Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana Mengarang & Menghantar E-mel Baru Dengan Microsoft Outlook

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

E-mel adalah sebahagian besar daripada kebanyakan kehidupan peribadi dan profesional kami. Menurut statistik dari firma penyelidikan pasaran, Kumpulan Radicati, terdapat lebih daripada 2.6 bilion pengguna e-mel di dunia. Anda mungkin salah seorang daripada mereka.

Anda mempunyai banyak pilihan untuk perkhidmatan e-mel. Satu perisian e-mel yang popular ialah Microsoft Outlook. Sekiranya anda baru bermula dengan Outlook dan anda tidak pernah menggunakannya sebelum ini, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana menghantar e-mel.

Sama ada anda baru menggunakan Outlook atau hanya memerlukan penyegar semula, tutorial ini boleh membantu. Di dalamnya anda akan belajar bagaimana untuk mengarang e-mel dan menghantarnya. Kami juga akan meliputi beberapa asas e-mel seperti memformat mesej dan cara melampirkan fail ke e-mel.

Panduan ke Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Sebelum pergi lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk merebut E-book Percuma kami: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus strategi organisasi peti masuk dan tip pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Sekarang mari kita menggali bahan mengenai cara menyusun e-mel dengan Outlook.

Bagaimana Mengarang E-mel Dengan Outlook (Video)

Dalam screencast di atas, belajar bagaimana untuk menyusun e-mel dalam MS Outlook dan hantar. Atau, baca untuk arahan bertulis yang komprehensif untuk membantu anda membuat mesej e-mel pertama anda.

Langkah 1. Buka Microsoft Outlook

Sebelum anda dapat mempelajari bagaimana untuk menghantar e-mel menggunakan Outlook, anda perlu membukanya terlebih dahulu.

Jadi, buka Microsoft Outlook pada desktop anda. Dalam kebanyakan kes, ini bermakna mengklik pada ikon Outlook. Microsoft Outlook membuka:

Microsoft Outlook opens
Bahagian skrin di bawah pilihan tab File, Home, Send/Receive, dan lain-lain disebut Ribbon.

Penting: Microsoft mempunyai beberapa versi Outlook sedia ada. Penampilan dan fungsi skrin anda boleh sedikit bergantung pada versi yang anda gunakan dan bagaimana ia dikonfigurasi.

Anda akan melihat bahawa Outlook secara automatik terbuka ke Peti Masuk anda. Oleh kerana ini adalah akaun Outlook baru, kami tidak mempunyai banyak mesej e-mel masuk.

Juga ambil perhatian bahawa bahagian utama pilihan menu di bawah pilihan tab dipanggil Ribbon.

Langkah 2. Buat Mesej Outlook Baru

Langkah seterusnya dalam menghantar mesej pertama anda dengan MS Outlook adalah untuk mempelajari cara membuat e-mel baru.

Untuk membuat mesej e-mel Microsoft Outlook yang baru, klik pilihan E-mel Baru di sebelah kiri Microsoft Outlook Ribbon di bawah tab Laman Utama. Tetingkap Mesej Baru muncul dalam tab MS Outlook Mesej:

Microsoft Outlook New Messages window
Mulakan mesej anda dengan mengisi maklumat header pada tetingkap Mesej Baharu.

Langkah 3. Isi Maklumat Header

Perkara pertama yang perlu anda isi pada tetingkap Mesej Baru adalah maklumat pengepala e-mel. Ini terdiri daripada bidang berikut:

  • Dari Drop-down. Bidang ini mengandungi alamat e-mel yang anda hantar mesej e-mel dari. (Nota: Jika akaun Outlook anda hanya melekat pada satu akaun e-mel, medan ini tidak akan muncul.)
  • Untuk. Medan Untuk mengandungi alamat e-mel atau alamat yang anda hantar mesej e-mel kepada.
  • Cc. Dalam bidang ini, anda boleh memasukkan penerima e-mel tambahan.
  • Subjek. Bidang Subjek mengandungi penerangan ringkas tentang topik e-mel anda.

