Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Google Docs
Business

Cara Kongsi Dokumen dalam Dokumen Google: Semua Yang Anda Perlu Tahu

by
Length:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Salah satu aspek yang paling kuat dari Dokumen Google ialah keupayaan untuk berkongsi dokumen, spreadsheet, dan persembahan dengan orang lain, sehingga anda dapat secara bersama-sama mengedit dokumen-dokumen tersebut secara real-time dari mana saja di dunia.

Kolaborator pada dokumen boleh melihat, mengulas, atau bahkan membuat perubahan pada dokumen, bergantung pada keizinan yang anda berikan kepada mereka. Tidak ada sebab untuk melampirkan lampiran dokumen atau menggabungkan suntingan dari beberapa salinan dokumen lagi.

Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan pilihan perkongsian Google Docs untuk berkongsi dokumen, hamparan dan persembahan dengan orang lain supaya mereka dapat melihat atau mengeditnya. Ia cukup mudah untuk berkongsi dokumen, tetapi tutorial ini akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan semua pilihan dalam Google Docs untuk berkongsi dokumen cara yang anda mahukan.

Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai dokumen Google, semak semula tutorial ini:

Kini mari temui cara untuk berkongsi dokumen anda di Google Docs, jemput kolaborator, mengawal kebenaran dokumen, bincangkan dokumen anda melalui ulasan dikongsi, mengendalikan pemberitahuan dengan betul, dan banyak lagi. Ketahui apa yang berlaku apabila anda berkongsi Google Doc, bagaimana ia berfungsi, serta bagaimana untuk mengawal sejumlah pilihan berguna.

1. Pilihan Keterlihatan

Perkara pertama yang perlu anda ketahui mengenai perkongsian dalam Dokumen Google ialah Pilihan Kebolehlihatan, yang mengawal siapa yang boleh melihat dokumen. Dokumen, hamparan dan persembahan baharu anda di Google Drive adalah secara peribadi secara lalai, tetapi dari butang Kongsi, anda boleh memilih untuk membuat dokumen anda kelihatan kepada individu tertentu, sesiapa sahaja yang mempunyai pautan ke dokumen atau orang awam di web.

Langkah 1. Cara Kongsi Dokumen dalam Dokumen Google

Untuk melihat tetapan bahagian semasa anda apabila anda mempunyai dokumen yang dibuka dalam Dokumen Google, tuding pada butang Kongsi di kanan atas dokumen anda. Di sana, anda akan melihat popover yang menunjukkan privasi dokumen semasa, yang akan sentiasa menjadi peribadi secara lalai.

Sharing in Google Docs
Tuding pada butang Kongsi untuk melihat tetapan semasa anda.

Untuk menukar tetapan, klik pada butang Kongsi. Bahagian Kongsi dengan skrin lain muncul.

The Share with others screen
Dari bahagian Kongsi dengan Skrin lain, anda boleh memasukkan nama atau alamat e-mel bagi orang yang anda ingin kongsi dokumen tersebut di dalam Google Docs.

Taipkan nama orang dari senarai kenalan anda atau alamat e-mel orang yang anda ingin kongsi dokumen itu.

The names or email addresses you wish to share with
Klik butang Hantar selepas anda memasukkan nama atau alamat e-mel.

Terus menambah nama dan alamat e-mel semua orang yang anda ingin kongsi dokumen itu. Anda juga boleh menambah nota kepada kolaborator anda dalam bidang Tambah medan.

Klik butang Hantar di kiri bawah skrin apabila anda selesai menambah kolaborator.

Langkah 2. Bagaimana Menghidupkan Pilihan Keterlihatan Paut

Anda juga boleh menggunakan Share Google Docs dengan skrin lain untuk menghidupkan pilihan keterlihatan pautan. Sekiranya pilihan keterlihatan pautan dihidupkan, sesiapa yang mempunyai pautan ke dokumen anda boleh mengaksesnya.

Get shareable link
Klik pautan di penjuru kanan sebelah atas untuk mendapatkan pautan yang boleh dibagikan.

Untuk menghidupkan pilihan Perkongsian Pautan, klik ikon pautan di sudut kanan atas skrin. Skrin dengan pautan muncul.

Link sharing in Google docs is on
Kongsi pautan untuk berkongsi dokumen.

Sistem ini memberikan anda pautan yang boleh anda kongsi dengan orang lain.

