Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook

Cara Menapis E-mel dalam Outlook ke Folder Tertentu (Dengan Aturan)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails
25+ Outlook Keyboard Shortcuts to Work Faster & Save Time

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Anda boleh membuat peraturan dalam Outlook yang akan membantu anda menapis e-mel ke folder Outlook khusus. Sebenarnya, menetapkan aturan dalam Outlook cara yang betul boleh membantu anda mengatur peti masuk anda, berurusan dengan e-mel yang tidak diingini, uruskan langganan e-mel anda dan banyak lagi.

Peraturan adalah alat utama yang dapat membantu anda menggunakan Microsoft Outlook dengan lebih berkesan. Jika anda mengikuti di dalam siri tutorial ini, anda sudah tahu bagaimana untuk membuat peraturan dalam Outlook. Jika tidak, anda boleh mempelajari semua cara membuat peraturan dalam Outlook dari tutorial ini tentang cara membuat peraturan.

Salah satu aspek yang paling kuat dari peraturan MS Outlook ialah keupayaan untuk menubuhkan penapis e-mel. Dalam tutorial ini, anda akan belajar bagaimana untuk mengendalikan mesej yang tidak diingini menggunakan autofilters. Mula-mula, kami akan membincangkan mengapa anda mendapat mesej yang tidak diingini dan juga meneliti masalah yang biasa berlaku dalam cyberbullying. Seterusnya, anda akan mempelajari beberapa amalan terbaik untuk menggunakan penapis e-mel. Akhirnya, anda belajar tentang membuat aturan di Outlook untuk memindahkan e-mel ke folder.

Panduan untuk Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Sebelum pergi lebih jauh dalam mempelajari cara membuat peraturan autofilter Microsoft Outlook, pastikan untuk merebut E-book Percuma kami: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Sekarang mari kita menggali bahan tentang cara menapis e-mel dengan Outlook.

Kenapa Anda Dapatkan Mesej Yang Tidak Diingini

Jika anda menerima e-mel, anda mungkin juga mendapat mesej e-mel yang tidak diingini. Malangnya, dalam persekitaran dalam talian hari ini sangat biasa bagi spammer untuk mendapatkan akses kepada perniagaan atau e-mel peribadi anda. Walaupun anda fikir anda berhati-hati dengan alamat e-mel anda, penggodam dan yang lain mempunyai cara untuk mencari atau membeli maklumat e-mel anda. Kebanyakan sistem e-mel, seperti MS Outlook, mempunyai sistem untuk membantu anda mengurus spam. Sebagai pandangan, sebagai contoh, anda boleh melaporkan e-mel sampah-tetapi beberapa mesej spam mungkin masih tergelincir dan membuatnya ke peti masuk anda.

Spam hanyalah satu jenis mesej e-mel yang tidak diingini yang anda terima. Jenis mesej lain yang tidak diingini mungkin termasuk:

  • Langganan e-mel. Penting untuk diperhatikan bahawa langganan e-mel bukan spam. Anda memilih untuk menerima mesej ini pada satu ketika. Anda mungkin masih mahu menerima langganan (anda akan membacanya pada suatu hari nanti), anda tidak mahu peti masuk anda.
  • E-mel dari bekas pekerja atau rakan sekerja. Bekas pekerja mempunyai alamat e-mel anda, sudah tentu, kerana mereka pernah bekerja dengan anda. Jika mereka meninggalkan syarikat atau bidang dalam keadaan kurang daripada keadaan bintang, anda mungkin tidak mahu menerima e-mel mereka dalam peti masuk anda.
  • E-mel peribadi yang anda tidak mahu dalam peti masuk anda. Sama seperti anda tidak mahu menerima e-mel daripada beberapa bekas rakan sekerja, anda juga mungkin mempunyai bekas kawan yang e-mel anda tidak mahu masuk ke peti masuk anda. Atau, anda mungkin mahu menyimpan e-mel peribadi anda dari email perniagaan anda.
  • E-mel jualan. Jika anda pernah menghadiri pameran perdagangan atau bahkan menjalankan perniagaan dengan syarikat, anda mungkin menerima e-mel jualan. Sekiranya anda tidak berada di pasaran untuk produk tersebut, anda mungkin mahu menyimpan mesej e-mel ini dari peti masuk anda.

Ini hanya beberapa contoh jenis mesej yang anda mahu dapatkan kawalan. Saya pasti anda boleh memikirkan lebih banyak lagi. Dalam sesetengah kes, anda mungkin tidak mahu mesej sama sekali. Dalam kes lain, anda tidak mahu mereka berkecamuk dalam peti masuk tetapi anda mahu mereka. Dalam kedua-dua kes, menetapkan aturan dalam Outlook boleh membantu anda menyekat atau menapis e-mel yang tidak diingini.

