Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Planning
Business

Apakah KPI dan Cara Menggunakannya dalam Perniagaan Kecil Anda?

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Tazkiyah (you can also view the original English article)

Jika anda telah bekerja dalam pekerjaan korporat, anda mungkin tahu semua tentang Petunjuk Prestasi Utama (KPI) . Syarikat-syarikat besar menggunakannya setiap masa untuk mengukur kemajuan mereka dan pastikan mereka berada di landasan untuk memukul sasaran mereka. 

Tetapi banyak perniagaan kecil yang hilang tipuan: Kajian baru-baru ini oleh Geckoboard mendapatibahawa hampir separuh daripada pemilik perniagaan kecil dan sederhana gagal mengenalpasti mana-mana KPI.  Tinjauan yang sama mendapati bahawa perniagaan yang menjejaki KPI secara teratur adalah kira-kira dua kali lebih mungkin untuk mencapai sasaran mereka.

Oleh itu, dalam tutorial ini, anda akan belajar cara menggunakan alat perancangan yang kuat ini untuk perniagaan kecil anda . Anda akan belajar mengenai KPI, faedah menggunakannya, jenis KPI yang berbeza, dan cara menetapkan KPI yang berkesan dan memantaunya.

Pada akhirnya, anda bersedia menggunakan laporan KPI untuk mengambil perniagaan kecil anda ke tahap kejayaan seterusnya.

What are key performance indicators KPIs
Apakah petunjuk prestasi utama (KPI)?  ( sumber grafik )

1. Apakah KPI?

Mari kita mulakan dengan definisi yang cepat.  Inilah cara syarikat perisian perniagaan Klipfolio mendefinisikan KPI:

Petunjuk Prestasi Utama adalah nilai yang dapat diukur yang menunjukkan seberapa efektif syarikat mencapai objektif perniagaan utama.

Istilah "nilai yang boleh diukur" adalah penting di sini.  KPI didorong oleh data tertentu, supaya mereka memberikan ukuran yang jelas mengenai kemajuan anda.  Daripada hanya berkata, "Pelanggan kami suka kami," anda boleh mengatakan sesuatu seperti: "88% pelanggan mengatakan bahawa mereka akan membeli dari kami lagi, naik dari 85% tahun lalu, dan 82% akan mengesyorkan kami kepada orang lain , meningkat daripada 80% tahun lepas. "

Itu jauh lebih kuat daripada penghakiman anekdot, dan ia dapat membantu anda dengan menonjolkan isu-isu dan membolehkan anda menangani dengan cepat.  Sekiranya peratuan kepuasan pelanggan bermula menuju arah yang salah, sebagai contoh, anda boleh menjalankan tinjauan tambahan untuk mengetahui dengan tepat mengapa orang kurang senang dengan perkhidmatan anda.

Anda mungkin mempunyai pekerja tertentu yang memerlukan latihan yang lebih baik, atau pesaing yang menawarkan sesuatu yang tidak anda lakukan, atau sesuatu yang lain.  KPI anda adalah seperti sistem amaran awal.  Apabila anda tidak memukul sasaran anda, anda boleh memikirkannya sebagai lampu amaran merah yang berkedip di pejabat anda.

Contoh yang saya berikan ialah KPI kepuasan pelanggan, tetapi anda boleh menggunakan KPI dalam bidang perniagaan yang berlainan: anda boleh menggunakan KPI kewangan, KPI operasi, KPI jualan, dan sebagainya.  Kami akan melihat pelbagai jenis dengan lebih terperinci kemudian.

Ia juga bernilai menekankan bahawa definisi Klipfolio menggunakan perkataan "kunci" dua kali.  Apakah maksud "kunci"?.  Itu bergantung kepada perniagaan anda.  Pengukuran yang penting untuk satu perniagaan mungkin tidak berkaitan dengan yang lain.  Dan apa yang penting untuk perniagaan anda sendiri boleh berubah dari semasa ke semasa, semasa anda berkembang dan mula mencari masalah dan peluang yang berbeza

Kami akan melihat memilih KPI dengan lebih terperinci kemudian, tetapi buat masa ini, ingatlah bahawa "kunci" adalah penghakiman subjektif, dan ia didorong oleh apa yang anda mahu fokus pada perniagaan anda sendiri pada bila-bila masa tertentu.

2. Manfaat Menggunakan KPI dalam Perniagaan Kecil Anda

Jadi mengapa menggunakan KPI?

