Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana Melindungi Outlook E-mel Dengan Kata Laluan yang Kuat & Tetapan Keselamatan

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Use OneNote With Your Outlook Calendar
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Jika anda seperti sebahagian besar daripada kami, akaun e-mel Outlook anda penuh dengan maklumat peribadi dan perniagaan yang penting. Perkara terakhir yang anda mahu lakukan adalah untuk mengakses akaun e-mel anda—atau lebih teruk lagi, untuk mendapatkan kunci dari akaun e-mel Outlook anda tanpa sebarang cara untuk masuk semula.

Bukan rahsia lagi bahawa penggodam adalah selepas data e-mel anda. Kami membaca mengenai pelanggaran data baru setiap hari. Dan seringnya pelanggaran data berlaku melalui e-mel. Pejabat Jabatan Kesihatan dan Perkhidmatan Manusia A.S. untuk Hak Sivil menyimpan senarai pelanggaran maklumat kesihatan. Pada bulan Julai 2018 ia menyenaraikan 22 pelanggaran yang memberi kesan kepada ribuan individu. Daripada 22 pelanggaran tersebut, tujuh (atau hampir satu pertiga) melibatkan e-mel.

Mujurlah, terdapat beberapa langkah keselamatan Outlook yang boleh anda ambil untuk melindungi e-mel Outlook anda. Dalam tutorial ini, kami akan menunjukkan kepada anda apa yang anda perlu ketahui mengenai keselamatan Outlook. Ketahui cara memilih kata laluan yang kuat dan simpannya dengan selamat. Ketahui cara menggunakan tetapan keselamatan Outlook. Dan akhirnya, temui beberapa amalan terbaik keselamatan e-mel Microsoft seperti bagaimana menyediakan pengesahan pengguna.

Panduan ke Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Sebelum kami meneroka cara menjamin e-mel Microsoft Outlook, mari kita lihat bahagian lain yang penting dalam menguruskan akaun e-mel Outlook anda. E-buku percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery dikemas dengan strategi organisasi peti masuk dan tip pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Take back your inbox

Sekarang mari kita menyelam tutorial kami mengenai keselamatan e-mel Microsoft.

Amalan Terbaik E-mel Asas untuk Keselamatan yang Kuat

Langkah pertama dalam memastikan e-mel Outlook anda selamat adalah untuk meletakkan beberapa amalan terbaik keselamatan email. Amalan ini digunakan untuk kebanyakan perisian e-mel termasuk Microsoft Outlook.

Penafian: Saya bukan pakar sekuriti maklumat. Siaran ini didasarkan pada penyusunan amalan terbaik yang disyorkan dan pengalaman saya sendiri sebagai pengguna e-mel Outlook.

Berikut adalah enam cara anda boleh membantu melindungi akaun e-mel Outlook anda:

1. Gunakan Kata Laluan

Kecuali anda menggunakan Outlook pada pelayan pertukaran Microsoft, anda boleh menetapkan Outlook untuk meminta anda untuk kata laluan setiap kali ia dibuka (lihat arahan di bawah). Petikan kata laluan berlaku secara automatik untuk akaun Outlook.com kerana anda menetapkan satu ketika anda mendaftar untuk Outlook.com. Tetapi anda mungkin mahu menetapkan kata laluan secara berasingan untuk Outlook yang merupakan sebahagian daripada Office 365.

Nota: Jika anda mengakses e-mel Outlook anda di tempat kerja atau di sekolah, anda mungkin berada di pelayan pertukaran Microsoft. Hubungi pentadbir sistem anda untuk mengetahui cara menukar kata laluan anda.

2. Pilih kata laluan yang kuat

Apabila memilih kata laluan untuk MS Outlook atau akaun Microsoft anda, pastikan anda memilih yang kuat. Elakkan kata laluan yang mudah ditebak seperti nama kawan, ahli keluarga atau haiwan kesayangan. Hari lahir, alamat, dan nombor telefon juga pilihan yang tidak baik untuk kata laluan kerana maklumat mungkin tersedia di tempat lain.

Apabila ia datang kepada kata laluan, kata laluan yang lebih panjang lebih sukar bagi penceroboh untuk meneka. Kata laluan yang terbaik termasuk gabungan huruf dan nombor, dan simbol huruf besar dan huruf kecil. Jauhkan dari penjana kata laluan yang berdiri sendiri, yang kadang-kadang menubuhkan pihak yang tidak disenangi untuk mendapatkan akses kepada maklumat kata laluan.

Juga, pastikan kata laluan Outlook anda berbeza dari kata laluan lain anda. Sekiranya pihak ketiga sepatutnya mendapat akses ke akaun anda, anda tidak mahu mereka mendapat akses ke semua akaun anda.

