Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Bagaimana Menggunakan OneNote Dengan Kalendar Outlook anda

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails
How Protect Outlook Emails With Strong Passwords & Security Settings

Malay (Melayu) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

Jika anda seperti sebahagian besar daripada kami, banyak tugas penting dan nota anda tiba melalui e-mel. Anda telah menggunakan Kalendar dan Senarai Untuk Microsoft Anda untuk menjejaki tugas anda, tetapi anda mahu melakukan lebih banyak lagi.

Kebanyakan orang tidak menyedari bahawa anda boleh menggunakan MS OneNote sebagai pengurus tugas Outlook dengan alat Outlook To-Do-List Kalendar. Dengan menambah OneNote ke MS Outlook, anda tidak boleh hanya mengesan tugas anda, anda juga boleh menjejaki maklumat lain yang diterima melalui e-mel dalam buku nota berguna dengan tab. Terdapat juga ciri kolaborasi OneNote yang boleh anda gunakan untuk berkongsi maklumat anda dengan orang lain.

Dalam tutorial ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara mengaktifkan ciri OneNote dalam MS Outlook. Kami juga akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan OneNote untuk mengurus tugas dan nota anda dengan berkesan. Kami akan berkongsi bagaimana MS Outlook dapat membantu anda menyimpan dan mengatur mesej e-mel masuk anda. Akhirnya, kami akan berkongsi hack sejuk untuk menggunakan MS OneNote bersama dengan kalendar Outlook untuk mengambil minit mesyuarat dan mengedarkannya untuk bertemu peserta.

Panduan untuk Zero Mastery Inbox (Muat turun eBook Percuma)

Dalam tutorial ini, anda akan belajar cara menggunakan OneNote dan Outlook untuk tugas pengurusan projek. Anda boleh mendapatkan lebih banyak kawalan ke atas projek anda dengan mempelajari cara menguruskan peti masuk e-mel anda, jadi pastikan untuk merebut E-book Percuma kami: Panduan Ultimate ke Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

ultimate guide to inbox zero mastery

Sekarang mari kita pergi ke tutorial kami tentang cara menggunakan Microsoft Outlook dengan OneNote.

Apa itu Microsoft OneNote?

MS OneNote adalah alat notetaking/to-do-list yang datang sebagai sebahagian daripada suite MS Office. Ia membolehkan anda mengatur dan menyimpan maklumat serta menjejaki mesyuarat dan tugas. Apabila anda berada di sekolah, anda mungkin menggunakan buku nota dengan tab untuk menyimpan kertas kerja anda. OneNote berfungsi dengan cara yang sama, kecuali buku nota anda kini maya dan tab anda dipanggil bahagian.

OneNote diintegrasikan ke dalam MS Outlook dan anda boleh menggunakannya bersama-sama dengan Kalendar MS Outlook dan Senarai Anda. Ia juga boleh diintegrasikan ke dalam aplikasi produktiviti perisian lain. OneNote juga termasuk alat kerjasama rakan sebaya.

Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai asas-asas Microsoft OneNote, berikut adalah beberapa tutorial:

Bagaimana Mengaktifkan MS OneNote

Sekarang anda telah belajar apa yang MS OneNote ada, anda sudah bersedia untuk mula menggunakannya. Sebelum anda boleh mula menggunakan, MS OneNote Add-in, anda perlu memastikan ia diaktifkan. Jika OneNote diaktifkan, anda akan melihat ikon OneNote pada reben semasa tab Home dipilih:

OneNote icon
Jika OneNote aktif dengan Outlook, anda akan melihat ikon OneNote dalam reben.

Jika OneNote tidak aktif dalam versi Outlook anda, anda perlu mengaktifkannya. Inilah yang perlu dilakukan

Langkah 1. Akses Window Options Window

Mulakan dengan peti masuk e-mel Outlook anda terbuka. Klik tab Fail. Tetingkap Maklumat Akaun muncul:

Account information window
Pilih Pilihan dari tetingkap Maklumat Akaun untuk mengakses tetingkap Outlook Pilihan.

