви покажеме како да ја активирате функцијата OneNote во MS Outlook. Ние исто така ќе ви покажеме како да го користите OneNote за ефикасно управување со вашите задачи и белешки. Ќе споделиме како MS Outlook може да ви помогне да ги зачувате и организирате вашите дојдовни е-пораки. Конечно, ние ќе го споделиме кул пробие за користење на MS OneNote заедно со календарот на Outlook за да земаме минути за состаноци и да ги дистрибуираме до учесниците во состанокот.

Водич за Inbox Zero Mastery (Бесплатна е-книга за преземање)

Во ова упатство, ќе научите како да ги користите OneNote и Outlook за задачи за управување со проекти. Можете да добиете уште поголема контрола врз вашите проекти со тоа што ќе научите како да управувате со вашето сандаче за е-пошта, па затоа не заборавајте да ја зграбиме нашата Бесплатна е- книга: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за прибирање на сандачиња и совети за убијци за поефикасно управување со вашата дојдовна е-пошта.

Сега да преминеме кон нашиот туторијал за тоа како да го користите Microsoft Outlook со OneNote.

Што е Microsoft OneNote?

MS OneNote е алатка за нотектирање / за правење списоци што доаѓа како дел од MS Office Suite. Тоа ви овозможува да ги организирате и чувате информациите, како и да ги следите состаноците и задачите. Кога сте биле во училиште можеби сте користеле тетратка со јазичиња за да ги одржите вашите трудови организирани. OneNote работи на ист начин, освен ако тетратката е сега виртуелна и вашите јазичиња се нарекуваат секции.

OneNote е интегриран во MS Outlook и можете да го користите заедно со вашиот MS Outlook Calendar и To Do List. Исто така може да се интегрира и во други апликации за софтверски апликации. OneNote исто така вклучува алатки за соработка меѓу себе.

За да дознаете уште повеќе за основите на Microsoft OneNote, тука се и некои упатства:

Како да го активирате MS OneNote

Сега кога сте научиле што е MS OneNote, подготвени сте да го користите. Пред да почнете со користење, додатокот за MS OneNote, треба да бидете сигурни дека е овозможено. Ако OneNote е овозможено, ќе видите икона OneNote на лентата кога е избран јазичето дома:

OneNote icon — Ако OneNote е активен со Outlook, ќе видите икона OneNote во лента.

Ако OneNote не е активен во вашата верзија на Outlook, ќе треба да го активирате. Еве што да правиме

Чекор 1. Пристапете кон прозорецот со опции за Outlook

Започнете со отвореното сандаче за е-пошта на Outlook. Кликнете на табулаторот File. Се појавува прозорецот Информации за сметката:

Account information window — Изберете **Опции** од прозорецот за **информации за сметката** за да пристапите до прозорецот за **опции Outlook.**

Кликнете на Options на лево. Се појавува прозорецот Опции за Outlook:

Outlook Options window — Изберете опција **Add-in** за активирање на OneNote.

Чекор 2. Промена на OneNote во активен статус

Кликнете на опцијата Add-ins од лево. Во приказот и управувањето со прозорецот за Add-ins на Microsoft Office ќе видите листи за активни, неактивни и оневозможени додадени апликации:

View and manage Microsoft Office Add-ins window — Ќе видите листи за активни, неактивни и оневозможени додатоци.

Ако OneNote е на Add-In листата на неактивни апликации, одберете COM Add-in до Управување на дното на екранот. Потоа, кликнете на копчето Оди. Се појавува дијалогот Com Add-Ins:

Com Add-ins dialog box — Додатоците без ознака се неактивни.

Проверете го полето за избор до Забелешките за OneNote за Outlook ставки за да го активирате, а потоа кликнете OK. Системот се враќа во вашето сандаче. Сега треба да ја видите иконата OneNote на лентата кога ќе се избере табот Дома.

Како да креирате Outlook задачи во OneNote

Откако ќе го активирате OneNote, можете да го користите како Outlook менаџер за задачи со креирање на задачи во Outlook и нивно зачувување на OneNote или создавање на задачи во OneNote и нивно зачувување во Outlook. Ајде да почнеме!