Apa Mengenai Bullying?

Cyberbullying adalah jenis khas e-mel yang tidak diingini yang perlu ditangani dengan berbeza. Malangnya, cyberbullying adalah masalah serius yang menjadi semakin biasa. Ia sangat serius, kita perlu menyentuh di sini.

Anda mungkin menganggap cyberbullying sebagai sesuatu yang terjadi pada anak-anak, tetapi juga dapat memengaruhi orang dewasa. StopBullying.gov mendefinisikan cyberbullying sebagai:

"Cyberbullying termasuk menghantar, mengepos, atau berkongsi kandungan negatif, berbahaya, palsu, atau bermakna tentang orang lain. Ia boleh termasuk berkongsi maklumat peribadi atau peribadi tentang orang lain yang menyebabkan malu atau penghinaan."

Sekiranya cyberbullying berlaku kepada anda, ambil langkah-langkah berikut:

  1. Simpan bukti. Anda perlu ini jika anda perlu mengambil tindakan dengan pihak berkuasa undang-undang atau dengan jabatan HR syarikat anda.
  2. Laporkan mesej. Sekiranya pembulian adalah dari seseorang di dalam syarikat anda, anda boleh melaporkan mesej ke jabatan HR anda. Jika mesej itu dari luar syarikat anda, laporkannya kepada pembekal khidmat dalam talian anda dan Outlook. Juga, jika anda merasa terancam melaporkan mesej kepada pihak berkuasa undang-undang.
  3. Sekat pengirim. Anda boleh menyekat mesej dari penghantar tertentu dalam Outlook. Lihat arahan di bawah dalam tutorial ini.

Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenai cyberbullying dari laman web Jabatan Kesihatan & Perkhidmatan Manusia A.S., StopBullying.gov.

Bagaimana untuk Menghalang & Membongkar Mesej daripada Pengirim Khusus

Anda boleh menggunakan alat Outlook untuk menyekat semua mesej daripada penghantar tertentu dan menghantarnya secara automatik ke folder E-mel Junk anda.

1. Sekat Mesej E-mel

Inilah cara untuk melakukannya:

Langkah 1. Pilih Mesej Untuk Dihalang

Dari peti masuk Outlook, pilih mesej dari penghantar yang anda mahu bloki. Dalam contoh ini, kami akan menggunakan bekas pekerja yang fiktif, Timothy Tester:

Person to be blocked
Anda boleh menyekat mesej e-mel daripada penghantar tertentu dalam Outlook.

Klik kanan pada mesej. Menu munculan muncul:

Pop-up menu
Untuk menghalang mesej dalam Outlook, mengklasifikasikan salah satu mesej sebagai Junk dan kemudian menyekat pengirim.

Langkah 2. Membuat Pilihan Penghantar Blok

Memilih Junk dari menu. Memaparkan menu pop timbul lain:

Block an email address
Mesej yang disekat akan terus ke folder E-mel Junk anda.

Pilih pilihan pertama, Blok Penghantar. Memaparkan prompt menunjukkan bahawa penghantar e-mel terpilih akan dimasukkan ke dalam senarai Penghantar Tersekat anda. Klik butang OK untuk mengesahkan tindakan ini.

Nota: Terdapat had bilangan alamat e-mel yang anda boleh menyekat dalam MS Outlook. Had itu ialah 500.

Setelah mesej disekat, ia hilang dari peti masuk anda. Mesej niaga hadapan dari alamat e-mel itu pergi ke folder E-mel Junk anda.

2. Batalkan Mesej E-mel

Selepas anda menyekat penghantar, anda mungkin mengubah fikiran anda. Mujurlah, anda boleh menyahsekat penghantar yang tersekat. Untuk membuka sekatan pengirim:

Langkah 1. Pilih Pilihan Junk

Klik pada sebarang mesej. Klik kanan untuk membuka menu pop timbul dan klik pilihan Junk. Menu lain muncul:

Select Junk E-mail options
Pemilihan Pilihan E-mel Junk membuka kotak dialog pilihan E-mel Junk.

Kali ini, pilih pilihan E-mel Junk dari drop-down. Kotak dialog pilihan E-mel Junk dipaparkan:

Junk email options dialog box
Pilih tab Penghantar Tersekat dari kotak dialog Pilihan E-mel Junk.

Langkah 2. Buka blok Penghantar

Klik tab Pengirim Disekat untuk melihat senarai alamat e-mel yang disekat:

List of blocked email addresses
Klik pada alamat e-mel yang anda ingin alih keluar dari senarai.