Nah, data tinjauan yang saya nyatakan dalam pengenalan nampaknya menarik kepada saya.  Perniagaan kecil yang menjejaki KPI secara kerap adalah dua kali lebih mungkin untuk mencapai sasaran mereka .Inilah pandangan yang lebih terperinci mengapa KPI begitu berkesan.

KPI untuk Usahawan Solo

Jika anda seorang usahawan solo, anda mungkin cuba untuk menyesuaikan diri dengan selusin pekerjaan yang berbeza sekaligus, dari perakaunan hingga pembangunan produk ke pemasaran.  Ia mudah untuk diakhiri dengan senarai tugasan yang panjang tetapi tiada kejelasan sebenar di mana tugas adalah yang paling penting dalam memajukan perniagaan anda ke hadapan.

Menetapkan dan menjejaki KPI boleh menjejakkan anda.  Jika anda telah menetapkannya dengan betul, ia mencerminkan unsur-unsur yang paling penting dalam perniagaan anda sekarang.  Untuk setiap tugasan di dalam senarai anda, anda boleh bertanya kepada diri anda sendiri bagaimana ia akan menyumbang untuk memukul salah satu KPI anda, dan mengutamakan dengan sewajarnya.  Anda boleh memastikan bahawa anda menghabiskan sebahagian besar masa anda pada tugas-tugas yang akan memberi kesan langsung kepada sesuatu yang benar-benar penting untuk perniagaan anda.

KPI untuk Perniagaan Dengan Pekerja

Jika anda mempunyai pekerja, KPI juga menyediakan beberapa tujuan tambahan.  Mereka bukan sahaja membantu anda dan pekerja anda untuk memberi tumpuan kepada perkara yang betul, tetapi juga memberi anda keupayaan untuk menguruskan pekerja anda dengan lebih berkesan.

Jika anda menggunakan seorang pengurus jualan, misalnya, anda boleh menyepakati beberapa KPI jualan yang realistik, dan kemudian mengukur prestasi orang tersebut terhadap KPI.  Ini langkah yang lebih objektif, dan lebih mudah untuk mengekalkan orang itu di landasan yang betul.  Daripada berkata, "Saya ingin melihat anda membuat lebih banyak jualan," anda boleh berkata, "KPI yang kami persetujui ialah untuk membawa 20 pelanggan baru sebulan, tetapi kami hanya membawa 12 bulan ini."

Ini boleh membawa kepada perbincangan yang lebih produktif.  Tanpa KPI di tempat, pengurus jualan anda mungkin akan mempertahankan keinginan anda yang tidak jelas untuk "lebih banyak jualan" dan mendakwa bahawa harapan anda tidak realistik.

Dengan KPI, bahagian itu diambil dari persamaan.  Pengurus jualan telah bersetuju dengan sasaran 20 sebulan, dan perbincangan dapat memberi tumpuan kepada mengapa sasaran itu belum dipenuhi. Mungkin mereka memerlukan lebih banyak sokongan dari bidang perniagaan lain, mungkin harga ditetapkan terlalu tinggi, atau mungkin terdapat kelemahan yang kompetitif yang menunda para calon pelanggan.

KPI juga boleh membantu pekerja anda merasa lebih terlibat dengan menetapkan harapan yang jelas.  Kaji selidik Geckoboard yang sama mendapati bahawa separuh daripada kakitangan British mengatakan prestasi keseluruhannya dikompromi apabila mereka tidak dimaklumkan mengenai maklumat dan metrik syarikat utama.

Orang suka mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka, dan merasakan bahawa mereka membuat kesan yang nyata.  Apabila perniagaan anda semakin besar, itu boleh menjadi sukar untuk dicapai, tetapi KPI jelas dapat membantu.

Seperti yang anda bawa kepada lebih ramai pekerja, anda juga boleh menggunakan "KPI cascading". Contohnya, jika anda mempunyai beberapa jurujual, anda boleh membahagikan KPI keseluruhan sebanyak 20 pelanggan baru sebulan, supaya setiap orang bertanggungjawab untuk 5 jualan baru.  KPI individu mereka jelas sesuai dengan KPI keseluruhan.

Had KPIKPI 

adalah alat pengurusan penting, tetapi seperti semua alat, mereka juga mempunyai batasannya .Mempunyai tumpuan yang kuat pada sasaran tertentu adalah hebat, tetapi ia juga boleh menyebabkan mengabaikan perkara-perkara penting lain yang tidak ditangkap dalam data.