1. Bagaimana Mengisi Maklumat Header E-mel (Kepada, Dari, dan Subjek)

Untuk bermula, pastikan maklumat di medan Daripada betul. Medan ini lalai ke alamat e-mel semasa yang anda gunakan dengan Microsoft Outlook. Jika anda menggunakan lebih daripada satu alamat e-mel dengan Microsoft Outlook, anda akan melihat anak panah ke bawah di sebelah kanan perkataan Dari. Anak panah ini membolehkan anda menukar medan Daripada ke alamat e-mel lain jika anda mengklik padanya. Inilah yang berlaku apabila anda mengklik anak panah ke bawah:

From field in MS Outlook header
Jika MS Outlook terikat kepada lebih daripada satu alamat e-mel, anda boleh bertukar antara alamat dalam medan Daripada.

Seterusnya, anda mahu mengenal pasti siapa yang anda menghantar mesej e-mel untuk menggunakan medan Kepada. Anda boleh melakukan ini adalah salah satu daripada dua cara:

  1. Taipkan alamat e-mel dalam medan. Sekiranya terdapat lebih daripada satu alamat e-mel, gunakan koma untuk memisahkannya.
  2. Klik medan Kepada untuk mencari kenalan e-mel anda. Pilih kenalan yang ingin anda hantar mesej itu dari kotak dialog Pilih Nama: Kenalan.

Berikut adalah melihat Nama Pilihan: kotak dialog Kenalan:

Microsoft Outlook Select Names Contacts dialog box
Gunakan kotak dialog Pilih Nama Kenalan untuk menambah alamat e-mel daripada buku alamat MS Outlook anda.

Anda juga perlu melengkapkan bidang Subjek sebelum anda menghantar mesej e-mel anda. Dalam medan ini, taipkan penerangan ringkas mengenai apa yang e-mel itu. Tutorial di bawah membincangkan baris subjek e-mel, tetapi banyak prinsip yang dikenakan ke e-mel lain juga:

2. Bagaimana untuk Salin Seseorang pada MS Outlook (Cc, Bcc)

Anda tidak perlu menyalin sesiapa sahaja pada mesej e-mel anda untuk menghantarnya, tetapi MS Outlook memberikan anda pilihan untuk menyalin atau menyalin buta penerima tambahan jika anda mahu.

Kenalan yang disalin (Cc) pada mesej e-mel biasanya tidak dijawab. Mereka menerima mesej untuk tujuan maklumat sahaja. Sebagai contoh, anda boleh menyalin bos anda pada memo penting.

Kenalan yang disalin buta (Bcc) pada mesej e-mel tidak dapat dilihat oleh orang lain yang menerima mesej tersebut. Mereka juga tidak dijangka akan bertindak balas. Anda mungkin mahu menggunakan pilihan ini jika anda perlu menyimpan maklumat e-mel penerima secara peribadi.

Untuk menyalin penerima pada e-mel anda, sama ada taipkan alamat e-melnya dalam medan Cc atau klik medan Cc untuk memilih kenalan dari kotak dialog Pilih Nama: Kenalan.

MS Outlook Select Names Contacts dialog box from Cc field
Anda juga boleh mengakses kotak dialog Pilih Nama: Kenalan dari medan Cc dalam MS Outlook.

Juga, anda boleh menggunakan Nama Pilih: kotak dialog Kenalan untuk menentukan penerima sedang disalin buta pada mesej. Daripada mengklik medan To atau Cc pada kotak dialog, gunakan medan Bcc.

Langkah 4. Tulis Mesej Baru Dengan MS Outlook

Sebaik sahaja anda telah mengisi maklumat pengepala e-mel, anda sudah bersedia untuk mempelajari cara menyusun e-mel. Ini adalah kandungan mesej anda.

Cukup ketik mesej di kotak di bawah maklumat header:

How to compose an email in MS Outlook
Taipkan kandungan e-mel anda di tetingkap Mesej Baharu.

