Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

Apakah Invois Profesional? Panduan Lengkap untuk Pemula

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Muhammad Hasrullah (you can also view the original English article)

Oleh itu, apabila anda telah menemui pelanggan, menyelesaikan beberapa kerja, dan kini sudah tiba masanya untuk dibayar. Baik! Itulah bahagian yang terbaik. 

Bagaimanapun Invois boleh menjadi proses yang dahsyat untuk kali pertama. Anda mungkin mempunyai beberapa soalan yang perlu dijawab, seperti: Apa rupa invois profesional? Bagaimana anda boleh membuatnya? 

Maklumat apa yang harus anda sertakan di dalamnya? Jadi dalam tutorial ini, saya akan bermula dari awal dan membawa anda melalui langkah-langkah asas untuk membuat invois profesional. Sebagai permulaan, saya akan menerangkan apa invoisnya, dan kemudian saya akan membincangkan bahagian-bahagian penting maklumat yang perlu anda ingat untuk disertakan di dalamnya.  Saya akan menyelesaikannya dengan membicarakan bagaimana invois anda harus dilihat, dan memperkenalkan anda kepada beberapa templat berguna dan aplikasi yang boleh anda gunakan.

Sebelum memulakan tutorial ini, jika anda mencari templat invois yang mempunyai semua komponen untuk invois profesional, layari koleksi template invois kami untuk mencari yang sesuai untuk keperluan perniagaan anda. 

Sekarang mari kita mulakan dengan bahagian pertama: Apakah invois sebenar?

 1. apakah invois? 

Untuk memahami apa invois dan apa yang ia berfungsi, mari kita lihat contoh dari kehidupan seharian. 

Invois: Takrif asas 

Katakan anda pergi makan malam di pizzeria tempatan anda. Anda makan untuk kandungan hati anda, dan pada akhir makan malam, pelayan membawa anda bil (atau jika anda berada di Amerika Syarikat, anda akan mendapat cek-itu adalah perkara yang sama!).

Senarai bil / semak segala-galanya Restoran memberikan anda, harga setiap item, dan jumlah apa yang anda berhutang.  Apabila pelayan menyerahkan bil, ini adalah cara yang sopan untuk mengatakan: "Anda telah membeli semua perkara ini dari kami, sekarang sudah tiba masanya untuk anda membayarnya." 

Invois adalah perkara yang sama. Anda telah melakukan beberapa kerja untuk pelanggan, dan sekarang anda perlu dibayar. Jadi anda menyenaraikan semua yang anda lakukan, butiran harga, dan memberikan jumlah yang pelanggan anda berhutang. 

Oleh kerana anda tidak boleh menyerahkan invois untuk mengarahkan pelanggan dan mengharapkan wang tunai di tangan anda, invois juga harus mempunyai maklumat lain, seperti cara membuat pembayaran, di mana untuk memposting, bila untuk menyiarkannya, dll.  Kami akan meneruskannya dalam bahagian seterusnya. Tetapi sebagai definisi asas, ia membantu memikirkan invois sebagai bil untuk perkhidmatan yang anda sediakan.

Clean - professional invoice template
Invois bersih, template profesional dari GraphicRiver. 

Tujuan Invois

Tujuan utama invois ialah, untuk meminta wang, tetapi ia juga menyajikan beberapa tujuan lain. 

Untuk satu perkara, ia bertindak sebagai rekod transaksi bagi kedua-dua pihak.  Seperti yang saya nyatakan dalam panduan untuk pembukuan asas , anda akan mahu membuat invois sebagai bukti kerja yang anda lakukan dan jumlah yang anda dikenakan untuknya-untuk tujuan cukai dan sekiranya pelanggan kemudian kembali dengan soalan atau permintaan untuk pekerjaan baru. Bukti pembayaran juga penting, tetapi pada butir-butir invois yang rusak mengenai apa yang dilakukannya dan berapa harganya. Pelanggan anda akan mahu menerima invois atas sebab yang sama.