Klik Pilihan di sebelah kiri. Tetingkap Outlook Pilihan muncul:

Outlook Options window
Pilih pilihan Add-ins untuk mengaktifkan OneNote.

Langkah 2. Tukar OneNote ke Status Aktif

Klik pilihan Add-ins di sebelah kiri. Pada Lihat dan urus tetingkap Tambah Microsoft Office anda akan melihat senarai aplikasi tambahan aktif, tidak aktif dan dilumpuhkan:

View and manage Microsoft Office Add-ins window
Anda akan melihat senarai add-in aktif, tidak aktif, dan kurang upaya.

Jika OneNote berada pada senarai Add-In Aplikasi Tidak Aktif, pilih COM Add-ins di sebelah Mengurus di bahagian bawah skrin. Kemudian, klik butang Pergi. Kotak dialog Add-Ins Com muncul:

Com Add-ins dialog box
Penambahan tanpa tanda semak tidak aktif.

Tandai kotak pilihan bersebelahan Nota OneNote mengenai item Outlook untuk mengaktifkannya, kemudian klik OK. Sistem ini kembali ke peti masuk anda. Anda kini perlu melihat ikon OneNote pada reben semasa tab Home dipilih.

Bagaimana Membuat Tugas Outlook dalam OneNote

Sebaik sahaja anda telah mengaktifkan OneNote, anda boleh menggunakannya sebagai pengurus tugas Outlook dengan membuat tugas dalam Outlook dan menyimpannya ke OneNote atau membuat tugas dalam OneNote dan menyimpannya ke Outlook. Mari kita mulakan!

Perkara pertama yang anda mahu lakukan ialah membuka OneNote pada desktop anda:

MS OneNote
Perhatikan bahawa OneNote dianjurkan ke dalam Notebook. Setiap buku panduan mengandungi Bahagian dan setiap bahagian mengandungi Halaman.

Seperti yang anda lihat, saya telah menambah Notebook yang dipanggil Projek XYZ kepada OneNote untuk kami bekerjasama. Saya juga menambah beberapa bahagian (kadang kala dipanggil folder) ke notebook. Bahagian yang saya tambah dipanggil Mesyuarat, Minit, Koresponden, dan Tugas. Di sebelah kanan, anda akan melihat tempat untuk senarai Halaman dalam bahagian yang sedang dibuka—itu bahagian hijau. (Tidak terdapat sebarang halaman dalam senarai lagi kerana kita tidak menciptanya.)

Buat dan namakan buku nota dan bahagian anda sendiri mengikut keperluan organisasi anda.

1. Gunakan OneNote untuk Tambah Tugas Baru untuk Senarai Tugas Outlook Anda

Anda boleh menambah tugas ke Outlook To-Do-List anda dari OneNote. Ini caranya:

Langkah 1. Buka Bahagian Notebook Anda dan Tambah Tugasan

Mula dengan membuka seksyen yang sesuai dalam buku nota yang betul. Dalam kes ini, saya akan mula dengan bahagian Tugas membuka dalam folder Projek XYZ. (Saya telah menambah tugas sebelum ini yang dipanggil Fail Projek Kerja Projek XYZ ke bahagian ini. Anda boleh melihatnya pada senarai halaman di sebelah kanan.)

Add a new task
Sebaik sahaja anda telah menambah tugas baru, taipkan nama tugas di sebelah kotak semak.

Klik kotak semak di sebelah ikon To Do Tag dalam pita. Kotak pilihan, yang mewakili tugas baru, dipaparkan pada halaman kosong di bahagian yang anda buka.

Langkah 2. Taip Keterangan Petugas

Taipkan keterangan tugas di ruang kosong di sebelah kotak centang.

Naming a task
Nama tugas harus menerangkan tugas supaya anda dapat mencarinya kemudian.

