Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana untuk Menetapkan Mesej Pejabat Daripada di Outlook (Jawapan Automatik Away)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly
How to Create a New Outlook.Com Email Account (Quick Start Guide)

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Masa off adalah perkamaan umum yang ditawarkan oleh kebanyakan perniagaan. Menurut statistik dari Pusat Penyelidikan Ekonomi dan Dasar purata pekerja A.S. mengambil sepuluh hari dari setahun. Jumlah waktu untuk pekerja di negara lain jauh lebih tinggi, walaupun. Artikel Amerika Syarikat Today melaporkan bahawa bilangan hari yang paling banyak di negara-negara Eropah adalah 30 hari atau lebih besar—dengan Austria dan Portugal terikat untuk jumlah hari paling tinggi (35).

Kami suka masa kami! Dan kenapa tidak kita? Hari-hari peribadi boleh digunakan untuk apa-apa dari bercuti ke janji temu doktor dan banyak lagi. Tetapi jika anda akan mengambil masa jauh dari pejabat, perkara yang perlu dilakukan adalah membuat mesej e-mel pejabat secara automatik. Mesej ini akan membiarkan pelanggan dan rakan sekerja tahu bahawa anda tidak dapat dan mengarahkan mereka apa yang perlu dilakukan sehingga anda kembali.

Dalam tutorial ringkas ini dengan video, anda akan belajar cara membuat mesej pejabat di Microsoft Outlook menggunakan Wizard Peraturan Outlook. Kami akan memberikan arahan langkah demi langkah tentang cara menyiapkan balasan pejabat secara automatik di Outlook. Kami juga akan berkongsi beberapa Ia juga beberapa amalan terbaik e-mel bercuti.

Panduan untuk Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Sebelum pergi lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk merebut E-book Percuma kami: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Cara Menyediakan Mesej Pejabat Daripada Di Luar Negara (Dengan Video)

Dalam screencast di atas, belajar bagaimana untuk cepat membuat balasan automatik di Outlook. Atau, baca untuk arahan bertulis untuk membantu anda menyediakan mesej jauh dari Outlook, petua amalan terbaik untuk mengikuti, dan banyak lagi:

Bagaimana Menyediakan Responder Mesej Automatik dalam MS Outlook

Jika anda tidak mempunyai akaun Microsoft Exchange, anda perlu menyediakan mesej pejabat anda dengan menggunakan fungsi peraturan Outlook. Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenai menggunakan peraturan MS Outlook dalam tutorial ini:

1. Buat Templat Mesej

Langkah pertama untuk menyediakan Outlook dari jawatan pejabat adalah untuk membuat teks mesej pejabat anda dan simpan sebagai templat. Mulakan di peti masuk Outlook anda:

email inbox
Langkah pertama dalam membuat mesej jauh adalah untuk membuka mesej e-mel baru.

Klik ikon E-mel Baru di sebelah kiri atas. Tetingkap Mesej Baru muncul:

new message window
Ketikkan mesej dari mesej Outlook di e-mel baru yang baru dibuka.

Nota: Mesej ini menggunakan templat 1,000 Tandatangan E-mel daripada Elemen Envato. Anda juga boleh memuat turun dan menyesuaikan signature e-mel anda sendiri dari GraphicRIver.

Sekiranya anda menggunakan imej tandatangan e-mel atau mana-mana jenis imej tertanam dalam e-mel anda, pastikan format mesej anda ditetapkan kepada HTML. Ketahui lebih lanjut mengenai templat tandatangan e-mel dalam tutorial ini:

Taip baris Subjek anda dan badan mesej e-mel anda. Anda tidak perlu mengisi medan Kepada kerana mesej itu akan dihantar secara automatik kepada sesiapa yang menghantar mesej kepada anda.

Contohnya:

away message in Outlook
Pastikan mesej Outlook anda jauh dan teruskan.

Sebaik sahaja anda menyiapkan draf mesej anda, anda perlu menyimpannya sebagai templat. Pilih Fail > Simpan sebagai. Permintaan Windows Explorer muncul supaya anda menyimpan dan menyimpan mesej anda.