Jika anda telah menetapkan KPI anda dengan betul, ia harus mencerminkan bahagian penting perniagaan anda, tetapi masih, data yang dilihat secara berasingan dapat mengelirukan.  Penting untuk memastikan konteks perniagaan keseluruhan dalam fikiran.

Mari kita kembali kepada contoh KPI jualan itu.  Dalam hal ini, anda memberi insentif kepada pasukan jualan anda untuk membawa pelanggan baru, tetapi anda tidak memberi tumpuan kepada betapa bernilai setiap pelanggan.  Pasukan jualan anda akan lebih baik dengan membawa lima pelanggan bernilai rendah daripada dengan menarik satu syarikat besar yang akan menghabiskan jumlah yang besar dalam jangka masa yang panjang, walaupun yang lebih tinggi akan menjadi lebih berharga bagi perniagaan anda.

Anda tentu saja boleh menukar KPI untuk memberi tumpuan kepada nilai seumur hidup setiap pelanggan sebagai ukuran, tetapi kemudian masih terdapat masalah. Sekiranya pasukan jualan anda memberi tumpuan semata-mata untuk memukul KPI, mereka mungkin akan menangguhkan pendaftaran pelanggan baru sebaik sahaja mereka memukul nombor bulanan, supaya perniagaan baru menyumbang kepada nombor bulan berikutnya

Oleh itu penting untuk diingat, baik untuk diri sendiri dan kakitangan anda, bahawa melakukan perkara yang betul untuk perniagaan anda adalah kriteria utama untuk setiap keputusan.  KPI adalah cara untuk mencapai matlamat itu, bukannya akhirnya.  Merancang KPI dengan betul akan membawa anda jauh, tapi pastikan anda mengekalkan kelonggaran, dan jangan biarkan nombor menjadi obsesi yang tidak sihat.

3. Jenis-jenis KPI yang berlainan

Jadi apakah jenis KPI yang ada?  Sebenarnya, anda boleh menjejaki apa sahaja yang anda mahu, dan kawasannya akan berbeza untuk setiap syarikat, tetapi berikut adalah beberapa contoh yang popular:

KPI Kewangan

Kumpulan KPI ini mengukur tahap perniagaan anda: kejayaan kewangan.  Ini boleh jadi pendapatan, pendapatan bersih, aliran tunai, kesihatan kunci kira-kira anda, atau sesuatu yang lebih khusus.  Sebagai contoh, jika hutang adalah masalah untuk perniagaan anda, tahap hutang keseluruhan anda boleh menjadi KPI yang anda ingin jejak.

Untuk lebih banyak contoh hutang, lihat tutorial baru-baru ini tentang mendapatkan hutang , dan untuk lebih banyak contoh KPI kewangan, lihat tutorial mengenai metrik kewangan:

KPI Operasi

Ini adalah mengenai kecekapan operasi perniagaan anda.  Berapa cepat anda menghantar pesanan kepada pelanggan?  Jika anda mempunyai inventori produk fizikal, berapa lama produk kekal dalam inventori sebelum dijual?  Terdapat banyak kemungkinan di sini: untuk lebih lanjut, lihat tutorial saya mengenai metrik operasi .

KPI Pertumbuhan

Semua perniagaan perlu menarik pelanggan baru.  Walaupun anda tidak mahu menjadi Amazon seterusnya, pertumbuhan tertentu sihat-ia membantu memberi anda lebih banyak wang untuk melabur dalam perniagaan anda dan memberikan perkhidmatan yang terbaik.  Setidak-tidaknya, anda perlu mengganti pelanggan sedia ada yang akan berlepas dari masa ke masa untuk pelbagai sebab.

Jadi, anda boleh menjejaki pendaftaran pelanggan baru, penjanaan utama, pertumbuhan hasil keseluruhan, atau pelbagai metrik lain.

KPI pelanggan

Selain membawa pelanggan baru, anda perlu memastikan orang-orang yang sedia ada gembira.  Kumpulan KPI ini menjejaki kebahagiaan pelanggan sedia ada anda-biasanya berdasarkan survei biasa, walaupun anda dapat mengukurnya dengan cara lain, seperti jumlah pembelian ulang.

Anda boleh menggunakan KPI mudah seperti kepuasan pelanggan keseluruhan, atau anda boleh melihat metrik yang lebih terperinci seperti kelajuan yang masalahnya diselesaikan, tahap penglibatan pelanggan dengan produk atau aplikasi anda, interaksi di media sosial, dll

.Petunjuk Utama / Lagging

Anda sering akan melihat KPI ditakrifkan sebagai penunjuk "terkemuka" atau "ketinggalan".  Petunjuk "memimpin" meramalkan hasil tertentu, manakala penunjuk "ketinggalan" mengukur apa yang berlaku pada masa lalu.

