Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Bagaimana Membuat Sandaran Semua E-mel Microsoft Outlook Anda

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Retrieve Your Deleted or Archived MS Outlook Emails
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)

Malay (Melayu) translation by Fatimah (you can also view the original English article)

Jika anda memiliki perniagaan, anda sudah tahu betapa pentingnya e-mel Microsoft Outlook anda. Mereka adalah cara anda berkomunikasi dengan pelanggan dan mungkin juga cara anda mendapatkan pesanan.  Anda ingin memastikan dan membuat sandaran maklumat dalam akaun MS Outlook anda supaya anda tidak kehilangan maklumat perniagaan penting.  Jika anda menggunakan Microsoft Outlook untuk keperluan peribadi anda, seperti untuk berkomunikasi dengan rakan dan ahli keluarga atau untuk sekolah, e-mel juga penting.

Ramai pengguna e-mel, walaupun profesional perniagaan, tidak berfikir tentang berapa banyak maklumat yang mereka sebenarnya simpan dalam sistem e-mel mereka. Mereka tidak memikirkan bagaimana untuk memastikan e-mel Outlook sehingga terlambat dan mereka telah kehilangan beberapa maklumat.

Ia tidak perlu seperti itu untuk anda. Jika anda perlu belajar bagaimana untuk membuat cadangan e-mel Outlook, tutorial ini adalah untuk anda.  Anda akan mempelajari pelbagai kaedah sandaran Outlook dari cara mengeksport e-mel dari Outlook untuk cara menyimpan e-mel dalam format PST Outlook dan banyak lagi.  Kami juga akan membincangkan cara membuat sandaran data MS Outlook lain seperti maklumat hubungan dan banyak lagi. Akhirnya, anda akan mempelajari beberapa tambahan MS Outlook yang dapat membantu anda membuat cadangan e-mel Outlook.

Panduan ke Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma) 

Sebelum meneruskan pembelajaran bagaimana menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk mengambil eBook Percuma kami: Panduan Utama untuk Menguasai Peti Masuk Nama . Ia dibungkus dengan strategi peti masuk organisasi dan petua untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Inbox Zero Mastery Free ebook

1. Kenapa Anda Perlu Sandaran Outlook 

Anda mungkin tidak berfikir tentang membuat sandaran mesej e-mel MS Outlook anda, tetapi anda sepatutnya. Bagaimana jika anda kehilangan akses ke akaun e-mel anda?  Semua maklumat e-mel yang disimpan dalam akaun anda akan hilang. Sekiranya anda menggunakan akaun e-mel Outlook untuk perniagaan, anda tidak mahu perkara itu berlaku

Kebanyakan orang kehilangan akses ke akaun e-mel mereka apabila mereka lupa kata laluan mereka. Sudah tentu, biasanya terdapat langkah-langkah yang boleh diambil untuk mendapatkan semula akses ke e-mel anda, tetapi ia mungkin mengambil masa.

Sebab lain orang kehilangan akses ke akaun e-mel mereka kerana akaun mereka digodam. Sekiranya akaun e-mel Outlook anda digodam, mungkin sulit untuk mendapatkan akses lagi.  Jika ini berlaku dan anda mempunyai fail sandaran Outlook pada masa ini, sekurang-kurangnya anda akan mempunyai data e-mel yang telah disandarkan.

Jangan lupa untuk menyandarkan e-mel paling penting anda secara berasingan. Beberapa e-mel mengandungi maklumat yang penting untuk perniagaan anda: kontrak, cadangan, atau bahkan invois.  Anda akan mahu mengambil tindakan tambahan untuk memastikan anda mempunyai sandaran tambahan sebarang e-mel dengan dokumen atau perbincangan perniagaan penting. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukannya dalam langkah seterusnya.

2. Cara Mencadangkan Outlook E-mel Cepat (Video) 

Ketahui cara membuat sandaran Outlook Mail dengan cepat menggunakan PST Files dalam video pendek ini: 

3. Cara Mencadangkan E-mel Outlook: Enam Kaedah 

Sebaik sahaja anda mengetahui pentingnya menyandarkan maklumat e-mel Outlook anda, sudah tiba masanya untuk mula belajar bagaimana melakukannya. Dalam bahagian ini, saya akan menunjukkan kepada anda enam kaedah untuk membuat sandaran e-mel Microsoft Outlook anda:

Kaedah 1. Cara Mengeksport E-mel dari format Outlook ke PST 

Cara pertama untuk membuat sandaran e-mel MS Outlook anda adalah dengan mengeksport mesej e-mel ke format Outlook PST. Sebelum kita belajar cara mengeksport maklumat Outlook ke dalam format ini, anda mungkin tertanya-tanya: apakah format fail PST Outlook dan bagaimana ia berbeza daripada format fail Outlook OST?

