Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana mengatur Outlook kenalan

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

Malay (Melayu) translation by Tazkiyah (you can also view the original English article)

Sebagai pemilik perniagaan, anda perlu untuk menjaga kenalan anda. Maklumat kenalan hilang dapat berarti peluang yang hilang untuk melakukan bisnis.  Anda tidak boleh menindaklanjuti dengan calon pelanggan jika anda tidak tahu bagaimana mencapainya. Dengan Microsoft Outlook, daftar kenalan anda menyekat e-mel anda dengan senarai kenalan Outlook anda.

Jika anda tahu caranya, anda boleh melakukan banyak perkara dengan menghubungi anda MS Outlook.Anda boleh membuat senarai kenalan di Outlook, berkongsi kenalan dan menyenaraikan kenalan dengan alat lain dan dengan pengguna lain e-mel, dan bahkan menghantar mesej kumpulan.  Mempelajari bagaimana mengoptimalkan kenalan Outlook anda adalah cara yang bagus untuk teratur. 

Dalam tutorial ini, anda akan mempelajari semua asas termasuk cara menambah kenalan ke Outlook dan bagaimana membuat kenalan kumpulan di Outlook.  Kitajuga akan memeriksa beberapa ciri yang lebih sanggih seperti cara berkongsi kenalan kumpulan di Outlook. Mari kita mulakan. 

Mengapa Kenalan Microsoft Outlook Anda Penting

Kenalan di MS Outlook adalah orang atau perniagaan yang sering anda hubungi. Untuk hubungan yang sering, Outlook membolehkan anda menyimpan beberapa alamat buku dalam talian tepat di dalam e-mel anda.

Setiap entri dalam e-mel alamat buku anda dikenali sebagai kenalan. Sebagai seorang profesional perniagaan, atau hanya orang yang bergantung pada email, meminta alamat buku online anda lebih mudah.  Ini juga bermakna anda tidak perlu khawatir kehilangan maklumat kenalan lagi.

Untuk mencari Outlook buku alamat anda, klik Buku Alamat ikon (seperti bukakan buku) di sebelah kanan halaman anda. Kotak Buku Alamat : Dialog hubungan Kotak dipaparkan dengan beberapa maklumat asas mengenai setiap kenalan: 

Address Book Contacts dialog box
Anda akan melihat beberapa asas maklumat mengenai kenalan di alamat buku: dialog kotak dialog.

Buku alamat lalai adalah Kenalan - [Alamat E-mel anda ], tetapi anda boleh membuat tambahan alamat buku yang diperlukan.

Untuk melihat maklumat lebih lanjut mengenai kenalan, klik dua kali pada nama mereka untuk membuka kenalan kad mereka:

A contact card in the MS Outlook address book
MS Outlook kenalan kad mengandungi maklumat kenalan lengkap.

Seperti yang boleh anda lihat, kad kenalan anda meliputi lebih daripada sekadar alamat e-mel anda. Selain kemampuan menyimpan hingga tiga email alamat untuk setiap kontak, ada kolom untuk Anda memasukkan informasi berikut:

  • Profesi atau pekerjaan
  • Alamat halaman web
  • Alamat IM
  • Nombor telefon (Perniagaan, rumah, perniagaan Fax, Mobile, dan banyak lagi)
  • Alamat (sehingga 3 alamat fisik setiap kenalan) 

Anda juga boleh melampirkan gambar ke kad kenalan jika anda memilikinya. Plus, ada bidang Catatanuntuk anda untuk mengetikkan tambahan informasi. 

Buku alamat Outlook anda tidak hanya membolehkan anda mengatur dan mencari maklumat kenalan dengan cepat, Anda juga dapat menggunakannya untuk mengirim grup email melalui kontak grup. Ketahui lebih lanjut tentang Microsoft Outlook dalam tutorial ini:

Pelajari Tips Bermanfaat E-mel & Strategi Organisasi

Sebelum kita membahas topik bagaimana mengatur MS Outlook kenalan anda, jangan lupa untuk mendaftar ke Buletin Tuts + Business dan dapatkan e-book percuma saya: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery . Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tip keren untuk menguruskan semua email masuk dengan lebih efisien.

Ultimate Guide to Inbox Zero

Sekarang mari kita beralih ke belajar tentang kenalan dan kumpulan di kenalan MS Outlook:

1. Bagaimana Cara Membuat Kenalan Baru di MS Outlook

Setelah Anda memahami pentingnya Outlook buku alamat Anda, Anda siap untuk mulai membangun daftar kontak Anda dengan membuat kontak baru. Secara asasnya ada dua kaedah yang boleh anda gunakan untuk menambahkan kenalan ke Outlook: 

  1. dari dalam buku alamat
  2. dari dalam e-mel

Mari kita periksa setiap kaedah secara berasingan. 