Nota: Penting untuk diingat bahawa mengaktifkan pilihan saham pautan mengurangkan jumlah kawalan yang anda miliki yang dapat melihat dokumen itu. Salah satu pengulas anda boleh berkongsi pautan dengan orang lain, dan orang lain akan dapat mengakses dokumen tersebut.

Langkah 3. Gunakan Pilihan Perkongsian Lanjutan dalam Dokumen Google

Anda boleh menentukan siapa yang dapat melihat dokumen anda. Mulakan dari Bahagian Kongsi dengan skrin lain.

Advanced link on Share with others screen
Klik pautan Advanced untuk membuka menu Tetapan Perkongsian.

Kemudian, pilih Advanced. Dalam menu Tetapan perkongsian, anda akan dapat menukar siapa yang boleh melihat dokumen itu.

Who has access list in Google Docs
Senarai orang yang mempunyai akses kepada dokumen tersebut.

Perhatikan tetapan Pemilik di bahagian bawah halaman. Tetapan ini hanya tersedia kepada pemilik dokumen. Mereka membenarkan anda mengehadkan apa yang boleh dilakukan oleh kolaborator dengan dokumen itu.

Langkah 4. Tentukan Opsyen Perkongsian Pautan

Dari menu Tetapan perkongsian, pilih Tukar untuk melihat pilihan perkongsian pautan.

Changing view options in Google Docs
Dari menu Tetapan perkongsian, pilih Ubah untuk melihat pilihan lain.

Berikut ialah perihalan setiap pilihan:

1. Orang-orang Khusus

Untuk membenarkan orang tertentu melihat dokumen, pilih Simpan, yang akan mengembalikan anda ke menu tetapan Perkongsian. Taipkan alamat e-mel individu yang akan mempunyai akses kepada dokumen di bahagian bawah menu, di bawah Orang jemput.

Enter email address in Google Docs
Dari menu Tetapan perkongsian dalam Dokumen Google, cukup masukkan alamat e-mel orang yang memerlukan akses ke dokumen anda.

2. Sesiapa Dengan Pautan

Untuk memberi akses kepada kumpulan besar orang tertentu, pilih Sesiapa yang mempunyai pautan dari pilihan Keterlihatan. Pilih Simpan untuk kembali ke menu Tetapan perkongsian. Dari menu Tetapan perkongsian, anda boleh menyerlahkan pautan ke dokumen dan berkongsi melalui e-mel, media sosial, atau mesej teks.

Highlight link to share
Dari menu Tetapan perkongsian, sorot pautan untuk dikongsi. Salin dan tampal pautan untuk diedarkan kepada sesiapa yang memerlukan akses kepada dokumen itu.

3. Awam di Web

Ingin tahu bagaimana untuk berkongsi Google Dokumen secara terbuka di web? Sangat mudah dalam Google Docs. Untuk memberi akses kepada sesiapa atau untuk membenamkan Dokumen Google pada halaman web, pilih Awam di web dari pilihan Keterlihatan. Pilih Simpan untuk kembali ke menu Tetapan perkongsian. Dari menu Tetapan perkongsian, anda boleh menyerlahkan pautan ke dokumen dan berkongsi melalui media sosial untuk memberi sesiapa sahaja akses kepada dokumen anda.

2. Pilihan Kolaborator

Dalam bahagian ini, pelajari cara untuk berkongsi Dokumen Google dengan lebih banyak kawalan dengan menyediakan kolaborator. Terdapat empat Pilihan Kolaborator yang memberikan orang tertentu yang anda kongsi dengan Dokumen Google dengan tahap akses yang berbeza kepada dokumen tersebut. Pemilik dokumen boleh memberi kuasa kepada individu lain untuk melihat, mengulas, mengedit atau menjadi pemilik dokumen tersebut.

Untuk melihat pilihan Kolaborator, pilih butang Kongsi di bahagian atas kanan dokumen anda. Klik Advanced. Dalam menu Kongsi tetapan, jemput individu atau kumpulan tertentu menggunakan alamat e-mel atau kumpulan kenalan e-mel.

Semasa memasukkan alamat ini, pilihan Kolaborator menjadi kelihatan. Jika anda klik anak panah ke bawah di sebelah ikon pensel oleh setiap nama. Di sini, anda boleh memilih dari pilihan berikut: Boleh mengedit, boleh memberi komen, atau boleh melihat.

