Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Bagaimana untuk menulis E-mel Peringatan Mesra (Menggunakan Cara Terbaik)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Tazkiyah (you can also view the original English article)

Peringatan peringatan mesra boleh menjadi alat yang berkesan dalam menjalankan perniagaan anda.Tetapi kebanyakan kita tidak pasti bagaimana untuk menulis e-mel peringatan yang baik. 

Kami tidak mahu kelihatan seolah-olah kita sedang memaksa atau tidak ramah, tetapi kami mahu mendapatkan mesej kami dengan betul. Paling penting, kami mahukan penerima e-mel untuk melakukan tugas yang telah kami ingatkan. Mencari baki yang betul untuk e-mel peringatan anda boleh mengganggu.

Nasib baik, ada cara untuk menulis nota e-mel mesra dan berkesan serta profesional. Dalam tutorial ini, kami menerangkan bagaimana untuk menulis e-mel peringatan mesra untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Kami juga berkongsi beberapa cara terbaik untuk menghantar e-mel dan memberikan contoh e-mel peringatan yang berkesan yang boleh anda lakukan.

6 Keadaan yang Memerlukan E-mel Peringatan

Berikut adalah beberapa peristiwa apabila anda mungkin perlu menghantar e-mel peringatan:

  1. Pembayaran Lewat - Tiada siapa yang ingin menunggu untuk dibayar. Jika seseorang meminjam wang anda dan sudah terlambat, anda perlu mengetahui apabila anda akan mendapat bayaran.
  2. Pekerjaan Late - Kerja berpasukan adalah perkara biasa dalam perniagaan atau situasi sekolah.Sekiranya anda bekerja dalam pasukan dan seseorang tidak melakukan tugasnya, ia boleh menjejaskan keseluruhan projek. Anda perlu bijak memberitahu mereka apa yang tersisa daripada mereka.
  3. Melangkah pada Aplikasi Kerja - Jika anda sedang mencari pekerjaan, anda akan mahu menindaklanjuti temu bual dan aplikasi. Pada masa yang sama, anda tidak mahu mengabaikan potensi kenalan majikan anda.
  4. Penghantaran Lewat - apabila anda telah memesan sesuatu dan belum sampai. Anda perlu memberitahu vendor bahawa penghantaran mereka terlambat. Sekiranya stok barangan habis atau tiada, anda perlu meminta bayaran balik.
  5. A Little Late on Reception - Semua orang berjanji untuk melakukan sesuatu untuk anda dan gagal untuk mengambil tindakan mengenainya pada masa yang tepat, anda ingin menggalakkan mereka bertindak. E-mel peringatan yang mesra boleh membantu.
  6. Sesuatu yang Segera Penting - Kadang-kadang anda ingin mengingatkan kenalan anda supaya tidak terlepas acara yang akan datang. Mengemukakan peringatan lembut sebelum mesyuarat atau kepentingan tepat masa boleh membantu.

Kunci untuk menulis e-mel peringatan yang efektif adalah memastikan ia profesional dan mesra. Hal ini terutama berlaku untuk peringatan pertama, kerana kurangnya hubungan dari anda yang mungkin mengakibatkan kecuaian. Anda tidak mahu merosakkan hubungan anda dengan orang itu. 

Di Envato Tuts + kami mempunyai beberapa tutorial yang menerangkan cara terbaik untuk menghantar e-mel untuk menulis e-mel profesional dan dengan contoh. Untuk mengetahui lebih lanjut, pelajari:

Tutorial pertama menerangkan cara membuat keputusan antara e-mel formal dan tidak rasmi. Kedua-duanya menjelaskan cara membuat e-mel anda jelas dan ringkas.

Bilakah anda perlu menghantar E-mel Peringatan?

Anda mungkin tertanya-tanya berapa lama menunggu sebelum menghantar e-mel peringatan. Anda perlu menunggu satu hari, seminggu, atau lebih lama?

Jawapannya sebahagiannya bergantung kepada perjanjian dengan pihak yang lain.