Langkah 1. Bagaimana Menambah Kenalan ke Outlook Dari Alamat Buku

Anda Metode untuk menambah maklumat kenalan sangat membantu jika anda mempunyai kad nama yang ingin anda tambahkan ke kenalan anda di MS Outlook. Setelah maklumat kenalan anda disusun dengan kemas di dalam e-mel peti masuk anda jauh lebih baik daripada menyimpan sekeping kartu, yang mungkin hilang atau tidak sengaja dibuang.

Untuk memulakan, buka alamat buku di MS Outlook dan klik kanan di manapun dalam buku alamat. Menu pop-up alam muncul:

Address book pop-up menu
Klik pilihan Entri Baru untuk menambah kenalan baru ke alamat buku anda.

Klik pilihan Penyertaan Baru. Penyertaan Baru Kotak menampilkan:

Outlook New Entry dialog box
Anda boleh menambah baru kenalan atau kenalan baru dari dialog New Entry dialog box.

Pilih pilihan Kenalan Baru dan klik OK . Anda akan melihat kad Kenalan kosong

A contact card in the MS Outlook address book
Kenalan kad membolehkan anda menyimpan pelbagai maklumat tentang setiap kenalan di Outlook buku alamat anda

Mengisi setiap bidang kontak dengan informasi yang sesuai.

Kapan pun anda melihat arah bawah kanan bidang, anda boleh mengkliknya untuk menambahkan tambahan informasi. Pada contoh di bawah ini, ada tiga jenis alamat yang boleh anda tambahkan ke kenalan kad:

A closer look at the Address field on a contact card
Anda boleh menyimpan lebih daripada satu alamat fisik untuk setiap kenalan.

Apabila anda selesai mengetikkan maklumat kenalan anda, pilih Save & New untuk menyimpan kenalan dan terus menambah kenalan ke alamat buku anda. Atau pilih Save & Delete untuk kembali ke dialog Buku Alamat: Kenalan.

Langkah 2. Cara Tambah Kenalan ke Outlook Email

Apabila anda menerima e-mel dari kenalan baru dan anda ingin menyimpan maklumat dalam buku MS Outlook anda, mudah dilakukan. Mulailah dengan e-mel yang mengandungi maklumat kenalan yang terbuka:

Saving a contact from an email
Anda boleh menyimpan maklumat kenalan daripada e-mel yang anda terima di Outlook.

Klik kanan alamat pengirim. Menu pop timbul muncul: 

Adding a contact to MS Outlook
Gunakan pilihan Tambah ke Outlook Kenalan untuk menambah kenalan baru ke alamat buku anda dari email.

Pilih pilihan Tambah ke Kenalan Outlook . Kenalan kad dibuka dengan nama pengirim dan alamat e-mel yang sudah terisi. Sekiranya anda mempunyai maklumat tambahan mengenai kenalan ini, tambahkan ke maklumat kenalan mereka sekarang. 

Apabila anda selesai menambah maklumat klik Simpan & Tutup atau Simpan & Baru untuk menyimpan kenalan ke alamat buku anda. 

Langkah 3. Bagaimana Menambah Gambar ke Kenalan 

Jika sudah mendapatnya, anda boleh menambah gambar atau logo ke kontak kad. Mulailah dengan membuka kenalan kad individu yang ingin anda tambah gambarnya. Klik ikon Tambah Gambar Hubungan di sebelah kanan nama individu. Penyemak imbas dibuka: 

Browser window for adding image to Outlook contact
Anda boleh menambah gambar ke MS Outlook kenalan anda.

Arahkan ke fail dengan gambar yang ingin anda tambah. Klik pada atasnya untuk memilih dan klik OK .Gambar yang anda pilih sekarang dipaparkan pada kenalan kad:

MS Outlook contact card with image
Anda boleh menambah foto atau gambar grafik ke MS Outlook kenalan kad.

Langkah 4. Bagaimana Menghapus Kenalan

Kadangkala, anda mungkin mahu menghapus kenalan. Maklumat mungkin tidak berlaku lagi, atau mungkin anda tidak memerlukannya lagi.

Untungnya, mudah untuk menghapus kenalan di Outlook. Mulailah dengan membuka dialog Buku Alamat: Kenalan . Klik nama kenalan yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Selanjutnya, klik kanan di manapun di dialog kotak. Pop timbul menu dipaparkan:

Address book with pop-up menu
Pilih nama kenalan di buku alamat, kemudian klik Padam .