Berikut adalah sumber yang hebat untuk membantu anda mempelajari lebih lanjut mengenai kata laluan:

3. Simpan Kata Laluan dengan selamat

Sebaik sahaja anda memilih kata laluan yang kuat, pastikan anda menyimpannya dengan selamat. Seorang pengurus kata laluan dalam talian seperti Dashlane, Keeper, atau Password Sticky adalah pilihan yang baik untuk mengekalkan kata laluan anda dari mata prying. Pastikan anda memilih kata laluan yang kuat dan tidak dapat dilupakan untuk pengurus kata laluan anda—anda harus ingat yang satu ini. Berikut adalah beberapa pengurus kata laluan dan tutorial lain tentang cara menggunakannya:

Apapun yang anda lakukan, jangan simpan kata laluan anda pada catatan Post-It yang terikat pada komputer riba anda, terutamanya jika anda bekerja dari ruang yang dikongsi. Juga, jangan menyimpan maklumat kata laluan pada senarai dalam dokumen Word atau Excel pada PC anda kecuali dokumen itu dilindungi kata laluan. Jika PC anda berlaku untuk dicuri, anda tidak mahu pencuri untuk mencari semua maklumat kata laluan anda sekaligus!

4. Tukar kata laluan secara berkala

Pakar tidak bersetuju tentang berapa kerap anda perlu menukar kata laluan anda, tetapi mereka bersetuju bahawa kadang-kadang menukar kata laluan boleh menghalang orang lain daripada menggunakan akaun anda. Dengan cara itu, jika ada orang yang memegang kata laluan anda, ada kemungkinan bahawa maklumat yang mereka ada bukanlah saat ini. Sudah tentu, menukar kata laluan anda bukan pengganti untuk memilih kata laluan yang kuat.

Bukan sahaja anda perlu menukar kata laluan peti masuk Outlook secara teratur, jika anda menggunakan Office 365, anda juga perlu mengemas kini kata laluan akaun Microsoft anda dengan kerap. Kata laluan akaun Microsoft anda adalah penting kerana ia adalah kunci untuk menggunakan semua produk Microsoft anda termasuk Outlook, Word, Excel, PowerPoint, dan sebagainya.

5. Add Two-Step Verification

Pengesahan dua langkah adalah jenis pengesahan pengguna yang menggunakan dua bentuk pengenalan untuk mengesahkan identiti anda. Bentuk pengenalan mungkin termasuk alamat e-mel atau nombor telefon anda.

Pengesahan dua langkah digunakan apabila anda cuba melakukan tugas yang sensitif seperti menetapkan semula kata laluan anda dan ketika anda mencoba mengambil informasi akun anda. Biasanya kod dihantar ke telefon atau e-mel anda. Untuk mengakses akaun anda, anda perlu memasukkan kod serta kata laluan anda. Tujuan pengesahan dua langkah adalah untuk memastikan orang lain tidak mengakses atau menukar akaun anda.

6. Simpan Outlook (dan Pelayar Anda) Dikemaskini

Kemas kini perisian adalah penting dalam memastikan data anda selamat. Kemas kini sering diterbitkan untuk meningkatkan keselamatan perisian atau untuk membetulkan masalah keselamatan yang timbul. Dengan tidak mematuhi perisian Outlook dan penyemak imbas anda, terkini anda boleh meninggalkan mereka yang terdedah.

Bagaimana Melindungi Akaun E-mel Outlook anda

Langkah-langkah dalam seksyen ini adalah khusus untuk Outlook 365. Jika anda mempunyai versi Outlook yang lebih lama, bekerja pada Outlook.com, atau jika anda mengakses Outlook anda melalui pelayan Microsoft Exchange, langkah-langkah ini mungkin tidak berfungsi untuk anda.

Langkah 1. Tetapkan Kata Laluan untuk Peti Masuk Outlook anda

Tahukah anda bahawa anda boleh menetapkan Outlook untuk meminta anda untuk kata laluan setiap kali anda membukanya? Di sini apa yang perlu dilakukan:

Mulakan dengan MS Outlook terbuka dan klik tab Fail di sebelah kiri peti masuk:

Open Outlook inbox
Gunakan tab Fail untuk mengakses tetingkap maklumat Akaun.

Tetingkap Maklumat Akaun Outlook muncul:

Outlook Account Information Window
Pilih Tetapan Akaun > Tetapan Akaun.

Klik pada butang Tetapan Akaun dan pilih Tetapan Akaun sekali lagi dari menu drop-down. Kotak dialog Tetapan Akaun memaparkan:

Account Settings dialog box
Pilih fail peti masuk (inbox.pst) dari tab Data Files pada kotak dialog Tetapan Akaun.