Secara peribadi, saya tidak fikir perbezaan ini membantu.  Mengukur masa depan adalah mustahil secara logik, jadi semua yang anda sukai telah berlaku (dan begitu juga "ketinggalan").  Tetapi banyak peristiwa masa lalu ini juga boleh digunakan untuk membuat ramalan tentang masa depan (dan begitu juga "terkemuka").

Oleh itu, saya cadangkan memberi tumpuan lebih banyak kepada bidang perniagaan yang ingin anda jejaki, tetapi saya menyebut perbezaan "terkemuka" / "ketinggalan" supaya anda menyedarinya.

Lebih banyak kategori KPI

Anda boleh melihat lebih banyak contoh KPI dalam siri saya mengenai metrik perniagaan , seperti:

4. Bagaimana untuk menetapkan KPI

 Jadi mana KPI yang patut anda gunakan?

Pertama sekali, inilah yang tidak perlu dilakukan.  Jangan mulakan dengan bertanya kepada diri sendiri apa data yang anda ada.  Mulakan dengan mengenal pasti perkara yang paling penting untuk perniagaan anda, dan kemudian risau tentang cara mengumpul data kemudian.

Kebanyakan perniagaan hari ini mempunyai sejumlah besar data yang ada, jadi jangan mengumpul segalanya -yang boleh menjadi sangat mengganggu dan mengganggu.  Jadilah selektif, dan pastikan anda mengumpul dan menjejaki hanya perkara yang paling penting.

What KPIs should you measure
Apakah KPI yang perlu anda ukur?  ( sumber grafik )

 Pilih KPI yang Selaras Dengan Objektif Strategik 

AndaOleh itu mulailah dengan merujuk kembali kepada rancangan perniagaan anda.  (Anda mempunyai rancangan perniagaan, bukan?  Jika tidak, lihat tutorial perancangan perniagaan saya.)

Malah pelan perniagaan yang paling tidak formal sepatutnya mempunyai senarai objektif strategik yang jelas.  Mulakan dengan senarai ini, dan buatkan KPI untuk mencerminkan setiap bidang yang paling penting.

Jiscus bukan pendidikan tinggi British Jisc menyediakan senarai pertanyaan yang berguna untuk bertanya kepada diri sendiri seperti yang anda menetapkan KPI.  Berikut adalah versi pekat senarai itu:

  • Apakah soalan yang anda berharap untuk menjawab melalui KPI anda?
  • Adakah soalan-soalan ini berkaitan langsung dengan objektif strategik yang digariskan dalam pelan strategik anda?
  • Adakah anda mengumpul data yang diperlukan untuk menjawab soalan-soalan ini, atau memusatkan hanya pada data yang anda tahu anda boleh dengan mudah mengumpul?
  • Adakah anda mengumpul data tanpa perlu?
  • Bagaimana dan bagaimana kerapkah anda memantau kemajuan terhadap KPI anda?

Lihat artikel yang dipautkan di atas untuk senarai penuh soalan (tetapi perlu diingat bahawa sebahagian daripada mereka lebih sesuai untuk institusi yang lebih besar dan mungkin perlu disesuaikan dengan tujuan perniagaan kecil anda)

.Buat KPI Berkesan

Apabila anda mengenal pasti kawasan yang betul untuk memberi tumpuan, anda perlu memilih KPI tertentu untuk diukur.

Perkara utama untuk ditujukan adalah kekhususan.  KPI perlu ditumpukan dengan ketara dan boleh diukur. Anda mungkin akrab dengan matlamat SMART, jika tidak, atau jika anda memerlukan penyegaran cepat, lihat tutorial cemerlang ini oleh David Masters mengenai menetapkan matlamat untuk perniagaan kecil anda:

Ringkasnya, matlamat SMART haruslah;

  • khusus
  • boleh diukur
  • boleh dicapai
  • realistik
  • masa terikat

KPI tidak betul-betul seperti matlamat SMART.  Satu perbezaan adalah bahawa matlamat SMART biasanya mempunyai tarikh sasaran, KPI biasanya berterusan.  Tetapi rangka kerja ini masih berguna untuk memastikan anda menetapkan KPI yang baik, khusus dan terukur.

