Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Bagaimana Melakukan Satu Perkara Pada Satu Masa-dan Berhenti Melakukan Multitasking

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Muhammad Hasrullah (you can also view the original English article)

Kita hidup dalam era multitasking. Kami menghabiskan hari-hari kami direndam dalam komputer, tablet, telefon dan peranti lain yang membolehkan kami melakukan sepuluh perkara sekaligus, sambil terus dikemas kini dengan berita terkini, berita sukan, e-mel dan tweet dari seluruh dunia.  

Terdapat satu masalah sahaja: otak kita tidak direka untuk multitasking. 

Dengan cara itu bukan pendapat saya. Itulah hasil kajian yang tak terhitung jumlahnya, yang akan saya jelaskan kemudian.  Kebanyakan orang fikir mereka pandai berani, tetapi penyelidikan mengatakan itu tidak benar. Kami mencapai tugas yang lebih sedikit, dan kami melakukannya dengan kurang tepat dan kurang berkesan, apabila kami cuba melakukan multitasking. Dan orang-orang yang berfikir mereka yang baik di multitasking sebenarnya adalah yang paling buruk.

Jadi, dalam tutorial ini, kita akan melihat cara bekerja lebih baik. Mula-mula saya meneruskan beberapa penyelidikan mengenai multitasking dan produktiviti, dan kemudian saya akan menunjukkan bagaimana untuk mempersiapkan hari anda untuk mencapai lebih banyak dengan memotong gangguan dan menumpukan pada satu perkara pada satu masa. 

Dalam era multitasking ini, tidak mudah untuk memecahkan diri dari jaring gangguan dan mencapai fokus yang lebih konsisten. Memutuskan sepenuhnya dan bekerja dalam kesunyian monastik tidak praktikal untuk kebanyakan kita, walaupun kita mahu melakukan perkara sedemikian.  Tetapi ada beberapa perkara praktikal yang boleh anda lakukan untuk membantu diri anda lebih kerap tetap berada di landasan, dan untuk menyelesaikan setiap hari dengan kepuasan mengetahui anda mencapai sesuatu yang paling penting-satu tugas individu pada satu masa.

1. Terima Bahawa Anda Tidak Boleh Melakukan Multitask

Seperti yang dijanjikan, kita akan mulakan dengan melihat penyelidikan. 

Perkara pertama yang perlu difahami adalah bahawa jujur, multitasking tidak ada. Penyelidik mengatakan bahawa walaupun kita fikir kita melakukan banyak perkara sekaligus, kita sebenarnya hanya memberi tumpuan kepada satu perkara pada satu masa, dan kemudian bergerak pantas di antara mereka.

"Dengan berpindah dari tugas ke tugas, anda berfikir bahawa anda berada di sekeliling anda pada masa yang sama.  Tetapi sebenarnya tidak, "kata Earl Miller, Profesor Neurosains di MIT, dalam artikel NPR ."Anda tidak memberi perhatian kepada satu atau dua perkara pada masa yang sama, tetapi bergerak di antara mereka dengan cepat."

Pindahan ini bernilai harga, dari segi masa, perhatian dan keberkesanan. Satu kajian yang dilaporkan dalam Journal of Experimental Psychology mendapati bahawa pelajar lebih perlahan hingga 40% dalam menyelesaikan masalah matematik rumit apabila mereka terpaksa beralih kepada tugas lain. Penyelidikan berasingan oleh Institut Psikiatri di University of London mendapati bahawa multitasking dengan media elektronik buat sementara waktu mengurangkan IQ sebanyak 10 mata.

Tetapi mungkin anda fikir anda bagus dalam berbilang tugas. Mungkin anda melakukannya sepanjang masa, dan fikir itu adalah salah satu kekuatan anda. Penyelidikan ini tidak terpakai kepada anda, adakah ia? 

Nah, pertimbangkan hasil eksperimen ini , di mana orang-orang yang menganggap mereka baik dalam multitasking-begitu baik bahawa mereka sering menggunakan telefon bimbit semasa memandu-sebenarnya mempunyai skor yang lebih rendah daripada yang lain dalam ujian kemahiran multitasking.

Ini hanyalah sampel kecil penyelidikan yang telah dilakukan mengenai multitasking, dan sebahagian besarnya membawa kepada perkara yang sama: multitasking tidak berfungsi. Sebagai Profesor Psikologi Universiti Stanford, Clifford Nass memberitahu NPR :

Penyelidikannya hampir tidak dapat dipertikaikan, yang sangat jarang berlaku dalam sains sosial, dan ia mengatakan bahawa orang yang melakukan multitasking secara kronik menunjukkan penurunan yang sangat besar. Mereka pada dasarnya buruk dalam semua jenis tugas kognitif, termasuk multitasking. 

