Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

Што е професионална фактура? А Целосно упатство за почетници

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Macedonian (Македонски јазик) translation by Stefan Nikolov (you can also view the original English article)

Значи сте нашол клиент, завршил некоја работа, и сега е време да се плати. Одлично! Тоа е најдобриот дел.

Сепак, фактурирањето може да биде застрашувачки процес за прв пат. Може да имате неколку прашања што ви требаат, како што се: Како изгледа професионална фактура? Како може да креирате еден? Кои информации треба да ги вклучите?

Значи во ова упатство, ќе започне од самиот почеток и ќе ве однесе низ основните чекори за создавање на професионална фактура. За да започнете, јас ќе дефинирам фактура, а потоа ќе одам низ клучните информации кои секогаш треба да ги запомните да ги вклучите. Ќе завршам со тоа што ќе разговарам за тоа како треба да изгледа вашата фактура и ве запознаам со некои корисни шаблони и апликации што можете да ги користите.

Пред да започнеме со упатството, ако барате образец за фактура во кој се вградени сите компоненти на професионална фактура, пребарувајте низ нашата колекција на шаблони за фактури за да го пронајдете само вистинскиот за вашите бизнис потреби.

Сега да почнеме со првиот дел: што точно е фактура?

1. Што е фактура?

За да разбереме каква е фактурата и која цел служи, да погледнеме пример од секојдневниот живот.

Фактурирање: Основна дефиниција

Да речеме да одите на вечера во вашата локална пицерија. Јадете до содржината на твоето срце, и на крајот од оброкот келнерот ви ја донесува сметката (или ако сте во САД, ќе добиете чек - тоа е истото!).

На сметката / проверка се набројува сè што ви го дал ресторанот, цената на секоја ставка, како и вкупната вредност на она што го должите. Кога келнерот ти ја подари сметката, тоа е љубезен начин да се каже: "Вие сте ги купиле сите овие работи од нас. Сега е време да плаќате за нив. "

Фактурата е иста работа. Сте направиле некоја работа за клиент, и сега треба да се платите. Така да наведете сè што сте го направиле, детално да ги наведете цените и да го обезбедите вкупниот износ што ви го должи клиентот.

Бидејќи веројатно не ја предавате фактурата директно на клиентот и очекувате пари во рака, фактурата исто така треба да содржи други информации, како да направите плаќање, каде да го испратите, кога да го испратите, итн. Ќе го прочитам сето тоа во следниот дел. Но, како основна дефиниција, корисно е да размислите дека фактурата е како сметка за услугите што сте ги дале.

Clean - professional invoice template
Чист, професионален образец за фактура од GraphicRiver.

Цели на фактура

Тогаш главната цел на фактурата е да побара пари, но исто така служи и за некои други цели.

Една работа е она што е запис за трансакцијата за двете страни. Како што споменав во мојот водич за основно книговодство, ќе сакаш да се откажете од фактурите како доказ за работата што ја направивте и за износот што го наплативте - и за даночни цели, и во случај клиентот подоцна да се врати со прашања или барања за нова работа. Доказот за плаќање е исто така важен, но тоа е фактурата што ги раздвојува деталите за тоа што е направено и колку чини. Вашиот клиент ќе сака да добие фактура од слични причини.

Фактура исто така е важна при дефинирање на условите за плаќање: кога очекувате плаќање, што се случува ако плаќањето е доцна, и така натаму. Постојат многу различни начини на барање на плаќање, и јас ќе истражувам повеќе длабоко во оние во мојот следен туторијал. Но, во зависност од условите за плаќање што ќе го одберете, фактурата е важна за јасно дефинирање на нив од самиот почеток (што е најважно датумот на достасување) и избегнување на непотребно одложување и конфузија.

И, конечно, брза, добро форматирана фактура служи за помошна цел да го импресионира вашиот клиент. Тоа покажува дека сте организирани, ефикасни и професионални. Тоа го прави поверојатно дека ќе бидете платени брзо, и добар впечаток што го создавате може дури и да ви помогне да добиете повеќе повторувачки бизнис од тој клиент во иднина.

2. Што треба да вклучува професионална фактура?

Ако сакате веднаш да се платите, од клучно значење е фактурата да ги содржи сите вистински информации. Ако не, клиентот ќе мора да го побара тоа, и тоа може да доведе до доцнење кое ве чини пари. Една анкета покажа дека 25% од малите и средните претпријатија имале најмалку 5000 $ месечно задоцнето поради грешки во фактурирањето.