Pilih pilihan Padam . Sistem akan meminta anda untuk mengesahkan bahawa anda benar-benar ingin menghapus kenalan: 

Contact deletion prompt
Klik butang Ya untuk memadam kenalan yang dipilih.

Klik Ya dan kenalan telah dipadam dari alamat buku anda MS Outlook.

3 . Membuat Kumpulan Kenalan

Jika anda perlu menghantar lebih dari satu mesej ke kumpulan orang yang sama, kenalan kumpulan dapat membantu anda menghemat waktu dengan membolehkan Anda mengirim pesan yang sama kepada semua anggota dalam grup Anda sekaligus.  Dengan menggunakan contact group, anda bisa yakin semua orang mendapat informasi yang sama. Yang terbaik, anda menghilangkan risiko lupa menghantar e-mel kepada seseorang-yang mungkin anda lakukan jika menghantar email setiap grup anggota secara terpisah.

( Nota : ini dikenali sebagai senarai penyebaran di beberapa versi sebelumnya Outlook .)

Mari kita lihat lebih dekat di kenalan kumpulan.

Langkah 1. Cara Membuat Kenalan Kumpulan di Outlook 

Mulailah dengan membuka orang Window. Klik pada tiga titik di bahagian bawah kiri MS Outlook. Pilihan menu Navigasi pop timbul muncul: 

Navigation Options pop-up menu
Pilih Orang pilihan dari Navigasi pop-up menu.

Pilih pilihan Orang dari menu pop-up. Orang Jendela dipaparkan dengan senarai lengkap kenalan anda: 

People window in Outlook
Anda boleh melihat senarai lengkap kenalan Outlook anda di People window.

Klik Kumpulan Kenalan Baru di Reben . Jendela Contact Group kosong muncul: 

Empty Contact Group window
Gunakan Panel Kenalan untuk membuat kenalan baru.

Ketik nama grup kontak yang ingin Anda buat di Nama kolom. Setelah membuat kumpulan kenalan baru, anda bersedia untuk mulai menambahkan kenalan ke kontak.

Langkah 2. Bagaimana Cara Menambah Kenalan ke Kenalan Outlook Kenalan

Untuk menambah kenalan baru ke kenalan kumpulan, mulakan dengan kosong Kumpulan Kenalan yang kosong. Klik ikon Tambah Ahli di pita. Pop timbul akan dipaparkan: 

Adding a member to an Outlook Contact Group
Untuk menambah ahli ke kenalan Outlook kenalan, pilih antara Outlook kenalan, alamat buku anda, atau kenalan baru e-mel.

Anda boleh memilih antara memilih ahli dari Outlook kenalan yang ada, dari alamat buku alamat anda, atau membuat baru e-mel kenalan untuk ditambahkan ke kenalan kumpulan. 

Jika anda memilih pilihan Dari Kenalan Outlook atau Dari Buku Alamat dari menu pop-up, window Pilih Ahli: Kenalan akan dipaparkan. Anda boleh memilih nama kenalan dari itu.

Untuk contoh ini, kami akan memilih pilihan New Contact E-mail . Daripada mendapatkan kad kenalan penuh, dialog kotak Add New Member muncul:

Add New Member dialog box
Gunakan dialog kotak Tambah Ahli Baru untuk menambah ahli ke kenalan Outlook kenalan anda.

Ketik nama dan alamat kontak yang ingin Anda tambahkan ke grup. Perhatikan bahawa kotak centang di samping Tambah ke Kenalan dicentang secara lalai.  Jika anda tidak mencentangnya, kenalan akan ditambah ke dalam kenalan baru anda, tetapi tidak ke alamat buku anda. Ini boleh membantu jika anda hanya perlu menghubungi orang ini sebagai sebahagian daripada kumpulan. 

Setelah memasukkan maklumat anda, klik OK . Kenalan kini ditambah ke kenalan kenalan anda. Lanjutkan menambah sebanyak mungkin kenalan ke grup yang anda perlukan.

Setelah selesai menambah ahli ke kenalan baru anda, klik Simpan & Tutup ikon di sebelah kiri atas Kumpulan Kenalan Window.

Langkah 3. Cara Menggunakan Kenalan Anda

Lain kali Anda siap mengirim pesan ke anggota kenalan anda, cukup ketikkan nama grup kontak di kolom . Klik butang Hantar semasa pesanan anda selesai. Mesej akan dihantar kepada semua ahli kenalan anda: 

Type the contact group name into the To field
Ketik nama grup kenalan Anda ke kolom To untuk untuk pesan baru untuk dikirim ke semua anggota kontak grup.