Fail dengan sambungan .pst (fail format PST) adalah maklumat fail yang digunakan oleh Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange. Contoh jenis data e-mel Outlook yang boleh anda simpan ke fail format PST termasuk:

  • Folder e-mel
  • Maklumat hubungan
  • Maklumat alamat
  • Maklumat kalendar tontonan 

Anda boleh mengakses fail PST Outlook dari komputer atau pelayan di mana fail disimpan. Anda juga boleh menyalin fail format PST ke lokasi lain. 

Fail PST berbeza daripada sambungan fail .ost (fail OST). Format fail Outlook OST membolehkan anda untuk bekerja di luar talian dengan salinan fail yang disimpan dalam akaun Microsoft Exchange anda. Fail ini disegerakkan apabila anda kembali dalam talian. 

Langkah 1. Akses Wizard Import dan Eksport

Sekarang mari kita belajar cara membuat fail PST Outlook sandaran secara manual. Mulakan dalam peti masuk Outlook anda, dan klik tab Fail . Skrin Maklumat Akaun muncul: 

Access the Import and Export Wizard
Langkah pertama untuk membuat fail e-mel sandaran adalah untuk mengakses Wizard Import dan Eksport.

Klik pilihan Buka & Eksport : 

The ImportExport Selection opens the wizard
Pilih pilihan Import / Eksport.

Seterusnya, klik butang Import / Eksport . Sistem ini kembali ke peti masuk anda dan memaparkan Wizard Import dan Eksport : 

The import and export wizard
Wizard Import dan Eksport memberi anda pelbagai pilihan import dan eksport.

Langkah-langkah. 2. Gunakan Wizard untuk Mengeksport E-mel Daripada Outlook ke Format Fail PST 

Pilih pilihan Eksport ke fail , kemudian klik butang Next> di bahagian bawah wizard. Penyihir meminta anda memilih jenis fail: 

Choose Outlook PST file format
Pilih format fail PST Outlook.

Pilih pilihan Fail Data Outlook (.pst) . Klik butang Next> . Seterusnya, anda digesa untuk memilih folder Outlook yang ingin anda eksport data daripada: 

Select a folder
Pilih folder Outlook yang mengandungi data untuk dieksport.

Gunakan bar skrol untuk bergerak ke atas dan ke bawah untuk melihat semua folder Outlook semasa anda. Apabila anda memilih folder, klik butang Next> .

Nota Anda juga boleh memilih untuk membuat cadangan kenalan Outlook, maklumat kalendar, nota, dan tugas Outlook anda dari prompt ini .

Langkah 3. Pilih Laluan Di mana Anda Ingin Simpan PST Cadangan Anda

Path where your Outlook PST file will be saved
Pilih tempat menyimpan fail anda.

Pada prompt seterusnya, cari untuk mencari jalan untuk mengeksport fail data Outlook ke. Atau, anda boleh menyimpan fail dalam laluan lalai. Jika anda menyimpan fail dalam laluan lalai, anda mesti menentukan sama ada anda mahu membenarkan item pendua.  Anda juga boleh menamakan semula fail pada prompt ini, yang merupakan idea yang baik, kerana nama fail lalai adalah: backup.pst . Ingat nama fail dan lokasi fail Outlook PST yang dipilih supaya anda dapat mencari fail PST Outlook anda kemudian.

Apabila anda telah membuat pilihan anda, klik butang Selesai di bahagian bawah arahan. Anda digesa untuk membuat kata laluan. Ini adalah langkah pilihan, tetapi ini penting jika data sandaran anda sensitif dan perlu dilindungi. 

Selepas mengeksport folder yang anda pilih ke fail PST, anda boleh menyemak untuk melihat apakah fail itu ada di sana dengan membuka folder dalam File Explorer . 

Langkah 4. Cari fail PST Outlook dan Salin atau Pindah ke Lokasi Baru

Selepas anda membuat fail e-mel sandaran, anda boleh membuka Fail Explorer dan mencari fail sandaran Outlook yang baru anda buat. Anda akan mengenalinya kerana jenis fail akan menjadi Fail Data Outlook :

Finding an Outlook Backup file
Pergi ke lokasi fail PST Outlook untuk mencari fail sandaran yang anda buat.
  • Untuk memindahkan fail, cukup klik dan seret ke folder yang anda inginkan.
  • Untuk menyalin fail, klik pada fail yang anda ingin salin dan tekan CTRL + C. Buka folder di mana anda mahu fail tersebut dan tekan CTRL + V.

Dalam kes ini, mari pindahkan beberapa fail ke folder baru yang baru saya buat bernama Ujian . Selepas anda memindahkan fail ke lokasi fail PST Outlook baru, pergi ke File Explorer untuk melihat fail sandaran Outlook anda:

Outlook Backup File
Backup Outlook PST Files disalin ke lokasi baru.

