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13+ melhores ferramentas de software de colaboração online para 2017

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Roma não foi construída por um homem, foi construída por uma equipe trabalhando em conjunto. Enquanto construir Roma levou centenas de anos e muitos mensageiros correndo, as equipes modernas têm sorte de ter um grande software excelente à sua disposição. Na verdade, há quase um bom software. Como você escolhe as ferramentas certas para você e sua pequena empresa? Bem, estamos aqui para ajudar.

Best online collaboration software for your business
Qual é o melhor software de colaboração online para sua empresa? (fonte gráfica)

Por que usar o software colaborativo online?

Muito pouco trabalho é realmente feito por uma pessoa sozinha. Eu escrevo este artigo e, quando terminar, envio-o ao meu editor, Sean, através do sistema de gerenciamento de conteúdo personalizado (CMS) do Tuts+. Ele então examina tudo no CMS e, se necessário, faz algumas mudanças. É então publicado. Meu nome está no artigo, mas ainda é uma colaboração entre eu e Sean.

Mesmo antes de escrever o artigo, temos que descobrir o que eu vou escrever. Não se trata apenas de um tópico; precisamos definir o ângulo específico que vou tomar, as áreas que eu preciso cobrir, e assim por diante. Como você pode ver, mesmo um artigo "escrito" por uma pessoa, leva muito trabalho colaborativo. Na maioria dos outros campos, é semelhante.

Na década de 90, havia muito mais documentos impressos e notas manuscritas usadas, mas o conceito era o mesmo: as pessoas trabalhavam juntas. O problema era que imprimir documentos e marcá-los à mão era uma maneira miserável de trabalhar.

Seja lá o que você estiver fazendo com sua equipe ou pequenas empresas, as chances serão de alguma colaboração em algum momento. Você poderia usar o método antigo de impressão e caneta se você trabalhar em pessoal, ou algum equivalente digital, ou você poderia fazer a coisa sensata e configurar um ambiente de colaboração apropriado para que todos possam trabalhar juntos ao mesmo tempo.

O software de colaboração on-line certo pode ajudar sua equipe a trabalhar bem em conjunto, mesmo que seja distribuída a nível nacional ou internacional.

Como avaliar suas necessidades de ferramentas de colaboração on-line

Todos têm necessidades diferentes para sua colaboração.

Na Tuts+, o editor e o escritor trabalham juntos em um esboço de diferentes locais, então o escritor o escreve e, finalmente, o editor o edita. O estágio de estrutura e o estágio de gravação/edição precisam de ferramentas muito diferentes. Um editor não precisa medir cada escolha de palavras à medida que eu faço!

Para outras indústrias, você pode precisar de quatro ou cinco pessoas para trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo. Ou talvez todos trabalhem individualmente por conta própria, mas você precisa de uma maneira de acompanhar tudo e manter todos atualizados. Ou pode ser que você precise de uma maneira muito fácil para suas equipes se comunicarem online. Existem excelentes ferramentas de colaboração online para todas essas coisas.

Leve alguns minutos e quebre como um projeto prossegue como eu fiz acima para nossos artigos. Não precisa ser muito detalhado, você só precisa ter uma idéia aproximada sobre o tipo de colaboração que você precisa em qualquer etapa. Quando tiver terminado, leia a lista a seguir e confira qualquer software de equipe online que pareça caber na conta.

Software de comunicação online

A comunicação é o núcleo de toda colaboração. Seus funcionários precisam de uma maneira de manter contato uns com os outros, de onde quer que trabalhem. É importante saber em que outros membros da equipe estão trabalhando, e até mesmo socializar um pouco. Esses aplicativos farão isso e muito mais para sua pequena empresa:

Correio electrónico e comunicação

O correio electrónico recebe má batida, mas, antes de investir o tempo todo e energia no ensino de sua equipe para usar novas ferramentas, considere se não é a coisa mais simples de usar. Todo mundo já o tem e sabe como usá-lo. Enquanto você estiver fazendo principalmente a comunicação um-para-um semi-regular, isso funciona de forma excelente. É só quando você está enviando centenas de mensagens para dezenas de pessoas diferentes que se decompõe.

Aqui estão os melhores programas de comunicação on-line para pequenas empresas e uso de equipe, desde correio electrónico, aplicativos de mensagens em equipe, VOIP, mensagens de vídeo e muito mais:

1. Gmail

Gmail online email software

O Gmail é um dos aplicativos de correio electrónico mais populares (usado por mais de 1 bilhão de pessoas) e por boas razões: está incorporado no Google Drive, portanto, se integra facilmente ao software do Google. Ele também possui uma interface intuitiva. E, ele contem muitos recursos que você pode usar, como: Desfazer envio, encaminhamento de correio electrónico, busca poderosa e mais.