Klik butang Alih keluar di sebelah kanan kotak dialog. Alamat ini dikeluarkan dari senarai Penghantar Tersekat. Klik OK di bahagian bawah kotak dialog untuk menyimpan perubahan anda. Mesej masa depan dari penghantar ini tidak akan dihantar ke folder E-mel Junk.

Nota: Mesej lama dari penghantar terdahulu yang terdahulu masih akan berada dalam folder Email Junk anda. Jika anda mahu mereka dalam folder lain, anda perlu memindahkannya secara manual.

Tiga Sebab Biasa untuk Menetapkan AutoFilter Outlook (Amalan Terbaik)

Selalu, mesej e-mel "tidak diingini" yang anda terima dalam Outlook bukanlah spam dan mereka tidak perlu disekat. Sebaliknya, mereka mungkin mesej yang anda ingin berurusan pada masa yang sama atau mesej yang anda mahu lihat nanti. Untuk mesej ini, adalah idea yang baik untuk menyediakan autofilter e-mel dalam Outlook. Penapis Outlook ini, yang dibuat menggunakan Peraturan dalam Outlook, secara automatik menghantar mesej tertentu ke folder Outlook.

Berikut adalah beberapa sebab umum untuk menggunakan autofilter Outlook:

  1. Untuk menyimpan e-mel yang berkaitan bersama-sama. Katakan anda sedang menjalankan projek dengan rakan sekerja. Sebagai sebahagian daripada komunikasi projek, anda menerima banyak e-mel. Anda mahu menyimpan semua e-mel yang berkaitan dengan projek di dalam folder tertentu supaya anda dapat mencarinya dengan cepat.
  2. Untuk menyimpan e-mel langganan bersama-sama. Anda mempunyai beberapa langganan e-mel yang berkaitan dengan perniagaan anda. Anda tidak semestinya mempunyai masa untuk membacanya dengan segera, tetapi anda mahu terus membaca nanti. Gunakan penapis Outlook untuk menyusunnya ke folder langganan.
  3. Untuk menyimpan e-mel dari pengirim yang sama di tempat yang sama. Katakan anda mentadbir seorang pekerja. Mereka menghantar banyak e-mel dengan soalan dan anda ingin menjejaki apa yang telah anda lakukan dengan mereka. Penapis e-mel boleh membantu.

Seperti yang anda dapat lihat, amalan yang baik untuk menyimpan e-mel yang berkaitan bersama-sama. Sudah tentu, terdapat banyak sebab lain untuk mempunyai e-mel penapis Outlook untuk anda dan anda mungkin boleh memikirkan contoh anda sendiri di mana membuat peraturan autofilter di Outlook akan membantu.

Cara Menyediakan Peraturan AutoFilter Outlook (Video)

Ketahui cara membuat penapis Outlook kepada mesej e-mel autofilter dalam video pendek ini:


Atau, anda boleh menyemak langkah tutorial bertulis di bawah.

Cara Menapis E-mel dalam Outlook Menggunakan Peraturan

Anda boleh menggunakan ciri Peraturan Outlook untuk menetapkan peraturan yang meletakkan semua e-mel dari penghantar tertentu (atau kumpulan pengirim) ke folder tertentu. Ini akan membantu anda mengatur peti masuk anda dan juga membantu anda untuk mencari e-mel penting dengan cepat. Untuk maklumat lanjut mengenai cara menggunakan peraturan, pelajari tutorial kami untuk membuat peraturan MS Outlook:

Dalam langkah-langkah di bawah, saya akan menunjukkan kepada anda cara menyediakan autofilter supaya e-mel langganan dari pengirim tertentu secara automatik pergi ke folder e-mel Outlook berlabel Langganan. Saya menggunakan langganan e-mel sebagai contoh di sini, tetapi langkah-langkah boleh digunakan untuk mana-mana penghantar yang e-mel anda ingin menapis secara automatik.

Nota: Sebelum membuat peraturan Autofilter untuk contoh ini, saya mencipta folder MS Outlook yang dinamakan Langganan. Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang cara membuat folder di Outlook untuk e-mel tertentu, semak tutorial ini:

Bagaimana Autofilter Mesej dari Pengirim Tunggal atau Penghantar Pelbagai

Anda boleh menggunakan alat Peraturan Microsoft Outlook untuk menapis mesej e-mel anda.

Langkah 1. Buka Wizard Peraturan

Pastikan anda mempunyai folder untuk menapis mesej. Dalam kes ini, kami akan menggunakan folder baru yang saya buat berlabel Langganan:

Subscriptions folder
Pastikan anda mempunyai folder untuk menapis mesej anda.