Sekiranya kerja yang anda tunggu telah ditetapkan pada tarikh tertentu, hantar e-mel peringatan yang halus pada hari pertama bahawa kerja terlambat. Biasanya, ini adalah tarikh pertama perniagaan selepas matang. Contohnya termasuk:

  • Pembayaran lewat
  • Had Waktu yang tidak dijangkakan
  • Penghantaran Lewat

Secara umum, jika tarikh yang ditetapkan telah diluluskan dan pada tarikh itu tidak dipenuhi - menunggu lebih lama tidak akan membantu. Menunggu bahkan boleh memburukkan peluang anda untuk mendapat respons kerana butiran perjanjian anda mungkin telah lama dilupakan. Semakin lama anda menunggu, semakin kecil kemungkinan hubungan anda akan mengingati apa yang patut dilakukan.

Sebaliknya, jika tindakan yang anda sedang menunggu tidak mempunyai tarikh tertentu, anda boleh memberi kenalan anda sedikit masa tambahan. Ini adalah benar apabila anda meminta kenalan untuk kebaikan. Sebagai contoh, anda meminta kenalan untuk menghantar resume anda ke jabatan HR syarikat dan anda tidak lagi mendengarnya. Anda mungkin bimbang tentang kemungkinan kerja tersebut dan ingin menghubungi mereka pada hari perniagaan pertama selepas mereka bersetuju untuk membantu. Walau bagaimanapun, lebih baik menunggu seminggu atau lebih sebelum anda menghubungi mereka semula.

Salah satu cara untuk memastikan bahawa anda menghantar peringatan tepat pada masanya adalah untuk menjadualkan peringatan terlebih dahulu. Alat seperti boomerang boleh ditetapkan untuk menghantar mesej susulan secara automatik jika anda tidak menerima e-mel Balas. 

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai penggunaan Boomerang sebagai peringatan automatik, lihat:

Cara Menulis E-mel Peringatan Berkesan

Kini kami telah meliputi beberapa keadaan untuk menulis e-mel peringatan, sudah tiba masanya untuk melihat contoh yang lebih spesifik mengenai apa yang perlu ditulis dalam e-mel peringatan.

Untuk tujuan tutorial ini, saya akan mengambil satu jenis peringatan umum - tarikh akhir yang tidak dijawab.

Sebelum kita memulakan, bagaimanapun, saya ingin memberi anda seorang penyelamat satu ketika datang untuk menulis e-mel yang boleh dihantar lebih daripada sekali - menggunakan templat. Dengan membuat template e-mel untuk pelbagai situasi, anda tidak akan mula lagi setiap kali anda mahu menghantar mesej untuk jenis tertentu. Plus, template boleh dengan mudah disesuaikan dengan memasukkan butiran tertentu.

Gmail mempunyai ciri, Respon Tin, yang dapat membantu anda menyusun draf e-mel untuk digunakan semula. Berikut adalah tutorial Respon dalam Tinju kami: 

Satu lagi perkara yang baik untuk menggunakan Respon Kalengan adalah bahawa ia kurang berkemungkinan untuk mendapatkan emosi anda dalam peringatan e-mel, jadi simpan keramahan dan kesopanan anda. 

Sekarang, mari kita mulakan dengan contoh peringatan yang mesra dan analisa setiap komponen tentang cara menulis e-mel peringatan.

1. E-mel Peringatan Talian Subjek

Selepas anda memilih penerima mesej anda, bahagian pertama mesej peringatan yang perlu dipertimbangkan ialah baris subjek. Jika anda tergoda untuk melangkau baris subjek, jangan. Mesej e-mel tanpa garis subjek sering bergerak terus ke Spam.

Garis subjek ini juga penting kerana ini adalah perkara pertama yang dilihat oleh penerima. Jika mereka menerima berbilang e-mel, baris subjek boleh menentukan sama ada mereka akan membuka mesej e-mel yang anda hantar.

Untuk mendapatkan perhatian Penerima, saya menggunakan frasa "Diperlukan Balas" dalam baris subjek.Saya juga menyertakan nama projek, kerana mereka mungkin bekerja di lebih daripada satu projek. 