Првото нешто што ќе сакате да направите е да се отвори OneNote на работната површина:

MS OneNote — Забележете дека OneNote е организиран во преносни **компјутери**. Секој лаптоп содржи **секции** и секој дел содржи **Страници**.

Како што можете да видите, јас веќе додадов бележник наречен Проект XYZ на OneNote со кој ќе работиме. Исто така, додадов некои делови (понекогаш наречени папки) во тетратката. Деловите што ги додадов се викаат Состаноци, записници, преписка и задачи. На десната страна, ќе видите место за листа на страници во делот кој е моментално отворен - тоа е зелениот дел. (Уште нема страници на листата, бидејќи ние не ги создадовме.)

Креирајте и именувајте свои тетратки и делови според вашите организациски потреби.

1. Користете OneNote за да додадете нова задача во листата на задачи за Outlook

Можете да додадете задача во Outlook To-Do-List од OneNote. Еве како:

Чекор 1. Отворете го делот за преносни компјутери и додајте задача

Започнете со отворање на соодветен дел во правилната тетратка. Во овој случај, ќе започне со делот Задачи отворен во папката Project XYZ. (Веќе додадов претходно постоечка задача наречена Датотека на документот XYZ проект во овој дел. Можете да ја видите на листата на страници на десно.)

Add a new task — Откако ќе додадете нова задача, напишете го името на задачата до полето за избор.

Кликнете на квадратчето Следна икона To Tag во лентата. Полето за избор, кое претставува нова задача, се појавува на празна страница од делот што сте го отвориле.

Чекор 2. Внесете го описот на задачата

Внесете опис на задачата во празно место до полето за избор.

Naming a task — Името на задачата треба да ја опише задачата за да може подоцна да ја пронајдете.

Чекор 3. Наместете ја задачата и додајте детали

Кога ќе завршите, кликнете на иконата Outlook Tasks во лентата. Од опаѓачкото мени, одберете временска рамка за кога сакате да ја додадете задачата во листата на задачите на Outlook. За да закажете одреден датум, изберете ја опцијата Custom. Прозорецот Нова задача на Outlook прикажува:

Outlook task window open — Пополнете ги деталите во прозорецот **Нова задача** на Outlook.

Сега е време да ги пополните деталите за задачата:

Користете ги полето за датум на почеток и рок на достасување за да ја закажете задачата.
Опишете ја важноста на задачата користејќи го полето Приоритет (изберете помеѓу Ниско, Нормално и Високо).
Користете го полето за потсетување за Outlook да Ве потсети на задачата.
Дефинирајте го значењето на задачата користејќи го полето Приоритет.

Кога ќе завршите со пополнување на прозорецот Нова задача, затворете го со кликање на X во горниот десен агол на прозорецот. Бидете сигурни да ги зачувате вашите промени кога Outlook ќе ве поттикне да го направите тоа.

Чекор 4. Погледнете ја задачата во Outlook

За да ја видите задачата што ја создадовте во OneNote, отворете ја вашата листа со задачи на MS Outlook. Ќе ја видите задачата што ја создадовте на листата на задачи. Деталите се појавуваат во прозорецот десно:

Task created in OneNote — Забележете дека описот на задачата содржи хиперврска на страната OneNote што ја користевме за да ја создадеме задачата.

Сега можете да работите со задачата во Outlook исто како и секоја задача што сте ја креирале со алатки за задачи на Outlook ако сакате. За повеќе детали за работа со прозорецот Нова задача, прегледајте го ова упатство:

Microsoft Outlook

Календар на MS Outlook: Како да додадете, споделите и да го користите правилно

Лора Спенсер

2. Додај задача на Outlook на OneNote

Користете OneNote како Outlook менаџер за задачи со зачувување на задачи кои се креирани во Outlook на OneNote. Еве што да правиме:

Чекор 1. Отворете ја Outlook To-Do-List и изберете задача

Започнете со отвореното е-пошта и отворете ја Вашата To-Do-List. (Притиснете на иконата Повеќе на дното на панелот за навигација и изберете Задачи од менито што се појавува.)

Изберете задача што сте ја креирале во Outlook од листата. За нашиот пример, создадов задача наречена Attend Training Seminar во MS Outlook:

New Outlook Task — Можете да додадете задача креирана во Outlook на OneNote.

