W jaki sposób napisać wiadomość e-mail z podziękowaniem po odbytej rozmowie kwalifikacyjnej?

Kiedy po raz ostatni podziękowałeś pracownikowi działu rekrutacji za przeprowadzoną rozmowę kwalifikacyjną?

Jeśli nawet nie pamiętasz, zapewne zaprzepaściłeś spore możliwości w procesie rekrutacji.

Według wyników ankiety przeprowadzonej przez firmę Accountemps na ponad 500 menedżerach działu rekrutacji w firmach zatrudniających co najmniej 20 osób, 91% respondentów uznała krótkie podziękowanie po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej za pomocne.

Wysyłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem za możliwość odbycia rozmowy kwalifikacyjnej zwiększa szanse w procesie rekrutacji. Jednak wielu kandydatów wciąż o tym zapomina. Według badań przeprowadzonych przez CareerBuilder, rezygnacja z wysłania takiego podziękowania jest przez niektórych menedżerów HR uznawana za brak pewnego rodzaju zakończenia całego procesu rekrutacji.

Dobrze napisane podziękowanie przypomina osobie przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną o umiejętnościach osoby aplikującej oraz zwiększa jej szanse na otrzymanie posady.

Oto kilka wskazówek, jak dobrze napisać wiadomość e-mail z podziękowaniem za przeprowadzoną rozmowę kwalifikacyjną, aby nie wywołać wrażenia zdesperowanego aplikanta.

Przygotowanie - gdy rozmowa kwalifikacyjna dobiega końca i wracasz do domu

Kiedy rozmowa kwalifikacyjna dobiega końca upewnij się, że nie zapomniałeś o wymienionych poniżej kwestiach.

• Podziękowanie osobie przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną.
• Wzięcie wizytówek wszystkich rozmówców. To jest szczególnie ważne w przypadku odbycia wielu rozmów kwalifikacyjnych lub przeprowadzonego spotkania przed komisją 
• Ponowne podkreślenie dużej ochoty pracy dla tej firmy i na stanowisku, o które się ubiegasz.
• Zapytanie o następne etapy procesu rekrutacji.
• Zapytanie kiedy można spodziewać się wyników rekrutacji oraz o najlepszą metodę śledzenia tych informacji.

Dzięki tym informacjom będziesz mniej więcej wiedzieć, jak długo może potrwać cały proces rekrutacji. Ponadto poznasz prawidłową nazwę stanowiska służbowego osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną. Zbierzesz również niezbędne dane kontaktowe i dowiesz się, jak najlepiej podziękować za odbyte spotkanie.

Po powrocie do domu jak najszybciej zapisz wszystko, co zapamiętałeś z rozmowy kwalifikacyjnej.

• Udzielone odpowiedzi i komentarze, które się spodobały rozmówcy.
• Odpowiedzi, które wywołały u rozmówcy zaniepokojenie lub zakłopotanie.
• Wypisz pytania, których zapomniałeś zadać.
• Wymień wzajemne zainteresowania, nawet niekoniecznie związane z pracą.

Nie polegaj wyłącznie na swojej pamięci. Zapamiętaj komentarze rozmówców oraz kwestie, na które zwrócili szczególną uwagę. Dzięki temu będziesz się mógł do nich odnieść w podziękowaniach.

Właściwy moment na wysłanie podziękowań

“Przypomnij sobie sytuację, gdy wyświadczyłeś komuś przysługę, podarowałeś prezent lub pomogłeś w potrzebie. Pomimo upływu kilku dni nadal nie otrzymałeś podziękowania. Czy osoba, której pomogłeś w ogóle Ci za to podziękuje? Czy brak wdzięczności wpłynął na Twoje samopoczucie? Cóż, menedżerowie działu rekrutacji też są tylko ludźmi.” To słowa Sharon Schweitzer, eksperta w dziedzinie etykiety biznesu i założycielki Protocol and Etiquette Worldwide.

Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną dała Ci szansę na zaprezentowanie siebie, przecież mogła dać ją komuś innemu. Dlatego też powinieneś podziękować w ciągu 24 do 48 godzin, nie później. “W przeciwnym wypadku wywołujesz wrażenie osoby, która ma o wiele ciekawsze rzeczy do zrobienia. To nie sprawia dobrego wrażenia, zwłaszcza jeśli szukasz pracy”, kontynuuje Schweitzer.

Czy wysłać pocztą tradycyjny, napisany odręcznie list? To jest jak najbardziej poprawne, o ile list zostanie dostarczony w ciągu trzech do siedmiu dni od dnia rozmowy kwalifikacyjnej.