Invois ini juga penting dalam menentukan terma pembayaran: Bilakah anda menjangkakan pembayaran, apa yang berlaku jika pembayaran lewat, dan sebagainya. Terdapat banyak cara yang berbeza untuk meminta bayaran, dan saya akan menggali lebih mendalam dalam tutorial seterusnya.  Tetapi tanpa mengira terma pembayaran yang anda pilih, invois penting dalam menentukannya dengan jelas dari awal (tarikh yang paling penting), dan mengelakkan kelewatan yang tidak perlu dan kekeliruan. 

Dan akhirnya, invois yang betul, diformatkan dengan baik menjadi tujuan anak syarikat itu mengesan pelanggan anda.  Ini menunjukkan bahawa anda dianjurkan, cekap dan profesional. Ia menjadikannya lebih mudah bahawa anda akan dibayar dengan cepat, dan kesan yang baik yang anda buat bahkan boleh membantu anda mendapatkan lebih banyak perniagaan berulang dari pelanggan pada masa akan datang.

2. Apa yang Perlu Menyertakan Invois Profesional?

Sekiranya anda ingin dibayar dengan serta-merta, penting bahawa invois anda mengandungi semua maklumat yang betul. Jika tidak, pelanggan perlu menanyakannya, dan boleh menyebabkan penangguhan kos wang.  Satu kaji selidik mendapati bahawa 25% perniagaan kecil dan sederhana mempunyai sekurang-kurangnya $ 5,000 sebulan yang belum selesai kerana kesilapan invois. 

Oleh itu, dalam bahagian ini, saya akan menyenaraikan semua maklumat utama yang perlu disertakan dengan invois profesional. Bergantung pada industri yang anda kerjakan dan jenis kerja yang anda lakukan, mungkin terdapat beberapa perkara tertentu yang anda perlukan atau ingin menambah, dan itu baik-baik saja.  Ini adalah senarai perkara asas yang perlu disertakan semua bil, dan anda sentiasa boleh menambah perkara tambahan berdasarkan keperluan khusus anda.

Jangan risau sekarang mengenai mana setiap item perlu pergi-yang akan menjadi jelas apabila kita bercakap mengenai pemformatan pada bahagian seterusnya.

Maklumat Nama dan Hubungan Anda 

Setiap invois mestilah termasuk nama perniagaan, alamat, nombor telefon, e-mel, laman web dan logo.(Dan jika anda adalah sebahagian daripada syarikat yang lebih besar, berikan butiran perhubungan tertentu untuk orang dalam dalam syarikat yang harus dihubungi pelanggan dengan sebarang pertanyaan.)

 Nama dan alamat klien anda 

Jangan lupa namakan pelanggan anda! Ia mungkin kelihatan jelas kerana ia akan menghantarnya kepada mereka, tetapi ingat bahawa ini juga merupakan rekod rasmi transaksi, dan nama dan alamat klien harus dipaparkan di atasnya.

Nombor Invois 

Buat nombor rujukan, jadi invois yang betul dapat dikenal pasti dengan mudah dalam hal pertanyaan.Tidak mengapa nombor itu - Saya sering mendasarkan diri pada tarikh, misalnya 08122015 (8 Disember 2015).  Anda juga boleh hanya nombor invois dalam urutan, bermula dari nombor rawak (atau dari 0001 jika anda tidak keberatan menunjukkan kekurangan pengalaman!).

 Apa sahaja sistem penomboran yang anda gunakan, pastikan setiap invois yang anda buat mempunyai nombor yang berbeza - jika anda membuat dua dengan nombor yang sama secara tidak sengaja, ia boleh menyebabkan banyak kekeliruan.

Tarikh Invois 

Ini adalah asas penting - ia menetapkan apabila anda menghantar invois, dan apa-apa syarat pembayaran (seperti membayar dalam masa 30 hari) bermula dari tarikh ini. (Nota: Anda juga boleh memasukkan tempat pada tarikh invois anda Apabila anda sebenarnya melakukan tugas itu, tetapi pastikan tarikh invois lebih menonjol, kerana lebih penting untuk proses berbayar.) 

Tarikh luput

 Berapa lama anda mengharapkan untuk dibayar? Dalam 30 hari adalah perkara biasa, walaupun ia boleh berbeza-beza bergantung kepada jenis kerja, keperluan dan jangkaan pelanggan. . Saya akan membincangkannya lebih lanjut mengenai tutorial saya yang akan datang, tetapi buat masa ini, perkara penting adalah memasuki tarikh akhir invois anda

Jumlah Caj 

Ini adalah bahagian yang penting-berapa banyak wang hutang pelanggan. Ini harus menjadi yang utama dalam invois. Anda juga harus memberikan butiran kos, seperti yang akan kita lihat seterusnya.