Saiba mais sobre como trabalhar com o Gmail em nossa série abrangente: Como usar o Gmail (Ultimate Beginner Guide). Ou, comece com um desses tutoriais úteis:

Nota: Embora tenhamos listado o Gmail aqui, mas o Microsoft Outlook também é bastante popular. Há uma série de outros aplicativos de correio electrónico profissionais que sua equipe poderia usar. Descubra mais opções:

2. Slack

slack online collaboration and communication tool

Slack é o último querido no mundo da colaboração online ... e por uma boa razão. É como uma versão superalimentada do AOL Messenger que se integra com a maioria dos outros serviços desta lista. Se você precisa de um hub de comando onde todos possam contribuir ou conversar em particular, é um excelente aplicativo para usar. Slack pode substituir grande parte da sua comunicação por correio electrónico para algumas equipes. Dê para ver como funciona o seu grupo.

Leitura adicional

3. Yammer

yammer online communication software

Yammer é o Facebook para o seu negócio. O aplicativo de propriedade da Microsoft é um pouco mais estruturado do que algo como Slack, mas ainda funciona como uma plataforma aberta onde todos os seus funcionários podem compartilhar arquivos, fazer brainstorm e, em geral, apenas trabalhar em conjunto.

4. HipChat

hipchat online collaboration app

HipChat é incrivelmente semelhante ao Slack com muitos dos mesmos recursos. Há muito pouco para diferenciar os dois, então tudo se resume às preferências pessoais. Se você gosta de como o HipChat funciona ou usa muitos outros produtos da Atlassian, então é provavelmente a melhor escolha. No entanto, Slack é bastante popular com uma série de equipes.

5. Skype

skype online communication VOIP app

O Skype é a maior plataforma VOIP. Quase todo mundo com quem você quer trabalhar já terá uma conta. Embora possa não ser o melhor software para grandes chamadas em conferência, se você precisa juntar quatro ou cinco pessoas juntas em uma sala virtual, é uma maneira excelente (e gratuita) de fazê-lo.

6. GoToMeeting

gotmeeting online video conference communication software

Enquanto o Skype bate o GoToMeeting com simplicidade, o GoToMeeting está muito mais completo. Se você precisa executar chamadas em conferência, como se fossem reuniões adequadas com uma dúzia de pessoas lá, então é o aplicativo a ser usado. Você também pode adicionar pessoas sem que precisem se inscrever para uma conta. Basta enviar seu novo potencial de contratação ou cliente de uma URL e eles poderão participar.

Software de gerenciamento de projetos on-line

A maioria dos projetos não é tão rápido e fácil quanto os artigos em que trabalhamos na Tuts+. Sua equipe poderia estar trabalhando em algo por meses ou anos sem data final à vista. Como, então, você acompanha o progresso, divida as tarefas e assegure-se de que as coisas estão avançando, por mais lentas que sejam?

Todas as melhores ferramentas de software de gerenciamento de projetos são projetadas para quebrar grandes projetos em tarefas menores, atribuindo-os às pessoas on-line, mantendo um registro do que aconteceu e gerenciando um grande projeto até o fim. Aqui estão alguns aplicativos poderosos de gerenciamento de projetos que sua equipe pode usar:

7. Asana

asana online project management app

Asana é uma ótima maneira de quebrar os projetos em tarefas e rastreá-los até a conclusão onilne. É altamente personalizável para que ele se encaixa na maioria dos diferentes tipos de projetos. Você pode atribuir tarefas, ver quem está trabalhando no que, fazer prazos, discutir tarefas e muito mais à medida que você progride através de um grande projeto.

Leitura adicional

8. Trello

trello online collaboration and task tool

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos baseado em placas muito simples que nós usamos para planear tarefas na Tuts+. Você pode criar tantos cartões e colunas como você precisa. Por exemplo, você pode ter uma coluna para fazer, fazendo, feito, e atribuir cada tarefa a um cartão. Cada cartão se move através da placa enquanto o trabalho avança. Também é muito fácil se comunicar em tarefas específicas do projeto usando o sistema de comentários de Trello.

Leitura adicional

9. Basecamp

basecamp simple online project management software

Para projetos mais envolvidos na Tuts+, como criar cursos, usamos o Basecamp. É difícil explicar simplesmente o que o Basecamp faz porque faz praticamente tudo. É um sistema de comunicação, aplicativo de gerenciamento de projetos e muito mais. Se você precisa de uma única solução para sua colaboração, é um bom aplicativo a considerar. É uma das opções mais populares por um motivo: é poderoso, mas fácil de usar.