Wstępny szkic podziękowań

1.Temat (w przypadku wiadomości e-mail).

Musi być konkretny i prosty.

• Podziękowania dla (imię i nazwisko)
• Pan/pani (imię i nazwisko), dziękuję za spotkanie
• To była prawdziwa przyjemność dowiedzieć się więcej o (nazwa firmy)
• Dziękuję za poświęcony mi czas na omówienie pracy na stanowisku (tutaj nazwa stanowiska)

2. Wstęp

Ponieważ piszesz podziękowania, więc zaznacz to już na samym początku. Podziękuj za poświęcony czas, a także za przekazane informacje dotyczące firmy i stanowiska, o które się ubiegasz.

3. Nawiązanie do kluczowych punktów rozmowy kwalifikacyjnej

Nawiązując do odbytej rozmowy kwalifikacyjnej raz jeszcze podkreśl, że świetnie nadajesz się na dane stanowisko. Na przykład w trakcie spotkania rozmówca wyraźnie zainteresował się Twoimi umiejętnościami analitycznymi lub doświadczeniem w programowaniu w języku PHP. Jeśli to możliwe, podaj konkretny przykład ich wykorzystania w poprzedniej pracy.

4. Opcjonalnie - osiągnięcia lub umiejętności nieomówione podczas rozmowy kwalifikacyjnej

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej rzadko można przedyskutować wszystkie tematy i aspekty, które aplikant chciałby poruszyć. Zatem podziękowanie można wykorzystać jako formę krótkiego zasygnalizowania i podkreślenia kluczowych osiągnięć, które nie zostały omówione podczas rozmowy kwalifikacyjnej. W dobrym tonie jest też wspomnieć o wzajemnych powiązaniach i zainteresowaniach.

5. Zakończenie

Ponownie podziękuj rozmówcy za możliwość odbycia spotkania. Napisz również, że czekasz na wiadomość. Ponadto wyraź nadzieję, że firma znajdzie najwłaściwszą osobę na aplikowane stanowisko. W tym miejscu nie pisz (bezpośrednio lub pośrednio), że to właśnie Ty jesteś najwłaściwszą osobą. Po prostu wyraź nadzieję, że firma wybierze najlepszego kandydata, nawet jeśli to nie będziesz Ty.

Przykłady listu z podziękowaniem w różnych sytuacjach

Oto kilka przykładów użytecznych listów z podziękowaniem po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej. Te listy mogą być zarówno pisane odręcznie, jak i wysyłane drogą elektroniczną.

1. Wysłany elektronicznie list z podziękowaniem po telefonicznej rozmowie kwalifikacyjnej.

Rozmowy kwalifikacyjne przeprowadzane przez telefon i osobiście mogą przebiegać w zupełnie inny sposób. Telefoniczne rozmowy kwalifikacyjne są często prowadzone przez menedżerów działu rekrutacji na wstępnym etapie rekrutacji. Zwykle dotyczą bardziej ogólnych zagadnień, w ich trakcie padają pytania dotyczące między innymi powodów zainteresowania kandydata posadą, jego oczekiwań finansowych oraz dostępności. Dlatego też po tego rodzaju rozmowie praktykuje się przesłanie krótkiego podziękowania w postaci wiadomości e-mail.

Napisanie odręcznego listu mogłoby się okazać w tym przypadku przesadą, ponieważ to dopiero jest wstęp do prawdziwej rekrutacji. Lepszym rozwiązaniem jest więc wysłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem.

Poniżej prezentuję przykład listu, jaki otrzymała Rebecca Barnes-Hogg po przeprowadzeniu telefonicznej rozmowy kwalifikacyjnej.

“Bardzo dziękuję za poświęcony czas na przeprowadzenie ze mną rozmowy na temat stanowiska specjalisty ds.komunikacji marketingowej w (nazwa firmy). Uważam, że moje doświadczenie w zakresie strategii dotyczących treści cyfrowych w połączeniu z moim dążeniem do stosowania bardziej tradycyjnych metod komunikacji, czyni mnie idealnym kandydatem na wyżej wymienione stanowisko. Próbki moich umiejętności zamieszczam w załączniku.

O moich umiejętnościach może się Pani przekonać również odwiedzając utworzoną przeze mnie stronę internetową przeznaczoną do gromadzenia funduszy. Treść strony oraz jej układ został opracowany przeze mnie.”

2. Rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona osobiście

Zwykle taka rozmowa zajmuje godzinę czasu lub więcej, ponieważ w jej trakcie omawia się o wiele więcej szczegółów. Możesz więc napisać szczegółowy list z podziękowaniem, który odzwierciedla jeden lub więcej punktów rozmowy.