Change collaborator options while inviting people in Google Docs
Sebaik sahaja anda mengklik anak panah di sebelah pilihan pensel, anda boleh menukar pilihan Kolaborator dari menu drop-down.

Berikut adalah perihalan setiap pilihan:

1. Boleh Edit

Pilihan Kolaborator ini membolehkan individu lain mengedit dokumen. Kolaborator boleh bekerja dalam dokumen secara serentak secara real-time, jadi tidak perlu untuk menghantar e-mel perubahan berulang-alik.

Setiap editor yang bekerja dalam dokumen akan kelihatan sebagai ikon di bahagian atas sebelah kanan skrin, di sebelah butang Komen. Setiap kolaborator akan mempunyai warna yang berbeza di sekitar ikon mereka, dan mana-mana bahagian dokumen yang mereka sedang suntingan juga akan mempunyai kursor yang berwarna sama dengan ikon.

2. Bolehkah Komen

Dengan pilihan Kolaborator ini, individu dokumen tersebut dikongsi bersama dalam Dokumen Google, akan dapat melihat dokumen itu dan membuat komen, tetapi tidak dapat mengubah dokumen dalam apa cara sekalipun. Pilihan ini berguna apabila mencari maklum balas mengenai sesuatu projek, tetapi tidak mahu sebarang maklumat diubah tanpa pengetahuan anda.

Untuk mengulas pada dokumen, sorot teks khusus yang ingin anda komen dan klik kanan untuk memilih Komen. Anda juga boleh menggunakan pintasan papan kekunci Ctrl-Alt-M, atau butang Komen di bahagian atas kanan skrin bersebelahan Kongsi. Pemilik dokumen akan melihat bahagian yang diketengahkan dan kotak komen di sebelah kanan skrin mereka.

3. Boleh Lihat

Untuk membenarkan orang lain hanya melihat dokumen, pilih pilihan Boleh lihat. Pilihan ini sangat berguna untuk mengedarkan templat yang perlu digunakan oleh orang lain. Dengan menetapkan pilihan Kolaborator untuk Dapat melihat, kolaborator akan dipaksa Buat salinan dokumen untuk membuat perubahan, sehingga memastikan tidak ada yang dapat mengubah template secara langsung.

Opsyen Penjual keempat, Pemilik, hanya tersedia apabila anda telah berkongsi dokumen dalam Dokumen Google dengan orang lain. Selepas dokumen dikongsi, nama pemilik akan muncul pada Siapa yang mempunyai senarai akses pada menu Tetapan perkongsian.

The owners name appears to the right
Anda boleh memindahkan jawatan Pemilik kepada kolaborator lain dalam Google Docs.

Pilihan pemilik terakhir ini membolehkan anda memindahkan pemilikan dokumen kepada orang lain. Ia muncul dalam menu drop-down di sebelah nama-nama kolaborator jika anda memiliki dokumen itu.

Change document ownership in Google Docs
Pilih Pilihan pemilik untuk menukar pemilikan dokumen dalam Google Docs.

Pencipta dokumen adalah pemilik secara lalai. Jika pemilikan dokumen dipindahkan kepada orang lain, ada beberapa perkara yang pencipta dokumen tidak lagi dapat dilakukan, seperti:

  • keluarkan kolaborator
  • kongsi dengan seberapa ramai orang yang anda suka
  • menukar pilihan keterlihatan
  • membenarkan rakan usaha sama untuk menukar keistimewaan akses untuk orang lain
  • secara kekal memadamkan sesuatu dari Google Drive. Selepas ia dipadam, tiada siapa yang boleh mengaksesnya, termasuk yang dikongsi dengannya.

3. Menambah Komen

Kolaborator dengan boleh komen atau Boleh mengedit kemampuan boleh meninggalkan komen pada dokumen yang dikongsi dalam dokumen Google. Satu komen mungkin mengarahkan pemilik dokumen untuk menetapkan ralat ejaan yang mudah, atau boleh membuka dialog mengenai bahagian tertentu dokumen.

Langkah 1. Tambah Komen

Untuk menambah ulasan ke dokumen Google yang dikongsi, sorot bahagian dokumen yang ingin anda lawati. Ia boleh menjadi perkataan tertentu, ayat tertentu, atau keseluruhan paragraf. Selepas menyerlahkan bahagian, klik kanan dan pilih Komen.