Untuk nasihat mengenai cara menulis e-mel yang berkesan, semak semula tutorial ini:

Sebaik sahaja anda telah menulis mesej anda, anda tidak selesai. Untuk memaksimumkan keberkesanannya, anda harus menggunakan beberapa ciri pemformatan Outlook. Mari lihat lebih dekat dengan mereka:

1. Bagaimana Format Mesej Anda.

Microsoft Outlook menyokong alat pemformatan teks asas biasa kepada produk Microsoft yang lain. Anda boleh menemui mereka pada Ribbon dalam tab Teks Format:

Formatting options on the Outlook Format Text tab
Anda akan menemui pilihan pemformatan teks pada tab Teks Format dalam MS Outlook.

Berikut adalah ringkasan beberapa ciri pemformatan Microsoft Outlook yang tersedia:

  • membuat
  • saiz
  • berani
  • italik
  • menggarisi
  • warna fon
  • menyelaraskan fon
  • senarai bernombor
  • senarai bullet
  • indent kurang
  • inden lagi
  • petikan
  • keluarkan pemformatan
  • mogok melalui
  • mogok berganda melalui
  • superskrip
  • subscript
  • topi kecil
  • semua topi
  • tersembunyi

Nota: Anda juga boleh menemui banyak pilihan pemformatan pada tab Mesej dalam bahagian Pemformatan pada reben.

Untuk menggunakan salah satu alat pemformatan, sorot teks yang anda ingin format dengan kursor anda. Kemudian, klik pilihan pemformatan dalam reben yang anda ingin memohon kepada teks.

Dalam contoh di bawah, saya telah menggunakan huruf italik dan senarai bernombor ke teks:

Add formatting to MS Outlook Email
Anda boleh menambah pemformatan kepada e-mel menggunakan MS Outlook.

Awas: Outlook menggunakan HTML untuk menghasilkan kebanyakan pilihan pemformatan teks. Jika orang yang menerima mesej itu menggunakan sistem e-mel yang hanya menyokong Text Plain, mereka tidak dapat melihat pemformatan yang anda gunakan.

2. Cara Buang Pemformatan Teks di Microsoft Outlook

MS Outlook juga membolehkan anda menghapuskan pemformatan teks dengan cepat dan mudah. Anda mungkin mahu melakukan ini jika anda perlu menghantar mesej dalam format Teks Biasa. Contohnya:

Clear All Formatting icon in Outlook
Anda boleh mengeluarkan format teks dalam MS Outlook menggunakan ikon Clear All Formatting.

Untuk menghapuskan pemformatan teks, serlahkan teks yang anda mahu unformat dan klik ikon Clear All Formatting dalam Ribbon. Pemformatan telah hilang.

3. Bagaimana Melampirkan Fail atau Item ke MS Outlook E-mel Mesej

Anda boleh melampirkan fail atau item dengan mudah ke mesej anda menggunakan ikon Fail Lampiran atau ikon Item Lampiran. Ikon ini terdapat pada tab Mesej:

Attaching a file or item in Microsoft Outlook
Gunakan Fail Lampiran atau Lampirkan ikon Item untuk melampirkan fail atau item ke mesej e-mel MS Outlook anda.

Atau pada tab Sisipkan anda akan menemui ikon Fail Lampiran dan ikon Outlook:

Attach File and Outlook Item icons on the Insert tab in Microsoft Outlook
Pada tab Sisip, ikon Item Outlook membolehkan anda melampirkan mesej e-mel lain ke mesej baru anda.

Untuk melampirkan fail atau item ke mesej anda, letakkan kursor anda dalam mesej. Klik ikon dan pilih item yang akan dilampirkan dari PC anda atau daripada senarai yang muncul. Item dilampirkan di bawah baris Subjek:

Microsoft Outlook email message with an attached file
Fail yang dilampirkan memaparkan di bawah baris Subjek e-mel Microsoft Outlook anda.

4. Bagaimana untuk memasukkan pautan ke mesej e-mel MS Outlook

Anda juga boleh memasukkan pautan ke mesej e-mel anda dari tab Sisipkan menggunakan ikon Pautan.