Двоен-клик на задачата што сте ја креирале во Outlook за да ја отворите.

Outlook task is open — Outlook задачи содржат икона OneNote која ви овозможува да ги чувате во OneNote.

Чекор 2. Испрати задачата на OneNote

Кликнете на иконата OneNote во лентата за да ја испратите задачата до OneNote. Дијалогот Избор локација во OneNote прикажува:

Select location in OneNote — Користете го полето за избор на локација во OneNote за да изберете локација за вашата задача.

Кликнете на тетратка за да одберете една од секциите внатре или да направите избор од листата со неодамнешни нацрти. Кога избравте локација, кликнете на копчето ОК и затворете ја отворената задача.

Чекор 3. Погледнете ја задачата на Outlook во OneNote

За да ја видите вашата задача во OneNote, отворете го тетратката и делот каде што ја зачувавте таа задача. Кликнете на името на задачата во листата со страници на десната страна за да ја отворите страницата која ја содржи задачата што ја создадовте:

New task in OneNote — Вашата задача е додадена во OneNote.

Како да зачувате Outlook Email на OneNote

Можете да зачувате е-пошта до OneNote каде што можете да направите белешки за неа, закажани задачи врз основа на него и многу повеќе.

Чекор 1. Изберете е-пошта за испраќање на OneNote

Започнете со отвореното електронско сандаче. Одберете ја пораката или пораките што сакате да ги зачувате во OneNote:

Select an email message — Изберете Outlook-мејл порака што сакате да ја зачувате во OneNote.

Чекор 2. Испрати е-пошта до OneNote

Кликнете на иконата OneNote во лентата за да ја испратите избраната порака на OneNote. Дијалогот Избор локација во OneNote прикажува:

Select location dialog box — Изберете ја локацијата каде што сакате да ја зачувате избраната е-порака.

Кликнете на локацијата каде што сакате да ја зачувате е-поштата, а потоа кликнете OK. OneNote отвора нова страница со вашата е-пошта на неа во тетратката и одделот што го одбравте:

Outlook email stored in OneNote — OneNote може да ви помогне да ги зачувате и организирате вашите важни е-пораки на Outlook.

Како да го користите OneNote за да најдете задача или порака

Откако ќе влезете во навика да користите OneNote за складирање на информации, вашите тетратки може да почнат да се полнат. Може да се загрижите дека нема да можете да го најдете она што го барате. Но, OneNote има прилично корисна алатка за пребарување. Ајде внимателно да разгледаме.

Чекор 1. Отворете OneNote и најдете алатката за пребарување

Започнете со отворање OneNote:

Search tool in OneNote — Ако заборавите каде што сте ги зачувале информациите во OneNote, **алатката за пребарување** може да ви помогне да ја пронајдете.

Чекор 2. Внесете фраза за пребарување

Сакам да ја најдам е-поштата што ја зачував во OneNote, но не можам да се сетам каде ја ставам. Знам дека ги содржи зборовите "благодарам", па ги внесувам овие зборови во алатката за пребарување и притиснете Enter додека го завршам. Алатката за пребарување ме води директно до страната OneNote каде што ја зачував е-поштата:

Using the search tool in OneNote — **Алатката за пребарување** пронајде порака што ја барав.

Како да го користите OneNote со состаноци

Можете да заштедите време на задачите за управување со проекти со автоматизирање на процесот за запирање во мирување. Можете да поврзете состаноци што ги имате на вашиот Outlook календар, да забележувате на тој состанок и да ги испраќате тие белешки до другите луѓе кои присуствуваа на состанокот кога седницата е завршена.

Ајде да научиме како:

Чекор 1. Отворете го Календар на Outlook

Започнете со отворање на вашиот MS Outlook календар:

MS Outlook Calendar — Можете да додавате состаноци од вашиот MS Calendar до OneNote.

За повеќе информации за тоа како да ја користите алатката на Microsoft Outlook Calendar, прегледајте го ова упатство:

Microsoft Outlook

Календар на MS Outlook: Како да додадете, споделите и да го користите правилно

Лора Спенсер

Чекор 2. Додај состанок на OneNote

Пронајдете го состанокот што сакате да го додадете во OneNote и двоен клик на него за да го отворите прозорецот на поканет настан. Во овој случај, ние ќе го отвориме Компјутерскиот тренинг за нов софтверски состанок кој го поставив како пример:

Open calendar meeting — Овој состанок е отворен во прозорецот **Поканет настан** во Outlook.

