Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Cara Buat Peraturan dalam MS Outlook untuk Mengedit E-mel Auto

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Peti masuk e-mel anda seolah-olah penuh dengan mesej baru. Memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan setiap mesej boleh kelihatan hebat. Anda mungkin terlambat membalas mesej penting kerana anda tidak menyedarinya dalam semua kekacauan. Peraturan MS Outlook boleh membantu.

Jika anda tahu bagaimana untuk menetapkan peraturan dalam Outlook, anda boleh memastikan e-mel serupa sentiasa dikumpulkan bersama. Ini akan membantu anda memprioriti e-mel pendapatan anda dan tetap teratur. Anda juga boleh menggunakan peraturan Outlook untuk menangani jenis mesej e-mel yang sering anda terima seperti surat berita dan pengumuman. Anda juga boleh menetapkan peraturan untuk menghapuskan jenis e-mel tertentu secara automatik.

Dalam tutorial ini, kami akan menjawab soalan: apakah peraturan di Outlook? Anda juga akan belajar cara membuat peraturan dalam Outlook dan juga cara mengimport atau mengeksport peraturan Outlook. Akhirnya, kami akan menerangkan bagaimana anda boleh mengedit atau memadam peraturan Outlook.

Panduan ke Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Sebelum pergi lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk merebut E-book Percuma kami: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Sekarang mari kita lihat lebih dekat dengan peraturan dalam MS Outlook.

Apakah Peraturan Outlook (dan Bagaimana Mereka Digunakan?)

Anda mungkin tertanya-tanya: apakah peraturan? Peraturan di Microsoft Outlook adalah satu set tindakan yang dilakukan oleh Outlook secara automatik apabila syarat tertentu dipenuhi. Anda boleh menentukan syarat untuk peraturan menggunakan alat Urus Peraturan & Makluman Outlook. Peraturan boleh menjadi tundukan besar jika anda sering melakukan tindakan yang sama pada e-mel yang serupa.

Outlook juga mempunyai Peraturan Wizard yang tersedia untuk membuat proses membuat peraturan lebih mudah. The Wizard Rules sering menggunakan peraturan yang telah ditetapkan. Apa yang anda perlu lakukan adalah menyesuaikan setiap peraturan di wizard dengan pilihan anda sendiri.

Cara Membuat Peraturan di MS Outlook Menggunakan Peraturan Wizard (Video)

Dalam screencast di atas, ketahui bagaimana menggunakan Rules Wizard di Microsoft Outlook. Atau, baca untuk arahan bertulis yang komprehensif untuk membantu anda membuat dan mengubah suai peraturan dalam Outlook.

1. Cara Memindahkan Mesej Ke Folder Menggunakan Peraturan

Setakat peraturan yang paling biasa yang dibuat oleh orang adalah mesej yang dihantar secara automatik ke folder. Anda boleh melakukan ini dengan cepat dan mudah dari dengan jalan pintas Outlook ini. Jalan pintas juga termasuk beberapa tindakan umum yang lain.

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda terbuka. Pilih mesej yang anda mahu masuk ke dalam folder secara automatik dengan mengklik padanya. Klik Laman Utama > Peraturan. Pilih Buat Peraturan dari menu drop-down. Kotak dialog Buat Peraturan akan muncul:

Create Rule dialog box
Bahagian atas kotak dialog Buat Peraturan sudah diisi berdasarkan e-mel yang anda pilih.

Perhatikan bahagian atas kotak dialog sudah diisi dengan medan Daripada, Subjek, dan Untuk e-mel yang dipilih. Untuk memilih satu atau lebih daripada syarat-syarat seperti ini, cuma semak kotak semak di sebelah kiri mereka. Anda juga boleh menaip subjek baru dan/atau pilih penerima e-mel baru (jika anda mempunyai banyak e-mel yang masuk ke peti masuk anda).

Di bahagian bawah, anda boleh memilih sehingga tiga tindakan untuk dilakukan pada e-mel yang memenuhi kriteria yang ditetapkan.

  1. Paparkan e-mel dalam tetingkap Alert Item Baharu pada desktop anda.
  2. Mainkan bunyi ketika email memenuhi kriteria yang diterima.
  3. Pindahkan item ke folder yang anda pilih
Pilih satu atau lebih tindakan dari senarai. Tentukan tindakan tersebut dan kemudian klik butang OK untuk menyimpan pilihan anda. Teruskan klik OK. Petunjuk muncul menanyakan apakah anda ingin menjalankan peraturan pada e-mel yang sudah ada dalam peti masuk anda. Anda baru membuat peraturan.