Klik tab Fail di sudut kiri atas skrin untuk mengakses tetingkap Maklumat Akaun. Kemudian klik Aturan Peraturan & Kotak isyarat untuk membuka kotak dialog Peraturan dan Makluman:

Rules and Alerts dialog box
Anda boleh mengakses Peraturan Wizard dari kotak dialog Peraturan dan Makluman.

Langkah 2. Pilih Mesej Alih Dari Seseorang ke Templat Folder

Terdapat templat yang disediakan untuk penapisan mesej secara automatik ke folder, jadi pilih pilihan itu. (Ini pilihan pertama di bawah tajuk Tetap Diatur.) Klik Seterusnya di bahagian bawah Wizard Peraturan.

Rules Wizard first screen
Cara termudah untuk menyediakan peraturan autofilter di Outlook ialah dengan menggunakan templat.

Skrin seterusnya wizard muncul:

Rules Wizard second screen
Gunakan skrin seterusnya dari Rules Wizard untuk menentukan syarat untuk peraturan autofilter baharu anda.

Langkah 3. Pilih Alamat E-mel atau Alamat-alamat yang Akan Ditapis

Pada skrin berikutnya Rules Wizard, klik kotak centang di sebelah pilihan pertama dan klik pautan People atau Public Group di bawah Langkah 2 pada wizard (ke arah bawah kotak dialog). Dialog Alamat Peraturan membuka menunjukkan beberapa kenalan anda.

Rules Address dialog
Pilih alamat e-mel (es) yang anda mahu gunakan peraturan autofilter.

Di bahagian atas, anda akan melihat maklumat hubungan untuk langganan e-mel yang dipanggil Harian. Pilih kedua-dua entri kenalan untuk Harian dan kemudian klik butang Dari di bahagian bawah halaman. Anda akan melihat bahawa secara automatik mengisi medan di sebelah Dari dengan alamat e-mel dari kenalan yang dipilih.

Klik OK. Dialog Alamat Peraturan ditutup. Klik Seterusnya di bahagian bawah Wizard Peraturan. Skrin seterusnya meminta anda memilih tindakan untuk Outlook untuk mengambil dengan mesej yang memenuhi syarat ini:

Rules Wizard third screen
Dalam Aturan Wizard ini, beri pandangan apa tindakan yang perlu diambil.

Langkah 4. Pilih Folder untuk Autofilter

Pilih langkah itu ke pilihan folder yang ditentukan. Kemudian klik pada hyperlink yang dinyatakan di bahagian Langkah 2 wizard:

List of Email folder
Pilih folder yang anda ingin autofilter mesej anda.

Pilih folder di mana anda mahu mesej yang dihantar secara automatik (dalam contoh ini, folder Langganan). Seterusnya, klik OK. Kemudian, klik butang Seterusnya di bahagian bawah Wizard Peraturan.

The Rules Wizard meminta sama ada terdapat sebarang pengecualian kepada peraturan autofilter yang anda buat sahaja. Sekiranya ada, anda boleh memasukkannya sekarang. Jika tidak, pilih butang Seterusnya di bahagian bawah wizard.

Langkah 5. Memohon Peraturan Autofilter

Untuk menyelesaikan proses persediaan peraturan, anda digesa untuk menamakan peraturan yang baru diwujudkan dan menghidupkannya:

Rules Wizard finish screen
Hidupkan peraturan Autofilter yang anda buat dan tamatkan.

Anda juga boleh memilih untuk menjalankan peraturan pada mesej yang sudah ada dalam peti masuk anda dengan mengklik kotak pilihan di sebelah pilihan itu. Apabila selesai, klik butang Selesai. Seterusnya, klik Terapkan dan kemudian OK pada kotak dialog Peraturan dan Makluman untuk menyimpan perubahan anda.

Anda baru membuat peraturan Autofilter untuk menyusun mesej e-mel daripada penghantar tertentu ke folder dalam MS Outlook. Apabila mesej baru datang dari penghantar tesis, mereka akan pergi terus ke folder yang anda pilih dan bukan peti masuk anda. Anda boleh menyemaknya pada kemudahan anda.

Tips dan Strategi E-mel yang Lebih Baik

Jangan lupa untuk mendaftar ke surat berita Perniagaan Tuts + dan dapatkan Ebook percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Free inbox zero ebook

Mulakan E-mel Autofiltering Hari Ini

Anda baru saja belajar tentang menetapkan aturan dalam Outlook untuk mengesahkan mesej e-mel Outlook anda. Anda juga telah mempelajari beberapa prinsip mengenai cyberbullying dan menangani mesej spam. Sekarang anda lebih memahami cara membuat peraturan autofilter di Outlook, anda sudah bersedia untuk mula menguruskan mesej e-mel anda dengan lebih berkesan.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.