Pilih tab Data Fail. Anda akan melihat pelbagai jenis fail data Outlook (fail .pst) termasuk fail arkib dan fail peti masuk. Untuk mempunyai Outlook meminta anda kata laluan apabila anda membuka peti masuk anda, klik dua kali pada fail data peti masuk. Kotak Fail Data Outlook muncul:

Outlook Data File box
Pilih butang Change Password.

Klik butang Tukar Kata Laluan. Pada prompt, ketik kata laluan baru anda dua kali dan klik OK. Klik OK sekali lagi.

Nota: Sekiranya anda tidak mempunyai kata laluan peti masuk pada saat ini, tinggalkan ruang kosong kata laluan lama anda.

Penting: Microsoft tidak akan dapat mengambil kata laluan ini untuk anda jika anda kehilangannya, jadi pastikan anda menyimpannya di tempat yang selamat.

Langkah 2. Tukar Kata Laluan Anda

Kata laluan harus dikemas kini secara tetap. Dalam bahagian ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara mengemas kini kata laluan untuk peti masuk Outlook anda dan kata laluan untuk akaun Microsoft anda.

1. Bagaimana untuk Mengubah Peti Masuk Peti Masuk Peti Keluar anda

Sebaik sahaja anda telah membuat kata laluan untuk peti masuk anda, anda perlu mengemas kininya dengan kerap. Dari tetingkap Maklumat Akaun Outlook, pilih Tetapan Akaun > Tetapan Perakaunan. Kotak dialog Tetapan Akaun muncul:

Account Settings dialog box
Gunakan kotak dialog Tetapan Akaun untuk menukar kata laluan anda.

Pilih tab Data Fail. Klik dua kali pada fail data Peti masuk (inbox.pst). Kotak Fail Data Outlook muncul:

Outlook Data Files box
Gunakan butang Tukar Kata Sandi untuk menetapkan kata laluan baru untuk peti masuk Outlook anda.

Klik butang Tukar Kata Laluan. Pada prompt, ketik kata laluan semasa anda di medan kata laluan Lama. Taip kata laluan baru anda dalam medan kata laluan Baharu dan sekali lagi dalam medan kata laluan Sahkan.

Nota: Pastikan menyimpan kata laluan ini di tempat yang selamat di mana anda boleh mengaksesnya jika diperlukan. Microsoft tidak menyimpan maklumat ini dan tidak dapat mengambilnya sekiranya anda kehilangannya.

Apabila anda selesai memasukkan kata laluan baru, klik OK kemudian Tutup. Anda baru sahaja menukar kata laluan anda.

2. Bagaimana Tukar Kata Laluan untuk Akaun Microsoft Anda

Bukan hanya sekiranya anda menukar kata laluan untuk peti masuk Outlook anda, jika anda menggunakan Outlook dengan Office 365, anda juga harus menukar kata laluan akaun Microsoft anda secara teratur.

Untuk menukar kata laluan Akaun Microsoft anda, log masuk ke akaun Microsoft anda. Klik ikon profil pengguna anda di penjuru kanan sebelah atas. Dari menu lungsur turun, pilih Lihat akaun Microsoft. Maklumat akaun Microsoft anda memaparkan.

Klik pilihan Keselamatan dari menu di seluruh bahagian atas skrin. Tetingkap asas Keselamatan muncul:

Microsoft account information
Kata laluan yang anda ubah di sini adalah untuk seluruh akaun Microsoft anda.

Klik butang Tukar Kata Laluan. Anda akan diminta untuk mengesahkan identiti anda melalui e-mel atau teks. Ikut arahan untuk mengesahkan identiti anda. Anda akan melihat Ubah skrin kata laluan anda:

Microsoft Change your password screen
Taip kata laluan semasa anda sekali. Kemudian taip kata laluan baru dua kali.

Taip kata laluan semasa anda di medan atas. Ketik kata laluan baru dalam dua bidang di bawah.

Perhatikan kotak semak di sebelah perkataan Buat saya menukar kata laluan saya setiap 72 hari. Jika anda menyemak ini, anda akan digesa untuk menukar kata laluan anda dalam 72 hari. Memeriksa kotak ini boleh menjadi idea yang baik jika anda menghadapi masalah untuk mengingati untuk menukar kata laluan anda.

Apabila anda selesai, klik Simpan untuk menyimpan perubahan anda.

Langkah 3. Periksa Tetapan Keselamatan Anda

Semasa anda berada di skrin dasar Keselamatan, ini adalah idea yang baik untuk memeriksa tetapan keselamatan Microsoft anda. Klik butang Maklumat Kemas Kini untuk melihat tetapan keselamatan akaun Microsoft semasa anda. Tetapan ini penting kerana ia menentukan bagaimana Microsoft mengesahkan identiti anda. Berikut ialah tetingkap Tetapan Keselamatan Microsoft:

Microsoft Security Settings window
Sahkan bahawa maklumat pada skrin ini betul.