2. Bagaimana Menggunakan Wizard Peraturan

Jika anda memerlukan lebih banyak pilihan untuk peraturan MS Outlook anda, gunakan Peraturan Wizard. Mari kita mulakan:

Langkah 1. Akses Wizard Peraturan

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda yang terbuka. Klik tab Fail. Tetingkap Maklumat Akaun memaparkan:

Account Information window in Outlook
Dari tetingkap Maklumat Akaun klik Manage Rules & Kotak isyarat.

Klik kotak Urus Aturan & Isyarat untuk mengakses kotak dialog Aturan dan Makluman:

Rules and Alerts dialog box in MS Outlook
Pilih pilihan menu Peraturan Baru.

Klik pilihan menu Peraturan Baru di sebelah kiri atas kotak dialog. Wizard Peraturan muncul:

Rules Wizard Screen 1
Skrin pertama Wizard Peraturan Outlook.

Nota: Anda juga boleh mengakses Peraturan Wizard daripada Pilihan Lanjutan kotak dialog Buat Peraturan.

Langkah 2. Pilih Templat Daripada Wizard Peraturan Outlook

Di bahagian atas Wizard Aturan, anda akan melihat senarai templat peraturan yang telah ditetapkan dalam dua kategori:

  1. Tinggal Diatur
  2. Tinggal sehingga Tarikh

Anda juga akan melihat kategori Mula dari peraturan kosong. Anda akan menggunakan kategori ini untuk membuat peraturan jika anda tidak mahu memulakan dengan salah satu templat yang telah ditentukan sebelumnya.

Semak senarai templat peraturan yang sedia ada dan klik pada yang memenuhi keperluan anda untuk memilihnya. Kemudian klik butang Seterusnya. Untuk tujuan tutorial ini, saya telah memilih templat "Pindahkan mesej dari seseorang ke folder". Jika anda memilih templat yang berbeza, pilihan anda mungkin berbeza-beza.

Langkah 3. Sesuaikan Syarat Peraturan

Selepas anda memilih template peraturan, Rules Wizard memaparkan senarai syarat untuk memohon kepada template dengan kotak centang oleh setiap syarat:

Rules Wizard screen 2
Pilih syarat untuk peraturan anda.

Tandakan kotak di sebelah setiap syarat yang anda ingin memohon kepada peraturan. Keadaan yang anda pilih muncul di dalam kotak di bawah Langkah 2 dalam Wizard Peraturan. Perhatikan hiperpautan dalam setiap keadaan. Klik pada setiap pautan untuk menyesuaikan peraturan dengan keperluan anda sendiri. Berikut adalah contoh yang muncul apabila saya mengklik pautan penting:

Importance level for Outlook rule condition
Anda boleh memilih tahap penting untuk e-mel yang anda mahu memohon peraturan tersebut.

Klik terus pada setiap hiperpautan untuk menjadikan keadaan khusus untuk keperluan anda. Apabila anda selesai, klik butang Seterusnya.

Langkah 4. Sesuaikan Tindakan Peraturan

Sebaik sahaja anda menyesuaikan syarat peraturan, anda sudah bersedia untuk menyesuaikan tindakan peraturan. The Wizard Peraturan memaparkan pelbagai tindakan yang anda boleh memohon kepada peraturan ini:

Rules Wizard screen 3
Pilih tindakan untuk melaksanakan pada mesej yang memenuhi syarat.

Skrin ini berfungsi seperti skrin Wizard Peraturan yang terdahulu. Pilih tindakan yang anda mahu tambah pada peraturan ini dengan menyemak kotak semak di sebelah setiap tindakan yang dipilih. Klik hiperpautan dalam segmen Langkah 2 skrin untuk membuat tindakan lebih spesifik. Apabila anda selesai membuat pilihan anda, klik butang Seterusnya untuk bergerak ke skrin seterusnya dalam Wizard Peraturan.

Langkah 5. Sediakan Pengecualian kepada Peraturan

Skrin Peraturan Wizard seterusnya sangat mirip dengan dua yang terdahulu, kecuali dalam kes ini anda menentukan sebarang pengecualian terhadap peraturan tersebut. Apabila anda telah selesai menentukan pengecualian peraturan, klik butang Seterusnya sekali lagi.

