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15 Aplicativos de produtividade empresarial para trabalhar melhor + economizar tempo

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Tempo. Nunca parece haver o suficiente.

Como donos de pequenas empresas, estamos sempre procurando maneiras de trabalhar melhor e economizar tempo. Isso porque muitas vezes, quanto mais for feito, mais ganhará.

Usado corretamente, os aplicativos de produtividade de negócios ajudam você a tornar-se mais produtivo. Com o tempo que você economiza, adquira mais projetos que pagam ou tire algum tempo bem merecido.

Como a maioria dos proprietários de pequenas empresas trabalham em vários dispositivos, nos concentramos em alguns dos melhores aplicativos de produtividade neste artigo que podem ser usados em um desktop ou em um dispositivo móvel. Nós fornecemos uma visão geral de como cada um desses aplicativos pode ajudá-lo a tornar-se mais produtivo. Também estão incluídos links para Tuts+ tutoriais em aplicativos de produtividade de trabalho selecionados para que você possa dominá-los rapidamente.

Best Business Productivity Apps
Economize tempo com os melhores aplicativos de produtividade comercial (fonte)

Como os aplicativos de produtividade empresarial podem poupar tempo

Se você não mudou a maneira como você lida com tarefas comerciais de rotina recentemente, provavelmente está perdendo tempo e deixando dinheiro na mesa. Os mais novos aplicativos de produtividade de negócios podem ajudá-lo a melhorar seu fluxo de trabalho e economizar tempo em uma ampla variedade de tarefas. E uma vez que você provavelmente é muito apegado ao seu dispositivo móvel para o seu negócio, os mais novos aplicativos de negócios também oferecem a opção de trabalhar em vários dispositivos, desde o desktop ao celular.

Neste tutorial, forneço uma visão geral das melhores aplicações para ajudá-lo com sete tipos específicos de tarefas:

  1. Comunicações. No ambiente de negócios de hoje, você nem sempre pode esperar que alguém responda um e-mail imediatamente. Com esses aplicativos você recebe sua mensagem imediatamente.
  2. Gestão de Projetos. Se você geri seu próprio trabalho ou uma equipe pequena, você deseja um bom aplicativo de gestão de projetos para manter seu projeto conforme o cronograma.
  3. Gestão do tempo. Uma maneira de gerir seu dia de trabalho mais proficiente é através de uma melhor gestão do tempo. Felizmente, há aplicativos que podem ajudá-lo a medir e controlar como você usa seu tempo.
  4. Lista de tarefas. Se você ainda está confiando em notas adesivas de papel para criar sua lista de tarefas, há uma maneira melhor. Um aplicativo de lista de tarefas irá ajudá-lo a rastrear o que precisa ser feito e o que já está completo.
  5. Fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho é o processo que você usa para executar tarefas e concluir projetos. Com uma melhor produtividade do trabalho, você pode automatizar suas tarefas de fluxo de trabalho e reduzir o tempo necessário para atingir seus objetivos.
  6. Mídia social. Você não precisa passar horas nas mídias sociais para torná-lo uma parte efetiva do seu plano de marketing de pequenas empresas. Use uma dessas aplicações para agendar suas mídias sociais e melhorar sua automação de marketing.
  7. Administrativo. Todas as empresas têm tarefas administrativas de rotina que devem ser feitas para manter seus negócios funcionando. Este artigo aborda dois aplicativos administrativos: gestão de senhas e cópia de segurança de arquivos.

Vamos dar uma olhada nessa seleção com curadorias de aplicativos de produtividade de negócios.

Apps de comunicação

Uma boa comunicação é vital para sua pequena empresa. A falta de comunicação pode causar estragos. Uma mensagem atrasada pode causar problemas comerciais sérios.

Equipes remotas tornaram-se o ambiente de trabalho que precisamos para prosperar hoje. Como proprietário de uma pequena empresa, seus colegas de trabalho são mais propensos a estar em todo o país do que no outro lado do corredor. É por isso que é vital ter um bom aplicativo de comunicação.

Enquanto o snail mail e o correio eletrônico são eficazes para algumas mensagens, às vezes você precisa se conectar com um contato imediatamente. Você precisa de uma maneira rápida de se comunicar com membros da equipe, clientes e outros colegas.

Aqui estão dois dos melhores aplicativos de produtividade para ajudá-lo a se comunicar em tempo real.