Така, во овој дел, ќе ги наведам сите клучни делови на информации кои професионалната фактура треба да ги содржи. Во зависност од индустријата во која работите и од типот на работа што ја работите, може да има некои работи кои ви се потребни или сакате да ги додадете, и тоа е во ред. Ова е листа за проверка на основните елементи што треба да ги вклучат сите фактури и секогаш можете да додадете дополнителни работи врз основа на вашите посебни потреби.

Не грижете се сега за тоа каде треба да оди секој објект - тоа ќе стане јасно кога ќе разговараме за форматирање во следниот дел.

Вашето име и контакт информации

Секоја фактура треба да го содржи името, адресата, телефонскиот број, е-поштата, веб-страницата и логото на вашиот бизнис. (И ако сте дел од поголема компанија, дајте конкретни податоци за контакт за лицето во компанијата на кое клиентот треба да контактира со било какви прашања.)

Името и адресата на вашиот клиент

Не заборавајте да го именувате вашиот клиент! Тоа може да изгледа очигледно, бидејќи вие го испраќате до нив, но запомнете дека ова е исто така формален запис за трансакцијата, а името и адресата на клиентот треба да се појават на неа.

Број на фактура

Направете референтен број, така што правилната фактура лесно може да се идентификува во случај на пребарувања. Всушност, не е важно што е овој број - јас честопати мислам на рудникот на датумот, на пр. 08122015 (8 декември 2015). Вие исто така може едноставно да ги нумерирате вашите фактури последователно, почнувајќи од случаен број (или од 0001 ако не ви пречи да го покажете вашиот недостаток на искуство!).

Без оглед на тоа кој систем за нумерирање го користите, само осигурајте се дека секоја фактура што ја креирате има различен број - ако случајно создадете две со идентични броеви, тоа може да доведе до свет на конфузија.

Датумот на фактурата

Ова е важна основа - се утврдува кога ја испративте фактурата, и сите услови за плаќање (на пример, плати во рок од 30 дена) почнуваат од овој датум. (Забелешка: исто така може да вклучите некаде во вашата фактура датумот кога сте ја извршиле работата, но бидете сигурни дека датумот на фактурата е поизразен, бидејќи е поважно за процесот на добивање на плата.)

Датум на достава

Колку брзо очекувате да бидете платени? Во рок од 30 дена е доста честа, иако може да варира во зависност од видот на работата, вашите потреби и очекувањата на клиентот. Ќе разговарам повеќе за ова во мојот следен туторијал, но за сега, важно е да го вклучите датумот на достасување на вашата фактура.

Вкупен износ

Ова е важен дел - колку пари клиентот должи. Треба да биде истакната на фактурата. Исто така, ќе треба да дадеш дефект на обвиненијата, како што ќе видиме следно.

Business professional invoice template
Шаблон за бизнис фактура, достапен за купување од GraphicRiver.

Детали за работата и обвиненијата

Секоја фактура мора да содржи основни детали за работата што ја дадовте и колку наплаќате за секоја компонента.

Колку детали да се вклучат зависи од тоа колку е комплициран проектот и како е структурирана исплатата. Ако тоа беше едноставен проект со еднократна исплата на завршување, тогаш тоа би можело да биде само една линија, како што се:

Дизајн на бизнис карти за XYC Corp: $ 500

Но, ако сте завршиле повеќе проекти или еден проект со многу одделни компоненти или пресвртници, тогаш треба да ги наведете секоја одделно и да ја покажете цената на секоја од нив. На пример:

  • Дизајн на бизнис картичка: $ 500
  • Веб дизајн: 1.000 долари
  • Дизајн на логото: 500 долари

И ако се наплаќате по час, ќе треба да ги обезбедите целосните детали за часовите што сте ги работеле, вашата часовна цена и да ја покажете вашата пресметка на вкупниот износ, како што се:

Дизајн на бизнис картичка, 10 часа @ 50 $ / час: $ 500

На крајот на краиштата, целта е да се осигура дека вашиот клиент разбира точно како ќе пристигнете во вкупниот износ што треба да го плаќате и немате никакви прашања.

Тоа е како во пицеријата: не сакаш да добиеш нацрт-закон што вели само: "50 долари". Сакате да видите колку секоја пица и чаша вино ги чинат, така што можете да го додадете сето тоа и да се чувствувате удобно што го плаќате точниот износ. Од друга страна, вие не сакате или треба сметка која ќе ги распадне сите: "Изработка на тестото, 50 центи. Додавање маслинки, 75 центи .... "Само да го вклучите она што клиентот треба да го знае за да се чувствувате дека вашите давачки се фер и точни.