Langkah 6. Namakan Peraturan dan Hidupkannya

Dalam skim Peraturan Wizard akhir, anda digesa untuk menamakan peraturan:

Name the Rule
Apabila anda telah menentukan peraturan dalam Outlook, anda sudah bersedia untuk menamakannya.

Taipkan nama peraturan dalam ruangan yang ditunjukkan. Jika anda ingin menjalankan peraturan pada mesej sedia ada, tandakan kotak di sebelah kotak pertama. Untuk menghidupkan peraturan, semak kotak semak kedua. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu akaun, semak kotak ketiga.

Apabila anda selesai menyesuaikan peraturan, klik butang Selesai. Kotak dialog Peraturan dan Makluman muncul. Klik Guna dan kemudian klik OK untuk mengaktifkan peraturan.

Anda baru membuat peraturan dalam MS Outlook!

4. Bagaimana Mengimport atau Mengeksport Peraturan

Peraturan boleh diimport atau dieksport. Ini amat berguna jika anda berpindah ke versi Outlook yang berbeza. Saya juga dapat menggunakan ciri ini untuk berkongsi peraturan Outlook antara pengguna Outlook yang berbeza.

Awas: Jika peraturan yang dieksport melibatkan folder khusus atau apa pun yang spesifik untuk e-mel anda, Outlook yang mengimport peraturan mesti mempunyai folder yang sama.

Mari kita mulakan.

Langkah 1. Eksport Peraturan

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda yang terbuka. Klik tab Fail. Memaparkan tetingkap Maklumat Akaun. Klik Atur Peraturan & Kotak isyarat untuk mengakses kotak dialog Peraturan dan Makluman. Klik Pilihan dari menu di bahagian atas skrin. Kotak dialog Pilihan muncul:

Options dialog box
Anda boleh mengeksport peraturan yang telah anda buat.

Nota: Anda juga boleh mengakses kotak dialog Peraturan dan Makluman daripada pilihan Peraturan di bawah tab Lamam Utama pada pita anda.

Klik butang Peraturan Eksport. Jendela Fail Explorer membuka:

File Explorer window
Taipkan nama fail peraturan yang anda mahu eksport.

Navigasi ke direktori di mana anda mahu menyimpan fail peraturan yang dieksport. Taipkan nama fail yang anda mahu simpan peraturan dan klik Simpan.

Langkah 2. Import Peraturan

Prosedur untuk mengimport peraturan adalah seperti prosedur peraturan eksport dengan beberapa perbezaan.

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda yang terbuka. Klik tab Fail. Memaparkan tetingkap Maklumat Akaun. Klik kotak Urus Aturan & Isyarat untuk mengakses kotak dialog Peraturan dan Makluman. Klik Opsyen dari menu di bahagian atas skrin.

Apabila kotak dialog Opsyen dipaparkan, klik Import Rules instead of Export Rules. Apabila tetingkap File Explorer terbuka, navigasi ke direktori di mana anda telah mendapat peraturan yang diimport yang disimpan. Klik pada nama fail untuk memilihnya dan klik Terbuka. Klik OK untuk mengimport peraturan.

Nota: Jika beberapa parameter hilang untuk peraturan yang diimport, anda akan mendapat mesej ralat. Contohnya ialah jika folder yang digunakan oleh peraturan tidak disediakan dalam e-mel anda.

5. Bagaimana Mengedit Peraturan

Katakan anda mempunyai aturan yang ditetapkan untuk cara mengendalikan jenis e-mel tertentu dalam Outlook, tetapi anda perlu mengubah peraturan. Dengan Outlook, anda boleh mengedit peraturan sedia ada dengan mudah untuk mengubahnya. Ini caranya:

Langkah 1. Buka Kaedah dan Isyarat Dialog Box

Mulakan dengan peti masuk anda terbuka. Klik Fail > Manage Rules & Alerts. Kotak dialog Peraturan dan Makluman dibuka:

You can change a Microsoft Outlook Rule

Pilih peraturan dari senarai. Klik pilihan menu Peraturan Perubahan di bahagian atas kotak dialog. Menu pop-up Rule Peraturan muncul:

Change Rule pop-up menu
Anda boleh menukar nama peraturan sedia ada di Microsoft Outlook.

Nota: Anda juga boleh masuk ke menu pop timbul ini dari Aturan > Atur Peraturan & Isyarat > Ubah peraturan pada tab Laman Utama dalam peti masuk Outlook anda.

