Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana Mengurus Peti Masuk E-mel Outlook Anda dengan Cekap

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Malay (Melayu) translation by Aisyah Arrafah (you can also view the original English article)

Jika peti masuk Microsoft Outlook anda berantakan dan penuh dengan mesej, kemungkinan anda akan kehilangan mesej penting. Sebagai pemilik perniagaan, mesej yang hilang mungkin menjadi bencana. Ini boleh bermakna perniagaan yang hilang. Dan bahkan anda tidak memiliki perniagaan, tiada siapa yang mahu melupakan e-mel penting.

Anda boleh belajar cara menyusun Outlook agar lebih cekap. Microsoft Outlook merangkumi beberapa alat yang boleh anda gunakan untuk membuat peti masuk anda lebih teratur, jika anda tahu apa yang perlu dilakukan. Sekiranya anda baru bermula dengan Outlook atau jika anda tidak menggunakannya sekarang, anda mungkin tidak menggunakannya sepenuhnya.

Dalam tutorial ini, kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk mengatur e-mel tinjauan anda. Kami akan menerangkan bagaimana folder dan kategori berfungsi. Kami akan menyentuh secara ringkas pada alat Peti Masuk Fokus. Akhirnya, anda akan belajar cara mengatur e-mel dalam Outlook menggunakan ciri Arkib dan Padam.

Ketahui Tips & Strategi Organisasi E-mel yang Membantu

Sebelum kita menangani topik bagaimana untuk menyusun Outlook, jangan lupa untuk mendaftar ke surat berita Perniagaan Tuts dan ambil eBook percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Sekarang mari kita teruskan untuk belajar tentang folder dan kategori dalam MS Outlook:

Bagaimana Menguruskan Peti Masuk E-mel Outlook Anda dengan Folder (Video)

Tonton tutorial screencast pantas ini untuk mengetahui asas cara menggunakan folder dalam Outlook dengan cepat:

Atau jalankan langkah-langkah tertulis terperinci di bawah untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai cara mengatur peti masuk Outlook anda.

Apa yang Anda Perlu Tahu Tentang Folder & Kategori

Sekiranya anda ingin mempelajari cara mengatur e-mel dalam Outlook, anda perlu memahami folder dan kategori. Ini adalah alat utama yang akan anda gunakan untuk mendapatkan peti masuk anda di bawah kawalan.

Folder Microsoft Outlook

Folder muncul di sebelah kiri Peti Masuk anda di bawah alamat e-mel anda (ini juga dipanggil Navigation Pane). Terdapat dua jenis folder:

  1. Folder lalai. Folder lalai adalah standard dengan perisian MS Outlook anda. Folder lalai termasuk Draf, Sent Mail, Item yang Dihapus, Sampah, Spam dan sebagainya. Sesetengah versi Outlook juga mungkin mempunyai folder Clutter, walaupun ini sedang dihentikan.
  2. Folder peribadi. Ini adalah folder tambahan yang anda buat untuk mengutamakan mesej anda. Penting untuk berhati-hati untuk tidak membuat terlalu banyak folder atau anda mungkin menjadi keliru tentang folder mana yang akan digunakan.

Untuk contoh setiap jenis folder, lihat versi kotak masuk MS Outlook di bawah:

MS Outlook Ribbon
Pita Microsoft Outlook muncul di atas peti masuk anda.

Penting: Microsoft mempunyai beberapa versi Outlook sedia ada. Penampilan dan fungsi skrin anda boleh sedikit bergantung pada versi yang anda gunakan dan bagaimana ia dikonfigurasikan. Kebanyakan tutorial ini didasarkan pada versi Outlook terkini seperti yang dipasang pada desktop saya. Walau bagaimanapun, kami akan melihat Outlook.com untuk menyerlahkan ciri-ciri tertentu.

Perhatikan folder yang dilabelkan Dari My Boss. Ini bukan folder Default. Sebaliknya ia adalah folder Peribadi yang saya tambah untuk contoh ini.