Letakkan kursor anda di dalam mesej di mana anda ingin menambah pautan. Klik ikon Pautan. Kotak dialog Taipkan Hubungkan memaparkan:

Inserting a link into a Microsoft Outlook message
Gunakan ikon Pautan untuk memasukkan pautan ke dalam mesej e-mel Outlook anda.

Taipkan URL pautan yang ingin anda sertakan dalam medan Alamat. Jika teks yang anda mahu paparkan berbeza dari URL, taipkannya dalam medan Teks untuk memaparkan. Klik OK. Pautan dimasukkan ke dalam badan mesej anda:

Inserted hyperlink in MS Outlook email message
Anda boleh memasukkan hiperpautan terus ke dalam teks mesej e-mel MS Outlook anda.
Awas: Outlook menggunakan HTML untuk memasukkan pautan. Jika orang yang menerima mesej itu menggunakan sistem e-mel yang hanya menyokong Text Plain, mereka tidak akan dapat melihat pautan yang anda gunakan.

5. Bagaimana untuk menambah foto ke mesej Outlook

Anda juga boleh menambah gambar atau gambar grafik ke dalam badan mesej anda dari tab Sisipkan menggunakan ikon Gambar atau Gambar Dalam Talian. Berikut adalah kotak dialog Sisip Gambar:

Inserting an image into an MS Outlook message
Anda boleh memasukkan imej ke dalam badan mesej e-mel MS Outlook anda.

Cara lain untuk memasukkan imej ke dalam mesej Outlook anda adalah melalui ikon Dalam Talian (di sebelah ikon Gambar). Ikon ini membolehkan anda memilih gambar dari komputer anda untuk memasukkan ke dalam e-mel anda. Ikon dalam talian membuka carian imej Bing.

Amaran: Banyak imej dalam talian berhak cipta. Pastikan untuk memeriksa maklumat hak cipta pada mana-mana imej sebelum menggunakannya.

Untuk menambah imej, letakkan kursor anda di dalam mesej yang anda mahu gambar muncul. Klik ikon dan pilih imej. Imej yang dipilih muncul dalam mesej e-mel anda:

MS Outlook email message with image in text
Anda boleh memasukkan imej ke dalam teks e-mel anda.

Awas: Outlook menggunakan HTML untuk memaparkan imej dalam mesej. Jika orang yang menerima mesej itu menggunakan sistem e-mel yang hanya menyokong Text Plain, mereka tidak akan dapat melihat gambar dalam mesej anda.

Nota: Imej muncul dalam saiz asalnya. Seret tepi imej untuk mengubah saiznya.

Tab Format boleh dibuka secara automatik dan anda boleh memformat imej yang anda baru tambah.

6. Bagaimana Menambah Imej Tandatangan

Salah satu cara untuk membuat e-mel anda lebih profesional adalah untuk menambah template tandatangan profesional. Templat tandatangan profesional boleh didapati melalui Envato Elements dan Envato GraphicRiver.

Untuk menambah imej tandatangan profesional dari templat, klik ikon Tandatangan dari tab Mesej. Dari menu lungsur turun, klik Tandatangan. Kotak dialog Tandatangan dan Stationery dipaparkan:

Signatures and Stationery dialog box
Gunakan ikon Sisip Gambar di kotak dialog Tanda Tangan dan Alat Tulis untuk menambah imej tandatangan ke e-mel anda.

Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu akaun e-mel yang dilampirkan pada e-mel Microsoft Outlook anda, anda perlu menggunakan tandatangan Pilih untuk mengedit medan untuk memilih tandatangan yang sedang anda edit.

Klik dalam kotak di bawah Edit tandatangan dan klik ikon Sisip Gambar. Pilih gambar anda dari kotak dialog Sisip Gambar dan klik butang OK. Tandatangan akan ditambah secara automatik kepada semua e-mel yang keluar.

MS Outlook Email with Signature Template
Templat tandatangan di atas adalah berdasarkan 1127 E-mel Signature Template dari Envato's GraphicRiver.

