Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Documentation
Business

Apakah Prosedur Operasi Standard (SOP)? Definisi + Cara Memandu

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Malay (Melayu) translation by Uwais Al Qarni (you can also view the original English article)

Apabila anda menambah pekerja baru kepada syarikat anda atau anggota pasukan baru anda, anda tidak boleh mengharapkan mereka mengetahui segala-galanya dari hari pertama. Dan walaupun anda pasti perlu meluangkan masa untuk melatih mereka, masa selalu tidak cukup untuk latihan.

Itulah sebabnya syarikat dari semua saiz mengembangkan prosedur operasi standard, atau SOP. Dokumen proses penting ini mengandungi arahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses kritikal dalam sesebuah syarikat. Menulis prosedur operasi standard memastikan bahawa perniagaan boleh terus berjalan dengan lancar ketika pekerja datang dan pergi.

Prosedur operasi standard mewujudkan kesinambungan dalam perniagaan. Pekerja, pelanggan, dan tempat kerja akan berubah. SOP akan memastikan bahawa satu set tugas standard dapat terus selesai sementara semua perubahan. 

Dalam artikel ini, kita akan membincangkan tentang kepentingan prosedur operasi standard dan cara membangunkannya. Mari kita menyelam masuk.

Apa itu SOP?

Jadi, apakah itu SOP? Dan mengapa anda perlu melaksanakan SOP dalam perniagaan anda?

Prosedur Operasi SOP, atau Standard Operating, hanyalah dokumentasi bagaimana proses berfungsi. SOP bekerja terbaik sebagai senarai langkah demi langkah prosedur yang sesiapa sahaja boleh mengikuti dengan sedikit latihan.

Syarikat-syarikat membangunkan SOP untuk pelbagai sebab. Salah satu sebab ini ialah SOP membantu mengurangkan masa latihan untuk ahli pasukan baru. Berikan mereka SOP yang baik, dan mereka akan mempunyai permulaan yang besar untuk menyelesaikan tugas di tangan.

Sebaik sahaja semua latihan HR dan onboarding selesai, SOP bertulis baik boleh menjadi titik pertama pengenalan untuk ahli pasukan baru.

Salah satu sebab yang paling penting untuk menulis prosedur operasi standard ialah memastikan kesinambungan. Pernahkah anda bekerja dengan seseorang yang penting untuk kejayaan pasukan kerana pengetahuan dan pengalaman mereka? Saya telah melihat jenis orang ini meninggalkan syarikat berkali-kali, dan prosesnya runtuh dan tidak dapat diselesaikan.

Pastinya tidak menggantikan bakat terbaik dengan mudah, pasti. Tetapi SOP adalah lindung nilai yang baik yang membantu memastikan bahawa tugas penting masih akan selesai walaupun ahli utama mengubah peranan atau meninggalkan peluang baru. Walaupun ahli pasukan berubah, SOP yang terkenal akan memastikan bahawa pekerja lain dapat menyelesaikan tugas itu.

SOP juga bertindak sebagai perlindungan undang-undang penting bagi sebuah syarikat. Hakikatnya ialah kita beroperasi dalam persekitaran litigasi yang penuh dengan tuntutan undang-undang.  Memastikan bahawa proses kritikal didokumenkan dan dikaji semula oleh pekerja boleh menyediakan lapisan perlindungan untuk syarikat.

Creative Process image
SOP memastikan bahawa perniagaan dapat terus berjalan lancar. (Sumber Imej: Elemen Envato )

Namun, prosedur operasi standard bukan hanya untuk syarikat Fortune 500 yang besar. Dalam amalan bebas saya, saya telah membangunkan SOP yang membantu saya mengalih keluar bahagian tertentu perniagaan saya. Itu termasuk tugas yang saya lebih suka tidak lakukan, seperti menghantar invois klien saya atau bahkan mengedit dokumen untuk penerbitan.

Mari hadapi: jika anda tidak mempunyai proses yang didokumenkan, anda tidak mempunyai proses. Anda mempunyai beberapa langkah yang kadang-kadang anda lakukan sembarangan. Prosedur operasi piawai hanya itu - diseragamkan. Mereka boleh diserahkan kepada orang lain tanpa proses mogok.

Buat SOP untuk Berkembang

Di atas semua, pemilik bebas dan pemilik perniagaan kecil harus mempertimbangkan membuat SOP supaya amalan mereka dapat berkembang.

Kemungkinan anda tidak memulakan perniagaan kecil anda untuk tujuan tunggal membuat invois. Anda keluar dan mula menawarkan perkhidmatan anda kerana keghairahan yang anda terima untuk kerja anda, bukan semua perkara pentadbiran yang datang bersama-sama dengannya.

Tetapi anda juga tahu bahawa anda tidak boleh mengabaikan proses perniagaan ini. Sebagai contoh, penggodongan adalah penting untuk mengekalkan perniagaan anda dan meneruskan kerja kreatif anda. Inilah tugas yang ideal yang seharusnya mempunyai SOP yang dibina untuk itu supaya ia berpotensi untuk disalurkan atau ditangani oleh orang lain. .

