Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cara Bekerja Dengan Tugasan di Gmail Menjadi Lebih Produktif

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Customize Your Gmail Interface Look With Themes
How to Find Your Google Gmail Contacts and Organize Them Better

Malay (Melayu) translation by Aisyah Arrafah (you can also view the original English article)

Seperti banyak pemilik perniagaan kecil, banyak kerja anda mungkin datang kepada anda melalui peti masuk anda. Mengikuti tugas e-mel anda di Gmail bermakna tinggal di atas beban kerja anda. Lebih penting lagi, ia boleh bermakna perbezaan antara perniagaan atau perniagaan yang hilang.

Pada hari kerja tertentu, pemilik perniagaan boleh menerima mesej e-mel dari:

  • pelanggan baru yang berpotensi
  • pelanggan sedia ada dengan soalan
  • penjual atau rakan sekerja dengan soalan

Sebagai pemilik perniagaan, entah bagaimana anda perlu terus terperangkap dengan semua tugas yang dihasilkan melalui mesej Gmail anda. Bukankah lebih baik jika anda hanya boleh membuang senarai anda ke dalam peti masuk anda?

Dengan Gmail, anda boleh mengintegrasikan mesej anda dengan senarai tugasan dan meningkatkan produktiviti Gmail anda. Dalam tutorial ini, saya akan menerangkan mengapa senarai tugas penting. Saya akan menunjukkan kepada anda cara membuat dan mengedit tugas menggunakan senarai tugasan Gmail. Saya juga akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan Senarai Tugas Gmail di Google Calendar.

Kenapa Senarai Tugas Penting

Menyimpan senarai tugasan boleh membuat perbezaan besar dalam produktiviti anda. Senarai tugas membantu anda berada di landasan. Berikut adalah beberapa manfaat konkrit untuk menggunakan senarai tugasan:

  • Memudahkan anda melupakan sesuatu untuk melakukan sesuatu
  • Membantu anda mengatur hari kerja anda
  • Membolehkan anda melihat kerja yang masih tinggal sepintas lalu
  • Membolehkan anda melihat apa yang telah anda capai

Orang yang menggunakan senarai tugas cenderung menghabiskan lebih banyak masa untuk mencapai matlamat mereka dan membuang masa kurang. Secara umum, mereka lebih produktif. Ketahui lebih lanjut mengenai teknik produktiviti yang berkesan—untuk membantu anda mengekalkan kedudukan teratas anda:

Gmail mempunyai alat yang sempurna untuk membantu anda membuat dan mengekalkan senarai untuk melakukan, yang merupakan alat Senarai Petugas Gmail.

Jika anda mahu menggunakan Gmail untuk menguruskan tugas anda, alat senarai tugas Gmail adalah untuk anda. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara untuk memanfaatkan sepenuhnya tugas di Gmail, (bermula dengan gambaran ringkas video, sebelum melompat ke tutorial bertulis).

1. Buat dan Edit Tugas Menggunakan Alat Senarai Tugas Gmail

Untuk mula menggunakan senarai tugas Gmail, anda perlu membuat dan mengedit tugasan.

Langkah 1 Bagaimana Membuat Tugas Gmail Baru

Mulakan dari Skrin Gmail utama.

Main Gmail Screen
Anda boleh membuka senarai tugas dari dalam Gmail.

Klik anak panah merah di sebelah kata Gmail. Memaparkan menu Jeda.

Drop-down menu with Gmail Tasks option
Klik pilihan Tugas pada menu Drop-Down.

Klik Tugas untuk membuka senarai tugasan Gmail anda. Senarai tugas anda muncul di penjuru kanan sebelah bawah skrin Gmail.

Gmail Task List
Senarai tugas anda dipaparkan di sebelah kiri bawah.

Untuk membuat tugas anda, taipkan nama tugas di sebelah kotak semak yang pertama. Anda baru sahaja membuat tugas pertama anda.

