Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Accounting
Business

Pembukuan 101: Apa yang Anda Perlu Tahu untuk Menjalankan Perniagaan Anda

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Malay (Melayu) translation by Tazkiyah (you can also view the original English article)

Mari kita hadapi itu, kebanyakan usahawan dan pemilik perniagaan tidak tahu apa-apa mengenai pembukuan kemasukan berganda, dan mereka tidak mahu tahu.

Untuk syarikat besar, itu tidak penting: anda hanya perlu menyewa pakar. Tetapi pada hari-hari awal, anda mungkin tidak dapat melakukannya. Walaupun anda pergi ke akauntan untuk membantu anda menyediakan pulangan cukai tahunan anda, anda perlu mengetahui asas-asas bagaimana untuk menyimpan dokumen anda sepanjang tahun.

Kenapa itu penting? Kerana mempunyai rekod yang baik adalah asas perniagaan yang baik. Sekiranya anda tidak mempunyai pemahaman yang tepat tentang situasi kewangan anda, rancangan anda akan berdasarkan lebih banyak lagi tinjauan.  Pelabur atau pemberi pinjaman juga ingin melihat kewangan yang teratur sebelum mereka komited untuk membiayai perniagaan anda.

Jadi dalam tutorial ini, anda akan mempelajari asas-asas untuk memastikan akaun perniagaan anda teratur. Kami akan membincangkan asas-asas penyimpanan buku masuk yang double, dan menjelaskan cara membuat carta akaun, mengimbangi buku, dan menyediakan penyata kewangan.

Pada akhirnya, anda tidak akan menjadi akauntan yang berkelayakan. Ini adalah kawasan yang kompleks, dan anda masih perlu menyewa seorang profesional untuk membantu anda seberapa banyak yang mungkin (dan kami juga akan memberi tip mengenai itu).  Tetapi sekurang-kurangnya anda akan mempunyai pemahaman asas tentang cara menyimpan satu set akaun perniagaan. Anda akan dipersenjatai dengan beberapa langkah praktikal yang anda boleh ambil untuk memastikan anda mencatat perkara yang betul, dan akan dapat mengekalkan perniagaan anda dengan asas kewangan yang kukuh.

Langkah 1: Memahami Penyertaan Pembukuan Berkala

Jangan ketinggalan langkah ini!

Pembukuan kemasukan berganda mungkin tidak kelihatan seperti topik yang sangat menarik, tetapi sangat penting untuk memahami bagaimana ia berfungsi.  Kebanyakan perniagaan baru-baru ini menggunakan perisian perakaunan dan bukan buku fizikal, tetapi prinsipnya masih penting untuk difahami.Kami masih akan membuat ini mudah, dan menggunakan contoh untuk menjadikan semuanya jelas.

Mula-mula, apakah tujuan penyimpanan buku masuk dua kali?

Maksudnya adalah untuk memberi anda gambaran keseluruhan di mana wang anda pergi, dan untuk membantu anda mengelakkan kesilapan. Setiap transaksi dicatatkan sekurang-kurangnya dalam dua jawatan.  Adalah masuk akal, kerana setiap urusniaga perniagaan adalah pertukaran satu perkara dengan yang lain. Sistem kemasukan berganda menunjukkan dengan tepat bagaimana pertukaran berlaku, dan hasilnya.

Mari lihat contoh.

Katakan anda menjalankan sebuah kafe, dan menghabiskan $ 500 untuk mendapatkan biji kopi terbaik.Jika anda hanya melihat baki akaun anda, ia akan kelihatan seolah-olah anda telah kehilangan $ 500, kerana akaun anda telah menurunkan jumlah itu.  Malah, tentu saja, kopi mempunyai nilai - anda menambahnya ke inventori anda, dan ia akan menggunakannya untuk minuman minuman untuk dijual kepada pelanggan. Jadi dalam sistem kemasukan berganda, anda akan membuat dua entri:

nventori (inventori): + $ 500

Akaun tunai: - $ 500

Ia merekodkan kehilangan wang tunai (modal) dan peningkatan inventori, memberikan anda gambaran yang lebih tepat mengenai apa yang sedang berlaku dalam perniagaan anda.