1. Skype

Skype Business Productivity and Communication App

O Skype, agora de propriedade da Microsoft, permite ao usuário fazer chamadas de telefone individuais ou grupais, conectar-se através de vídeo ou enviar mensagens. Outras características do Skype incluem o envio de arquivos e o compartilhamento de tela.

Como o Skype trabalha em uma variedade de plataformas, use-o para se comunicar com quase qualquer um. Você pode até mesmo telefonar para números de telefone que não sejam do Skype.

2. Slack

Slack Business Communication Productivity App

Se você se comunica regularmente com grupos ou indivíduos durante seu dia de trabalho, Slack apenas pode ser a ferramenta certa para você. Slack pode enviar mensagens para grupos ou indivíduos usando canais privados ou públicos. Slack também permite que você compartilhe arquivos e também inclui recursos de chamada.

Slack integra-se com dezenas de outros aplicativos. Para saber mais sobre como usar o Slack, reveja nosso tutorial para iniciantes:

Aplicativos de gestão de projetos

Os aplicativos de gestão de projetos ajudam seus projetos a operar sem problemas. Eles apoiam o processo de gestão de projetos e ajudam você a atingir seus objetivos.

Não só gravam prazos e atribuições de tarefas, mas muitos aplicativos de gestão de projetos também fornecem um fórum para fazer perguntas e compartilhar informações.

Para saber mais sobre a gestão de projetos, revise nosso tutorial de introdução a gestão de projetos:

Vamos dar uma olhada em alguns aplicativos de gestão de projetos.

1. Trello

Trello Task Productivity App

O Trello ajuda você a rastrear tarefas de projetos ou tarefas usando um sistema baseado em cartão. A interface visual é uma ótima maneira de obter uma visão geral rápida do projeto. Para obter mais informações, o usuário pode abrir o cartão.

Trello notifica os membros da equipe por correio eletrônico quando seu cartão é atualizado ou alterado. Para saber mais sobre como usar o Trello, consulte nosso tutorial para começar:

2. Asana

Assana Project Management Work Productivity App

Asana fornece outra maneira para as equipes de projeto atribuir e rastrear tarefas. Asana se concentra em torno da capacidade de criar espaços de trabalho, que permitem rastrear projetos e tarefas em conjunto.

Comunique-se diretamente com os membros da equipe dentro do Asana, ou escolha que o aplicativo lhe envie alertas por correio eletrônico. Aqui está um tutorial para ajudá-lo a começar a trabalhar com o Asana:

Aplicativos de gestão de tempo

Você está usando seu tempo sabiamente? Se somos honestos, a maioria de nós tem que admitir que podemos usar nosso tempo melhor. No ambiente de negócios agitado de hoje, a gestão de bons momentos é mais importante do que nunca.

O tempo desperdiçado pode significar vendas perdidas ou projetos atrasados. A má gestão do tempo pode até fazer com que você perca o cliente se você perder um prazo.

Felizmente, gerir bem seu tempo é mais fácil do que nunca com esses três aplicativos de produtividade de trabalho. Eles o ajudam a acompanhar seu tempo ou agendar reuniões de forma eficaz. Vamos dar uma olhada.

1. Toggl

Toggl Business Time Management Productivity App

Toggl ajuda você a aprender como gastar seu tempo com um único clique. Acompanhe projetos, ou apenas sobre qualquer coisa que você faz no seu computador ou dispositivo móvel. Codifique por cores a sua folha de tempo por projeto ou cliente para que você possa detectar as informações que você precisa rapidamente.

Se você é um dono de pequenas empresas que conta seu tempo por hora, a Toggl ajuda você a rastrear seu tempo faturável. Veja suas informações de rastreamento de tempo no painel de controle ou exporte para a folha de tempo para o arquivo Excel, CSV ou PDF.

2. Harvest

Havest Productivity App for Time Tracking

A Harvest é um aplicativo de produtividade de negócios de rastreamento de tempo que permite configurar projetos e tarefas e ficar em cima do seu tempo. Use suas folhas de tempo para enviar faturas ou fazer pagamentos para sua equipe.

Além disso, use Harvest para rastrear as despesas. Harvest se conecta com muitos aplicativos de negócios populares. Para começar com Harvest, consulte nosso tutorial de rastreamento de tempo:

3. Doodle

Doodle Work Scheduling Best Productivity App

Reunir um grupo é um desafio. Todos somos pessoas ocupadas com muitos afazeres. Se você já tentou agendar uma reunião por um tempo em que todos possam estar lá, você sabe o quão difícil pode ser.