Your first task
Taipkan nama tugas itu.

Taip nama tugas di sebelah kotak centang.

Untuk menambah tugas lain, klik di bawah tugas pertama. Satu lagi kotak semak muncul. Anda boleh menambah tugas ke kotak semak kedua dengan menaip nama tugas. (Anda juga boleh menggunakan simbol tambah di bahagian bawah senarai tugas Gmail.)

Ulangi proses seberapa kerap yang anda perlukan untuk melengkapkan senarai tugas e-mel anda.

Langkah 2. Bagaimana untuk menambah butiran kepada tugas

Sekarang bahawa anda telah mencipta tugas, anda mungkin ingin menambahkan nota atau butiran lain kepadanya. Untuk memaparkan kotak dialog Butiran, klik anak panah di sebelah kanan butang. Butiran kotak dialog Butiran.

The Details dialog box
Masukkan butiran tugas ke dalam kotak dialog Butiran.

Dari kotak dialog Butiran anda boleh:

  • Berikan tarikh yang sepatutnya untuk tugas anda
  • Nota nota mengenai tugas anda
  • Pindahkan tugas ke senarai tugas yang berbeza

Saya akan menerangkan bagaimana untuk melaksanakan dua tugas pertama dalam langkah ini. Kami akan membincangkan bagaimana untuk memindahkan tugas dalam langkah seterusnya.

1. Menetapkan Tarikh yang Dikehendaki

Mari kita mulakan dengan menetapkan tarikh yang sepatutnya. Klik dalam medan Tarikh luput. Memaparkan kalendar.

Due Date calendar
Memaparkan kalendar Tarikh Dikehendaki semasa anda mengklik dalam medan Tarikh Hutang.

Untuk menetapkan tarikh yang sepatutnya, klik pada tarikh dalam kalendar.

2. Tambah Nota

Untuk menambah nota ke tugas, klik pada medan Nota dan ketik teks nota anda.

The Notes field
Taipkan nota dalam medan Nota.

Anda baru sahaja menambahkan tarikh akhir dan nota ke tugas Gmail. Maklumat yang anda tambahkan memaparkan di bawah tugas pada senarai semak anda.

Sekarang mari kita semak proses untuk mengedit tugas Gmail.

Langkah 3. Bagaimana Mengedit Tugasan Gmail

Sebaik sahaja anda telah mencipta beberapa tugas, anda mungkin ingin mengedit tugas dan butirannya. Nasib baik, proses penyuntingan adalah mudah. Dengan senarai tugas terbuka, buka kotak dialog Butiran. Terdapat dua kaedah untuk membuka kotak dialog Butiran:

  1. Klik tugas yang ingin anda edit. Klik anak panah di sebelah kanan tugas untuk membuka kotak dialog Butiran.
  2. Klik Tindakan di sebelah kiri bawah senarai tugas untuk membuka menu lungsur. Klik Edit butiran untuk membuka kotak dialog Butiran.
Edit details option on the Action menu
Klik Edit butiran untuk menukar butiran pada tugas Gmail.

Sekali dalam kotak dialog Butiran dibuka, anda boleh memilih tarikh tamat yang lain dari kalendar atau taip ke atas nama tugas dan nota.

Langkah 4. Bagaimana untuk Buang Tugasan Gmail

Selepas anda melengkapkan senarai tugasan Gmail anda, anda mungkin memutuskan untuk membuang tugas. Mungkin tugas itu tidak lagi perlu atau mungkin ia tergulung pada senarai tugas secara tidak sengaja. Walau apa pun, tidak sukar untuk menghapuskan tugas.

Untuk mengeluarkan tugas, hapus sahaja. Atau, anda boleh memindahkan tugas ke senarai tugasan yang lain. Saya akan menunjukkan kepada anda kedua-dua kaedah. Mari bermula dengan memotong tugas.

1. Memadamkan Petugas Gmail

Dengan senarai tugas anda terbuka, klik tugas yang anda ingin alih keluar. Klik ikon sampah di sebelah kanan bawah senarai tugas anda.