Seperti yang anda lihat, prinsipnya agak mudah. Walau bagaimanapun, terdapat banyak kekeliruan bahawa pembukuan kemasukan berganda berasal dari istilah itu. Dalam kehidupan seharian, kita biasa berfikir tentang hutang yang semakin menurun dan peningkatan kredit.  Dalam dunia perakaunan, ini lebih rumit.Jadi untuk tutorial ini, untuk memastikan ia mudah, kami akan membincangkan peningkatan dan penurunan kredit dan debit.

Langkah 2: Buat Carta Akaun

Sekiranya anda ingin mendapatkan gambaran menyeluruh tentang bagaimana perniagaan anda berfungsi, anda perlu menyediakan akaun yang berbeza. Ini bermakna ia dibahagikan berdasarkan bidang utama perniagaan anda, anda menjejaki setiap transaksi yang memberi kesan, dan menyesuaikan kunci kira-kira.

Dalam transaksi kafe di atas misalnya, kami menambah $ 500 ke akaun inventori untuk mencerminkan penambahan kopi peti.  Kami akan terus mengemas kini akaun, supaya setiap kali kami membeli inventori baru atau menggunakannya, kami menyesuaikan baki. Dengan cara itu kita tahu berapa banyak yang kita ada pada bila-bila masa. Kami melakukan perkara yang sama dengan akaun tunai.

Selain daripada tunai dan inventori, terdapat beberapa akaun penting lain yang perlu dipantau, menurut SCORE :

  • Penerimaan Akaun (wang dari pelanggan).
  • Akaun Boleh Dibayar (wang yang anda berutang kepada orang lain).
  • Jualan (pendapatan yang anda hasilkan daripada jualan produk / perkhidmatan).
  • Pembelian (inventori yang anda beli untuk perniagaan anda).
  • Perbelanjaan Penggajian (gaji kakitangan dan kos lain).
  • Ekuiti Pemilik (amaun yang anda atau pemilik lain masuk ke dalam perniagaan).
  • Pendapatan tertahan (keuntungan yang anda kumpulkan).

Bergantung kepada berapa banyak maklumat yang anda mahu masukkan, anda boleh membuat pelbagai akaun yang berbeza yang mengesan pelbagai aspek kewangan anda. Sebagai contoh, anda boleh membahagikan akaun "Inventori" ke dalam sub akaun yang menjejaki biji kopi, makanan, dan barangan lain.

Bagi syarikat yang lebih besar, bilangan akaun boleh banyak kali berkembang, jadi penting untuk membuat carta akaun dari awal: pada asasnya senarai semua akaun yang anda simpan, dengan nombor untuk setiap akaun. Anda boleh melihat contoh carta akaun di sini .

Langkah 3: Baki Buku (buku debit dan kredit)

Anda mungkin pernah mendengar syarikat-syarikat yang mengimbangi (atau dalam beberapa kes gagal mengimbangi) buku mereka. Dalam langkah ini, kita akan melihat dengan tepat apa yang dimaksudkan frasa, dan bagaimana anda dapat mengimbangi buku anda dengan berkesan.

Mari kita kembali kepada contoh kafe mimpi Langkah 1. Kami membeli biji kopi $ 500. Langkah seterusnya, tentu saja, adalah untuk mengisar, menyiapkan beberapa latte dan cappuccino, dan menjualnya kepada pelanggan.  Kami berbuat demikian, dan pelanggan gembira kami membayar kami $ 750 dalam pendapatan. Mari lihat bagaimana anda merekodkannya dalam akaun anda.

Pertama sekali, kami menerima $ 750 tunai, jadi akaun tunai telah meningkat sebanyak $ 750. Tetapi kami juga menggunakan inventori untuk $ 500, jadi akaun inventori mesti dikurangkan sebanyak $ 500.