Berlaku sebagai amalan kreatif tunggal kepada perniagaan yang berkembang pesat memerlukan perlaksanaan proses berskala yang boleh anda outsource atau menyerahkan kepada ahli pasukan lain.

Saya yakin bahawa tidak ada yang teruja dengan pemikiran menulis SOP. Tetapi peningkatan amalan anda adalah mengenai meletakkan sistem berskala di tempat yang dapat berkembang dengan beban kerja anda. Sebahagian daripada itu sedang membangunkan SOP untuk proses-proses kritikal ini. Mari kita bercakap mengenai cara membina mereka

SOP untuk Perniagaan 

Kecil Menulis prosedur operasi standard bukan hanya untuk syarikat besar. Apa-apa perniagaan yang ingin berkembang melangkaui aras yang kini memerlukan SOP untuk meningkatkan.

Mari kita gunakan contoh yang saya sebutkan tadi, bagaimana untuk invois untuk perniagaan saya, sebagai contoh cara menulis SOP.

Cara Menulis Prosedur Operasi Standard

Prosedur pengendalian piawai boleh mengambil beberapa bentuk, tetapi mungkin format yang paling popular adalah dokumen teks yang termasuk senarai langkah demi langkah yang perlu diikuti. Mari kita buat contoh SOP (prosedur operasi standard) untuk mengeluarkan invois kepada pelanggan pada akhir bulan.

1. Nyatakan "Mengapa"

Sukar untuk mendapatkan pembelian dalam membuat SOP jika pembaca atau penyedia tidak memahami mengapa kerja itu penting. Itulah sebabnya saya selalu bermula dengan sebabnya. 

Untuk contoh prosedur operasi standard saya, saya akan simpannya mudah. Tujuan membuat invois adalah mudah: untuk dibayar! Termasuk bahawa sebab pemikiran itu akan membantu sesiapa yang tahu bahawa proses ini penting dan penting untuk dijalankan setiap bulan.

SOP Invoicing
Dokumen teks mudah seperti ini harus dibuka dengan penerangan ringkas proses dan mengapa ia penting kepada perniagaan.

Juga, pastikan anda memasukkan beberapa butiran pentadbiran tentang siapa yang harus mengekalkan SOP. Yang mengenal pasti siapa yang akan bekerja padanya.

2. Bingkai Proses 

Di manakah proses didokumenkan sesuai dengan gambaran perniagaan keseluruhan? Bila perlu dilakukan, dan apakah langkah-langkah lain yang diperlukan sebelum ia selesai? Banyak proses bergantung kepada langkah-langkah lain, jadi pastikan bahawa ini ditangkap.

When to Complete
Pastikan untuk mendokumenkan bahagian "Apabila Lengkap" proses supaya semua orang memahami bila untuk meletakkan SOP dalam gerakan.

Bilakah tugasnya dilakukan, dan berapa kerap dilakukan? Ini adalah semua butiran yang perlu ditangkap dalam SOP supaya sesiapa sahaja boleh diikuti oleh orang lain.

3. Buat Langkah Terperinci, Konkrit

Kini, kami telah tiba di bahagian paling penting proses pembinaan SOP: langkah-langkah mudah yang sesiapa sahaja boleh mengikuti. 

Dokumen langkah-langkah yang terlibat dengan proses ini. Buat mereka semudah mungkin. Bagi saya, saya mendapati paling mudah untuk menulis senarai langkah SOP semasa menjalankan tugas untuk diri sendiri supaya tiada apa yang dilupakan.

SOP Steps
Buat langkah mudah yang sesiapa boleh mengikutinya supaya prosedur operasi standard dapat diulang.

Anda mungkin perlu memasukkan syarat dalam senarai anda. Tidak apa-apa untuk memulakan langkah dengan "jika ...", selagi anda menangani senario itu. .

4. Tambah Illustrations and Screenshots

Banyak SOP akan mendapat manfaat daripada tangkapan skrin yang menggambarkan langkah-langkah individu proses. Terutama jika anda meminta pengguna menggunakan sistem aplikasi atau sistem pengurusan projek tertentu, ia membantu

Bagi saya, saya biasanya menggunakan Trello untuk amalan freelancing saya. Tangkapan skrin yang saya sertakan SOP akan termasuk panduan cara melaksanakan tugas di Trello, misalnya. Perlu diingat bahawa pengguna mungkin tidak pernah menggunakan sistem ini, jadi lebih terperinci selalu membantu

5. Uji SOP

Inilah cara terbaik untuk menguji daya maju prosedur operasi standard anda: cuba serahkannya, dan lihat jika mereka pecah.

Saya tahu apabila saya menulis prosedur operasi standard, saya bersalah melupakan perspektif pemula. Saya mungkin telah melakukan tugas ini begitu lama sehingga saya terlupa apa yang ingin bermula tanpa pengetahuan tentang proses itu.

Inilah sebabnya mengapa ujian sangat penting. Anda perlu meletakkan tindakan SOP untuk melihat jika orang lain memahaminya. Berikannya kepada ahli freelancer atau ahli pasukan lain untuk mengetahui sama ada ia masuk akal kepada seseorang yang baru.