Oto przykład wiadomości e-mail z podziękowaniem za przeprowadzoną rozmowę kwalifikacyjną.

"Szanowny/Szanowna (Panie/Pani nazwisko),

Pragnę podziękować za rozmowę dotyczącą stanowiska (nazwa stanowiska), która odbyła się (data rozmowy). Zdaję sobie sprawę z tego, jak stresujące mogą być rozmowy kwalifikacyjne, w szczególności jeśli przeprowadza się ich kilka w ciągu dnia. Tym bardziej jestem wdzięczny/wdzięczna za to, w jak przyjaznej atmosferze się ona odbyła.

Jak wspomniałem podczas rozmowy, posiadam (umiejętności, osiągnięcia lub inne kwalifikacje, na które osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną zwróciła szczególną uwagę), co czyni mnie odpowiednim kandydatem/tką na to stanowisko. Wnikliwe odpowiedzi na moje pytania dotyczące zakresu codziennych obowiązków tylko upewniły mnie w przekonaniu, że jest to praca w sam raz dla mnie. Miejsce, gdzie nadal mogę się rozwijać i jednocześnie wnosić swoje najlepsze umiejętności to (nazwa oddziału).

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, proszę o kontakt. Było mi bardzo miło poznać Panią/Pana w trakcie naszej rozmowy. Raz jeszcze ogromnie dziękuję za poświęcony mi czas i wnikliwe rozważenie mojej aplikacji.

Z poważaniem,

(Twoje imię i nazwisko)"

Pierwszy akapit podziękowania wykracza poza komplement dla osoby przeprowadzającej rozmowę. Ponadto list świadczy o kulturze osobistej osoby aplikującej oraz o jej chęci dalszego rozwoju. To są dwie cechy niezwykle cenione przez pracodawców u swoich pracowników.

Poniższy list z podziękowaniem warto wysłać w przypadku wspólnych zainteresowań i powiązań z firmą, w której ubiegasz się o określone stanowisko.

“Szanowna/Szanowny (Pani/Panie, nazwisko),

Jestem niezwykle wdzięczny/a za poświęcony mi czas na omówienie ze mną pracy na stanowisku (nazwa stanowiska) w firmie (nazwa firmy)dnia (data rozmowy).

Pod koniec naszej rozmowy wspomniałam/łem o tym, jak bardzo jestem podekscytowana/ny (tworzeniem/możliwością pomocy lub użyj innego czasownika) (podaj nazwę projektu lub powody, dla którego ubiegasz się o dane stanowisko). Moje doświadczenie w (podaj sektor) oraz nabyte umiejętności w zakresie(podaj charakterystyczne dla danego stanowiska umiejętności, predyspozycje osobowe lub narzędzia odpowiednie do pracy)czynią mnie odpowiednim kandydatem na to stanowisko.

Ja również jestem bardzo zadowolony/na ze spotkania z odnoszącym sukces (absolwent/absolwentka/były pracownik) (nazwa szkoły lub firmy).

Raz jeszcze dziękuję za dane mi możliwości i czekam niecierpliwie na wiadomość od Pani/Pana do dnia (data podana podczas rozmowy kwalifikacyjnej). W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań, proszę o kontakt ze mną.

Z poważaniem,

(Twoje imię i nazwisko)

(adres profilu w serwisie LinkedIn lub witryny internetowej)"

3. Podziękowanie dla pochodzącej z zewnętrz osoby, która Cię rekrutowała

Dlaczego należy podziękować pochodzącej z zewnętrz osobie, która Cię rekrutowała?  Ponieważ jeśli nie otrzymasz interesującego Cię stanowiska, to właśnie wspomniana osoba z zewnętrz zadecyduje o tym, czy kierować Cię na inne rozmowy do kolejnych firm, czy raczej całkowicie usunąć z listy kandydatów. Warto zatem odpowiednio się zachować i współpracować z tą osobą.

Poniżej prezentuję przykład wiadomości e-mail z podziękowaniem za przeprowadzoną rozmowę kwalifikacyjną oraz podziękowań dla pochodzącej z zewnątrz osobie, która Cię rekrutowała. Ponieważ wiele tego rodzaju osób otrzymuje wynagrodzenie dopiero wtedy, gdy aplikant otrzyma stanowisko, dlatego z pewnością doceniają informacje o aktualnym etapie procesu rekrutacji, na którym się znajduje polecana osoba.

Przykład wiadomości e-mail z podziękowaniem dla pochodzącej z zewnętrz osoby, która Cię rekrutowała

“Temat wiadomości: Dziękuję za skierowanie mnie do (nazwa firmy) na stanowisko (nazwa stanowiska).