Tentukan Parameterx

Untuk setiap KPI, mesti ada nombor minimum tertentu yang anda inginkan.  Fikirkan contoh mudah saya dari 20 pelanggan baru setiap bulan.

Sesetengah perniagaan juga suka memasukkan beberapa tahap tambahan, seperti sistem "lampu lalu lintas".  Dalam hal ini, mencapai target 20 pelanggan baru sebulan mungkin hijau, menunjukkan bahwa Anda melakukannya dengan baik.  Antara 12 dan 20 mungkin berwarna oren, menunjukkan bahawa anda gagal mencapai sasaran, tetapi anda semakin rapat.  Kurang daripada 12 mungkin merah, menunjukkan bahawa anda mempunyai masalah yang serius untuk ditangani.

5. Bagaimana untuk Memantau KPI anda

Sudah tentu, penetapan KPI adalah satu aktiviti yang tidak berguna melainkan anda memantau secara aktif mereka secara teratur dan mengambil tindakan sebaik sahaja anda melihat masalah

."Berapa kerap saya harus menjejaki KPI?" Anda boleh bertanya.

Jawapannya ialah: "Sekerap mungkin."

Sekiranya anda boleh, sediakan beberapa jenis papan pemuka yang mengumpul semua data anda di satu tempat dan mudah dikemas kini.  Sesetengah perisian perakaunan menawarkan fungsi ini, dan terdapat juga banyak penyedia perisian "papan pemuka perniagaan" khusus yang akan menarik data dari pelbagai sistem untuk anda dan membolehkan anda mengesannya dalam masa nyata

.Semuanya bergantung, tentu saja, mengenai data yang anda pelacakan dan berapa banyak yang anda sanggup atau dapat melabur dalam penyelesaian perisian.  Sekiranya anda lebih suka menyimpan perkara yang mudah, anda boleh mengumpul data anda sendiri menjadi hamparan atau pangkalan data mudah. Pastikan anda, atau seseorang dalam perniagaan anda, membuat keutamaan untuk melakukannya dengan kerap.

Sekiranya anda tidak memenuhi sasaran, ia boleh menjadi tumpuan untuk memberi nombor yang lebih tinggi, tetapi yang paling penting ialah mengenal pasti punca masalah ini.  Ini mungkin mengambil masa, tetapi jika anda memfokuskannya secara konsisten untuk bulan demi bulan, anda harus melihat peningkatan.

Dari masa ke masa, anda mungkin perlu memperbaiki KPI anda.  Anda boleh melakukan ini sebagai sebahagian daripada perubahan biasa anda kepada rancangan perniagaan anda.  Sekiranya objektif strategik anda berubah, KPI anda juga akan berubah.

Dan, walaupun anda mungkin tergoda untuk mengubah yang anda terus gagal, yang sebenarnya perlu diubah ialah yang anda secara konsisten mencapai.  Jika KPI adalah "hijau" untuk bulan demi bulan, ia mungkin menunjukkan bahawa bidang perniagaan anda berbuat baik dan anda tidak perlu memberi tumpuan kepadanya lagi.  Atau mungkin anda boleh mempertimbangkan untuk menetapkan sasaran yang lebih agresif.

Intinya ialah anda perlu mengesan KPI anda dengan kerap, mengambil tindakan apabila anda tidak memenuhi sasaran, dan memperbaiki KPI anda untuk memastikan bahawa ia mencerminkan kemajuan terhadap objektif paling penting syarikat anda.

Kesimpulannya

Dalam tutorial ini, anda telah mempelajari apa KPI dan bagaimana ia boleh membantu perniagaan anda. Anda telah melihat beberapa contoh jenis KPI yang berbeza, dan anda telah belajar bagaimana untuk menetapkan KPI yang berkesan.  Akhirnya, anda telah belajar bagaimana untuk memantau KPI anda secara teratur dan bagaimana untuk memperbaikinya untuk memastikan ia kekal relevan.

Oleh itu, anda kini bersedia untuk menetapkan KPI untuk perniagaan anda sendiri.  Gunakan proses yang kami tutup hari ini, pastikan anda hanya menjejaki apa yang benar-benar penting, dan kemudian pastikan anda mengesannya seberapa kerap yang mungkin dan mengemas kini KPI apabila anda perlu.  Sekiranya anda berbuat demikian, anda perlu berjalan dengan baik untuk menyertai minoriti perniagaan kecil yang berjaya mencapai semua sasaran mereka.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.