Kategori Microsoft Outlook

Anda boleh menggunakan kategori untuk kod warna mesej anda. Sebagai contoh, anda boleh memohon kategori warna merah pada mesej yang mendesak, kategori warna hijau kepada mesej yang anda bersedia untuk bertindak, kategori warna ungu ke mesyuarat, dan sebagainya. Anda akan mahu tampil dengan sistem anda sendiri.

Mengategori peti masuk anda dengan kategori berkod warna membolehkan anda mengimbas peti masuk anda dengan cepat untuk memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan setiap mesej.

Anda akan menggunakan ikon mengkategorikan untuk menyesuaikan dan menggunakan kategori. Ikon Categorize muncul di tengah-tengah Pita ke arah sebelah kanan:

Microsoft Outlook Categorize icon
Ikon Categorize membolehkan anda untuk mewarnai kod mesej anda.

Nota: Ikon Categorize hanya tersedia untuk pengguna mel Microsoft menggunakan persediaan e-mel Pop atau Exchange. Jika anda menggunakan persediaan IMAP pilihan ini tidak tersedia.

1. Bagaimana Menggunakan Folder

Folder dalam Outlook agak mudah digunakan jika anda tahu apa yang perlu dilakukan. Berikut adalah beberapa asas untuk menggunakan folder:

Langkah 1. Buat Folder Baru

Untuk membuat folder dalam MS Outlook, klik Folder tab dari Ribbon. Kemudian klik ikon Folder Baharu. Kotak dialog Buat Folder Baharu menampilkan:

Create New Folder dialog box
Gunakan kotak dialog Buat Folder Baharu untuk menambah folder dan simpan e-mel anda.

Taipkan nama folder baru anda dalam medan Nama. Klik pada folder di mana anda mahu meletakkan folder baru, dan klik OK apabila anda selesai.

Dalam contoh ini, saya membuat folder bernama Memos dan meletakkannya di bawah folder Dari My Boss. Inilah yang kelihatan seperti folder sekarang:

Outlook inbox showing new added folder
Anda boleh menambah subfolder di bawah folder sedia ada.

Langkah 2. Namakan semula Folder

Anda boleh menukar nama folder sebaik sahaja anda membuatnya. Pilih folder yang anda ingin ubah nama dengan mengklik padanya. Klik pada ikon Ubah Nama Folder dalam tab Folder. Anda akan melihat bahawa kotak muncul di sekitar nama folder:

Rename an existing folder in Microsoft Outlook
Gunakan ikon Folder Nama Semula untuk menamakan semula folder sedia ada di MS Outlook.

Taipkan nama folder baru di dalam kotak. Apabila anda selesai menaip, tekan kekunci Enter pada papan kekunci anda. Nama folder baru anda disimpan.

Langkah 3. Gerakkan Mesej ke Folder

Sebaik sahaja anda telah membuat beberapa folder, anda sudah bersedia untuk memulakan mesej ke dalamnya. Kembali ke peti masuk utama anda untuk melihat mesej anda:

Email ready to organize in Outlook
Inilah cara untuk menyusun e-mel dalam Outlook dengan memindahkan mesej ke dalam folder.

Klik pada mesej untuk memilihnya dan seret mesej ke dalam folder pilihan anda. Dalam contoh di bawah, saya menyeret e-mel "Anggaran Projek" ke folder Memo:

Open folder showing a message inside
Seperti yang anda lihat, mesej "Projek anggaran" kini berada di dalam folder Memo.

Langkah 4. Padamkan Folder

Kadang-kadang anda mungkin mendapati bahawa anda tidak mahu folder yang telah anda buat. Apabila ini berlaku, anda boleh memadamkan folder dengan mudah.

Klik pada folder yang ingin anda padamkan di panel Navigasi (di sebelah kiri) untuk memilihnya:

You can delete a folder from Outlook
Inilah caranya mengatur peti masuk e-mel Outlook anda dengan memadamkan folder yang tidak dibutuhkan.