Doodle leva o desafio de agendamento para reunião e torna simples. Ele envia para a lista de datas e horários possíveis para os participantes da reunião (para a pesquisa do Doodle) e permite que eles escolham os horários que funcionam melhor para eles. Quando você está pronto para convidar participantes, o Doodle envia o convite da reunião.

Doodle sincroniza para programas populares como o calendário do Google, calendário do Office 365, iCal e muito mais.

Lista de tarefas e aplicativos de notas

Todo mundo adora uma lista. Fazer listas são uma ótima maneira de acompanhar tarefas, especialmente tarefas que não parecem se adequar a nenhum projeto específico.

Enquanto muitos de nós adoram fazer listas, a maioria de nós não faz o melhor uso deles. Você sabe o que quero dizer, se você tiver que fazer tarefas listadas em pequenos pedaços de papel em toda a área de trabalho ou em notas presas ao monitor do seu computador. Não é apenas uma maneira ruim de acompanhar o que você precisa fazer, também é bagunçado.

Há uma maneira melhor. Use o mais recente aplicativo de tarefas para melhorias de produtividade. Vejamos dois exemplos.

1. Wunderlist

Wunderlist Business Productivity Task App Manager

Wunderlist leva as listas de tarefas para um novo nível. Crie várias listas e listas relacionadas ao grupo em uma única pasta. Compartilhe listas com colegas de equipe. Você pode até encaminhar um correio eletrônico a sua lista para transformá-lo em um item de ação.

O Wunderlist permite que você configure lembretes e notificações para que você nunca esqueça de terminar uma tarefa. E se você ainda precisar de uma lista de papel, imprima seu Wunderlist. Comece com o Wunderlist usando nosso tutorial útil:

2. Evernote

Evernote Best Productivity App for Work

O Evernote permite que você tome anotações, crie listas e salve imagens. Armazene informações da web usando o Evernote Web Clipper. Depois de salvar algo no Evernote, acesse-o de qualquer dispositivo com conexão à internet. Compartilhe suas notas com membros da equipe ou colegas.

Um dos pontos fortes da Evernote é a poderosa ferramenta de busca para ajudá-lo a encontrar qualquer coisa que você salvou. Nunca perca outra nota importante. Saiba como usar o Evernote com nosso tutorial Tuts+ para iniciantes:

Aplicações de fluxo de trabalho

O processo que você usa para fazer o trabalho é conhecido como seu fluxo de trabalho. Um bom fluxo de trabalho economiza tempo e ajuda seus projetos a serem executados com mais facilidade. Um fluxo de trabalho fraco pode resultar em horas de tempo desperdiçado e muita frustração.

Desenvolver um bom fluxo de trabalho é mais fácil do que costumava ser. Com os bons aplicativos de produtividade de trabalho, você pode projetar um fluxo de trabalho efetivo e cumpri-lo. Algumas ferramentas permitem automatizar processos comuns.

Vamos dar uma olhada em duas populares ferramentas de produtividade de fluxo de trabalho na web.

1. IFTTT

IFTTT Best Workflow Productivity App

O IFTTT é um aplicativo de produtividade que usa instruções "If, Then" para automatizar processos comuns e agilizar seu fluxo de trabalho. Você começa definindo o "Se", também chamado de gatilho. Em seguida, você define o "Then", que é a ação que deseja ocorrer quando a condição desencadeada for atendida. As combinações de ação de gatilho são chamadas de "Receitas".

Como o IFTTT se integra com centenas de aplicativos populares e dispositivos controlados por aplicativos, você pode configurar as receitas para executar automaticamente várias tarefas de rotina. Descubra como automatizar qualquer coisa com o IFTTT no nosso tutorial Tuts+:

2. Zapier

Zapier Web Automation Productivity App

O Zapier é outro aplicativo de produtividade de negócios que ajuda você a automatizar seu fluxo de trabalho. Você define disparadores e determina quais ações cada disparador automatiza. A combinação de um gatilho e ação é chamada de "Zap". O Zapier permite que você defina até Zaps complexos com múltiplas etapas.

Como o Zapier se integra com centenas de aplicativos, você pode automatizar muitas tarefas repetitivas. O Zapier também permite que você coloque filtros antes de qualquer ação.

Aplicativos de mídia social

Como um pequeno empresário, o marketing de redes sociais é uma parte importante da sua estratégia de negócios. Ao se conectar com clientes e fãs através de redes sociais, sua empresa constrói fidelidade à marca e melhora a boa vontade de sua empresa.