2. Sediakan Hari Anda Untuk Fokus 

Jadi, jika multitasking tidak baik untuk produktiviti anda, kami sepatutnya berhenti melakukannya dengan betul? Idealnya, ya, tetapi jika anda pernah mencubanya, anda mungkin menyedari bahawa itu tidak mudah. 

Sama ada anda bekerja di pejabat atau menjalankan perniagaan anda sendiri, anda mungkin perlu menangani pelbagai tugas yang berbeza, serta mengarahkan dunia komunikasi yang hampir segera di mana kita hidup. Anda tidak boleh hanya menggantung tanda "Sibuk" dan memberitahu pelanggan anda untuk kembali minggu depan.

Jadi dengan mewujudkan persekitaran kerja bebas gangguan di mana anda boleh memberi tumpuan kepada satu tugas memerlukan usaha yang sedar. Kami akan melihat beberapa teknik berguna dalam bahagian ini dan seterusnya. 

Ia bermula pada awal setiap hari kerja. Sebelum anda masuk ke mod penyelesaian masalah, ambil beberapa minit dan merancang hari anda sedar.  Ini tidak bermakna membuat senarai tugas untuk diselesaikan. Walau bagaimanapun, fokus pada beberapa matlamat utama, perkara-perkara yang selaras dengan matlamat perniagaan jangka panjang anda dan akan membantu anda bergerak maju.

Ingat Prinsip Pareto , atau lebih dikenali sebagai peraturan 80/20: 80% hasilnya datang daripada 20% sebab. Atau dalam kes ini, 80% kejayaan anda berasal dari usaha 20% anda.  Tugas yang mana termasuk 20%? Cuba hadkan kepada hanya tiga tugas yang anda perlukan untuk diselesaikan hari ini dan dianggap sebagai hari yang berjaya sebelum anda tidur. 

Kemudian perkira masa yang anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan blok masa dalam kalendar anda untuk melakukannya. Idea ini adalah untuk menjadikan blok masa bebas daripada gangguan, jadi anda hanya melakukan "tugas tunggal" pada masa itu, dan menyelesaikan tugas anda yang paling penting.  Anda boleh menggunakan alat organisasi pilihan anda untuk mencapai ini, tetapi ingat bahawa aplikasi berasaskan web datang dengan gangguan potensinya sendiri, jadi anda mungkin ingin mempertimbangkan perancang tradisional .

3. Elakkan E-mel Walaupun Kemungkinan 

OK, jadi anda sudah mempunyai gambaran yang jelas mengenai perkara yang paling penting yang anda mahu lakukan hari ini. Kini anda pergi ke dalam talian, periksa e-mel anda, dan mencari timbunan mesej baru yang menunggu.  Pada masa anda selesai menjawab semua e-mel tersebut, beberapa jam telah berlalu, dan anda tidak membuat kemajuan pada perkara-perkara yang anda fikir penting.

Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock Photo . 

Lebih buruk lagi, anda kehilangan tumpuan dan kejelasan yang anda ada pada waktu pagi. Anda mungkin perlu melakukan penyelidikan untuk menjawab beberapa e-mel, jadi anda kini mempunyai banyak aplikasi terbuka dan penyemak imbas tab, dan kepala anda dipenuhi dengan banyak maklumat yang tidak relevan. 

Dengan memulakan hari anda dengan e-mel, anda membiarkan orang lain memahami bagaimana anda menghabiskan masa anda. Mungkin beberapa e-mel yang benar-benar penting, tetapi pada umumnya, kebanyakan boleh menunggu sekurang-kurangnya satu atau dua jam berikutnya, jika tidak pada hari berikutnya atau dua, tanpa menyebabkan langit runtuh. 

Jadi cuba ini: Biarkan diri anda menggunakan satu blok masa setiap pagi untuk melakukan tugas yang paling penting, walaupun sebelum melihat peti masuk e-mel. Sekiranya idea ini membuat anda tidak selesa, anda boleh mula perlahan-lahan: mungkin menggunakan setengah jam masa anda. 

Sekiranya anda bertahan dalam blok e-mel tanpa masa ini tanpa menyebabkan pelanggan yang marah, pertimbangkan untuk menjadikannya 45 minit, satu jam, dua jam.  Jika anda boleh (glek!) Pertahankan terhadap pagi tanpa menyemak e-mel, produktiviti anda akan ditembak. Ini mungkin mustahil, tetapi temukan baki yang tepat untuk anda dan perniagaan anda.