Langkah 4. Bagaimana untuk Mengubah Nama Kenalan Kumpulan

Setelah membuat kenalan kumpulan, anda boleh mengganti namanya. Sebagai contoh, jika projek berakhir dan projek kumpulan ditugaskan ke sesuatu projek, anda mungkin ingin mengganti nama kenalan anda.

Untuk mengganti nama grup anda, buka Navigasi pop-up menu dan pilih pilihan People : 

People option on the Navigation pop-up menu
Gunakan pilihan People pada menu pop-up Navigation untuk membuka Kenalan tetingkap.

Menambah tetingkap Kenalan : 

The Contacts window in Outlook
Kenalan kumpulan muncul di bahagian atas Kenalan tetingkap.

Nama kenalan kumpulan muncul di bahagian atas kenalan senarai (di sebelah orang ikon). Klik kenalan kumpulan untuk memilihnya. Klik dua kali pada kenalan kumpulan yang dipilih untuk membuka Kumpulan Kenalan Window: 

Renaming a contact group
Anda boleh mengganti nama kenalan kumpulan yang ada.

Ketik nama kenalan baru baru di Nama kolom. Setelah selesai, klik ikon Kemas Kini Sekarang . Atau, klik Simpan & Tutup untuk menyimpan perubahan dan keluar dari jendela.

Langkah 5. Bagaimana Mengganti Kenalan di Kenalan Kumpulan MS Outlook 

Daftar e-mel yang tidak pasti. Ahli kumpulan berubah dari masa ke masa. Outlook E-mel dapat membantu anda tetap.

Anda boleh dengan cepat dan mudah mengubah ahli kenalan kumpulan dari Kumpulan Kenalan window.Anda boleh menetapkan kenalan baru ke kenalan kumpulan atau membuang ahli kumpulan yang ada.Mulailah dengan tetingkap Kumpulan Perhubungan terbuka: 

Open Contact Group window
Anda boleh mengubah kenalan ahli dalam kumpulan kenalan yang ada.

Mari kita mulakan dengan menambah ahli baru ke kumpulan kenalan yang ada. Klik dua kali ikon Tambah Ahli di Ribbon .  Anda diberi pilihan untuk menambah ahli dari Outlook kenalan kenalan, alamat buku anda, atau untuk mengetik baru e-mel kenalan. Se telah selesai menambah ahli, klik ikon Update Now di Ribbon .

Untuk memadamkan ahli dari kenalan kumpulan, klik nama nama untuk memilihnya. Selanjutnya, klik ikon Alih Keluar Ahli di Reben . Ahli kenalan maklumat akan dibuang dari kenalan kumpulan. (Namun, mereka tidak dipadamkan dari e-mel kenalan Outlook anda.)

Setelah selesai membuat perubahan pada kenalan kenalan anda, klik Simpan & Tutup ikon di sebelah kiri Ribbon untuk keluar dari jendela

Langkah 6. Cara Menghapus Kenalan Kumpulan

Dari masa ke masa, anda mungkin mahu menghapus satu kenalan kumpulan sepenuhnya. Mungkin anda tidak perlu lagi menghubungi kumpulan ahli.

Untuk memadam kenalan kumpulan dari email MS Outlook anda, mulailah dengan Kenalan bintik terbuka.Kenalan kenalan anda muncul di bahagian atas senarai.

Klik kenalan kumpulan yang ingin anda hapus untuk memilihnya. Klik ikon Delete (seperti X) pada Ribbon .Kenalan kenalan anda akan dihapuskan

4 . Kenalan Maklumat Kenalan & Kumpulan

Entah anda menggunakan Outlook e-mel untuk keperluan perniagaan atau peribadi, ada gunanya dan memakan masa untuk dapat berkongsi informasi kenalan dengan pengguna MS Outlook lainnya dan dengan Microsoft OneNote. Di Outlook, anda boleh berkongsi kenalan dengan OneNote atau dengan pengguna Outlook lain.

OneNote adalah aplikasi pencatatan yang merupakan sebahagian daripada Microsoft Office. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai OneNote, tinjau tutorial ini: 

Langkah 1. Cara Mengirim Maklumat Kenalan ke OneNote

Mulailah dengan Kenalan bintik terbuka. Klik pada kenalan untuk memilihnya, kemudian klik ikon OneNote di Ribbon . Dialog Kotak Pilih Lokasi dalam OneNote muncul: 

Sharing an Outlook contact to OneNote
Anda boleh berkongsi Outlook kenalan kenalan dengan Microsoft OneNote.