Pilih lokasi fail pada komputer anda untuk menyimpan mesej, taip nama fail dan simpan fail dalam format templat Outlook:

save an out of office message template
Simpan mesej pejabat anda sebagai templat.

2. Buat Peraturan dan Hidupkannya

Langkah seterusnya dalam membuat mesej pejabat secara automatik adalah untuk membuat peraturan untuk menghantar mesej. Klik Fail pada peti masuk Outlook anda untuk pergi ke skrin Maklumat Akaun:

account information screen
Anda boleh mencapai Outlook peraturan daripada skrin Maklumat Akaun.

Klik Urus Peraturan & Makluman. Pastikan bahawa tab Peraturan E-mel dipilih. Dalam tetingkap Peraturan dan Makluman akan muncul. Anda akan melihat senarai peraturan e-mel semasa anda:

Rules and Alerts window
Anda boleh mencipta peraturan baru e-mel daripada tetingkap Peraturan dan Makluman atau ubah suai yang sedia ada.

Klik ikon Peraturan Baru di atas senarai peraturan untuk memaparkan Peraturan Wizard:

rules wizard screen 1
Mulakan mesej dari anda dengan peraturan kosong yang akan digunakan untuk mesej yang anda terima.

Di bawah bermula dari kategori peraturan kosong pilih pemerintahan guna pada mesej yang saya terima opsyen. Klik butang Next. Memaparkan skrin Wizard Peraturan kedua:

rules wizard screen 2
Di skrin ini, tentukan orang yang akan menerima alamat e-mel pejabat anda.

Nota: sesetengah pakar keselamatan kini mengesyorkan bahawa anda mengehadkan siapa yang menerima Outlook anda daripada balasan pejabat dan bukan menghantarnya kepada semua orang yang menghantar mesej e-mel kepada anda.

Untuk menentukan siapa yang mendapat balasan pejabat, tandakan kotak di sebelah orang atau kumpulan awam di bawah Langkah 1. Klik pautan di bawah Langkah 2 untuk membuka buku alamat anda dan pilih siapa yang akan menerima mesej autoreply anda dan kemudian klik butang Dari. Kemungkinan besar anda akan mahu untuk memilih alamat e-mel daripada rakan sekerja yang anda berurusan dengan kerap serta e-mel pelanggan utama. Apabila anda telah memilih yang akan menerima autoresponder ini, klik OK dan kemudian klik Seterusnya pada Wizard Peraturan.

Jika anda tidak mahu mengehadkan siapa yang menerima jawapan pejabat anda, klik Seterusnya tanpa membuat sebarang pilihan pada skrin Wizard Peraturan ini. Mesej autoreply anda akan dihantar kepada semua orang yang menghantar mesej e-mel kepada anda.)

Sama ada cara, skrin Peraturan Wizard ketiga muncul:

rules wizard screen 3
Di skrin ini, pilih templat mesej jauh yang anda buat sebelum ini.

Pilih jawapan menggunakan pilihan tertentu template yang di bawah Langkah 1. Di bawah Langkah 2 klik jawapan menggunakan link template yang tertentu. Pilih Reply Template satu tetingkap akan muncul:

select a reply template window
Pilih template yang mengandungi balasan automatik mesej dari anda.

Pilih template yang anda cipta lebih awal dan klik Buka. (Jika anda tidak menyimpan template anda di lokasi lalai, anda mungkin perlu Semak seimbas untuk mencari.)

Klik Next untuk pergi ke Wizard Peraturan berikutnya,, yang bertanya tentang pengecualian. Kita tidak mahu menentukan sebarang pengecualian. Klik Next dan anda akan digesa untuk nama pemerintahan:

final rules wizard window
Gunakan tetingkap Wizard Peraturan akhir untuk nama pemerintahan dan menghidupkannya.

Taip nama pemerintahan. Pastikan hidupkan kotak semak peraturan ini ditanda.

Klik butang Selesai Wizard peraturan. Selepas itu, klik bebutang Guna pada tetingkap Peraturan dan Makluman kemudian klik OK.