Setakat ini, mesej kami akan kelihatan seperti ini:

Friendly reminder email subject line
Pastikan anda memasukkan garis subjek dengan e-mel peringatan anda.

Sebaik sahaja anda memutuskan pada baris subjek, anda sudah bersedia untuk bergerak ke langkah seterusnya dalam menghasilkan e-mel peringatan yang mesra. Mari kita lihat bagaimana untuk menulis ucapan salam peringatan.

2. Peringatan E-mel Ucapan

Walaupun anda mungkin mahu melompat masuk ke dalam badan peringatan e-mel anda dan tidak memasukkan salam, maka elakkan keinginan itu. E-mel anda akan diterima dengan lebih baik jika anda menyebut nama anda dengan nama. 

Dalam contoh kami, kami tahu nama nama pasukan projek adalah Joan Perez, jadi kami akan mengarahkan mesej peringatan e-mel kepadanya kepadanya. Oleh kerana kita tahu Joan dengan baik, tidak baik untuk memulakan dengan ucapan tidak rasmi menggunakan perkataan "Hi" diikuti oleh nama pertama, seperti dalam contoh di bawah:

Email reminder salutation
Sekiranya anda tahu penerima, tidak boleh menggunakan ucapan tidak rasmi.

Jika kita tidak tahu Joan dengan baik, kita boleh mulakan dengan ucapan yang lebih formal seperti "Dear Joan." Sekiranya kita tidak tahu nama Joan, kita boleh mengatasinya dari kedudukannya. Sebagai contoh, "Ahli pasukan projek ABC."

Untuk contoh yang lebih spesifik tentang cara memulakan dan menamatkan e-mel profesional, lihat tutorial ini:

3. Peringatan Teks E-mel Badan

Sekarang bahawa kami telah memilih subjek dan salam e-mel, kami bersedia untuk beralih ke e-mel e-mel peringatan mesej, dan lengkapkan bahagian utama apa yang perlu ditulis dalam e-mel peringatan. Di sinilah sebenarnya anda menyampaikan mesej utama anda.

Anda boleh memisahkan badan mesej peringatan e-mel anda ke bahagian:

  1. Kalimat pertama - Oleh kerana ini adalah peringatan mesra, adalah idea yang baik untuk bermula dengan mesej positif. Ini menyimpan mesej anda kelihatan terlalu keras. Jika anda tidak dapat memikirkan sesuatu yang spesifik, nyatakan sesuatu yang mesra sebagai "Saya berharap anda baik-baik saja."
  2. Mesej Utama - Ini adalah di mana anda perlu menyampaikan tujuan mesej. Berfikir dengan teliti tentang apa yang anda ingin katakan di sini. Jadikan ia sebagai jelas mungkin. Jelaskan dengan tepat apa yang terlambat (kerja, pembayaran, penghantaran, dan lain-lain) dan apabila ia sepatutnya selesai.
  3. Jemput Melakukannya - Akhirnya, beritahu penerima apa mesej yang anda mahu mereka lakukan.Biasanya, ini adalah permintaan mereka untuk mengambil tindakan yang dikehendaki - tetapi dalam beberapa kes, seperti penghantaran yang lewat, anda mungkin mahu meminta bayaran balik sebaliknya. Adalah juga idea yang baik untuk menawarkan bantuan kepada badan mesej anda, seperti tawaran untuk menjawab soalan.

Dalam peringatan e-mel contoh yang kami tulis untuk Joan Perez untuk projek ABC, kami memasukkan unsur berikut:

Friendly email reminder body text
Peringatan e-mel badan adalah di mana anda menghantar mesej anda.

Perhatikan bahawa badan mesej peringatan bermula dengan nota positif yang memuji karya Joan sebelum ini. kemudian beralih ke perenggan seterusnya yang terus membahas tarikh akhir.

Akhirnya, mesej ditutup dengan meminta tindakan yang meminta Joan memberikan waktu kerja yang tertunda yang boleh diserahkan. Pengurus Projek juga menawarkan untuk menjawab soalan dan juga memberikan nombor telefon mereka.

