Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance
Business

Panduan Asas Freelancer untuk Pembukuan

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Insurance
A Freelancer’s Guide to Getting Paid on Time

Malay (Melayu) translation by Muhammad Hasrullah (you can also view the original English article)

Bagi para perunding dan perunding, temu ramah pelanggan boleh menjadi cabaran besar, terutama jika anda malu atau lebih suka berkomunikasi melalui e-mel. Ketika wawancara kerja mencabar untuk pekerja, mereka biasanya mengalami hal ini setiap beberapa tahun atau kapan pun mereka mengubah pekerjaan.Untuk pekerja kasual, temu janji dilakukan dengan setiap pelanggan baru yang anda ikuti.

Berita baiknya ialah ini adalah pendekatan yang betul.

Walau bagaimanapun, dinamik asas kehidupan lepas ialah anda hanya dibayar apabila anda melengkapkan projek untuk pelanggan. Untuk berjaya, anda perlu memaksimumkan masa yang anda habiskan untuk bekerja dengan pelanggan, dan meminimumkan masa yang anda habiskan pada admin.

Oleh itu, sistem pembukuan kemasukan masuk yang lebih kompleks yang digunakan oleh perniagaan yang lebih besar mungkin terlalu menyusahkan bagi kebanyakan freelancer. Jika anda berminat, anda boleh membaca tentang sistem ini dalam tutorial Pembukuan 101 .  Tetapi apa yang saya akan lakukan dalam tutorial ini adalah untuk memastikan segala-galanya mudah, hanya fokus kepada nota utama yang perlu anda lakukan sebagai freelancer, dan bagaimana anda boleh menguruskan semuanya.

Adalah penting untuk diperhatikan bahawa kami akan membincangkan beberapa cara rakaman, dari kertas, spreadsheet, aplikasi kewangan dan perisian.  Kami juga akan menjawab soalan berapa lama anda perlu menyimpan semua rekod ini.

 1. Apakah pembukuan?

Dalam tutorial sebelumnya dalam siri Freelance Financial Bootcamp , anda belajar bagaimana menguruskan kewangan sebagai freelancer. Dalam tutorial ini, kami menyediakan satu sistem untuk menjejaki pendapatan dan perbelanjaan anda dan memproyeksikannya ke masa depan.

Pembukuan juga berkaitan dengan pendapatan dan perbelanjaan anda, tetapi berbeza dengan beberapa cara. 

Pertama, ia tentang masa lalu dan bukan masa depan. Kami tidak cuba untuk memikirkan berapa banyak kita akan membuat bulan depan atau tahun depan di sini. Kami hanya prihatin dengan menyimpan rekod yang tepat tentang apa yang sedang berlaku.

Kedua, simpan kira adalah lebih terperinci. Apabila kami membuat belanjawan, kami menumpukan pada jumlah: jumlah hasil, jumlah kos, dan sama ada ia meningkatkan jumlah keuntungan.  Dalam buku ini, Dengan simpan kira, kita perlu menjejaki setiap transaksi, jadi kita tahu siapa yang membayar kita, apabila mereka membayar kita, berapa banyak mereka membayar kita, dan apa yang mereka bayar untuk kita (dan perkara yang sama juga berlaku untuk perbelanjaan).

Jadi pada dasarnya, pembukuan adalah nota sistematik untuk hal ehwal kewangan perniagaan bebas anda. Ini boleh mengambil banyak bentuk yang berbeza, dan kami akan sampai kepada beberapa di kemudian hari, tetapi yang penting adalah untuk mempunyai sistem yang berfungsi untuk anda yang membolehkan anda dengan mudah menjejaki jumlah yang anda peroleh dan berapa banyak yang anda habiskan.

Mengapa kita memerlukan rekod sedemikian? Salah satu sebab penting adalah untuk tujuan cukai.Mengimbas kembali pulangan cukai sering lebih rumit untuk bekerja sendiri daripada pekerja berbayar, dan ia akan menjadi lebih rumit jika anda perlu mencubit timbunan resit dan penyata bank untuk mengetahui berapa banyak wang yang anda buat.  Sekiranya anda mempunyai rekod kewangan terperinci dan teratur, semuanya akan berjalan lancar. Dan jika pihak berkuasa cukai pernah meminta penjelasan lanjut, atau juga melakukan audit besar-besaran mengenai urusan anda, rekod yang baik adalah keperluan.