Business professional invoice template
Templat invois perniagaan , tersedia untuk pembelian dari GraphicRiver.

Butiran dan Bayaran Kerja 

Setiap invois hendaklah termasuk butiran asas pekerjaan yang anda berikan dan berapa banyak anda mengenakan bayaran untuk setiap komponen.

 Berapa banyak maklumat yang perlu disertakan bergantung kepada betapa rumitnya projek itu dan bagaimana pembayarannya berstruktur. Adakah projek mudah dengan satu, pembayaran satu kali selesai, maka ia hanya boleh satu baris, seperti: 

Reka bentuk kad perniagaan untuk XYC Corp: $ 500

Tetapi jika anda menyelesaikan beberapa projek, atau satu projek dengan banyak komponen atau tonggak yang berasingan, maka anda perlu menyenaraikan setiap secara berasingan dan menunjukkan harga masing-masing. Sebagai contoh:

  • Reka bentuk kad perniagaan: $ 500 
  • Reka bentuk laman web: $ 1,000  
  • Reka Bentuk Logo: $ 500 

Dan jika anda mengenakan bayaran pada jam tersebut, anda perlu memberikan butiran lengkap mengenai waktu kerja anda, kadar setiap jam anda, dan menunjukkan jumlah pengiraan anda, seperti: 

Rekabentuk kad perniagaan, 10 jam @ $ 50 / jam: $ 500

Pada akhirnya, matlamatnya adalah untuk memastikan bahawa pelanggan anda memahami dengan tepat bagaimana anda sampai pada jumlah bil anda, dan tidak mempunyai pertanyaan. 

Ia seperti di pizzeria: Anda tidak mahu mendapatkan rang undang-undang hanya berkata: "$ 50". Anda mahu melihat berapa banyak setiap pizza dan segelas kos wain, jadi anda boleh menambah semua dan berasa selesa bahawa anda membayar jumlah yang betul.  Sebaliknya, anda tidak mahu atau memerlukan rang undang-undang yang rosak: "membuat doh, 50 sen Tambah zaitun, 75 sen ..." Sertakan sahaja apa yang perlu diketahui oleh pelanggan untuk merasakan bahawa bil anda adalah adil dan tepat.

Cukai & Penghantaran 

Butir-butir cukai berbeza-beza untuk bahagian-bahagian perniagaan dan di berbagai belahan dunia, jadi saya tidak dapat menampung spesifik di sini, tetapi jika anda perlu mengenakan cukai jualan atau bentuk cukai lain, pastinya anda memasukkannya pada invois anda (anda mungkin perlu masukkan nombor ID cukai juga). 

Dan jika anda menghantar produk fizikal, jangan lupa untuk mengenakan bayaran untuk penghantaran sebagai item baris berasingan.

Pilihan Pembayaran 

Bagaimana pelanggan perlu membayar anda? Adalah penting untuk menentukan ini, dan memasukkan maklumat klien akan diperlukan. Sebagai contoh, saya biasanya menulis, "Sila bayar melalui PayPal" dan sertakan ID PayPal saya pada invois.  Anda juga boleh menawarkan pelbagai pilihan-terdapat banyak pemproses pembayaran lain di luar sana, dan pemindahan bank atau pemindahan elektronik juga merupakan pilihan. 

Hanya pastikan anda menawarkan sekurang-kurangnya satu pilihan yang banyak digunakan: melainkan jika anda mempunyai hubungan yang sangat kuat dengan pelanggan dan melakukan banyak perniagaan bersama-sama, adalah tidak realistik untuk mengharapkan mereka mendaftar untuk pemproses pembayaran yang sedikit diketahui hanya untuk menyelamatkan beberapa dolar dalam yuran.