Langkah-langkah.6. Akses Fail E-mel Anda Dari Outlook

Ia bagus untuk dapat membuat fail sandaran, tetapi mereka tidak akan membantu anda sehingga anda boleh membukanya semula dalam akaun e-mel anda.  Untuk latihan ini, saya telah membuat fail e-mel sandaran yang dipanggil XYZProject.pst menggunakan akaun e-mel Outlook saya yang lain.Saya akan membuka fail itu dari akaun e-mel Office Outlook saya. 

Untuk mengakses fail sandaran Outlook anda, mulakan dari skrin Maklumat Akaun Outlook . Klik Buka & Eksport> Buka Fail Data Outlook . 

Open Outlook Data File

File Explorer terbuka ke lokasi lalai. Jika anda telah menyimpan fail sandaran prospek di tempat lain, anda mesti menavigasi ke lokasi di mana fail PST sandaran anda disimpan.  Untuk contoh ini, saya perlu mengemudi ke folder Ujian yang saya buat sebelum ini: 

Outlook PST File Location in Testing folder
Untuk contoh ini, lokasi fail PST Outlook berada dalam folder Ujian.

Klik pada fail, kemudian klik Terbuka . Sistem ini kembali ke peti masuk anda.

Restored backup files at the bottom of the navigation pane
Fail sandaran yang dipulihkan muncul di bahagian bawah Pane Navigasi .

Dalam anak panah navigasi di sebelah kiri, anda akan melihat kategori baru di bahagian bawah panel, di bawah arkib: Data Outlook .  Kategori ini mengandungi maklumat dari folder sandaran yang baru dibuka. Untuk membuka fail dan mengakses data anda, klik anak panah di sebelah kiri. Kerana folder saya arsip adalah subfolder folder Peti Masuk saya apabila saya mengarkibkannya, strukturnya dipelihara. Saya juga perlu klik anak panah di sebelah kiri perkataan Peti Masuk . 

Restored folder
Anda kini boleh melihat folder yang dipulihkan.

Anda kini boleh membuka folder untuk melihat e-mel di dalamnya. Anda juga boleh menyeret mesej-mesej ke folder e-mel lain. 

Kaedah 2. Cara Drop dan Seret E-mel ke Folder Explorer File 

Cara yang cepat dan mudah untuk membuat sandaran mesej e-mel adalah untuk menyeretnya dari peti masuk Outlook anda ke folder File Explorer . 

Mula dengan membuka folder Outlook anda yang mengandungi mesej yang anda ingin sediakan. Kemudian buka Explorer File ke folder yang anda mahu menyimpan mesej e-mel sandaran: 

Drag and Drop email messages to move them
Anda boleh seret dan lepas mesej e-mel untuk mengalihkannya dari Outlook ke File Explorer .

Klik pada mesej e-mel dan seret ke File Explorer untuk membuat salinan sandaran e-mel:

Backup email file
Fail sandaran Outlook yang anda buat dengan drag-and-drop adalah fail Item Outlook, bukan fail Data Outlook.

Seperti yang dapat anda lihat, e-mel yang kami disalin ke File Explorer kini wujud dalam folder saya sebagai Item Outlook (bukan Fail PST). Jika anda mengklik dua kali item dari dalam Explorer File , mesej akan dibuka di Outlook.

Kaedah 3. Cara Simpan Outlook Mail sebagai Fail HTML atau TXT

Kaedah lain untuk menyandarkan mesej Outlook adalah menyimpan e-mel sebagai fail HTML atau TXT. Fail ini kemudiannya boleh disimpan di awan.Anda juga boleh melampirkan fail ke mesej e-mel, jika anda mahu. 

Mula dengan membuka peti masuk Outlook anda, klik pada mesej e-mel yang anda ingin buat untuk membukanya. Dalam contoh di bawah, saya membuat sandaran e-mel mengenai invois: 

Outlook email to be backed up
Berikut adalah e-mel Outlook untuk membuat sandaran. Lampiran mesti disokong secara berasingan.

Nota: Lampiran invois tidak akan disokong menggunakan kaedah ini. Untuk membuat sandaran, muat turun, membuat salinan, dan menamakan semula salinan. 

Klik tab Fail di bahagian atas skrin. Memaparkan skrin berikut:

Save an Outlook Email in TXT or HTML format
Anda boleh menyimpan e-mel Outlook dalam format HTML atau TXT.

Di sebelah kiri, klik pilihan Simpan As . File Explorer muncul. Pilih laluan di mana anda ingin menyimpan mesej e-mel sandaran anda.  Di bahagian bawah skrin, klik anak panah di sebelah kanan Simpan sebagai jenis . Anda akan melihat menu lungsur berikut dengan pilihan jenis fail: 

Save as options
Menu drop-down membolehkan anda memilih jenis fail yang anda ingin simpan sebagai e-mel.