Pastikan maklumat yang dipaparkan betul. Jika salah, gunakan pautan Keluarkan untuk mengalih keluar maklumat yang salah. Klik pautan Tambah maklumat keselamatan untuk menambah maklumat baru atau dikemas kini.

Langkah 4. Sediakan Pengesahan Dua Langkah

Anda juga boleh menggunakan tetingkap Tetapan Keselamatan untuk menetapkan pengesahan dua langkah untuk akaun Microsoft anda. Klik pautan lebih pilihan dalam teks di bahagian bawah skrin. Anda akan melihat tetingkap pilihan keselamatan Tambahan:

Additional security options window
Anda boleh menyediakan pengesahan dua langkah untuk akaun Microsoft anda.

Seperti yang anda lihat, terdapat beberapa pilihan keselamatan yang ada. Untuk tutorial ini, kami ingin memberi tumpuan kepada pengesahan Dua langkah. Ini adalah pengawal keselamatan identiti yang baik untuk kebanyakan pengguna. Klik Setkan pautan pengesahan dua langkah untuk memulakan proses.

Sistem ini akan memandu anda melalui proses menetapkan perlindungan ini mengikut keadaan khusus anda. Pastikan membaca setiap skrin dengan teliti dan ikuti arahan seperti yang diberikan.

Langkah 5. Semak dan Pasang Kemas Kini MS Outlook Terkini

Memasang kemas kini perisian sering diabaikan, tetapi ia adalah bahagian penting untuk menjaga akaun anda selamat. Untuk memastikan bahawa anda menggunakan Outlook versi terkini (dan Perisian MS Office yang lain) pergi ke tetingkap Maklumat Akaun Outlook. Dari anak tetingkap navigasi di sebelah kiri, klik Akaun Pejabat. Tetingkap Maklumat Produk Microsoft memaparkan:

Product Information
Oleh kerana Outlook disertakan dengan MS Office, ia akan dikemas kini apabila anda mengemas kini Office.

Seperti yang anda lihat, tetingkap termasuk maklumat mengenai perisian Outlook anda, termasuk versi semasa. Untuk mengemas kini Outlook, klik butang teratas bersebelahan Kemas Kini Pejabat. Memaparkan menu lungsur turun:

Drop-down Update menu
Gunakan menu lungsur untuk mengemas kini MS Office jika kemas kini tersedia.

Beberapa pilihan kemas kini dipaparkan. Untuk tujuan tutorial ini, saya akan memilih Kemas kini Sekarang. Jika versi Office anda adalah semasa, anda akan menerima suatu jawapan yang mengatakan Anda terkini!

Jika tidak, sistem akan cuba mengemas kini aplikasi Microsoft Office anda, termasuk Outlook. Sekiranya anda mempunyai aplikasi Office yang terbuka pada mesin anda, anda mungkin digesa untuk menutupnya:

Close open apps
Jika anda mempunyai sebarang aplikasi Microsoft Office terbuka, anda perlu menutupnya sebelum anda boleh mengemas kini MS Office.

Ikuti arahan pada prompt. Anda mungkin dikehendaki untuk memulakan semula komputer anda. Apl Microsoft anda dikemas kini secara automatik.

Jangan lupa untuk mengemas kini pelayar anda dengan kerap.

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Cara Menggunakan E-mel Berkesan

Sama ada anda pemilik perniagaan atau profesional perniagaan, e-mel adalah alat komunikasi penting. Penting untuk memastikan e-mel anda adalah profesional yang mungkin. Tutorial-tutorial ini boleh membantu:

Sekiranya anda perlu menjadi lebih baik menggunakan MS Outlook, lihat bahagian lain Tutorial Outlook yang berguna dalam siri ini: Apa itu MS Outlook? (Alat Perisian Pro E-mel).

Untuk lebih baik menguruskan peti masuk e-mel anda dan pastikan e-mel masuk anda dianjurkan, jangan lupa untuk mendaftar ke surat berita Tuts+ Perniagaan dan dapatkan percuma kami e-book: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Selamat Akaun E-mel Outlook Anda Hari Ini

Sekarang bahawa anda tahu beberapa langkah keselamatan Outlook yang anda boleh ambil, anda sudah bersedia untuk melindungi e-mel Outlook anda. Anda telah belajar bagaimana untuk memilih kata laluan yang kuat dan cara menggunakan tetapan keselamatan Outlook. Kami juga membincangkan amalan terbaik keselamatan email seperti bagaimana menyediakan pengesahan pengguna dan banyak lagi.

Akaun e-mel Outlook anda adalah bahagian penting bagaimana anda menjalankan perniagaan anda. Pastikan anda memanfaatkan sepenuhnya amalan terbaik keselamatan Outlook.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.