Langkah 3. Jadualkan Tugasan dan Tambah Butiran

Apabila anda selesai, klik ikon Tugas Outlook dalam reben. Dari menu lungsur turun, pilih jangka masa apabila anda ingin menambah tugas ke senarai tugas Outlook. Untuk menjadualkan tarikh tertentu, pilih pilihan Tersuai. Tetingkap Tugas baru Outlook memaparkan:

Outlook task window open
Isikan butir-butir dalam tetingkap Petugas Tugas Baru.

Kini sudah tiba masanya untuk mengisi butiran tugas:

  • Gunakan tarikh Mula dan Medan tarikh input tempoh untuk menjadualkan tugas.
  • Huraikan kepentingan tugas menggunakan bidang Keutamaan (pilih antara Rendah, Normal, dan Tinggi).
  • Gunakan kotak semak Peringatan supaya Outlook mengingatkan anda tentang tugas itu.
  • Tentukan kepentingan tugas menggunakan bidang Keutamaan.

Apabila anda selesai mengisi tetingkap Petugas Baru, tutupnya dengan mengklik X di sudut kanan atas tetingkap. Pastikan anda menyimpan perubahan apabila Outlook meminta anda berbuat demikian.

Langkah 4. Lihat Tugas dalam Outlook

Untuk melihat tugas yang baru anda buat dalam OneNote, buka senarai tugas MS Outlook anda. Anda akan melihat tugas yang baru anda buat pada senarai tugas. Butiran tertera pada anak tetingkap di sebelah kanan:

Task created in OneNote
Perhatikan bahawa penerangan tugas mengandungi pautan ke laman OneNote yang kami gunakan untuk mencipta tugas itu.

Anda kini boleh bekerja dengan tugas dalam Outlook sama seperti tugas anda yang anda buat menggunakan alat tugas Outlook jika anda suka. Untuk butiran lanjut tentang kerja dengan tetingkap Tugas Baru, semak semula tutorial ini:

2. Tambah Tugasan Outlook ke OneNote

Gunakan OneNote sebagai pengurus tugas Outlook dengan menjimatkan tugas yang dibuat dalam Outlook ke OneNote. Inilah yang perlu dilakukan:

Langkah 1. Buka Outlook to-Do-List anda dan pilih satu tugas

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda dan buka To-Do-List anda. (Klik pada ikon Lebih di bahagian bawah panel Navigasi dan pilih Tugas dari menu pop timbul.)

Pilih tugas yang telah anda buat dalam Outlook dari senarai. Untuk contoh kami, saya telah mencipta satu tugas yang dikenali sebagai Menghadiri Seminar Latihan di MS Outlook:

New Outlook Task
Anda boleh menambah tugas yang dibuat dalam Outlook ke OneNote.

Klik dua kali pada tugas yang anda buat dalam Outlook untuk membukanya.

Outlook task is open
Tugas Outlook mengandungi ikon OneNote yang membolehkan anda menyimpannya ke OneNote.

Langkah 2. Hantar Tugas ke OneNote

Klik pada ikon OneNote dalam reben untuk menghantar tugas ke OneNote. Memilih Lokasi dalam kotak dialog OneNote dipaparkan:

Select location in OneNote
Gunakan Lokasi Pilih dalam kotak dialog OneNote untuk memilih lokasi untuk tugas anda.

Klik pada buku nota untuk memilih salah satu bahagian di dalam atau membuat pilihan dari senarai Pilihan Terkini. Apabila anda telah memilih lokasi, klik butang OK dan tutup tugas terbuka.

Langkah 3. Lihat Tugasan Outlook dalam OneNote

Untuk melihat tugas anda di OneNote, buka buku nota dan bahagian di mana anda menyimpan tugas itu. Klik pada nama tugas dalam senarai halaman di sebelah kanan untuk membuka halaman yang mengandungi tugas yang telah anda buat:

New task in OneNote
Tugas anda telah ditambahkan ke OneNote.

Cara Simpan E-mel Outlook ke OneNote

Anda boleh menyimpan e-mel kepada OneNote di mana anda boleh membuat nota di atasnya, tugas yang dijadualkan berdasarkannya, dan banyak lagi.