Szanowny/Szanowna (Panie/Pani, nazwisko osoby rekrutującej),

Bardzo dziękuję za skierowanie mnie na rozmowę kwalifikacyjną do (nazwa firmy). Rozmowa odbyła się dnia (data rozmowy) i myślę, że poszła mi dobrze.

Rozmawiałem/Rozmawiałam z (nazwisko osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną), (nazwa jej stanowiska) i (nazwisko drugiej osoby przeprowadzającej rozmowę), (nazwa jej stanowiska). Dzięki Pańskim wskazówkom przeszłam/przeszedłem pomyślnie przez proces całodziennej rozmowy kwalifikacyjnej. Nie sądzę, aby mi się to udało bez wcześniejszego, właściwego przygotowania.

(Nazwa stanowiska) w (nazwa firmy) idealnie pasuje do moich obecnych umiejętności i doświadczenia zawodowego. Lubię pracować z takim pracodawcą, ponieważ (przytocz określony powód, z którego podoba Ci się ta firma, na przykład wysoka kultura panująca w biurze lub postawa i stosunek przełożonego). Będę bardzo szczęśliwa/y mając możliwość odbycia kolejnych rozmów w podobnych firmach poszukujących kandydatów z umiejętnościami zbliżonymi do moich.

Jeśli to możliwe, byłabym/byłbym bardzo wdzięczny za informowanie mnie o stanie mojej aplikacji. Bardzo dziękuję za pomoc.

Pozdrawiam,

(Twoje imię i nazwisko)"

W drugim akapicie wymień nazwiska wszystkich osób, z którymi rozmawiałeś/łaś oraz ich stanowiska służbowe. Jeśli miałeś/łaś tylko jedną rozmowę, napisz o tym. Jeśli osoba rekrutująca usunęła Cię z jakiegokolwiek powodu z procesu rekrutacyjnego, wspomnij również o tym.

Bruce Hurwitz, ma nieco inne zdanie na ten temat.

“Nie polecałbym wysyłania listu z podziękowaniem. Zamiast tego niezwłocznie po rozmowie należy zadzwonić do osoby, która Cię skierowała na rozmowę i zdać relację z jej przebiegu. Osoby rekrutujące kandydatów bardzo często narzekają, że ubiegający się o stanowisko nie przekazują im na bieżąco informacji. Nie popełnij takiego błędu” dodaje Hurwitz.

4. Druga rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowy kwalifikacyjne na drugim etapie rekrutacji zwykle przeprowadzane są przez osobę zajmującą wyższe stanowisko w firmie, szczególnie jeśli ubiegasz się o kierownicze stanowisko. W przeciwnym razie kolejna rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzana jest przez innego członka zespołu. List z podziękowaniem wyślij tylko wtedy, gdy rozmowę przeprowadza inna osoba.

W poniższym przykładzie założono, że kandydat lub kandydatka przedyskutował obowiązki związane ze stanowiskiem, bieżącą pracą nad projektami oraz przyszłe cele stawiane przed całym zespołem. To jest dużo bardziej wnikliwa dyskusja w porównaniu do rozmowy typu “czy posiada Pan/Pani niezbędne umiejętności, wymagane na tym stanowisku”, jaka zwykle ma miejsce podczas pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej.

Przykładowa wiadomość e-mail z podziękowaniem po drugiej rozmowie kwalifikacyjnej

“Dziękuję bardzo za znaleziony, w tak napiętym przecież harmonogramie dnia, czas na spotkanie ze mną. Praca w Pańskim zespole nad (nazwa projektu lub inicjatywy) brzmi zachwycająco. Możliwość współtworzenia sukcesu (nazwa firmy)podczas pracy z tak przyjaznym i utalentowanym zespołem (nazwa zawodu) będzie kamieniem milowym w mojej karierze.

Już po naszej rozmowie, do głowy przyszło mi kilka pomysłów. W załączniku do tej wiadomości przesyłam wstępny szkic kilku z nich. Jeśli pokrywają się one z Pańskimi wizjami lub są trafne, z wielką ochotą chciałabym mieć możliwość przedyskutowania ich po dołączeniu do Pańskiego zespołu.

Proszę dać mi znać, jeśli w mojej aplikacji pozostało jeszcze cokolwiek wymagającego wyjaśnienia. Dziękuję za poświęcony mi czas i czekam z niecierpliwością na wiadomość od Państwa.