Deleting a task
Gunakan ikon sampah untuk memadam tugas.

Tugas itu dipadamkan.

2. Memindahkan Tugasan Gmail

Katakan tugas itu adalah pada senarai yang salah. Anda boleh mengeluarkan tugas dari senarai anda dengan menyerahkannya ke senarai lain.

Klik tugas yang ingin dialih keluar dan klik anak panah ke kanan tugas. Butiran kotak dialog Butiran.

Move a task to another Gmail task list
Anda boleh memindahkan tugas yang dipilih ke senarai lain.

Klik butang Hantar ke senarai ke bahagian bawah kotak dialog untuk melihat menu lungsur dengan senarai tugas Gmail semasa anda.

Available Gmail Task Lists
Pilih senarai tugasan Gmail di mana anda ingin memindahkan tugas anda.

Klik senarai tugas di mana anda ingin memindahkan tugas. Dalam kes ini, senarai Groceries. Sekiranya senarai yang anda pilih tidak aktif, anda akan mendapat mesej berikut: "Senarai" Groceries "tidak dapat dilihat sekarang, jadi tugas ini tidak akan dipaparkan lagi."

2. Bagaimana Mengurus Senarai Petugas Gmail

Terdapat beberapa kaedah yang boleh anda gunakan untuk memperbaiki organisasi senarai tugas Gmail anda. Dalam bahagian ini, saya akan membincangkan:

  • Bagaimana untuk memindahkan tugas dalam senarai tugasan
  • Cara membuat sub-tugas
  • Bagaimana untuk menyusun senarai tugasan anda
  • Cara Cetak atau E-mel senarai tugas

Langkah 1. Bagaimana untuk Pindah Tugas dalam Gmail

Anda boleh mengubah susunan tugas dalam senarai anda. Mulakan dengan senarai tugas Gmail terbuka anda. Klik tugas yang ingin anda alihkan. Klik pilihan Tindakan di sebelah kiri bawah senarai tugas. Memaparkan menu lungsur turun.

Actions drop-down menu
Pilih Alihkan atau Alih ke bawah untuk memindahkan tugas anda dalam senarai tugas anda.

Untuk menggerakkan tugas dalam senarai anda, klik pilihan Move up. Untuk mengalihkan tugas ke dalam senarai anda, klik pilihan Move bawah. Tugas yang dipilih bergerak ke atas atau ke bawah satu item dalam senarai tugasan anda.

Ulangi proses untuk meneruskan tugas.

Langkah 2. Bagaimana Membuat Sub-tugas

Anda juga boleh menggunakan inden untuk membuat sub-tugas pada senarai tugas Gmail anda. Mulakan dengan senarai tugas terbuka. Klik tugas yang anda mahu menjadi sub-tugas.

Select a Gmail task to become a sub-task
Klik pada tugas yang ingin anda buat sebagai sub-tugas.

Klik pilihan Tindakan di sebelah kiri bawah senarai tugas. Memaparkan menu lungsur turun.

Indent and Un-indent options on the Actions drop-down menu
Klik pilihan Inden untuk mengindeks tugas di bawah tugas lain.

Untuk indent tugas dalam senarai tugas Gmail anda, klik pilihan Inden. Tugas yang dipilih diindentikasi di bawah tugas sebelumnya dalam senarai tugas anda. Dalam kes ini, tugas semakan Run eja.

Indented subtask
Tugas semakan ejaan Run adalah sub-tugas tugas teks tutorial Semakan.

Untuk menyindir tugas, pilih tugas dan klik Tindakan. Kemudian klik pilihan Un-indent dari menu drop-down.