Tetapi menyimpan rekod yang baik tidak diperlukan hanya untuk pegawai cukai sahaja. Ia juga merupakan asas kejayaan perniagaan bebas anda.  Sama ada anda menetapkan matlamat untuk perniagaan anda, belanjawan, merancang simpanan dan pelaburan anda , menetapkan harga , atau apa-apa lagi, anda memerlukan data yang baik dan mantap untuk digunakan.

2. Perhatikan Apa yang Perlu Anda Simpan? 

Jadi sekarang anda tahu apa yang pembukuan dan mengapa ia penting, mari lihat apa yang perlu disimpan. 

Asas-asas 

Cara mudah untuk melihatnya adalah ini: 

Setiap kali anda menerima wang daripada pelanggan, anda perlu merekodkannya; Setiap kali anda membelanjakan wang untuk perniagaan anda, anda perlu mengesannya juga.

Apa yang perlu anda rekod dan bagaimana rekod anda mungkin berbeza-beza bergantung kepada jenis pendapatan dan kos, tetapi di sini adalah keperluan minimum: 

  • Di manakah anda mendapatkan wang dari atau ke mana hendak pergi? 
  • tarikh
  • jumlah 
  • destinasi 

Jadi, sebagai contoh, anda seorang pereka bebas, pendapatan anda untuk bulan Ogos mungkin kelihatan seperti ini:

Tarikh pelanggan Jumlah Butiran
1-Aug-15 XYZ Corp. $ 250.00 Logo reka  bentuk
5-Ogos-15 ABC Inc. $ 1,000.00 Laman web penjenamaan semula
20-Ogos-15 John Smith $ 1,750.00 Jemputan perkahwinan
Dan perbelanjaan anda boleh kelihatan seperti ini:
Tarikh  Penerima  Jumlah  Butiran 
10-Ogos-15  Perisian Acme  $ 500.00  Pakej Perisian Reka Bentuk 
15-Ogos-15 ABC Realty  $ 500.00  Sewa ruang pejabat 
17-Ogos-15  Alat tulis XYZ  $ 200.00  Bekalan untuk jemputan perkahwinan

Sekarang jangan risau tentang cara anda menguruskan nota ini dalam hamparan atau di tempat lain. Kami akan membincangkannya dalam Bahagian 3.  

Maklumat Lanjut 

Selain merakam tarikh, jumlah dan data asas lain dalam senarai, anda juga perlu menyimpan butiran tambahan mengenai setiap transaksi, termasuk sebarang dokumen sokongan yang dapat anda lihat jika diperlukan.

Untuk reka bentuk logo, sebagai contoh, anda mesti menyimpan invois yang anda hantar kepada pelanggan, yang akan menunjukkan maklumat alamat penuh klien dan maklumat lanjut tentang tugas itu sendiri. Dan anda harus menyimpan rekod pembayaran anda, contohnya penyata bank yang menunjukkan dana pemindahan. 

Untuk bayaran seperti bekalan alat tulis, anda mesti menyimpan resit asal yang anda terima dari penjual.Anda juga boleh menyimpan bukti pembayaran jika berkaitan, seperti penyata kad kredit yang menunjukkan $ 200 yang dikenakan pada kad anda.

Sebab utama untuk menyimpan nota tambahan ini adalah bahawa anda sentiasa boleh membuktikan di mana pendapatan anda datang, dan menunjukkan bahawa perbelanjaan anda adalah perbelanjaan perniagaan yang betul (contohnya jika anda menuntut pemotongan cukai ke atas pulangan cukai anda, dan itu boleh menjadi bukti permintaan kepada pihak berkuasa cukai ).

Tetapi ia juga bagus untuk menyimpan rekod diri anda. Jika pelanggan lama kembali kepada anda selepas beberapa tahun dan ingin bekerja dengan anda sekali lagi, ini adalah idea yang baik untuk menyerahkan invois asal untuk kerja terdahulu supaya anda dapat melihat berapa banyak yang anda bayar dan bagaimana anda menggunakannya.  Sekiranya perbelanjaan anda tidak terkawal, adalah idea yang baik untuk melihat di mana anda membelanjakan wang anda, jadi anda boleh mengenal pasti kawasan yang akan dipotong.

Bergantung kepada cara anda mengurus perniagaan bebas anda, anda mungkin perlu menjejaki perkara-perkara tambahan, seperti rekod orang lain yang telah anda sewa dan butir-butir mengenai berapa banyak anda menggunakan kereta atau rumah untuk tujuan perniagaan berbanding perniagaan.  penggunaan peribadi. Saya tidak dapat menampung semua kemungkinan, jadi untuk tujuan tutorial ini saya membincangkan prinsip umum, dan anda boleh menyesuaikannya dengan keadaan peribadi anda.