Terma Pembayaran Tambahan 

Item terakhir ini tidak perlu, tetapi sering merupakan idea yang baik untuk memasukkan terma dan syarat pada invois anda, tambahan sebagai cara untuk menggalakkan pembayaran awal. Sebagai contoh, anda boleh menawarkan diskaun untuk orang yang membayar dalam tempoh 10 hari pertama, atau anda boleh mengenakan faedah atau penalti pada pembayaran lewat.

Apa yang perlu dilihat seperti invois profesional? 

Jadi sekarang untuk format itu. Apa yang perlu anda perolehi sebagai invois? 

Untuk memahami, mari kita kembali ke contoh pizza. Apa tagihan di pizzeria kelihatan seperti?

 Sebenarnya, anda mungkin melihat pelbagai jenis. Jika ia adalah sejenis restoran pizza asas, mungkin hanya senarai menulis bawah pada notepad pelayan dalam scrawl tidak boleh dibaca, berjumlah di bahagian bawah pena circled.  Jika ia adalah tempat yang berkelas, ia biasanya disusun dengan kemas atau dicetak dengan kemas, dengan nama restoran, logo dan kenalan terperinci di bahagian atas dan mesej "terima kasih" mesra di bahagian bawah.

Saya pasti anda mahu perniagaan anda dilihat sebagai berkelas, tidak asas, jadi kami akan mengabaikan idea menulis notepad.  Tetapi sama ada terdapat satu format untuk rang undang-undang pizzeria, tiada format yang dinyatakan untuk invois perniagaan sama ada. Terdapat beberapa susunan biasa, tetapi terdapat pelbagai variasi dalam gaya. Perkara penting ialah: 

  • Gunakan template profesional-Cari untuk memastikan rupa yang konsisten.
  •  Jika logo perniagaan anda, skema jenama dan warna, pastikan anda boleh menyesuaikan template untuk memasukkan orang. 
  • Termasuk semua perkara utama yang disebutkan di atas. 
  • Masukkan semua maklumat yang jelas, memastikan bahawa perkara penting memudahkan pelanggan mencari dan membaca. 

Secara umum, nama dan maklumat hubungan anda biasanya muncul di atas, dengan nama dan alamat di bawahnya, pelanggan dan nombor invois dan tarikh terdekat. Kemudian butiran pekerjaan mengambil sebahagian besar halaman, dengan jumlah keseluruhan di bawah, bersama dengan butiran lain seperti cukai, perkapalan, pembayaran, tarikh jatuh tempo dan istilah lain. 

Tetapi tidak satu pun dari ini ditetapkan dalam batu. Selagi anda memasukkan semua maklumat penting yang jelas, anda boleh menggunakan format invois profesional-Cari kegemaran anda.

Professional Invoice Design Template
Invois reka bentuk templat , tersedia dalam GraphicRiver. 

Anda boleh mulakan dengan melayari koleksi template invois profesional untuk melihat apa yang tersedia.Anda boleh mempersempit carian anda dengan tag seperti bersih, moden, syarikat, atau kreatif, dan melihat bagaimana reka bentuk berbeza-beza.

 Pilihan lain ialah membuat invois anda dengan aplikasi invois seperti Penuaian , atau perisian perakaunan seperti QuickBooks atau FreshBooks . Aplikasi dan pakej perisian biasanya akan mempunyai beberapa format yang dibina dengan baik.

Kesimpulannya

 Dalam tutorial ini, anda telah melihat apa yang invois itu, perkara penting yang perlu disertakan, dan apa yang kelihatan seperti invois. Anda telah melihat koleksi templat yang boleh anda gunakan untuk mencipta format yang anda inginkan untuk perniagaan anda, bergantung pada jenama. 

Walau bagaimanapun, membuat invois adalah sebahagian daripada proses. Sekiranya anda ingin mengetahui cara mengendalikan perkara seperti mengikuti invois yang belum dibayar dan mengendalikan pembayaran lewat, lihat garis panduan pembayaran yang tepat pada masanya . Dan dalam tutorial masa depan, saya akan masuk ke lebih terperinci mengenai terma pembayaran yang boleh anda gunakan untuk memacu prompt pembayaran.  Sumber Kredit grafik: Ikon invois yang direka oleh Alex Auda Samora dari Projek Noun .

Sumber 

Kredit grafik: Ikon invois yang direka oleh Alex Auda Samora dari Projek Noun .

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.