4. Matikan Pemberitahuan

OK, ada berita yang lebih buruk untuk penagih emel. Penyelidik di Microsoft dan University of Illinoismendapati bahawa apabila orang terganggu oleh e-mel sepanjang hari, ada harga yang besar dalam masa dan tumpuan yang terbuang. Untuk setiap gangguan e-mel, orang menghabiskan purata hampir 10 minit mengendalikan e-mel, dan 10 hingga 15 minit lagi sebelum kembali ke aktiviti tugas yang fokus. 

Dalam kebanyakan kes, kelewatan ini lebih panjang: "Kami mendapati bahawa 27% penangguhan tugas menghasilkan tambahan dua jam untuk diteruskan." Pelajaran adalah jelas: walaupun ia "hanya e-mel pendek," 

ia menarik anda dari apa yang anda lakukan, dan ia boleh mengambil masa yang lama untuk kembali ke landasan. Jadi matikan pemberitahuan e-mel semasa mengerjakan tugas harian yang paling penting, dan untuk itu matikan pemberitahuan lain dari komputer dan telefon anda.

Ingat, anda telah mencipta satu blok masa untuk tugas tunggal, dan anda tahu anda tidak mempunyai sebarang mesyuarat atau peristiwa penting lain pada masa ini.  Satu-satunya pemberitahuan yang anda perlukan adalah pemasa mudah untuk memberitahu anda apabila masa yang anda peruntukkan selesai dan anda boleh teruskan ke tugas atau peristiwa seterusnya. Tidak perlu sebarang nada dering atau nada kecil lain.

Tidak perlu sebarang nada dering atau nada kecil lain. Dengan cara ini, jika anda bimbang tentang kehilangan panggilan kecemasan dari pasangan atau sekolah anda, kebanyakan telefon pintar membolehkan anda menetapkannya dalam mod senyap sementara masih membenarkan orang tertentu untuk berhubung dengan anda.

5. Putuskan seberapa banyak yang mungkin 

"Pilihan yang berkuasa" dalam memberi tumpuan dengan jayanya dalam satu tugas adalah dengan melepaskan sepenuhnya: tiada internet, tiada telefon. Hanya anda dan halaman kosong. Tidak ada yang lain seperti itu.

Hanya anda dan halaman kosong. Tidak ada yang lain seperti itu. Saya dapat mendengar protes di sini, dan saya akan mengakui bahawa sebahagian besar daripada mereka adalah sah. Untuk mencapai tugas hari ini, kita sering perlu mengakses internet untuk penyelidikan, untuk mengakses imej dan sumber lain untuk dimasukkan ke dalam projek kami, atau perkara lain.

Tetapi adakah kita benar-benar memerlukannya sepanjang masa? Kadang-kadang, tetapi selalunya tidak.Sekiranya ia boleh dilaksanakan, pertimbangkan untuk menggunakan internet untuk tempoh tertentu, untuk menyelesaikan tugas tertentu, dan kemudian mematikannya lagi.

Sebagai contoh, untuk artikel ini saya perlu melakukan penyelidikan dalam talian. Jadi saya mula mencari artikel dan kajian yang saya perlukan, dan membukanya dalam banyak tab di pelayar saya.  Inilah tangkapan skrin kekacauan saya (pada masa itu anda dapat melihat bahawa saya sedang mencari sama ada "multitasking" harus ditulis dengan tanda hubung.

Screenshot showing multiple tabs open at once

Multitasking dalam contoh terbaik. Tetapi selepas membuka semua tab ini, saya terputus dari internet, dan membaca dan membuat nota tentang apa yang saya dapati. Untuk benar-benar menulis tutorial ini, saya tidak perlu berada dalam talian.  Sebenarnya, dalam talian akan menyebabkan lebih banyak gangguan, lebih banyak godaan untuk mengklik dari halaman ke halaman, dengan mengikuti persimpangan dan persimpangan persimpangan, sehingga saya benar-benar kehilangan jejak. 

Kuncinya adalah untuk memisahkan penyelidikan (satu tugas) daripada menulis (tugas lain). Tugas pertama memerlukan internet; yang kedua tidak.  Persoalannya tidak muncul semasa saya menulis, tetapi saya hanya membuat nota dan periksa kemudian apabila saya kembali dalam talian. Semasa menulis, saya tetap memberi tumpuan kepada tugas itu. 

Sudah tentu, sama ada ini akan berfungsi untuk anda bergantung pada jenis kerja yang anda lakukan.Memutuskan sambungan dalam jangka masa panjang tidak boleh dilakukan untuk kebanyakan kita hari ini.  Jika anda akan melakukan ini, anda mungkin mahu pindah kepenganjur dan kalendar cara lama, jadi anda mempunyai lebih banyak maklumat untuk dikendalikan tanpa perlu pergi ke dalam talian.