Artikel di bawah mengandungi beberapa maklumat tambahan mengenai templat tandatangan:

Langkah 5. Semak Mesej Anda

Sebaik sahaja anda selesai menghantar mesej anda, periksa dengan teliti untuk memastikan tiada kesilapan atau kesilapan. Kesalahan dalam e-mel perniagaan atau peribadi boleh membuat kesan buruk. Berikut adalah beberapa kawasan yang perlu anda periksa:

  1. Kesempurnaan. Adakah e-mel mengatakan semua yang sepatutnya? Jika tindakan diperlukan, adakah penerima memahami apa yang harus dilakukan? Adakah tujuan mesej itu jelas dan mudah difahami?
  2. Nada. Mudah untuk pembaca salah faham nada mesej anda. Jika anda boleh, adalah idea yang baik untuk mempunyai rakan atau rakan sekerja membaca mesej. Tanya kepada mereka sama ada mesej itu membuatkan anda nampak marah atau kecewa. Sekiranya mereka merasakannya, semak semula mesej anda.
  3. Ejaan dan tatabahasa. Di bawah tab Kajian, terdapat ikon Ejaan dan Tatabahasa. Gunakan pemeriksa ini untuk mencari kesilapan, tetapi sedar bahawa dermaga kadang-kadang kehilangan kesilapan penggunaan perkataan. Jadi, ia adalah idea yang baik untuk membaca e-mel anda juga.
  4. Ketepatan. Adakah butiran di dalam maklumat anda betul? Doublecheck ejaan nama orang dan benda. Sekiranya terdapat nombor telefon atau alamat jalan, pastikan ia betul. Beri perhatian khusus kepada titik perpuluhan dalam bilangan, terutamanya jika mereka melibatkan angka dolar.
  5. Pemformatan. Pemformatan yang betul boleh membuat e-mel anda lebih mudah dibaca. Pastikan anda mengambil kesempatan daripada ciri format seperti huruf tebal, huruf miring, bernombor atau bullet.
  6. Lampiran. Sekiranya mesej anda sepatutnya termasuk fail yang dilampirkan, adakah fail tersebut sebenarnya dilampirkan pada mesej? Jika tidak, lampirkan sekarang.

Langkah 6. Hantar Mesej E-mel Outlook anda

Sebaik sahaja anda menyemak semula mesej anda dengan teliti, anda sudah bersedia untuk menghantarnya. Klik butang Hantar di sebelah kiri atas tetingkap Mesej Baharu. Mesej anda dihantar.

Jika anda memutuskan untuk tidak menghantar mesej anda, anda mempunyai pilihan lain. Awak boleh:

  • Buang mesej.
  • Simpan mesej sebagai draf.

Inilah arahan bagaimana untuk melakukan kedua-dua:

1. Cara Simpan Ralat Draf

Untuk menyimpan mesej sebagai draf, pergi ke tab Fail. Klik pilihan Simpan. Mesej yang tidak dihantar disimpan ke folder Draf anda.

Pada kali seterusnya anda membuka e-mel anda, klik folder Draf. Klik dua kali pada mesej anda untuk membukanya.

2. Bagaimana Membuang Mesej E-mel Microsoft Outlook

Sekiranya anda tidak menyukai mesej anda yang tidak disengajakan, anda boleh memilih untuk tidak menyimpannya. Cuma klik X di sudut kanan atas tetingkap Mesej Baharu untuk menutupnya. Sistem itu meminta: Ingin menyimpan perubahan anda? Klik butang Tiada.

Tetingkap Mesej Baru ditutup dan draf mesej e-mel dibuang.

Tips dan Strategi E-mel yang Lebih Baik

Jangan lupa untuk mendaftar ke surat berita Perniagaan Tuts+ dan dapatkan Ebook percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus strategi organisasi peti masuk dan tip pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Free Inbox Zero eBook PDF

Kesimpulannya

Sekarang bahawa anda telah belajar bagaimana untuk menghantar e-mel dengan Microsoft Outlook anda sudah bersedia untuk mula menggunakan Outlook. Anda juga mempelajari beberapa asas Outlook seperti cara memformat mesej, cara menyimpan mesej untuk dihantar kemudian, dan cara melampirkan fail ke mesej e-mel. Jadi, teruskan. Hantar mesej Outlook yang pertama hari ini!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.