Klik ikon Padamkan dalam Pita. (Ia kelihatan seperti X.) Folder dipadam.

Awas: Jika anda memadamkan folder, sebarang mesej dalam folder itu juga akan dipadamkan.

2. Cara Menggunakan Kategori untuk Dapatkan Lebih Teratur dalam Outlook

Mari lihat lebih dekat cara menyesuaikan dan menggunakan kategori untuk mengatur peti masuk anda.

Langkah 1. Ganti nama Kategori

Secara lalai, kategori dinamakan dengan warna. Untuk menamakan semula kategori, klik anak panah ke bawah di sebelah kanan ikon mengkategorikan. Dari menu lungsur pilih Semua Kategori. Kotak dialog Kategori Warna muncul:

The Color Categories dialog box in Outlook
Anda boleh mewarnakan kod mesej anda di Outlook untuk menyusunnya.

Letakkan tanda semak di sebelah warna yang anda mahu ubah nama dan klik butang Namakan semula. Taipkan nama lalai bagi kategori untuk menamakan semula. Klik butang OK apabila anda selesai menamakan semula kategori.

Berikut adalah contoh beberapa kategori dinamakan semula:

Renaming color categories in Outlook
Namakan setiap kategori warna untuk menyusun peti masuk Outlook anda

Kategori tersuai anda sendiri mungkin berbeza.

Langkah 2. Padam Kategori

Selepas anda menyesuaikan kategori anda, anda mungkin mendapati bahawa anda tidak menggunakan semuanya. Jika itu berlaku, anda boleh memadam kategori yang tidak digunakan.

Untuk memadam kategori, klik pada pilihan Semua Kategori dalam menu drop-down Kategori. Kotak dialog Kategori Warna terbuka:

How to delete an unused message category in Outlook
Anda boleh memadam kategori warna Outlook yang anda tidak gunakan.

Klik kotak semak di sebelah warna yang anda hendak padamkan. Dalam contoh di atas, saya memadamkan kategori Orange kerana saya tidak menggunakannya. Klik butang Padam.

Apabila suatu prompt muncul meminta anda mengesahkan penghapusan klik Ya. Apabila anda selesai membuat perubahan kepada kategori, klik OK. Kategori Orange tidak lagi muncul pada menu lungsur-turun Kategori dan anda tidak akan dapat menerapkannya pada mesej e-mel.

Langkah 3. Guna Kategori kepada Mesej

Sebaik sahaja anda menyesuaikan kategori anda, anda sudah bersedia untuk memasukannya ke mesej dalam peti masuk anda. Untuk memohon kategori pada mesej, klik pada mesej untuk memilihnya. Klik pada ikon Kategori. Menu lungsur Kategori memaparkan:

The Categorize drop-down menu
Gunakan menu jatuh turun kategori untuk memohon kategori untuk menghantar e-mel dan mengatur peti masuk anda.

Klik kategori yang ingin anda gunakan untuk mesej yang dipilih. Kategori ini digunakan untuk mesej. Anda akan melihat warna kategori sebagai persegi di sebelah kanan untuk penghantar mesej dalam peti masuk anda. Dalam tubuh mesej itu sendiri muncul di bawah nama penghantar.

Berikut adalah contoh peti masuk dengan kategori yang digunakan untuk semua mesej:

Microsoft Outlook inbox organized with categories
Dengan kategori yang digunakan untuk mesej anda, anda boleh melihat sepintas lalu apa yang perlu dilakukan dengan setiap e-mel.

Mesej mungkin mempunyai lebih daripada satu kategori yang digunakan. Untuk memohon kategori tambahan pada mesej, pilih mesej dan klik pada kategori lain dalam menu drop-down Kategori.

Langkah 4. Cara Hapus Kategori dari Mesej atau Tukar Ia

Dari masa ke masa, kategori mesej mungkin berubah. Anda boleh mengeluarkan kategori dari mesej atau mengubahnya. Inilah yang perlu dilakukan.