Add comment in shared Google doc
Apabila anda menyerlahkan teks yang ingin anda komen, klik kanan dan pilih Komen.

Kotak teks dengan nama anda akan muncul di sebelah kanan sebelah kanan skrin untuk anda memasukkan komen anda.

Enter comment in your shared Google document
Kotak teks seperti yang di atas akan muncul di sebelah kanan dokumen. Taip ke dalam kotak ini dan klik Komen.

Jika seseorang menulis komen pada dokumen anda, anda boleh memulakan dialog dengan membalas ulasan mereka. Di bawah komen, kotak teks akan muncul yang mengatakan Balas. Di sini, anda boleh menaip respons anda.

Reply to comment in Google Docs
Untuk membalas komen, klik pada kotak komen dan taip ke dalam kotak teks di bahagian bawah.

Sekiranya komen itu adalah penetapan mudah yang tidak memerlukan tindak balas, anda boleh membuat penyesuaian yang diperlukan pada dokumen itu dan tandakan komen itu diselesaikan dengan mengklik butang Menyelesaikan di sebelah komen. Dengan menyelesaikan komen, komen disembunyikan. Untuk membuka semula ulasan itu, klik butang Komen di bahagian atas sebelah kanan dokumen.

Langkah 2. Buka Komen yang telah diselesaikan

Walaupun selepas komen telah diselesaikan, anda boleh melihatnya semula. Klik butang Komen di bahagian atas sebelah kanan dokumen anda.

Reopen resolved comment in your Google document
Gunakan pautan Re-terbuka untuk membuka semula komen yang telah diselesaikan dalam Google Docs yang dikongsi.

Untuk membuka semula ulasan yang telah diselesaikan, klik pautan membuka semula biru di sebelah dokumen. Komen itu ditambah kembali ke dalam dokumen.

Memberitahukan Kolaborator

Kami melindungi cara berkongsi Dokumen Google dengan pemberitahuan yang betul di bahagian ini. Anda secara automatik boleh memberitahu kolaborator melalui e-mel apabila perubahan dibuat kepada dokumen yang dikongsi. Ciri ini berguna jika anda bekerja pada dokumen dan perlu membiarkan kolaborator anda mengetahui tentang pengeditan anda.

Langkah 1. Hidupkan Pemberitahuan

Buka dokumen anda. Pastikan dokumen anda dikongsi dengan sekurang-kurangnya satu orang lain.

Klik butang Komen di bahagian atas sebelah kanan dokumen. Klik butang Pemberitahuan di bawahnya.

How to change notifications in your shared Google doc
Klik butang Pemberitahuan untuk melihat menu lungsur pemberitahuan.

Selepas anda mengklik butang Pemberitahuan, menu drop-down memaparkan dengan pilihan pemberitahuan anda.

Notifications drop-down menu in Google docs document
Pilih pilihan pemberitahuan anda dari menu lungsur.

Anda boleh menukar pilihan pemberitahuan dari menu lungsur dalam dokumen Google yang dikongsi anda, dengan tetapan ini:

1. Semua

Untuk menghantar pemberitahuan e-mel kepada semua orang yang dikongsi bersama, pilih pilihan Semua. Ini adalah pilihan yang baik apabila dokumen ditulis oleh pasukan.

2. Hanya Anda

Untuk menghantar pemberitahuan e-mel hanya kepada diri sendiri apabila komen dibuat atau dokumen diubah suai, pilih pilihan Hanya milik anda. Ini adalah pilihan yang baik apabila anda adalah pengarang utama dan perlu menyemak maklum balas, tetapi pengulas tidak perlu melihat komen masing-masing.

3. Tiada

Untuk mematikan pemberitahuan e-mel, pilih pilihan Tiada. Ini adalah pilihan yang baik jika tidak penting untuk melihat komen dan pengeditan dengan cepat.

Langkah 2. Lihat Pemberitahuan E-mel

Jika anda menghidupkan pemberitahuan e-mel, anda akan menerima pemberitahuan ringkasan e-mel apabila ia dibuat. Pergi ke peti masuk anda untuk melihat pemberitahuan. Lihat contoh e-mel di bawah:

View the Notification email in shared Google docs
Pergi ke peti masuk e-mel anda untuk melihat pemberitahuan e-mel anda dari dokumen Google yang dikongsi anda.