Langkah 3. Bagaimana Mengurus Tugasan Gmail

Tugas penyortiran pada senarai tugasan Gmail anda adalah cara terbaik untuk tetap teratur. Gmail membolehkan anda menyusun tugas anda dengan tiga cara secara automatik:

  1. Pesanan anda. Perintah yang anda buat tugas dalam. Atau, perintah yang anda tukar senarai tugas anda untuk menggunakan pilihan Move up atau Move down.
  2. Tugas yang telah selesai. Perintah ini hanya menunjukkan tugas yang telah anda selesaikan. Ini amat berguna jika anda perlu membuat laporan status.
  3. Tarikh luput. Pesanan ini menyusun tugas mengikut tarikh yang ditetapkan. Tugas tanpa tarikh matang muncul di bahagian bawah senarai.

Mari kita mulakan dengan mengasingkan tugas mengikut tarikh yang sepatutnya.

1. Susun mengikut Tarikh Dikehendaki

Mulakan di tetingkap utama Gmail dengan senarai tugas terbuka.

Task List is open
Anda boleh menggunakan menu lungsur Tindakan untuk menyusun senarai tugasan anda.

Klik Tindakan di sebelah kiri bawah senarai tugas untuk membuka menu drop-down.

Sort by Due Date option
Anda boleh menyusun Senarai Tugas Gmail anda mengikut tarikh yang sepatutnya.

Klik Susun mengikut tarikh tamat untuk menyusun tugas-tugas di dalam senarai mengikut tarikh yang ditetapkan. Tarikh jatuh tempo muncul dari tarikh terawal hingga tarikh terkini. Tugas tanpa tarikh tamat akan muncul pada akhir senarai.

List sorted by due date
Tarikh jatuh tempo adalah dari tarikh terawal hingga yang terakhir. Tugas tanpa memaparkan tarikh akhir adalah terkini.

Untuk menukar pesanan jenis kepada tarikh akhir terkini kepada tarikh terlewat terawal, kembali ke menu lungsur Tindakan. Klik pilihan susun jenis Urus balik.

2. Susun mengikut Tugas Selesai

Mulakan di tetingkap utama Gmail dengan senarai tugas terbuka. Perkara pertama yang perlu kita lakukan ialah menandakan beberapa tugas sebagai selesai. Untuk menandakan tugas sebagai selesai, klik pada kotak semak di sebelah kiri tugas.

Completed tasks
Tandakan beberapa tugas sebagai selesai dengan mengklik dalam kotak semak.

Tanda semak muncul di sebelah setiap tugas yang lengkap. Tugas yang telah selesai dilangkau, tetapi masih dapat dilihat.

Seterusnya, klik Tindakan di sebelah kiri bawah senarai tugas untuk memaparkan menu lungsur turun.

View completed tasks option
Anda boleh memilih untuk melihat hanya tugasan yang lengkap.

Klik Lihat tugas selesai. Hanya tugas yang lengkap ditunjukkan.

View with only completed tasks
Dalam pandangan ini hanya tugas yang lengkap dapat dilihat.

3. Kembali ke Pesanan Isih

Selepas menggunakan senarai tugasan Gmail anda dalam pelbagai cara, anda mungkin ingin kembali ke urutan asal anda. Untuk melakukan ini, klik pilihan Tindakan untuk memaparkan menu lungsur. Dari menu lungsur, klik Lihat dalam pesanan saya.

Senarai tugas terpaksa mengikut urutan asal anda.

Nota: Sebarang tugas yang anda tandakan sebagai selesai sebelum ini masih kelihatan sebagai selesai.

Langkah 4. Bagaimana Mencetak atau Emel Senarai Tugas

Anda boleh berkongsi senarai tugasan Gmail anda dengan mencetaknya atau melalui e-mel kepada orang lain.

1. Cetak senarai tugas Gmail anda

Untuk mencetak senarai tugas anda, mulakan dari skrin utama Gmail dengan senarai tugas anda terbuka. Klik pilihan Tindakan untuk memaparkan menu lungsur Tindakan.

Print task list option
Anda boleh mencetak senarai tugas anda.