Untuk mengeluarkan kategori dari mesej, klik pada mesej dalam peti masuk anda untuk memilihnya. Klik Ikon Kategori. Dari menu lungsur, klik pada kategori yang sedang digunakan untuk e-mel untuk mengalih keluarnya:

Removing a Category from an email in Outlook
Anda boleh mengeluarkan kategori yang diberikan dari e-mel.

Anda boleh memohon kategori baru pada mesej dari menu drop-down Categorize atau biarkan ia tidak dikategorikan.

Untuk mengalih keluar semua kategori sekaligus dari mesej e-mel yang mempunyai lebih daripada satu kategori, pilih mesej dan klik pilihan Batal Semua Kategori dari menu lungsur Kategori:

Clearing the categories from an email with more than one category
Gunakan pilihan Clear All Categories untuk memadam semua kategori dari e-mel dengan lebih daripada satu kategori yang diberikan.

3. Bagaimana Menggunakan Kotak Fokus

Microsoft sedang dalam proses melancarkan satu ciri baru yang dikenali sebagai Peti Masuk Terfokus kepada pengguna Outlook. Sama ada atau tidak anda kini mempunyai akses ke Peti Masuk Terfokus bergantung kepada versi Microsoft Office yang anda gunakan.

Sekiranya versi Outlook anda menggunakan folder Clutter untuk menyusun mesej yang tidak penting, ciri tersebut telah dimasukkan ke dalam Peti Masuk Terpusat yang baru. Folder Clutter anda yang sedia ada akan menjadi folder biasa apabila sistem anda dikemas kini ke ciri Peti Masuk Fokus.

Peti Masuk yang Berfokus Microsoft Outlook direka untuk mengatur peti masuk anda secara automatik. Apabila diaktifkan, peti masuk anda dibahagikan kepada dua tab

  1. Tab fokus. E-mel disusun ke dalam tab ini adalah yang paling penting dan memerlukan tindak balas yang lebih cepat.
  2. Tab lain. E-mel lain disusun dalam tab ini untuk anda berurusan dengan anda apabila anda mendapat peluang.

Saya tidak mempunyai ciri Peti Masuk Terfokus yang terdapat di desktop PC saya lagi. Walau bagaimanapun, ia boleh didapati dalam banyak versi MS Outlook Web sekarang. Ini termasuk e-mel Outlook versi percuma ini yang saya dapat dari Outlook.com. Lihatlah Peti Masuk yang Fokus dengan tab Fokus terbuka:

Focused tab on Outlookcom
Outlook.com mempunyai ciri Peti Masuk Fokus yang tersedia sekarang.

Untuk bertukar ke tab Lain dari tab Fokus, hanya klik padanya:

Other tab on Outlookcom
Mudah untuk menukar tab Peti Masuk yang difokuskan.

Seperti yang anda lihat, dalam contoh ini tab Fokus mengandungi pemberitahuan jadual dari Kalendar Outlook saya sementara tab Lain termasuk pengumuman produk rutin yang kurang penting. Ciri Peti Masuk yang Fokus meletakkan mesej-mesej ini dalam folder yang sesuai secara automatik tanpa saya perlu memutuskan mesej mana yang mana.

Outlook.com adalah perkhidmatan e-mel berasaskan web percuma dari Microsoft. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Outlook.com, semak semula tutorial ini di mana ia dibandingkan dengan Gmail:

4. Bagaimana Mengemaskini atau Menghapus Mesej Lama & Bersihkan Peti Mel anda

Kebanyakan kita menyimpan terlalu banyak e-mel, dan ini boleh dibuat untuk peti masuk yang tidak kemas. Cara lain untuk mengatur peti masuk Outlook anda adalah untuk mengarkibkan atau memadam mesej lama.