Dari menu ini anda mempunyai tiga pilihan:

  1. mengedit lebih daripada satu aturan peraturan pada satu masa
  2. cepat menamakan semula peraturan
  3. cepat menambah atau mengubah tindakan peraturan tunggal

Mari lihat setiap pilihan ini secara berasingan.

Langkah 2. Edit Tetapan Peraturan Pelbagai

Untuk mengedit lebih daripada satu aturan peraturan, klik pilihan Tetapan Peraturan Peraturan pada menu pop-up Perubahan Peraturan. Sistem semula membuka Wizard Peraturan untuk peraturan yang dipilih. Gunakan Wizard Peraturan untuk membuat perubahan kepada syarat, tindakan, dan pengecualian.

Langkah 3. Cepat Ganti Nama Peraturan

Jika semua yang anda ingin lakukan ialah menamakan semula peraturan yang dipilih, tidak perlu membuka semula Wizard Peraturan. Sebaliknya, pilih pilihan Rename Rule dari menu pop-up Change Rule. Sistem ini meminta anda menaip nama baru untuk peraturan yang dipilih:

Renaming a Microsoft Outlook rule
Anda boleh menamakan semula peraturan di Microsoft Outlook.

Apabila anda selesai menaip nama peraturan, klik butang OK.

Langkah 4. Tambah atau Tukar Tindakan Satu atau Lebih Peraturan

Anda juga tidak perlu membuka semula Wizard Peraturan jika semua yang anda mahu lakukan adalah menukar beberapa tindakan biasa. Menu pop-up Rule Perubahan mempunyai beberapa jalan pintas untuk tindakan umum di bawah pilihan Rubah Peraturan:

Changing a Rule Action
Anda boleh menukar beberapa tindakan Microsoft Tindakan tanpa membuka semula Wizard Peraturan.

Tindakan aktif muncul dengan kotak biru di sekitar ikon tindakan dalam menu pop timbul. Untuk menghidupkan atau mematikan tindakan tunggal untuk peraturan yang dipilih, cukup klik padanya.

Untuk beberapa tindakan, itu sahaja yang perlu anda lakukan. Untuk tindakan lain paparan kotak dialog kedua apabila anda menambah tindakan itu. Kotak dialog kedua membolehkan anda memberikan maklumat yang lebih khusus.

Sebagai contoh, Jika anda mengklik pilihan Salin ke Folder, satu kotak dialog muncul supaya anda boleh memilih folder yang betul:

You can copy a Microsoft Rule
Anda boleh menyalin Peraturan Microsoft Outlook.

Apabila anda selesai membuat perubahan kepada peraturan yang dipilih, klik OK pada kotak dialog Peraturan dan Makluman.

6. Bagaimana Menghapus Peraturan

Jika anda tidak lagi memerlukan peraturan, anda boleh memadamkannya. Mulakan dengan peti masuk anda terbuka. Klik Fail > Manage Rules & Alerts. Kotak dialog Peraturan dan Makluman dibuka:

Deleting a rule in MS Outlook
Dalam Outlook, anda boleh memadamkan peraturan yang tidak diperlukan lagi.

Nota: Anda juga boleh masuk ke kotak dialog Aturan dan Makluman dari Aturan > Urus Peraturan & Isyarat pada tab Laman Utama dalam peti masuk Outlook anda.

Pilih peraturan yang anda mahu padamkan dengan mengklik kotak pilihan di sebelahnya. Kemudian, klik pilihan Padam (kelihatan seperti X) pada menu ke arah bahagian atas kotak dialog Peraturan dan Makluman. Petunjuk muncul menanyakan apakah anda benar-benar mahu: Memadamkan peraturan [Nama Peraturan]. Klik Ya, kemudian klik butang OK di bahagian bawah tetingkap Peraturan dan Isyarat.

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Outlook

Pelajari tutorial di bawah untuk mengetahui lebih lanjut mengenai MS Outlook:

Tips dan Strategi E-mel yang Lebih Baik

Jangan lupa untuk log masuk ke newsletter Tuts+ Business dan dapatkan percuma kami eBook: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Take back your inbox

Kesimpulan

Pastikan mesej peti masuk anda teratur menggunakan peraturan Outlook. Anda boleh mengurutkan mesej secara automatik ke dalam folder yang sesuai dengan menetapkan aturan dalam Outlook. Sekarang bahawa anda tahu bagaimana menggunakan peraturan Outlook, mesej anda akan sentiasa ditangani dengan betul dan peti masuk anda akan dianjurkan.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.