Langkah 1. Pilih E-mel untuk Hantar kepada OneNote

Mulakan dengan peti masuk e-mel anda terbuka. Pilih mesej atau mesej yang anda mahu simpan untuk OneNote:

Select an email message
Pilih mesej e-mel Outlook yang anda mahu simpan di OneNote.

Langkah 2. Hantar Email ke OneNote

Klik ikon OneNote dalam reben untuk menghantar mesej yang dipilih kepada OneNote. Memilih Lokasi dalam kotak dialog OneNote dipaparkan:

Select location dialog box
Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan mesej e-mel yang dipilih.

Klik pada lokasi di mana anda mahu menyimpan e-mel dan kemudian klik OK. OneNote membuka halaman baru dengan e-mel anda di dalam buku nota dan seksyen yang anda pilih:

Outlook email stored in OneNote
OneNote boleh membantu anda menyimpan dan mengatur mesej penting Outlook anda.

Bagaimana Menggunakan OneNote untuk Mencari Tugas atau Mesej

Sebaik sahaja anda masuk ke tabiat menggunakan OneNote untuk menyimpan maklumat, buku nota anda mungkin mula menjadi penuh. Anda mungkin bimbang bahawa anda tidak akan dapat mencari apa yang anda cari. Tetapi OneNote mempunyai alat carian yang sangat membantu. Mari lihat lebih dekat.

Langkah 1. Buka OneNote dan Cari Alat Carian

Mula dengan membuka OneNote:

Search tool in OneNote
Jika anda terlupa di mana anda menyimpan maklumat dalam OneNote alat Cari boleh membantu anda mencarinya.

Langkah 2. Taip Frasa Carian

Saya mahu mencari e-mel yang saya simpan untuk OneNote, tetapi saya tidak boleh ingat di mana saya meletakkannya. Saya tahu bahawa ia mengandungi perkataan "terima kasih", jadi saya menaip kata-kata itu ke dalam alat Cari dan tekan kekunci Enter apabila saya selesai. Alat Carian membawa saya terus ke laman OneNote di mana saya menyimpan e-mel:

Using the search tool in OneNote
Alat Carian menemui mesej yang saya cari.

Bagaimana Menggunakan OneNote Dengan Mesyuarat

Anda boleh menjimatkan masa pada tugas pengurusan projek dengan mengotomatisasi proses minit mesyuarat. Anda boleh menyambungkan mesyuarat yang telah anda perolehi pada kalendar Outlook anda, ambil nota pada mesyuarat itu, dan e-mel nota tersebut kepada orang lain yang menghadiri mesyuarat apabila mesyuarat berakhir.

Mari belajar bagaimana:

Langkah 1. Buka Kalendar Outlook anda

Mulakan dengan membuka kalendar MS Outlook anda:

MS Outlook Calendar
Anda boleh menambah mesyuarat dari MS Calendar anda kepada OneNote.

Untuk maklumat lanjut mengenai cara menggunakan alat Kalendar Microsoft Outlook, semak semula tutorial ini:

Langkah 2. Tambah Mesyuarat ke OneNote

Cari mesyuarat yang anda mahu tambah ke OneNote dan klik dua kali untuk membuka tetingkap Acara Jemputan. Dalam kes ini, kami akan membuka Latihan Komputer pada mesyuarat Perisian Baru yang saya sediakan sebagai contoh:

Open calendar meeting
Mesyuarat ini dibuka dalam tetingkap Acara Invois di Outlook.

Setelah tetingkap Acara Jemputan dibuka, sambungkannya ke OneNote dengan mengklik ikon OneNote dalam reben. Perhatikan bahawa ia menyatakan Mesyuarat Pertemuan. Kotak dialog muncul bertanya sama ada anda mahu Kongsi nota dengan mesyuarat atau Ambil nota anda sendiri:

Meeting notes dialog box
Kotak dialog Nota Mesyuarat membolehkan anda memilih antara mengambil nota mesyuarat dalam buku nota OneNote bersama atau membawanya dalam buku nota peribadi.