Данок и испорака

Детали за даноците се разликуваат многу за различни делови на бизнисот и во различни делови на светот, па не можам да ги покривам спецификите овде, но ако треба да наплаќате данок на промет или некоја друга форма на данок, дефинитивно треба да го вклучите тоа на вашата фактура (можеби ќе треба да вклучите и даночен број).

И ако праќате физички производи, не заборавајте да наплаќате за испорака како посебна ставка.

Опции за исплата

Како треба да плати клиентот? Важно е да го наведете ова, и да ги вклучите сите информации што му се потребни на клиентот. На пример, вообичаено пишувам: "Ве молам плати од PayPal" и вклучете го мојот PayPal ID на фактурата. Вие исто така може да понудите повеќе опции - постојат многу други процесори за плаќање таму, и банкарски трансфери или други електронски трансфери исто така се опција.

Само бидете сигурни дека ќе понудите барем една опција која што е широко користен: освен ако имате многу силна врска со клиентот и направете многу бизнис заедно, нереално е да очекувате од нив да се пријават за малку познат процесор за плаќање само за да заштедите неколку долари во такси.

Дополнителни услови за плаќање

Оваа последна ставка не е задолжителна, но често е добра идеја да вклучите дополнителни услови на вашата фактура, како начин за поттикнување на предвремена исплата. На пример, може да понуди попуст за луѓето кои плаќаат во првите 10 дена, или можете да наметнете камата или казни за задоцнето плаќање.

3. Што треба да изгледа како професионална фактура?

Па сега за форматирање. Како треба да изгледа вашата фактура?

За да разбереме, да се вратиме на нашиот пример за пицерија. Како изгледа законот во пицерија?

Вистина, веројатно сте виделе сите видови. Ако тоа е основен вид на пицерија, тоа може да биде само листа напишана надолу на бележник бележник во неразбирливо ширење, со вкупно на дното кружеше во пенкало. Ако е класично место, тоа обично доаѓа уредно напишано или отпечатено, со името на ресторанот, логото и информации за контакт на врвот и пријателска порака "Ви благодариме" на дното.

Сигурен сум дека сакате вашиот бизнис да се смета за елегантен, а не основен, така што ќе ја игнорираме испишаната идеја за бележник. Но, исто како што нема единствен формат за сметки за пицерија, ниту еден пропишан формат за бизнис-фактури нема. Постојат некои општи распореди, но има големи разлики во стиловите. Важни поенти се:

  • Користете професионален изглед за да обезбедите доследен изглед и чувство.
  • Ако вашиот бизнис има сопствено лого, брендирање и шема на бои, осигурајте се дека можете да го адаптирате образецот за да ги вклучите.
  • Вклучете ги сите клучни ставки споменати погоре.
  • Внесете ги сите информации јасно, осигурувајќи дека важните точки се лесни за клиентот да ги пронајде и прочита.

Генерално, вашето име и информации за контакт обично се појавуваат на врвот, со името и адресата на клиентот, како и бројот и датумот на фактурата во близина. Тогаш деталите за работата заземаат најголем дел од страната, со големото вкупно на дното, заедно со другите детали како данок, испорака, опции за плаќање, датум на достасување и други услови.

Но, ништо од ова не е поставено во камен. Доколку јасно ги вклучите сите важни информации, можете да користите било кој професионален формат на фактура што сакате.

Professional Invoice Design Template
Дизајн на фактура, достапен на GraphicRiver.

Можете да започнете со прегледување на збирка на шаблони за професионални фактури за да видите што е достапно. Можете да го насочите вашето пребарување со тагови како чисти, модерни, корпоративни или креативни, и да видиме како дизајните се разликуваат.

Друга опција е да ја креирате вашата фактура со апликација за фактурирање, како што се Жетва, или софтвер за сметководство како QuickBooks или FreshBooks. Овие апликации и софтверски пакети обично ќе имаат вградени некои добри формати.

Заклучок

Во ова упатство, сте виделе каква е фактурата, клучните елементи што треба да ги вклучи и како треба да изгледа фактура. Сте виделе колекција на шаблони што можете да ги користите за да го креирате форматот што го сакате за вашиот бизнис, во зависност од неговиот бренд.

Меѓутоа, креирањето на фактурата е само еден дел од процесот. Ако сакате да знаете како да работите со следење на неплатените фактури и справување со задоцнетите плаќања, видете го мојот водич за плаќање на време. И во иднина упатство, ќе одам во повеќе детали за условите за плаќање што можете да го користите за поттикнување на брза исплата.

Ресурси

Графички кредит: Икона на фактура дизајнирана од Алекс Ауда Самора од Проектот за именки.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.