Mas você gasta muito tempo nas mídias sociais?

Se você anda a ir para cada plataforma de mídia social para postar, a resposta provavelmente é "sim". Considere usar um aplicativo de redes sociais para melhorar sua produtividade.

As aplicações de redes sociais ajudam você a publicar em mais de uma plataforma de redes sociais usando uma única ferramenta. Programe artigos, encurte URLs, acompanhe as estatísticas das mídias sociais e muito mais. Sem um aplicativo de mídia social especializado, essas tarefas podem levar horas.

Para saber mais sobre a importância das mídias sociais em sua estratégia de marketing, leia esse tutorial:

Vamos examinar dois dos melhores aplicativos de produtividade para redes sociais.

1. Buffer

Buffer Social Media Productivity App

O buffer permite que você agende mensagens para qualquer hora do dia ou da noite. Enviar artigos para plataformas de redes sociais populares. Gerir vários perfis de redes sociais. Use a parte analítica do programa para determinar o melhor momento para publicar.

O Buffer também se integra com muitos aplicativos de fluxo de trabalho populares (como o Zapier) para que você possa automatizar o seu marketing em redes sociais e economizar ainda mais o tempo.

2. Hootsuite

Hootsuite Social Media Management Productivity App

Use o Hootsuite para gerir suas tarefas de redes sociais. Agende mensagens para uma grande variedade de plataformas de redes sociais usando muitos perfis. Além disso, estude e aprenda com as análises de mídia social incluídas. A Hootsuite rastreia vários fluxos de mídia social ao mesmo tempo, o que é ótimo se você quiser ver seu envolvimento em mídia social de relance.

Apps administrativas

As tarefas administrativas de rotina, como a gestão de senhas e a cópia de segurança de arquivos, podem tirar um grande número do dia se você não for cuidadoso. Se você perder uma senha ou um arquivo não tiver um backup, pode demorar várias horas para recuperar o acesso à sua conta ou para recriar o arquivo perdido.

Aplicativos de produtividade ajudam você a organizar essas tarefas de rotina e poupar horas de retrabalho no processo. Aqui está a nossa lista de aplicativos administrativos de economia de tempo.

1. LastPass

LastPass Password Saving Productivity App

A gestão de senhas é uma tarefa complicada. Você precisa criar e salvar suas senhas para que você possa encontrá-las rapidamente quando você precisar delas. No entanto, suas senhas também precisam ser seguras. Então, criar senhas óbvias está fora de questão.

Digite o LastPass, que armazena suas senhas de forma segura e ajuda a gerar senhas fortes com o gerador de senhas. O melhor de tudo, o LastPass permite sincronizar sua senha entre várias plataformas e dispositivos. Então, você sempre tem acesso à sua informação.

Trabalhe neste tutorial Tuts+ para começar com o LastPass:

2. Dropbox

Dropbox Best File Sharing Work Produtivity App

O Dropbox pode ajudá-lo a armazenar seus arquivos de forma segura fora do local. Como o seu Dropbox reside na nuvem, você pode acessar seus arquivos de qualquer dispositivo com acesso à internet.

O Dropbox também pode ser usado para compartilhar arquivos entre membros da equipe remota. Além disso, agora permite comentar documentos compartilhados. Aqui está um tutorial do Dropbox para ajudá-lo a usar esta ferramenta de forma mais eficaz para o trabalho em equipe:

Trabalhe mais rapidamente com os aplicativos de produtividade empresarial corretos

Com os aplicativos de produtividade corretos você economiza horas de tempo. Existem aplicativos para produtividade para quase todos os aspectos do seu negócio. Algumas das melhores aplicações de produtividade funcionam em vários dispositivos para que você possa facilmente levar seu trabalho da área de trabalho para o seu dispositivo móvel.

A chave para economizar tempo é usar aplicativos de produtividade dentro de seu fluxo de trabalho regular de forma regular. Leve algum tempo para fazer o que essas ferramentas podem fazer para sua pequena empresa e aprender a usá-las efetivamente. Descubra mais aplicativos de grande produtividade comercial nestes artigos:

Além disso, você pode querer aprender mais sobre os conceitos básicos de produtividade e começar a criar seu próprio sistema de produtividade personalizado.

Qual é o seu aplicativo de produtividade favorito? Qual foi o maior benefício para o seu fluxo de trabalho diário? Que problema resolveu? Como você economizou seu tempo e permitiu que você conseguisse mais em sua empresa?

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