Leitura adicional

Descubra mais opções de software de gerenciamento de projetos on-line:

Software de colaboração de documentos on-line

Uma das tarefas colaborativas mais frequentes é a criação e edição de documentos. Seja qual for o negócio em que você estiver, há uma boa chance de precisar de alguma maneira para mais de uma pessoa medir os arquivos conforme eles estão sendo feitos. Talvez seja uma apresentação de pitch para investidores, uma avaliação de risco para os reguladores, ou qualquer outra coisa que seja tradicionalmente feita no Microsoft Word.

10. Microsoft Office 365

office 365 online document collaboration software

A Microsoft parecia estar ficando para trás por um tempo, mas eles voltaram a se recuperar. O conjunto do Microsoft Office (desde que você tenha se inscrito no seu plano de inscrição no Office 365) oferece uma gama completa de ferramentas colaborativas online. Várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento do Word ao mesmo tempo, todos a partir de sua própria cópia regular do Word. É muito elegante.

11. Google Docs

docs online document collaboration tools

Antes de a Microsoft ter agido junto, o Google Docs estava comendo o seu almoço. Somente disponível no seu navegador, o Google Docs está no seu melhor quando as pessoas colaboram online. Como um processador de texto é simplificado, mas como um conjunto de ferramentas para as pessoas trabalharem em documentos juntos é robusto. Várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, deixando-se notas e fazendo edições - tudo de vários locais.

12. Quip

quip online collaboration software

Quip, que apresentamos aqui no Tuts+, é como o Google Docs levado ao seu extremo lógico. Ele combina todos os recursos de um editor de documentos colaborativo, juntamente com algumas ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos. Se o único trabalho que sua equipe faz é trabalhar em documentos juntos (como planilhas e documentos de texto), é um ótimo caminho a percorrer.

13. GitHub

github code collaboration software

Os documentos não são as únicas coisas em que as pessoas colaboram. O código de computador é um dos trabalhos colaborativos mais importantes de muitas empresas. Centenas de programadores podem estar trabalhando no mesmo projeto do núcleo ao mesmo tempo.

O GitHub é a melhor ferramenta para garantir que tudo seja mantido em ordem. Cada pessoa tem uma cópia de trabalho do código em seu próprio computador. Quando eles fazem mudanças, "Empurrar" para o GitHub, que mantém tudo gerenciado. Se as mudanças de uma pessoa quebram as coisas, é fácil reverter. Se o seu time estiver colaborando no código, o GitHub é essencial.

Leitura adicional

Software de compartilhamento de arquivos on-line

Embora seja fácil colaborar em alguns tipos de documentos, outros como grandes arquivos de vídeo precisam ser sincronizados entre computadores, mas não podem ser facilmente trabalhados (ou, pelo menos, de baixo custo) ao mesmo tempo. Há muitas boas opções de compartilhamento de arquivos lá, o que permitirá que sua equipe mantenha arquivos grandes, recursos que todos eles precisam, ou apenas a coleção de meme em sincronia.

Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive fazem praticamente a mesma coisa. Todo mundo tem uma pasta no seu computador que se sincroniza pela internet na mesma pasta em todos os outros no computador da equipe. Desta forma, os arquivos são compartilhados automaticamente sem necessidade de correio electrónico ou perguntando às pessoas onde deixaram uma determinada foto.

O aplicativo que você usa depende de suas necessidades. O Dropbox é o melhor para pequenas equipes e indivíduos, o Google Drive tem muito espaço livre e se integra bem com o Google Docs, Box para clientes empresariais e o OneDrive faz parte do conjunto de produtos da Microsoft. Escolha o que melhor se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe atual.

Empacotando

A colaboração é uma parte fundamental de quase qualquer negócio e, felizmente, existem excelentes ferramentas de colaboração online para fazê-lo. O mais difícil é escolher uma ferramenta de software para fazer um trabalho e ficar com ela, em vez de se distrair constantemente com o aplicativo mais novo e mais brilhante.

Neste artigo, examinei algumas das melhores ferramentas de colaboração on-line disponíveis para empresas e equipes de qualquer tamanho. Dê uma olhada em cada um e veja se ele atende às suas necessidades. A maioria tem testes gratuitos para que não haja danos em experimentá-los. Não existe uma abordagem de tamanho único para o gerenciamento de projetos, por isso não tenha medo de adaptá-los às suas necessidades.

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