4. Menutup Peringatan E-mel Mesra anda

Langkah terakhir dalam membuat e-mel peringatan mesra adalah untuk menutup mesej anda. Anda akan melakukannya dengan satu ayat terakhir dan tandatangan e-mel anda.

Kalimat terakhir anda harus mencerminkan seluruh corak dari e-mel anda. Sekiranya anda menggunakan corak formal di seluruh e-mel, anda harus menutup dengan nota rasmi juga. Begitu juga, jika e-mel anda tidak rasmi, penutup anda juga harus tidak rasmi. 

Mari kita lihat dengan teliti contoh kami:

Informal email reminder closing
Tutup e-mel peringatan anda dengan penutup ayat anda dan tandatangan anda.

Untuk ayat penutup kami, kami menyimpulkan dengan nota positif dengan menganggap bahawa Benefisiari akan mengambil tindakan. Selain itu, kami tidak memasukkan nama syarikat atau maklumat hubungan lanjut sejak e-mel penerima sudah mengetahui kami.

Untuk e-mel peringatan yang lebih formal (seperti menghubungi Penjual tentang penghantaran lewat), masukkan lebih banyak maklumat penghantar, seperti:

  • Nama
  • Jawatan
  • Syarikat
  • Alamat
  • Nombor Mudah Alih
  • E-mel

Anda mungkin mahu memasukkan tanda tangan e-mel ke dalam mesej peringatan. Berikut adalah senarai beberapa tandatangan e-mel profesional yang mungkin anda ingin pertimbangkan, serta petua mengenai cara terbaik untuk menggunakannya:

Apabila Ia Masa untuk Mengangkat Telefon

Mesej e-mel mesra boleh menjadi peringatan yang berkesan. Sering kali, semuanya perlu untuk menyelesaikan masalah. Kadang-kadang, kadang-kadang panggilan telefon lebih berkesan daripada e-mel peringatan. Ini benar terutamanya apabila anda menghantar e-mel dan sentiasa diabaikan.

Sekiranya anda memutuskan untuk membuat panggilan telefon, berikut adalah beberapa panduan cepat untuk membantu anda membuat panggilan yang berjaya:

  • Telefon Semasa Waktu Kerja - Anda akan lebih cenderung untuk mencari seseorang yang boleh membantu anda jika anda memanggil pada masa ketika mereka bekerja.
  • Ramah dan Sopan - Sikap profesional boleh membantu kelancaran salah faham.
  • Jangan Ancam atau Buat Caj - Hubungan anda kurang berkemungkinan untuk bekerja bersama jika mereka kecewa atau kecewa.
  • Lompat ke Subjek Masalah - anda perlu jelas tentang apa masalahnya dan apa yang boleh mereka lakukan untuk mengatasinya.
  • Jadikan Ia Mudah bagi Mereka untuk Memenuhi - jika anda menguruskan pembayaran, terangkan bagaimana mereka boleh membuat pembayaran dalam talian dan mengarahkan mereka ke pautan.

Dalam kes tertentu, anda mungkin perlu menggunakan langkah-langkah yang melampau (seperti menyewa seorang peguam atau meningkatkan keadaan ke Pengurus anda). Walau bagaimanapun, langkah-langkah ini adalah yang terakhir. Apabila anda boleh, lebih baik cuba menyelesaikan situasi ini dengan peringatan e-mel atau panggilan mesra. Pendekatan yang mesra akan meninggalkan hubungan profesional anda dengan baik untuk urus niaga masa hadapan.

Kesimpulannya

Jika anda pernah tertanya-tanya apa yang perlu ditulis dalam e-mel peringatan, kini anda mempunyai beberapa garis panduan yang boleh anda ikuti. Ingatlah untuk mengikuti amalan e-mel terbaik yang diterangkan dalam tutorial ini dan dari sumber yang saya kongsi.

Di atas semua, tetap mesra dan profesional apabila anda menulis e-mel peringatan. Menjaga hubungan akan membuka pintu untuk transaksi masa depan dengan kenalan anda. 

Pernahkah anda menulis e-mel peringatan yang mesra? Bagaimana anda membuatnya? Kongsi pengalaman anda dalam ulasan di bawah.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.