Откако прозорецот Invited Event е отворен, поврзете го со OneNote со кликнување на иконата OneNote во лентата. Забележете дека се вели состанок Забелешки состанок. Се појавува дијалог-кутија со прашување дали сакате да ги споделите белешките со состанокот или да ги земате белешки:

Meeting notes dialog box — Дијаботското поле **Забелешки за состаноци** ви овозможува да одбереш да примате белешки за состаноци во споделен запис од OneNote или да ги земате во приватна тетратка.

Изберете едно од следново:

За да ги споделувате записите за состаноци во споделена тетратка, одберете ги белешките за Сподели со опцијата за состаноци. Забелешка: мора да имате споделен запис од OneNote кој веќе е поставен за да ја изберете оваа опција.
За да ги земете вашите сопствени белешки приватно, одберете го Take notes on your own option. Овие белешки ќе постојат само во вашиот приватен тетрат додека не ги споделите преку е-пошта. Ова е опцијата што ќе ја користиме за овој пример.

Изберете ги белешките за сопствената опција. Се појавува дијалогот Изберете локација во OneNote:

Select a OneNote location — Изберете соодветна тетратка и дел за белешките за состаноци.

Чекор 3. Земете белешки во OneNote

Кликнете на тетратка за да одберете една од секциите внатре или да направите избор од листата со неодамнешни нацрти. Кога сте одбрале локација, кликнете на копчето ОК и затворете го отворениот состанок . Се отвора нова страница која ги содржи информациите за состанокот во делот OneNote и тетратката што ја избравте:

Meeting in OneNote — Информациите за состанокот се додадени во OneNote.

Забележете ја отворената страница во OneNote под заглавието Notes.

Чекор 4. Дистрибуирајте ги белешките за состанокот со Outlook

Кога ќе заврши состанокот, можете да ги споделите вашите белешки со сите што присуствуваа на состанокот со кликање на иконата Email Page во лентата:

Email your notes to attendees — Користете ја **иконата за е-пошта** за да ги испратите белешките за состанок за да ги сослушате присутните

Пораката Outlook се отвора со информации за состанокот и присутните на врвот и вашите забелешки на дното:

Meeting minutes email — Можете да додадете на е-пошта на состанокот или да го испратите како што е.

Кога ќе бидете подготвени, кликнете на копчето Испрати лево за да ги испратите белешките за состанокот на присутните на состанокот.

Дознај повеќе за ефикасно користење на е-пошта

Без разлика дали сте сопственик на бизнис или бизнис професионалец, е-поштата е важен инструмент за комуникација. Важно е да бидете сигурни дека вашите пораки се професионални што е можно повеќе. Овие упатства можат да помогнат:

Повеќе корисни совети и стратегии за е-пошта

Не заборавајте да се пријавите на Tuts + Business билтенот и да го дофатите нашиот бесплатен ebook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Тоа е спакувано со стратегии за прибирање на сандачиња и совети за убијци за поефикасно управување со вашата дојдовна е-пошта.

Заклучок

Како што можете да видите, OneNote и Outlook заедно можат да се справат со многу задачи за управување со проекти. Користењето на овие алатки може да ви помогне да работите поефективно. Bие само научивте како да го активирате MS OneNote и го користите во комбинација со Microsoft Outlook за да ги организирате вашите Outlook e-mail, Outlook задачи, состаноци и други информации.

Исто така, откривте како да го користите OneNote како Outlook менаџер за задачи. Објаснив како да ги зачувам е-поштата на OneNote папките. Плус, отидовме на врвен совет за зачувување на информации за состаноци до OneNote и користејќи OneNote за да земеме записнички за состаноци и да ги дистрибуираме овие минути за состаноци до учесниците во состанокот.

Дали заедно ги користите OneNote и Outlook? Ако е така, какви Совети за продуктивност OneNote се поврзани со користење на алатките за задачи за управување со проекти? Споделете ги вашите одговори во коментарите подолу.