3. Bagaimanakah anda mengaturkan rekod anda? 

Kami telah menunjukkan kepada anda apa yang anda perlu simpan, tetapi setakat ini kami hanya bercakap tentang membuat senarai, mengumpul invois dan penerimaan. Ia tidak terlalu teratur. Dalam bahagian ini, kami akan memasukkannya ke sesuatu yang lebih sesuai. 

Versi Spreadsheet 

Terdapat beberapa cara untuk menyusun nota anda, tetapi saya akan bermula dengan versi mudah menggunakan hamparan Excel yang sangat asas.

Ideanya adalah untuk membuat hamparan untuk setiap tahun, dengan satu tab untuk "Pendapatan"  dan yang lain untuk "Perbelanjaan". Buat lajur untuk semua butiran penting seperti tarikh, bilangan pelanggan, dan sebagainya, dan isikan sahaja apabila anda mengikutinya. Saya telah melampirkan templat untuk tutorial ini, jadi sila muat turun dari bar sisi. 

Sebagai hamparan, tentu saja, ini sangat asas. Sekarang idea ini adalah untuk memastikan ia mudah, dan menjadikannya semudah mungkin untuk memulakan penyenaraian semua urus niaga yang berkaitan. Sekiranya anda boleh melakukannya, maka pada akhir tahun anda mempunyai sekurang-kurangnya rekod lengkap untuk dilakukan. Dan tentu saja anda boleh menggunakan keupayaan Excel untuk menganalisis data, menghitung pendapatan anda sebulan, oleh pelanggan, oleh jenis pekerjaan, dan sebagainya. Pertimbangkan bahawa template asas ini adalah titik permulaan, sekurang-kurangnya untuk menyimpan rekod, dan menyesuaikannya mengikut keinginan anda.

Kemudian apa yang perlu dilakukan dengan semua invois dan resit?  Jika boleh, perhatikan mereka semua, berikan nama yang bermakna (contohnya "XYZCorp-Logo-Apr15.pdf" dan bukan "Scan01.pdf"!), Dan simpannya dalam folder terorganisir anda mengikut tahun dan bulan. Jadi hierarki akan kelihatan seperti ini:

File system hierarchy

Di setiap folder, anda mempunyai salinan imbasan setiap resit, pernyataan, atau dokumen lain bulan itu.Dengan cara itu, jika anda perlu mengetahui lebih lanjut mengenai transaksi yang berlaku pada 12 April 2015, anda hanya pergi ke folder April 2015, dan mencari dokumen yang sesuai.  Jika anda mempunyai perniagaan yang besar dan sebilangan besar dokumen, anda mungkin perlu menggunakan sistem pemfailan yang lebih canggih, tetapi ini sepatutnya berfungsi dengan baik untuk kebanyakan freelancer. 

Satu perkara penting untuk diperhatikan: Anda mesti memastikan bahawa pihak berkuasa cukai di negara anda akan menerima satu salinan dokumen elektronik sebagai bukti. Jika mereka meminta salinan kertas asal, sudah tentu anda harus menyimpannya.  Anda boleh menggunakan prinsip yang sama seperti yang saya nyatakan di atas, tetapi dalam bentuk fizikal: folder kertas atau folder plastik untuk pendapatan dan perbelanjaan setiap tahun, dibahagikan kepada bahagian untuk setiap bulan.

Perisian / Aplikasi Kewangan

 Saya bermula dengan menunjukkan kaedah spreadsheet, kerana ia mudah, percuma, dan mudah dilaksanakan. Tetapi terdapat sejumlah besar aplikasi kewangan dan pakej perakaunan di luar sana, seperti Quicken Home & Business , FreeAgent , FreshBooks , Pulse , Xero , dan banyak lagi.

Kelebihan utama menggunakan perisian atau aplikasi dalam talian adalah bahawa anda boleh berbuat lebih banyak dengan data.  Kebanyakan mereka mempunyai fungsi yang berbeza, yang membolehkan anda untuk mengukur kesihatan keseluruhan perniagaan anda, untuk mengesan pelanggan, menerbitkan invois, menyediakan belanjawan, dan sebagainya.  Oleh itu, data yang anda masukkan benar-benar dapat membantu anda memahami gambaran yang lebih besar, bukannya dalam spreadsheet. Anda juga boleh melampirkan dokumen dalam beberapa pakej ini, jadi anda boleh menyimpan semua fail anda dalam satu tempat juga. 