Sejauh ini bagus. Tetapi bagaimana pula baki $ 250? Nah, itu adalah kelebihan untuk perniagaan anda, jadi ia akan ditambahkan ke akaun "pendapatan tertahan". Inilah caranya:

Akaun tunai: + $ 750

Inventori: - $ 500

Pendapatan tertahan: + $ 250

Ini adalah contoh mudah, sudah tentu. Kami tidak melihat kos susu dan gula untuk membuat latte, atau kos buruh, atau apa pun yang sebenarnya akan mengurangkan keuntungan $ 250.

Tetapi contoh mudah ini menggambarkan konsep utama: apa sahaja entri yang anda buat dalam akaun anda, buku mesti seimbang selepas itu.

Apa yang dimaksudkan ialah persamaan berikut harus selalu digunakan:

Aset = Liabiliti + Ekuiti

Apabila kami menambah $ 750 ke akaun tunai dan memadam $ 500 dari akaun inventori, kami mencipta sesuatu yang tidak seimbang, aset meningkat sebanyak $ 250, tetapi tiada entri yang sepadan di sisi lain persamaan ini.  Dengan menambah $ 250 kepada pendapatan terkumpul atau pendapatan tertahan (sebahagian daripada kategori "ekuiti"), kewangan telah pulih. Aset kami meningkat sebanyak $ 250, dan ekuiti kami meningkat sebanyak $ 250, jadi persamaan terus berlanjut.

Matlamat anda sebagai pemilik perniagaan adalah untuk memastikan bahawa "persamaan perakaunan" sentiasa sah, supaya buku sentiasa seimbang. Tetapi dalam amalan, kesilapan berlaku.  Pembukuan profesional yang kerap membuat baki percubaan, dan jika mereka tidak dapat membuat keseimbangan buku, mereka kembali melalui akaun dan melakukan penyesuaian terhadap kesilapan yang dibuat.

Perkara yang paling penting ialah simpan kira pada akhir setiap tempoh perakaunan (katakan bulanan atau suku tahunan). Itulah apabila anda menggabungkannya ke dalam penyata kewangan.

Langkah 4: Menyediakan Penyata Kewangan

Dalam siri tutorial sebelumnya, kami melihat penyata kewangan utama yang perlu disediakan oleh perniagaan: kunci kira-kira (penyata kewangan), penyata pendapatan (kerugian / penyata keuntungan) dan laporan aliran tunai.

Maklumat untuk laporan itu datang terus dari akaun yang baru kita lihat. Persamaan perakaunan yang dibahas dalam Langkah 3, misalnya, dicerminkan dalam struktur lembaran imbangan, yang mencakup semua aset di satu pihak, dan semua liabiliti dan ekuiti di sisi lain, dan memastikan mereka selalu seimbang.

Bagi penyata pendapatan, yang menggunakan akaun yang kita lihat di Langkah 2, seperti pendapatan, kos, dan kos barang yang dijual. Dan penyata aliran tunai terutamanya berdasarkan akaun tunai, sementara juga mengambil maklumat dari akaun lain untuk menunjukkan di mana semua wang itu akan datang.

Jadi secara teratur, anda akan menarik balik semua maklumat dari akaun yang berbeza dan kemudian meletakkannya bersama-sama, dan membuat penyata kewangan atau penyata kewangan selesai.Lembaran imbangan (kunci kira-kira) adalah potret syarikat anda pada masa tertentu, manakala laporan pendapatan dan laporan aliran tunai menunjukkan perubahan dalam tempoh tertentu.