Anda baru sahaja dicipta Autoresponder dalam MS Outlook!

3. ujian mesej dari Outlook

Sekarang bahawa anda mencipta mesej pejabat daripada anda, ia adalah idea yang baik untuk melihat jika ia berfungsi sebelum anda meninggalkan pejabat anda.

Anda boleh menguji mesej autoreply dengan menghantar mesej dari satu lagi e-mel yang anda miliki—seberapa lama yang anda telah sertakan email dalam pemerintahan seperti yang sepatutnya menerima mesej autoreply. Atau, anda boleh mendapatkan bantuan dari seorang teman yang e-mel yang anda dimasukkan sebagai salah satu yang sepatutnya untuk menerima daripada pesanan tiada di pejabat.

Selepas tunggu sebentar (beberapa sistem e-mel mengambil mesej masuk dalam kelompok), periksa e-mel yang anda hantar mesej e-mel ujian dari. Sekiranya anda mengikuti langkah dengan betul, alamat e-mel tersebut akan menerima keluar dari pejabat secara automatik.

4. Putarkan Outlook Off Mesej Mati

Apabila anda kembali ke Pejabat, sudah tiba masanya untuk mematikan daripada pesanan tiada di pejabat. Daripada Peti Masuk anda pilih Fail untuk pergi ke skrin Maklumat Akaun.

account information screen
Anda perlu untuk kembali ke tetingkap Peraturan dan Makluman untuk mematikan daripada pesanan tiada di pejabat.

Klik pada ikon Urus Peraturan & Isyarat. Tetingkap Peraturan dan Isyarat muncul:

turning off the Outlook out of office message
Gunakan kotak semak untuk menghidupkan peraturan Balas Daripada Pejabat.

Keluarkan cek dari sebelah Di Luar Pejabat Balas (atau apa sahaja yang anda namakan peraturan anda). Klik butang Guna dan kemudian klik OK. Jawapan pejabat anda telah dimatikan.

Untuk mengubahnya kembali lagi, kembali ke tetingkap Peraturan dan Makluman. Tandakan petak bersebelahan peraturan anda, kemudian klik Guna dan OK.

Amalan Terbaik Mesej MS Outlook Away

Memandangkan mesej Outlook anda akan diterima oleh pelanggan dan pelanggan anda serta rakan sekerja anda, anda perlu memastikan ia profesional. Berikut adalah beberapa amalan terbaik untuk mengikuti mesej Outlook:

1. Berhati-hati Mengenai Menggunakan Humor

Jika anda tahu secara tepat yang akan akan menerima mesej anda, anda mungkin memahami perasaan mereka berjenaka. Anda boleh memasukkan beberapa jenaka yang menarik kepada anda daripada pejabat mesej—tetapi berhati-hati. Apa yang anda fikirkan lucu mungkin kelihatan tidak profesional kepada orang lain. Jika anda tidak tahu yang akan menerima mesej anda, ianya mungkin satu idea yang baik untuk melangkau jenaka tersebut.

CollectiveHub mempunyai senarai mesej e-mel pejabat yang lucu. Saya akan membenarkan anda memutuskan mana yang anda fikir sesuai.

2. Format Mesej Keluar dari Pejabat Anda dengan sewajarnya

Anda daripada pesanan tiada di pejabat adalah komunikasi profesional, dan anda harus merawat seperti itu. Ia boleh menjadi singkat, tetapi anda sekurang-kurangnya harus merangkumi perkara-perkara berikut:

  • Subjek aliran. Ini tidak perlu diperincikan, tetapi ia mesti berada di sana.
  • Berkat. Walaupun anda tidak boleh menyambut penerima mengikut nama, anda boleh memasukkan ucapan generik seperti "Hello."
  • Pengenalan. E-mel ini dijangka menjadi pendek. Kemungkinan besar ia akan menjadi satu perenggan satu. Jadi, ini adalah satu kes di mana anda boleh melangkau pengenalan.
  • Teks badan. Secara umum, pastikan profesional bahasa anda. Kami telah membincangkan bagaimana anda perlu berhati-hati tentang menggunakan humor di sini.
  • Kesimpulan. Kesimpulan anda akan memberitahu penerima apa yang perlu dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera.
  • Tandatangan. E-mel profesional perlu memasukkan tandatangan supaya penerima anda boleh melihat dengan serta-merta siapa anda.
  • Imej tandatangan (pilihan). Termasuk imej tandatangan pada e-mel profesional anda adalah pilihan, tetapi bagus untuk dimiliki. Anda boleh memasukkan satu dengan templat tandatangan.