Klik pilihan Senarai tugasan cetak. Senarai tugas muncul dalam tetingkap berasingan bersama dengan kotak dialog Cetak.

Check your printer settings
Semak tetapan pencetak anda dalam kotak dialog Cetak.

Periksa semula bahawa tetapan pencetak anda betul. Klik OK untuk mencetak senarai tugas anda.

2. E-mel Senarai Tugas Gmail anda

Untuk menghantar e-mel senarai tugas anda, mulakan dari skrin utama Gmail dengan senarai tugas anda terbuka. Klik pilihan Tindakan untuk memaparkan menu lungsur Tindakan.

Email task list option
Anda boleh menghantar senarai tugasan Gmail anda melalui e-mel.

Klik senarai tugasan E-mel. Tetingkap mesej baru dibuka di sebelah senarai tugas.

New email message with task list
Klik hantar untuk menghantar e-mel senarai tugas Gmail anda kepada orang lain.

Taipkan alamat e-mel orang yang anda ingin hantar senarai tugas e-mel anda ke bahagian atas mesej baru. Klik butang Hantar di sudut kiri bawah tetingkap mesej baru.

3. Bagaimana Bekerja Dengan Lebih daripada Satu Senarai Tugas

Walaupun anda boleh melakukan sedikit dengan senarai tugasan Gmail, satu senarai mungkin tidak mencukupi. Anda mungkin ingin membuat senarai tugas berasingan untuk pelbagai sebab, contohnya, anda mungkin mahu senarai tugas yang berasingan bagi setiap projek. Anda mungkin mahu senarai tugas peribadi.

Mujurlah, dalam Gmail anda boleh membuat lebih daripada satu senarai tugasan. Kami telah menjelaskan bagaimana untuk memindahkan tugas ke senarai tugas yang berbeza. Dalam langkah ini saya akan menunjukkan kepada anda cara:

  • Buat senarai tugas baru
  • Tukar antara senarai tugasan
  • Bagaimana untuk memadam senarai tugasan

Langkah 1. Cara Buat Senarai Tugas Gmail Baru

Mulakan di tetingkap utama Gmail dengan senarai tugas terbuka.

Main Gmail window with List icon circled
Klik ikon Senarai untuk memaparkan menu pop timbul Senarai.

Klik ikon Senarai di penjuru kanan bawah senarai tugas e-mel. Memaparkan menu pop timbul.

List popup menu with New list option
Anda boleh membuat senarai baharu dari menu pop timbul Senarai.

Klik pilihan Senarai baru. Kotak dialog Senarai Baru muncul.

New List dialog box
Taip nama senarai baharu anda dalam kotak dialog Senarai Baru.

Taipkan nama senarai baharu anda dalam Buat senarai baru bernama medan. Klik butang OK. Senarai tugas baru dibuat. Senarai baru anda kini merupakan senarai e-mel yang aktif. Senarai Gmail anda yang lain tidak dapat dilihat.

Langkah 2. Bagaimana Tukar Antara Senarai Tugas

Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu senarai tugasan Gmail, anda perlu tahu bagaimana untuk bertukar di antara mereka.

Mulakan dengan senarai tugas anda terbuka di tetingkap utama Gmail. Klik ikon senarai di sebelah kanan bawah senarai tugas. Memaparkan menu pop timbul.

Available Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menu
Sekarang terdapat dua senarai yang ada.

Di bahagian bawah menu pop timbul, anda akan melihat senarai sebarang senarai tugas e-mel. Dalam kes ini, senarai L Spencer dan Tugas Peribadi.

Untuk melihat salah satu senarai tugasan, klik padanya. Senarai tugas Gmail yang anda pilih menjadi senarai aktif. Anda akan melihatnya dalam senarai tugas. Senarai yang tidak aktif (senarai yang anda tidak pilih) tidak dapat dilihat.

Langkah 3. Bagaimana untuk Menghapus Senarai Tugas Gmail

Kadang-kadang senarai tugas mungkin melebihi kegunaannya. Apabila itu berlaku, anda perlu memadamkannya.