Pilih salah satu dari yang berikut:

  • Untuk berkongsi minit mesyuarat dalam buku nota berkongsi, pilih nota Saham dengan pilihan mesyuarat. Nota: anda mesti mempunyai komputer riba OneNote yang dikongsi yang telah ditetapkan untuk memilih pilihan ini.
  • Untuk mengambil nota anda secara peribadi, pilih Ambil nota pada pilihan anda sendiri. Nota-nota ini hanya akan wujud dalam buku catatan peribadi anda sehingga anda berkongsinya melalui e-mel. Ini adalah pilihan yang akan kita gunakan untuk contoh ini.

Pilih Ambil pada pilihan anda sendiri. Lokasi Pilih dalam kotak dialog OneNote muncul:

Select a OneNote location
Pilih buku nota dan bahagian yang sesuai untuk nota mesyuarat anda.

Langkah 3. Ambil Nota dalam OneNote

Klik pada buku nota untuk memilih salah satu bahagian di dalam atau membuat pilihan dari senarai Pilihan Terkini. Apabila anda telah memilih lokasi, klik butang OK dan tutup mesyuarat terbuka. Halaman baru yang mengandungi maklumat mesyuarat anda terbuka di bahagian OneNote dan buku nota yang baru anda pilih:

Meeting in OneNote
Maklumat mesyuarat telah ditambahkan kepada OneNote.

Catat pada halaman terbuka di OneNote di bawah tajuk Nota.

Langkah 4. Mengedarkan Nota Mesyuarat Dengan Outlook

Apabila mesyuarat berakhir, anda boleh berkongsi nota anda dengan semua orang yang menghadiri mesyuarat dengan mengklik pada ikon Laman E-mel dalam reben:

Email your notes to attendees
Gunakan ikon Laman E-mel untuk menghantar nota mesyuarat anda kepada peserta pertemuan.

Mesej Outlook dibuka dengan maklumat mesyuarat dan peserta di bahagian atas dan nota anda di bahagian bawah:

Meeting minutes email
Anda boleh menambah ke minit mesyuarat e-mel atau hantar seperti itu.

Apabila anda sudah bersedia, klik butang Kirim di sebelah kiri untuk menghantar nota-nota mesyuarat kepada peserta mesyuarat.

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Cara Menggunakan E-mel Berkesan

Sama ada anda pemilik perniagaan atau profesional perniagaan, e-mel adalah alat komunikasi penting. Penting untuk memastikan e-mel anda adalah profesional yang mungkin. Tutorial-tutorial ini boleh membantu:

Tips dan Strategi E-mel yang Lebih Baik

Jangan lupa untuk mendaftar ke surat berita Perniagaan Tuts dan dapatkan Ebook percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ia dibungkus dengan strategi organisasi peti masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

free email inbox ebook

Kesimpulannya

Seperti yang anda dapat lihat, OneNote dan Outlook bersama boleh mengendalikan banyak tugas pengurusan projek. Menggunakan alat ini bersama-sama boleh membantu anda bekerja dengan lebih berkesan. Anda baru belajar bagaimana untuk mengaktifkan MS OneNote dan menggunakannya dalam kombinasi dengan Microsoft Outlook untuk mengatur e-mel Outlook anda, tugas Outlook, mesyuarat, dan maklumat lain.

Anda juga dapat mengetahui cara menggunakan OneNote sebagai pengurus tugas Outlook. Saya telah menjelaskan cara menyimpan e-mel ke folder OneNote. Selain itu, kami telah melengkapkan tip yang menarik untuk menyimpan maklumat mesyuarat untuk OneNote dan menggunakan OneNote untuk kedua-dua minit mesyuarat dan mengedarkan minit pertemuan itu untuk bertemu peserta.

Adakah anda menggunakan OneNote dan Outlook bersama? Jika ya, apakah petua produktiviti OneNote yang anda kaitkan dengan menggunakan alat untuk tugas pengurusan projek? Kongsi jawapan anda di dalam komen di bawah.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.