Pozdrawiam,

(Twoje imię i nazwisko)"

W liście powyżej wspomniałam “o kilku pomysłach” i “ich wstępnym szkicu”. Jednak tym można się zająć jedynie w przypadku, gdy zwróciłeś/łaś na nie uwagę podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub zapytałeś/łaś o obecne inicjatywy zespołu. Nie zapomnij zatem o tym. Ponadto zastanów się nad tym, co mógłbyś zrobić w ciągu swoich pierwszych 90 dni w nowej pracy, aby mieć znaczący wpływ na projekt.

Czego NIE zawierać w liście z podziękowaniem

1. Żądań i prośb

Pytanie o drugą rozmowę lub jakiekolwiek inne prośby umniejszają wartość listu z podziękowaniem. Takie postępowanie powoduje, że sprawiasz wrażenie zdesperowanego i nachalnego.

2. Błędów i usprawiedliwień dla kiepskiego przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej

“Zachowaj pozytywny wydźwięk listu z podziękowaniem i nie używaj go do usprawiedliwiania lub rekompensowania czegokolwiek po kiepskiej rozmowie kwalifikacyjnej”, mówi Scott Ledbury, współzałożyciel Slinky Productions.

Zamiast przerabiania niezręcznych odpowiedzi Ledbury sugeruje ”użycie listu w celu uzupełnienia wszelkich luk w rozmowie kwalifikacyjnej, takich jak opracowanie wypowiedzi, dla której później znalazłeś/łaś jeszcze lepszą postać”.

3. Pospolitych komplementów

Czy osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną była miła?  Punktualna? Takie komplementy są niejasne i z pewnością nie pozwolą Ci zjeść wisienki na torcie. Doceń i pochwal coś charakterystycznego, na przykład otrzymaną wskazówkę lub pewien aspekt rozmowy, który szczególnie przypadł Ci do gustu.

4. Oczekiwań finansowych

Właśnie odbyłeś/łaś rozmowę kwalifikacyjną. Jeszcze nie wiesz, czy otrzymałeś tę pracę, więc nie używaj listu z podziękowaniem do przedstawienia swoich oczekiwań finansowych. Nie wspominaj też o przyszłych wnioskach urlopowych i nie pytaj o pakiety opieki zdrowotnej.

5. Przeprosin za braki certyfikatów i umiejętności

Czy w ogłoszeniu o pracę zostały wspomniane umiejętności lub certyfikaty, których nie posiadasz?  Czy osoba przeprowadzająca z Tobą rozmowę zapytała o nie? Niezależnie od tego rozmowa kwalifikacyjna już się odbyła. Nie masz żadnego wpływu na to, czy wspomniane braki zostały użyte przeciwko Tobie. Najlepsze co możesz w obecnej sytuacji zrobić, to po prostu nie wspominać o tym więcej.

Jak zwiększyć szansę na otrzymanie stanowiska mimo olbrzymiej konkurencji?

Co zrobić, aby osoby rekrutujące kandydatów, menedżerowie działów kadr, właściciele firm, fundatorzy start-up’ów i cała masa innych osób trudniących się rekrutacją wybrała właśnie Ciebie spośród innych, obiecujących kandydatów?

Czasami sprowadza się to do dopasowania kulturowego. Natomiast innym razem czynnikiem decydującym okazuje się osobowość kandydata. Mógłbyś zapytać co w sytuacji, kiedy obydwa wymienione czynniki są równie odpowiednie, a kandydaci doskonale pasują do zespołu?

Właśnie wtedy wysłanie listu z podziękowaniem może okazać się decydujące. Leslie Saul, właścicielka Leslie Saul and Associates, czyli firmy zajmującej się architekturą i projektowaniem dzieli się swoją historią:

“Pewnego razu mój zespół stanął przed decyzją wyboru jednego spośród trzech kandydatów. Spotkałam się z każdym z nich i przekonałam, że wszyscy doskonale pasowaliby do zespołu.

Dwa dni później otrzymałam odręcznie napisany list z podziękowaniem od jednego z kandydatów. Napisał taki list również do pracowników, którzy przeprowadzali z nim rozmowy kwalifikacyjne. Drugi kandydat wysłał wiadomość e-mail z podziękowaniem, natomiast trzeci w ogóle nie skontaktował się z nami. Ostatecznie zatrudniłam pierwszego kandydata, Pana który ręcznie napisał list. Okazał się świetnym wyborem!”

Skoro już wiesz w jaki sposób napisać list z podziękowaniem po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej, nadszedł odpowiedni czas, aby teoretyczne przykłady wcielić w życie i zastosować w praktyce. Tym samym możesz zwiększyć swoje szanse na otrzymanie wymarzonej posady. Zatem do dzieła.

Autorzy grafiki

Ikona wiadomości e-mail została opracowana przez Chameleon Design z Noun Project.