Untuk memadam senarai tugasan Gmail, mulakan dengan senarai tugas yang anda ingin padamkan terbuka di tetingkap utama Gmail. Klik ikon senarai di sebelah kanan bawah senarai tugas. Memaparkan menu pop timbul.

Delete option on the List popup menu
Anda boleh memadam senarai tugasan.

Klik pilihan Senarai padam pada menu pop timbul. Ganjaran sistem muncul meminta anda untuk mengesahkan bahawa anda mahu memadamkan senarai tugasan Gmail aktif secara kekal. Klik OK. Senarai aktif dihapuskan.

Nota: Senarai lalai anda (senarai pertama yang muncul apabila anda membuka alat tugas Gmail) tidak dapat dipadamkan. Walau bagaimanapun, anda boleh memadam semua senarai tugas lain.

4. Bagaimana Menggunakan Tugasan Gmail dengan Kalendar Google

Alat senarai tugas Gmail juga dibina ke dalam alat kalendar Google anda.

Langkah 1. Gunakan Senarai Tugas Gmail anda dengan Kalendar Google

Buka Kalendar Google menggunakan akaun Google yang sama seperti akaun yang anda gunakan untuk membuat senarai tugasan Gmail anda. Tetingkap Google Calendar utama muncul.

The main Google Calendar window
Anda boleh memaparkan senarai tugasan Gmail anda dalam tetingkap Kalendar Google anda.

Di sebelah kiri Kalendar Google, ke arah tengah, anda akan menemui kalendar Saya. Kalender terakhir yang disenaraikan di bawah Kalendar saya adalah Peringatan. Di sinilah anda akan mencari senarai tugasan Gmail anda.

Klik Peringatan dan klik anak panah kanan untuk membuka tetingkap pop timbul.

The Reminders popup window
Klik Tukar ke Tugas untuk melihat senarai tugasan Gmail anda.

Klik pilihan Tukar ke Tugas untuk membuka senarai tugasan Gmail yang aktif di sebelah kanan dalam tetingkap Kalendar Google anda. Anda juga akan melihat bahawa kotak semakan tugas muncul di bahagian atas senarai acara Kalendar Google anda.

Google Calendar with Gmail tasks list
Anda boleh bekerjasama dengan senarai tugas Gmail anda dalam Kalendar Google.

Setelah senarai tugas e-mel anda dapat dilihat dalam kalendar Google, anda boleh bekerja dengannya dengan cara yang sama seperti Gmail. Anda juga boleh menggunakan kotak centang di bahagian atas kalendar anda untuk menandakan tugas sebagai lengkap.

Apabila anda kembali ke Gmail, sebarang perubahan yang anda buat ke senarai tugas anda dalam Kalendar Google akan muncul dalam senarai tugas anda dalam Gmail.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bekerja dengan ciri Gmail, terokai panduan pembelajaran Gmail kami, Panduan Pemula Ultimate untuk Menggunakan Gmail. Ia termasuk tutorial tentang bagaimana untuk berfungsi dengan carian Gmail, kata laluan, menyesuaikan antara muka, dan banyak lagi. Atau mulailah mempelajari lebih lanjut dengan tutorial pintasan papan kekunci Gmail ini:

Kesimpulan

Tugas Gmail dapat membantu anda untuk bekerja lebih produktif dengan email penting tersebut. Buat senarai tugas Gmail berdasarkan tugas yang tiba di peti masuk anda.

Anda akan dapat berada di atas beban kerja anda. Paling penting, anda akan menjawab mesej dari pelanggan dan bakal pelanggan dengan cepat. Memperbaiki produktiviti e-mel anda tidak sukar, sebaik sahaja anda tahu bagaimana menggunakan tugas Gmail dengan berkesan.

Adakah anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai produktiviti? Semak siri kami mengenai Prinsip Produktiviti Penting.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.