Walaupun kedua-dua pengarkiban dan pemadaman e-mel membuang mesej dari peti masuk anda, penting untuk memahami perbezaannya:

  • Arkib. Menghantar mesej ke folder Arkib. Folder Arkib adalah untuk mesej lama yang anda ingin simpan. Apabila anda mengarkibkan e-mel, anda boleh dengan mudah mengambilnya pada tarikh yang akan datang.
  • Padam. Menghantar mesej ke folder Item yang Dihapus (kelihatan seperti tong sampah). Jika folder Item Dihapuskan dikosongkan, mungkin sukar untuk mendapatkan semula mesej tersebut. Padam biasanya dikhaskan untuk e-mel yang anda tidak jangka diperlukan pada masa hadapan.

MS Outlook juga mempunyai Alat Pembersihan. Anda mungkin mendapat satu daripada mesej tersebut di mana sekumpulan mesej sebelumnya disalin di bahagian atas. Anda juga mungkin mempunyai setiap mesej sebelumnya dalam peti masuk Outlook anda. Apabila anda menggunakan Alat Pembersihan untuk perbualan atau ke folder atau subfolder, alat ini menghapus mesej pendua.

Walau bagaimanapun anda melakukannya, mengalih keluar mesej peti mel anda boleh membebaskan ruang dalam peti masuk anda. Untuk mengatur peti masuk anda dengan betul, penting untuk mengetahui cara menggunakan setiap alat ini:

Langkah 1. Padam Mesej Lama

Mudah untuk memadam e-mel lama. Cukup klik pada e-mel untuk memilihnya:

Deleting an old message in MS Outlook
Inilah caranya mengatur peti masuk e-mel Outlook anda dengan memadam mesej lama.

Klik ikon Padamkan dalam Pita (sepertinya X). Mesej dipindahkan ke folder Item Dihapuskan.

Untuk memadam mesej dari e-mel anda secara kekal, klik folder Item Dihapus untuk membukanya. (Ia berada di Navigation Pane di sebelah kiri dan kelihatan seperti sampah boleh). Klik mesej sekali lagi untuk memilihnya. Klik ikon Padam untuk memadam mesej yang dipilih secara kekal.

Awas: Sesetengah mesej yang dipadamkan secara kekal dapat dipulihkan dari pelayan jika mereka masih dalam folder Item Dihapus, tetapi juga mungkin anda tidak akan dapat memulihkan e-mel setelah anda memadamkannya.

Langkah 2. Mesej Arkib Secara Manual

Cara kurang kekal untuk mengeluarkan e-mel lama dari peti masuk anda adalah untuk mengarkibkannya. Untuk mengarkibkan e-mel, klik pada mesej untuk memilihnya. Klik ikon Arkib dalam reben di sebelah ikon Padam:

Archive icon in Outlook
Menggunakan ikon Arkib adalah satu lagi cara untuk menyimpan mesej lama daripada memecah masuk peti masuk anda.

Jika anda belum menggunakan ciri Arkib Outlook sebelum ini, anda digesa untuk membuat folder arkib. Klik butang folder Buat arkib. Outlook mewujudkan folder baru bertajuk Arkib dan menghantar e-mel yang anda pilih kepadanya:

Archive folder in Outlook
Simpan e-mel lama di folder Arkib anda untuk mengatur peti masuk anda.

Di masa depan apabila anda mengarkibkan e-mel, ia akan pergi ke folder ini.

Langkah 3. Sediakan Parameter Arkib

Anda juga boleh menukar tetapan arkib automatik MS Outlook. Klik Fail> Pilihan untuk membuka tetingkap Opsyen Outlook:

Setting up the AutoArchive feature in Outlook
Anda boleh menyediakan Outlook untuk mengarkib mesej secara automatik.

Klik pilihan Lanjutan dari anak tetingkap Navigasi di sebelah kiri. Kemudian klik butang Tetapan AutoArchive. Kotak dialog AutoArchive muncul:

Defining automatic archive parameters
Gunakan kotak dialog AutoArchive untuk menentukan parameter pengarsipan dalam Outlook.