Berapa kerap anda perlu melalui proses ini? Syarikat awam dikehendaki mengemukakan penyata kewangan untuk pemegang saham setiap tiga bulan dan setiap tahun.  Jika syarikat anda mempunyai pelabur atau peminjam, mereka mungkin juga memberitahu anda berapa kerap mereka mengharapkan untuk melihatnya.  Jika tidak, anda perlu memutuskan apa yang masuk akal untuk perniagaan anda, anda mungkin mahu gambaran bulanan bagaimana situasi perniagaan anda, atau anda mungkin membuat keputusan, terutamanya jika syarikat anda sangat kecil, jadi anda tidak perlu membuat pernyataan rasmi dengan kerap

.Langkah 5: Dapatkan Bantuan Apabila Anda Perlu

Contoh yang kita tunjukkan dalam tutorial ini sangat mudah. Dalam praktiknya, menyimpan akaun yang tepat boleh menjadi satu proses yang rumit, terutama apabila perniagaan anda berkembang.  Setiap transaksi boleh melibatkan pelbagai entri dalam beberapa akaun yang berbeza, dan jika anda mempunyai ratusan atau bahkan beribu-ribu transaksi untuk mencatat (nota), urus niaga dengan cepat boleh menjadi sukar untuk ditangani.

Teknologi pasti membantu. Sistem perakaunan seperti QuickBooks , FreshBooks , NetSuite dan Xero lebih mudah digunakan daripada sistem lama untuk merakam setiap transaksi dalam lejar.

Tetapi masih, mungkin masa akan datang apabila anda perlu menyewa seorang profesional. Walaupun anda menggunakan perisian, ia mudah membuat kesilapan. Dan masa yang diperlukan untuk memasukkan semua maklumat mungkin lebih baik dibelanjakan di tempat lain.

Walaupun anda sering mendengar istilah "akauntan" dan "pemegang buku" yang digunakan secara bergantian, mereka sebenarnya mempunyai fungsi yang berbeza. Seorang penjaga buku mengendalikan urus niaga rakaman sehari-hari dan memastikan segala-galanya diwakili dengan betul.  Akauntan memfokuskan lebih banyak pada gambaran besar, menghasilkan penyata kewangan peringkat tinggi dan membantu anda dengan perkara-perkara seperti cukai dan mendapatkan pembiayaan.

Anda boleh mula dengan menyewa akaun pembantu rumah dan akaun sambilan atau bebas, sejam, dan melihat kemajuan dari sana. Apabila perniagaan anda berkembang kepada lebih daripada 30 pekerja, atau lebih daripada $ 1 juta pendapatan, mungkin saatnya untuk mempertimbangkan mempekerjakan staf penuh waktu.

Langkah seterusnya

Pembukuan adalah kawasan yang rumit, dan ada banyak lagi yang perlu dipelajari. Tetapi tutorial ini telah memberi anda alat asas yang anda perlukan agar dapat menyimpan rekod yang tepat, dan memastikan perniagaan anda sihat.

Anda telah belajar bagaimana untuk merekodkan (merakamkan) urus niaga mudah dengan menggunakan simpan masuk dua kali dan bagaimana membuat sistem perakaunan yang masuk akal untuk perniagaan anda.  Anda telah melihat pautan antara penyertaan pembukalan harian dan penyata kewangan keseluruhan seperti kunci kira-kira dan penyata pendapatan. Dan anda telah mempelajari jenis bantuan yang anda perlukan, dan kapan.

Jadi mulakan pembukuan anda, gunakan perisian perakaunan pilihan anda (atau buku besar lama jika anda mahu).  Pastikan menyimpan semua resit dan rekod pesanan anda dalam sistem pemfailan yang baik, supaya anda boleh kembali dan mengesahkan apa sahaja yang anda perlukan. Dan pastikan bahawa buku-buku tersebut seimbang secara teratur.

Satu perkara yang lebih penting untuk keputusan anda mengenai syarikat adalah bila dan bagaimana anda merekod setiap transaksi.  Terdapat dua pendekatan utama: perakaunan tunai dan akruan. Kami akan melihat apa maksud istilah, dan bagaimana pilihan mempengaruhi perniagaan anda, dalam tutorial yang akan datang.

Sumber

Kredit Grafik: Spreadsheet yang direka oleh Adam Mullin dari Projek Noun .

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.