Sekiranya anda tidak dapat memutuskan sambungan, pertimbangkan sekurang-kurangnya mengambil langkah yang lebih kecil seperti menggunakan aplikasi untuk menghalang laman web pembuli kegemaran anda, atau memasuki mod fokus skrin penuh pada program yang anda sedang lakukan untuk membantu anda menyekat semua yang lain.

6. Rehat 

Selain multitasking yang buruk, otak tidak dapat menumpukan perhatian untuk jangka waktu yang panjang.  Itulah sebabnya, apabila anda memaksa diri anda untuk bekerja berjam-jam untuk memenuhi tarikh akhir penting, anda masih mempunyai keinginan untuk menonton video kucing lucu di YouTube. Ia hanya otak anda yang memberitahu anda bahawa ia memerlukan rehat. 

Oleh itu, apabila anda menyekat masa untuk melakukan tugas-tugas penting, ingatlah untuk menjadualkan rehat. Mempunyai masa yang terhad akan membantu membuat anda bebas dari gangguan, dan rehat akan membantu anda mengisi semula dan bersedia untuk blok seterusnya.

Satu kajian menunjukkan bahawa keseimbangan optimum kerja dan rehat bekerja selama 52 minit dan rehat 17 minit. Sudah tentu, anda tidak perlu berpegang pada saiz masa yang sama; cari yang sesuai dengan anda.  Sistem popular yang mengikuti prinsip yang sama adalah Teknik Pomodoro, di mana anda bekerja dalam blok 25 minit yang dipanggil "pomodoro", diselang dengan istirahat selama 5 minit. Tutorial ini pada Teknik Pomodoro memberikan lebih terperinci.

7. Pastikan Anda juga Fokus pada Tugas Lain 

Jika anda mengikuti nasihat yang diberikan setakat ini, anda sepatutnya dapat menyelesaikan tugas harian yang paling penting dalam aktiviti tumpuan ringkas ini tanpa gangguan. Itulah peningkatan besar bagi kebanyakan kita. 

Tetapi sudah tentu, anda masih perlu menyemak e-mel, ikuti media sosial, dan semua perkara lain yang cenderung mengganggu kami. Sebenarnya, jika anda tidak mengurusnya, semua e-mel yang tidak dijawab akan cenderung memanggil anda lebih kuat, menarik anda dari aktiviti lain. 

Jadi yang terbaik untuk mengatasinya, tetapi dengan cara yang terfokus dan tertumpu. Daripada melanggar tugas lain untuk menjawab e-mel, tetapkan masa separuh jam khas pada penghujung hari untuk memeriksa peti masuk anda.  Daripada mengelirukan dengan Twitter apabila anda perlu menulis laporan, jadilah masa yang singkat - mungkin pada waktu makan tengah hari dan yang lain pada sebelah petang-untuk mengemaskini semua profil anda dan berinteraksi dengan rakan-rakan dan pengikut anda.

Sekalipun anda tidak mempunyai media sosial, selalu ada tugas sehari-hari untuk itu, namun bukan keutamaan keseluruhan anda, tetapi masih perlu diselesaikan.  Prinsipnya adalah sama: untuk tetap terpenuhi. Selesai, tetapi hanya selepas anda menyelesaikan tiga tugas paling penting hari ini.  Anda perlu membayar bil-bil utiliti dan air, tetapi anda tidak perlu mengganggu kerja kreatif anda untuk melakukannya.Jadilah waktu untuk hari kemudian, dan lupakannya sehingga tiba masanya.

Langkah seterusnya 

Dalam tutorial ini, anda telah melihat bahawa multitasking sebenarnya adalah kerja yang tidak berkesan.Lebih baik untuk memecahkan hari anda ke dalam blok masa sambil memberi tumpuan kepada tugas tunggal.  Anda telah melihat bahawa rehat tetap merupakan cara penting untuk mengekalkan tumpuan tersebut, dan mematikan pemberitahuan, mengabaikan e-mel dan tinggal di luar talian untuk jangka masa tertentu juga boleh membantu. 

Fokus yang sempurna sepanjang hari adalah matlamat yang tidak dapat dicapai untuk kebanyakan kita.Tetapi dengan teknik yang dibincangkan dalam tutorial ini, anda harus lebih baik untuk menjaga gangguan dan sekurang-kurangnya mencapai tugas yang paling penting tanpa mendapat dorongan untuk multitasking. 

Adakah anda mempunyai teknik lain untuk mengelakkan multitasking? Tolong beritahu saya dalam komen.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.