Saya tidak akan membincangkan secara terperinci dalam tutorial ini bagaimana setiap perisian berfungsi, kerana mereka banyak dan mempunyai banyak fungsi, tetapi saya cadangkan untuk memeriksa beberapa daripada mereka untuk melihat apa yang mereka boleh lakukan. Beritahu saya dalam ulasan jika anda mempunyai pakej aplikasi atau perisian tertentu yang anda cadangkan. 

Jadi sama ada anda akan menggunakan hamparan mudah atau perisian perakaunan yang kompleks, pastikan semuanya selamat!

4. Berapa Lama Anda Perlu Simpan Nota Anda? 

Setakat ini, sangat teratur. Tetapi berapa lama anda perlu menyimpan rekod semua ini? Walau bagaimanapun, walaupun sistem yang paling teratur dapat menjadi tidak dapat digunakan apabila digabungkan dengan terlalu banyak data. Jika anda boleh mendigitalkan nota anda, anda tidak mempunyai masalah dengan ruang storan, tetapi kerana pemacu keras semua orang diisi dengan fail lama, folder dan sub-folder selama bertahun-tahun, kekacauan digital juga boleh menjadi masalah. 

Pihak berkuasa cukai di setiap negara mempunyai peraturan mengenai berapa lama anda perlu menyimpan rekod. Di UK, sebagai contoh, lima tahun untuk bekerja sendiri.  Di AS, ia adalah tiga tahun secara umum, tetapi ia boleh mengambil masa yang lebih lama dalam keadaan tertentu. Semak laman web pihak berkuasa cukai di negara anda untuk mengetahui peraturan di kediaman anda.

Tetapi jangan biarkan itu menjadi satu-satunya panduan anda. Peraturan cukai menetapkan tempoh minimum yang anda perlukan untuk menyimpan rekod, dan sudah tentu anda mesti mematuhinya. 

Tetapi jangan teragak-agak untuk memegangnya lagi jika ia masuk akal kepada anda. Secara peribadi, saya sudah lepas hampir sepuluh tahun sekarang, dan saya selalu menyimpan catatan saya dari awal.  Saya suka melihat ke belakang dan melihat apa yang saya lakukan pada tahun 2007, kepada siapa saya bekerja, berapa banyak saya dibayar, dan sebagainya. Sebenarnya saya tidak sering melakukannya, tetapi saya tahu bahawa arkib ada di sana!  Kerana mereka teratur dengan baik, mereka tidak menghabiskan banyak ruang, dan menyimpan nota-nota lama yang terpisah dari yang baru tidak mengelirukan mereka. 

Sekiranya anda seperti saya, pastikan anda menyimpan segala-galanya dengan baik, dan simpannya selagi anda suka selagi anda suka! Jika tidak, jangan teragak-agak untuk melakukan pembersihan segera selepas hayat simpanan minimum untuk tujuan cukai yang telah tamat tempoh.

Langkah seterusnya 

Dalam tutorial ini, anda telah belajar bagaimana menyimpan rekod asas transaksi kewangan sebagai freelancer. Anda telah melihat rekod yang perlu anda simpan, bagaimana untuk menyelamatkannya dan mengurusnya, dan berapa lama anda perlu menyimpannya. 

Langkah seterusnya adalah memilih sistem yang anda suka, dan aplikasikannya. Sama ada anda memilih penyelesaian spreadsheet asas, aplikasi pembukuan dalam talian atau pakej perisian perakaunan yang terperinci terpulang kepada anda.  Anda juga boleh menaip urus niaga anda pada mesin taip dan resit ruji dan invois ke halaman tersebut jika sistem itu masuk akal untuk anda.  Yang penting adalah mempunyai sistem yang dapat anda lakukan dengan mudah, kemudian ikuti semua itu, untuk setiap transaksi.

Ia mungkin terdengar membosankan, tetapi ia terbayar dalam jangka panjang. Sistem yang saya sediakan adalah mudah, dan mengambil satu item pendapatan hanya mengambil masa beberapa saat.  Tetapi apabila anda datang untuk memfailkan penyata cukai anda pada akhir tahun, anda akan menjimatkan banyak masa kerana ia mempunyai segala-galanya yang teratur dan mudah diakses. Jadi bermula hari ini, dan nikmati hasil pembukuan berhati-hati anda pada masa akan datang! 

Dan nantikan tutorial seterusnya dalam siri ini, di mana kita akan melihat topik yang lebih dekat dengan hati kebanyakan freelancer: dibayar tepat pada waktunya.

Sumber 

Gambler Kredit: ikon Ledger yang direka oleh Musket , AS dari Projek Noun .  

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.