Paling Penting: Simpan dan Semakan Secara Berkala

Setelah anda mengembangkan SOP, anda telah datang ke bahagian yang paling penting dalam proses: mengedarkan dan menjadikannya berguna. Terlalu banyak pasukan melihat mewujudkan SOP sebagai proses satu kali yang tidak memerlukan penyelenggaraan teratur. Dokumentasi yang dibuat dengan baik tidak berguna melainkan ia diedarkan dan digunakan.

Mula-mula, sangat penting bahawa anda mendapat tempat yang boleh anda simpan SOP supaya semua orang yang akan terpengaruh oleh mereka boleh mengaksesnya. Ini boleh menjadi bahagian Dropbox, pemacu rangkaian dikongsi, atau halaman intranet.

Di atas semua, SOP harus dapat diakses dan disimpan di hanya satu tempat. Saya telah melihat mereka menjadi tidak berguna kerana semua orang mula mengekalkan salinan fail yang berasingan dan mereka akan menjadi tidak disegerakkan. Pastikan semua orang bekerja dari salinan induk yang sama supaya SOP mengekalkan kegunaan yang mereka inginkan.

Membuat SOP "Dokumen Hidup"

Saya telah bekerja dalam banyak situasi di mana menulis dokumentasi dan SOP adalah proses satu kali. Dorong besar terjadi dari pengurusan atasan untuk mendokumentasikan proses aktif, dan pasukan menghabiskan banyak jam mendokumentasikan prosedur operasi standard.

Enam bulan kemudian, proses berubah dan berubah. Dan SOP tidak ketinggalan, tidak dikemas kini untuk dipadankan dengan realiti proses baru. Tidak lama lagi, tiada siapa yang menggunakan SOP kerana mereka tidak mewakili bagaimana proses itu berfungsi.

Untuk memerangi ini, anda perlu mengemas kini SOP secara berkala supaya mereka tidak terlalu jauh dari segerak. Adalah kritikal bahawa prosedur operasi standard disemak secara kerap oleh penyenggara.

Setiap SOP harus memiliki pemilik proses yang bertanggungjawab untuk mengemas kini dan mengeditnya secara berkala untuk memastikan ia sepadan dengan proses semasa. Inilah satu-satunya cara SOP mengekalkan kegunaannya dan digunakan oleh pasukan anda.

Gunakan Screencasts untuk Prosedur Operasi Standar

Screencasts adalah salah satu format kegemaran saya untuk mengajar, dan mereka juga bekerja sangat baik untuk mendokumentasikan proses. 

Anda mungkin tidak pernah mendengar tentang screencasts, tetapi saya pasti anda telah melihat mereka dalam tindakan. Screencast hanya rakaman skrin digital, biasanya dengan penjelasan dan penyataan suara untuk menambah butiran tambahan.

Screencasting Example
Screencast adalah cara sempurna untuk menggambarkan konsep dengan menonton seorang pakar menjalankan tugas.

Cobalah platform screencasting seperti Screenflow atau Camtasia untuk merekodkan proses. Walaupun ia hanya menambah SOP bertulis, ia boleh menambah sudut lain yang lebih ilustrasi daripada arahan bertulis sahaja.

Contohnya, contohnya boleh menggambarkan dan menyerlahkan unsur-unsur tertentu dalam video. Lihat tutorial di bawah untuk contoh bagaimana anda boleh menggunakan anotasi dalam Skrin Skrin untuk membuat petikan yang sangat khusus untuk mendapatkan butiran.

Salah satu sebab lain yang screencasts berfungsi dengan baik ialah anda boleh menambah maklumat tambahan yang tidak sesuai dengan format tertulis. Saya suka membuat arahan "bersyarat" dalam screencasts. Sebagai contoh, anda boleh menggambarkan pilihan seperti "jika keadaan adalah A, klik pada pilihan ini; jika keadaan adalah B, klik pada pilihan ini."

Screencasts boleh bertindak sebagai SOP sendiri. Saya telah mendapati bahawa mereka adalah salah satu cara yang paling berkesan untuk mengajar orang lain. Itu menjadikan mereka sesuai untuk mewujudkan prosedur operasi standard kerana mereka membuat pemahaman segera untuk pengulas.

Recap & Keep Learning

Jika anda mempunyai aspirasi pertumbuhan untuk perniagaan kecil atau amalan anda, anda memerlukan sistem dan langkah-langkah yang membantu anda membuat skala. Kami baru saja meneroka soalan tentang apa yang SOP. Anda juga mempelajari definisi SOP. Tambahan pula, anda telah belajar bagaimana menulis SOP.

Meletakkan sistem yang cekap di tempat itu akan memastikan bahawa anda boleh menambah pekerja tambahan kepada pasukan anda atau mengambil lebih banyak pekerjaan ketika anda menggunakan sumber luar. Lihat tiga proses proses perniagaan yang sangat baik untuk mengetahui lebih lanjut:

Apakah sistem yang anda ada untuk mendokumentasikan dan mengembangkan perniagaan anda? Pastikan anda memberi tahu saya dengan komen mengenai tutorial ini.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.