Gunakan kotak semak untuk memilih pilihan arkib yang anda pilih. Klik OK pada kotak dialog AutoArchive apabila anda selesai. Kemudian klik OK pada tetingkap Outlook Options.

Langkah 4. Gunakan Alat Pembersihan Outlook

E-mel telah menjadi lebih banyak perbualan. Jika anda telah mengambil bahagian dalam perbualan e-mel di mana anda dan penerima telah membalas bolak-balik dalam satu siri mesej, anda tahu apa yang saya maksudkan. Apabila anda membalas e-mel, balasan anda muncul di atas mesej asal dan semua balasan yang terdahulu. Malangnya, semua yang menjawab dapat mengisi folder anda—menjadikannya lebih sukar untuk mencari mesej yang anda perlukan.

Outlook mempunyai penyelesaian dengan Alat Pembersihan. Alat ini membuang mesej yang berlebihan, jadi ia menghapus mesej terdahulu yang tidak memasukkan balasan terkini. Anda tidak kehilangan sebarang maklumat, kerana semua mesej terdahulu dimasukkan dalam mesej terkini.

Mari lihat bagaimana ia berfungsi. Dalam folder Dari My Boss di bawah, saya mempunyai dua mesej yang semuanya adalah sebahagian daripada perbualan yang sama. Mesej pertama mempunyai baris subjek "New Work." Mesej terkini mempunyai baris subjek "Re: RE: RE: New Work:"

Example of a conversation in Outlook
Balasan kepada mesej boleh mengambil ruang di peti masuk Outlook anda.

Anda boleh menggunakan Alat Pembersihan untuk membersihkan perbualan, folder, atau folder dan subfolder. Dalam kes ini, kami akan menggunakannya untuk membersihkan folder Dari My Boss.

Klik folder untuk memilihnya. Klik anak panah bawah pada ikon Alat Pembersihan. (Ia berada di tab Rumah di sebelah kiri ikon Padam.) Anda akan melihat menu lungsur Pembersihan:

Cleanup drop-down menu
Pilih pilihan Folder Bersih untuk mengalih keluar mesej berlebihan dalam folder.

Pilih pilihan Folder Bersih di menu lungsur. Ganjaran muncul memberi amaran kepada anda bahawa mesej berlebihan akan dihapuskan. Klik butang Clean Up Folder pada prompt. Mesej asal dipadamkan:

Redundant message removed from folder
Mengalih keluar mesej berlebihan boleh menyusun peti masuk Outlook anda.

Mesej asal dipadam kerana ia berlebihan dengan mesej terkini. Ciri ini sangat membantu jika anda mempunyai banyak perbualan e-mel dalam peti masuk anda.

Nota: Mesej e-mel yang mengandungi unsur yang berbeza-mungkin jawapan daripada penerima yang lain atau lampiran-tidak boleh dipadam kerana mereka tidak memenuhi syarat untuk menjadi berlebihan.

5. Atur E-mel Anda Dengan Pengurusan Peti Masuk yang Lebih Baik

Anda kurang berkemungkinan mempunyai peti masuk MS Outlook yang berantakan jika anda mengikuti amalan pengurusan e-mel yang baik. Ketahui cara mengurangkan kekurangan peti masuk e-mel anda dengan eBook percuma kami:

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Kesimpulan

Sekarang bahawa anda telah belajar bagaimana untuk menyusun Outlook menggunakan folder, peti masuk e-mel anda sepatutnya kurang berantakan. Anda juga mempelajari dasar-dasar menggunakan kategori Microsoft Outlook dan memahami pentingnya pengarsipan atau memadam mesej lama.

Sebagai orang perniagaan, anda akan menghargai dapat menggunakan peti masuk Outlook anda dengan lebih cekap kerana ia dianjurkan. Paling penting, anda tidak perlu risau tentang kehilangan mesej e-mel yang penting.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.