Untuk maklumat lanjut mengenai bagaimana untuk menguasai format e-mel perniagaan yang betul, belajar tutorial ini:

3. termasuk Detail, tetapi tidak terlalu banyak

Nasihat tradisional daripada tiada di Pejabat mempunyai pencipta mesej menyatakan Bilakah mereka akan meninggalkan dan apabila mereka akan kembali. Ia juga sering kali dinasihatkan penghantar untuk menamakan seorang rakan sekerja yang boleh membantu mereka yang e-mel anda semasa anda pergi. Sesetengah mesej pencipta bahkan termasuk butir-butir tentang percutian mereka, seperti mana mereka telah pergi.

Malangnya, masa telah berubah. Ramai pakar kini merasakan bahawa mesej terperinci seperti itu boleh menyebabkan anda berisiko—terutamanya jika mesej anda dihantar kepada semua orang yang menghantar e-mel kepada anda, yang boleh memasukkan spammer dan juga penjenayah. Lebih selamat untuk mengekalkan mesej umum anda untuk keluar dari jawatan pejabat yang secara automatik pergi ke semua orang yang menghantar e-mel kepada anda. Alternatif lain adalah untuk mengawal siapa yang menerima Outlook anda daripada jawapan pejabat, seperti yang saya lakukan dalam contoh yang saya buat.

4. Sertakan Tandatangan

Jika anda tahu siapa yang akan menerima Outlook anda daripada jawatan pejabat, anda harus merawat responder automatik seperti mana-mana mesej profesional lain yang anda hantar. Ini bermakna anda harus memasukkan tanda tangan e-mel dengan mesej ini. (Jika anda tidak tahu siapa yang akan menerima mesej jauh, tandatangan e-mel penuh mungkin terlalu terperinci.)

Jika anda mempunyai templat tandatangan yang disediakan untuk e-mel anda, menggunakannya di sini adalah bahagian penting penjenamaan anda. Ini benar terutamanya jika anda seorang pemilik perniagaan kecil atau freelancer.

5. Jangan Masuk Jangan sekali-kali

Jika anda bercuti, anda mungkin tergoda untuk menyemak e-mel anda dengan kerap. Dan telefon bimbit dan telefon pintar kami membuat pemeriksaan sangat mudah.

Jangan berikan kepada godaan itu. Kecuali kerja anda memerlukan anda untuk mendaftar masuk, biarkan rehat anda menjadi rehat yang benar. Anda akan kembali bekerja dengan segera. Nikmati masa anda. Apabila anda kembali, anda akan berasa lebih berehat.

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Bagaimana Menggunakan E-mel Outlook Berkesan

Membuat balasan automatik di Outlook hanyalah satu daripada perkara yang boleh anda lakukan dengan sistem e-mel anda. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara menggunakan Microsoft Outlook, pelajari tutorial ini:

Juga, kami mempunyai sumber yang hebat yang akan membantu anda mengatur peti masuk e-mel anda dan mendapatkan kawalan e-mel anda. Ia dipanggil: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery dan ianya percuma apabila anda mendaftar untuk newsletter Tuts+ Business.

Inbox Zero eBook

Bersedia untuk Percutian. Buat Outlook Anda Daripada Pejabat Balas Hari Ini!

Anda baru sahaja belajar bagaimana untuk menyiapkan balasan pejabat secara automatik di Outlook. Kenapa tidak pergi dan buat mesej Outlook jauh hari ini? Selain itu, jika anda belum mempunyai imej tandatangan untuk e-mel anda, anda boleh meneruskan dan memuat turunnya dari Envato Elements atau GraphicRiver.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.