Pilih jenis fail yang anda mahu simpan e-mel.

Kaedah 4. Bagaimana Melanjutkan E-mel ke Akaun E-mel Lain 

Jika anda mempunyai akaun e-mel lain, cara yang cepat dan mudah untuk membuat sandaran e-mel akan diteruskan ke alamat e-mel anda yang lain.Satu kelebihan kaedah ini adalah bahawa lampiran juga akan diteruskan. 

Mulailah dengan membuka e-mel Outlook yang ingin anda sandarkan. 

Forward an Outlook email message to back it up
Anda boleh menghantar mesej e-mel Outlook untuk menyandarkannya.

Klik ikon Teruskan pada Reben 

Choose the email address where you send the message
Pilih e-mel untuk menghantar pesanan.

Taip satu atau lebih alamat e-mel di mana anda mahu menghantar salinan sandaran sandaran.

Kaedah 5. Sandaran Outlook Mail berdasarkan Tangkapan Skrin 

Sekiranya anda mempunyai perisian tangkapan skrin yang dimuatkan pada komputer anda, anda boleh mengambil tangkapan skrin sebagai sandaran untuk menunjukkan bahawa anda menerima e-mel tertentu (dan apa yang dikatakan oleh e-mel). 

Kaedah penyandaran e-mel ini boleh sangat membantu apabila berurusan dengan sokongan teknikal jika anda mahu merujuk e-mel yang anda terima daripada mereka. 

Kaedah 6. Gunakan Backup Tambah Dalam E-mel

Kami telah menyediakan anda dengan banyak kaedah sandaran e-mel Outlook.Walau bagaimanapun, terdapat juga banyak alat perisian yang dapat membantu anda dengan cadangan e-mel Outlook. Berikut adalah keterangan sebahagian daripada mereka:

  1. Dropbox Tambah . Jika anda memasang add-on Dropbox, anda boleh berkongsi lampiran sebagai pautan Dropbox. Anda juga boleh menyimpan atau menyandarkan lampiran e-mel yang pergi ke Dropbox.  Kerana Dropbox adalah penyimpanan awan yang selamat, maklumat anda akan selamat walaupun ada sesuatu yang berlaku pada komputer anda.
  2. Evernote Add-in . Tambahan Evernote membolehkan anda melangkau semua benang e-mel Outlook (termasuk lampiran). Ini bermakna anda boleh mengakses e-mel tersebut pada mana-mana peranti di mana anda boleh mengakses Evernote. Anda juga boleh menggunakan Evernote untuk menguruskan e-mel anda yang disimpan.
  3. Microsoft OneNote . Sistem Notebook dan fail Microsoft, OneNote, juga boleh membantu anda mengurus mesej Outlook anda. Jika anda telah mengintegrasikannya dengan Outlook, anda boleh menyimpan e-mel (dan lampirannya) dalam folder dengan mana-mana fail yang berkaitan.
  4. TechHit MessageSave . Kemas kini MessageSave untuk Outlook mempunyai beberapa ciri sandaran Outlook yang membantu menyertakan keupayaan untuk memenuhi standard kerajaan untuk pengekalan e-mel. Anda juga boleh menyimpan mesej e-mel dengan dokumen lain yang berkaitan. Simpan e-mel sandaran Outlook dalam format MSG atau PDF.

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Cara Menggunakan Outlook Mail dengan berkesan

Sama ada anda seorang pemilik perniagaan atau profesional perniagaan, e-mel adalah alat komunikasi penting. Penting untuk memastikan e-mel anda sebagai profesional yang mungkin. Tutorial ini boleh membantu: 

Sekiranya anda perlu mendapatkan lebih baik menggunakan MS Outlook, lihat bahagian lain Tutorial Tutorial berguna dalam siri ini: Apakah MS Outlook? (Alat Perisian Pro E-mel) . 

Untuk lebih baik menguruskan peti masuk e-mel anda dan pastikan e-mel masuk anda teratur, jangan lupa untuk mendaftar untuk buletin Perniagaan Tuts dan ambil e-book percuma kami : Panduan Ultimate untuk Inbox Mastery Zero . Ia dibungkus dengan strategi peti masuk organisasi dan petua untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Free eBook The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Mengapa Tidak Membuat Cadangan Outlook Penting Anda Hari Ini?

Sekarang bahawa anda telah belajar bagaimana membuat fail sandaran MS Outlook, anda bersedia untuk menyediakan sistem anda untuk membuat cadangan e-mel Outlook anda.  Anda akan dapat mengakses data anda walaupun anda kehilangan akses ke akaun Outlook anda. Jadi apa yang menghalang anda daripada melindungi maklumat perniagaan Outlook anda?Mengapa tidak menyediakan sandaran Outlook anda hari ini?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.