Perlu pilihan My Notebook dan pilih Notebook notebook OneNote di mana anda ingin menyimpan maklumat kenalan. Klik OK Maklumat yang anda masukkan ke OneNote di buku catatan yang anda pilih: 

Outlook contact information in MS OneNote
Maklumat kenalan Microsoft Outlook telah dibagikan kepada OneNote.

Catatan : Anda juga boleh berkongsi maklumat kenalan kenalan Outlook ke OneNote.

 Langkah 2. Cara Kongsi Kenalan atau Kenalan di Outlook 

Jika ada orang lain yang memerlukan maklumat kenalan anda atau bahkan kenalan anda, anda dapat dengan cepat dan mudah berkongsi maklumat dengan mereka melalui Outlook email.

Mulailah dengan Contatcs window terbuka. Klik pada Outlook item yang ingin anda bagikan untuk memilihnya. Item boleh berupa kumpulan contact atau contact individual. Dalam contoh ini, saya menunjukkan cara berkongsi kenalan kumpulan di Outlook. 

Klik Forward Contact di Ribbon untuk membuka menu pop-up:

Forwarding contact information through Outlook
Anda boleh meneruskan kenalan Outlook atau kenalan kumpulan maklumat kepada orang lain.

Catatan Hubungan kumpulan hanya boleh diteruskan sebagai Outlook kenalan. Kenalan individu boleh diteruskan baik sebagai Outlook kenalan atau kad nama. 

Pilih pilihan untuk memasukan kenalan item. Jendela Email Compose terbuka dengan item contact yang sudah terpasang: 

Outlook Compose wincow
Maklumat kenalan kenalan Outlook yang anda bagikan dilampirkan ke e-mel.

Ketik email alamat orang yang ingin Anda terima informasinya. Sebaiknya tambah beberapa teks di bahagian mesej sehingga item Anda tidak akan berakhir di folder spam. Selepas selesai, klik butang Hantar .

Cara Praktis Menggunakan Kelompok Kenalan Anda

Setelah memasukkan kenalan anda ke Outlook dan mengaturnya ke dalam kumpulan, anda akan mendapati bahawa terdapat banyak kegunaan untuk Outlook kenalan kumpulan. Berikut adalah beberapa idea sahaja:

  1. Pesan projek Jika anda perlu menghantar maklumat yang sama kepada semua projek pasukan anda, hubungi kumpulan adalah alat yang hebat. Pastikan semua orang di dalam pasukan anda berada di halaman yang sama.
  2. Rapat . Walaupun ada cara lain untuk menghantar notis pertemuan, menghantarnya melalui email melalui kenalan kumpulan membolehkan anda menambah lampiran dan lain-lain lagi.
  3. Pengumuman . Jika perniagaan anda melakukan pengumuman di seluruh perusahaan, atau bahkan pengumuman di seluruh departemen, satu grup email yang dikirim menggunakan daftar kontak dapat membantu mengeluarkan berita.
  4. Pemberitahuan dan peringatan . Sekiranya anda perlu mengingatkan sekelompok klien tentang menaik taraf perisian atau perubahan sistem lain, senarai kenalan dapat memastikan mesej anda sampai ke orang yang tepat.
  5. Acara sosial . Hubungan Kelompok juga merupakan alat yang hebat untuk mengorganisir acara sosial seperti pesta, kumpul-kumpul kelompok, acara olahraga dan acara sosial lainnya.

Menggunakan kenalan kumpulan untuk menghantar mesej ke lebih dari satu orang praktis dan menjimatkan masa. Setelah merasa nyaman menggunakan kontak kelompok, Anda dapat memikirkan kegunaan unik anda sendiri untuk mereka. 

Atur E-mel anda dengan Lebih Baik Pengurusan Kotak Masuk

Anda tidak akan mempunyai MS Outlook kotak masuk yang berantakan jika anda mengikuti pengelola email yang baik. Pelajari mengurangkan kekurangan peti masuk e-mel anda dengan eBook percuma kami: 

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Kesimpulan

Sekarang setelah anda tahu cara menambah kenalan ke Outlook dan cara mengatur kenalan ke dalam contact group setelah menambahkannya, Anda siap menggunakan MS Outlook kontak untuk bisnis dan personal anda. Mulailah dengan membuat kenalan kenalan di Outlook hari ini.

Bagaimana anda menggunakan Outlook kenalan dalam perniagaan anda? Adakah anda menggunakan MS Outlook kenalan kumpulan? Bagikan pemikiran anda (atau tip) di komentar di bawah ini.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.