5. Menghapuskan Kolaborator

Kadang-kadang, anda mungkin perlu mengeluarkan kolaborator dari dokumen. Ini boleh berlaku apabila ahli pasukan meninggalkan pasukan dan tidak lagi memerlukan akses kepada dokumen itu. Inilah caranya untuk membuang kolaborator dari dokumen kongsi dalam Google Docs.

Nota: Hanya pemilik dokumen boleh menambah atau mengalih keluar kolaborator ke dokumen.

Pertama, pastikan anda bekerja dalam dokumen yang mempunyai kolaborator.

Mula di menu Tetapan perkongsian dari dalam dokumen anda. Anda melihat x bersebelahan dengan setiap nama dalam Siapa yang mempunyai senarai akses.

Remove a collaborator in your Google doc
Klik x untuk mengalih keluar kolaborator dari dokumen kongsi anda.

Untuk mengalih keluar kolaborator dari dokumen kongsi anda, klik x seterusnya nama orang tersebut. Nama orang hilang dari senarai.

6. Contoh Kerjasama

Mengedit secara langsung dalam Google Docs membenarkan anda untuk bekerjasama dengan sesiapa sahaja, di mana sahaja tanpa kekeliruan atau kerumitan. Ambil contoh ini dari sekolah. Mereka menggunakan Dokumen Google sebagai Pengumuman Pagi mereka.

Guru boleh menambah pengumuman ke halaman untuk acara tertentu, dan semua guru boleh menggunakan projektor mereka untuk memaparkan pengumuman pada masa yang sama semasa homeroom. Ini menjimatkan masa dan gangguan. Di bahagian atas halaman, anda dapat melihat guru lain yang sedang mengedit atau melihat pengumuman, dan juga melihat bahagian dokumen yang sedang disuntingnya secara langsung.

Pengumuman pagi melihat sesuatu seperti ini apabila mereka bekerja pada mereka.

Collaborating in real-time in a shared Google document
Di sini anda dapat melihat apa yang kelihatan seperti apabila berbilang orang bekerjasama pada dokumen yang sama pada masa yang sama dalam Google Docs.

Ikon muncul di bahagian atas dokumen untuk setiap orang yang bekerja di atasnya. Kursor dalam dokumen sepadan dengan warna orang yang menyunting dokumen.

Bila untuk Kongsi Dokumen Anda di Google Docs

Dokumen Google menjadikannya mudah untuk berkongsi dan bekerjasama pada dokumen, spreadsheet, dan persembahan, dan terdapat beberapa cara yang anda boleh gunakan untuk digunakan. Sekarang anda tahu cara untuk berkongsi dokumen dalam Google Docs, dan boleh mengawal sejumlah tetapan berguna, sudah tiba masanya untuk digunakan.

Walaupun anda tidak memerlukan orang lain untuk membantu anda mengedit setiap dokumen yang anda buat, perkongsian dokumen dalam dokumen Google boleh menjadi sangat berguna walaupun. Berikut adalah beberapa contoh apabila anda mungkin berusaha untuk bekerjasama dan meletakkan dokumen perkongsian dalam Dokumen Google untuk digunakan dengan baik:

  • menyimpan nota mesyuarat pasukan dalam satu dokumen kerjasama
  • idea brainstorming untuk projek yang akan datang sebagai satu kumpulan
  • Buat senarai untuk majlis makan malam anda, dan jemput tetamu untuk menambah apa yang mereka merancang untuk membawa
  • membolehkan rakan-rakan memberi komen mengenai ucapan yang anda tulis untuk perkahwinan rakan anda yang terbaik
  • menyerahkan bahagian projek kepada individu yang berlainan, tetapi semua orang melaporkan penemuan mereka pada dokumen yang sama
  • kongsi senarai runcit dengan pasangan anda, atau senarai tugas dengan anak-anak atau rakan sebilik anda

Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, atau ingin berkongsi contoh bagaimana anda menggunakan Dokumen Google untuk berkongsi dan bekerjasama, tinggalkan komen di bawah.

Dan jika anda mahu mengambilnya ke peringkat seterusnya dan mengimport dokumen Google Docs anda terus ke WordPress sebagai catatan atau halaman, ambil plugin Google Docs WordPress untuk putaran!

Nota Editorial: Jawatan ini pada asalnya diterbitkan pada tahun 2014. Ia telah disemak semula secara komprehensif untuk membuat semasa, tepat, dan terkini oleh kakitangan kami-dengan bantuan khas dari Laura Spencer.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.