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Guia do Freelance para ser Pago em Dia

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Basic Bookkeeping
A Freelancer's Guide to Planning for Retirement

Portuguese (Português) translation by Ingrid Fornazari (you can also view the original English article)

Como Freelances é claro que amamos o nosso trabalho, mas também amamos ser pagos por ele.

Ser pago em tempo pode ser um problema, todavia. Em uma pesquisa conduzida no EUA pela União dos Freelances, 77% do membros dizem que eles tem problemas em serem pagos pelo seu trabalho.

Então nesse tutorial eu darei algumas estratégias que você pode usar para ser pago mais rapidamente. Vou olhar como selecionar os clientes certos para começar, estabelecer regras de pagamento claras, faturamento efetivo, resolução de problemas.

Nenhum tutorial, é claro, pode protegê-lo de clientes ruins. Você pode seguir todos esses passos e ainda ter a má sorte de encontrar um golpista, um cliente desonesto ou um cliente que simplesmente não pode pagar. Mas colocar essas estratégias em uso, vai dar a você uma chance muito melhor de evitar o destino de 77%, e ao invés disso, se juntar aos 23% dos freelance que felizmente são pagos em dia e livre de inconveniências.

1. Selecione Seus Clientes

Isso pode parecer um lugar um pouco estranho para começar mas, pela minha experiência é o passo mais importante de todos. Como freelance, nós temos a tendência de procurar trabalho o tempo todo, e nós não queremos descartar um cliente em potencial. Mas às vezes, você tem que dizer "Não".

Não há regras rígidas e rápidas para determinar quais cliente vão pagar em dia e quais não vão. Mas um pouco de pesquisa pode percorrer um longo caminho.

Cheque o plano de fundo e a reputação da companhia. Ela já está por aí há algum tempo? É pequena ou grande? Tem um escritório físico real, ou existe apenas nos cabos da  World Wide Web?

Se você está trabalhando para um indivíduo tente pesquisar da mesma forma. Para quais companhias ele trabalhou, e eles já contrataram freelances antes? Além disso, eles têm uma forte presença online? Você pode deduzir muito de alguém a partir do perfil do LinkedIn ou site e, pessoas que são ativas online tendem a ser mais sensíveis à sua reputação online, o que as torna menos propensas a se recusarem a pagar você e correrem o risco de serem atacadas em sua mídia social.

Você também pode pesquisar em fóruns, perguntar a outros freelances que você conhece, ou fazer algo como simplesmente digitar o nome do cliente no Google acompanhado de palavras como "golpe", "não confiável", "mau cliente" ou qualquer outra coisa que você possa pensar. Algumas vezes a queixa de outro freelance ou avisos em fóruns ou postagens de blog pode se destacar.

Ultimamente, você não nunca consegue determinar com total precisão se um cliente é confiável ou não. Mas fazendo alguma pesquisa cuidadosa você com certeza aumenta suas chances. Nunca tenha medo de dizer "Não" a uma oferta que não parece correta.

2. Estabeleça Regras Claras

Uma vez que tenha selecionado seus clientes, você precisa estabelecer algumas regras.

Escolha Seu Termos de Pagamento

Como e quando você espera ser pago? Isso é a primeira coisa que você precisa estabelecer.

Você provavelmente já tem alguns termos gerais de pagamento, e então alguns específicos para determinados clientes ou projetos. Por exemplo, você pode normalmente esperar o pagamento dentro de 30 dias do término, mas para projetos muito grandes, você pode esperar conseguir um terço no início, outro terço na entrega de uma determinada parte e o restante no término do projeto.

Escolha o que é cero para cada projeto e cada cliente. Entenda o que alguns clientes vão ter seus próprios processos padrão e termos, mas seja firme com eles sobre o seu trabalho.

O método de pagamento que escolher dependerá do sistema bancário e das normas do seu país, mas de forma geral tente encontrar um método que seja amplamente usado, que seja fácil de usar (para você e seu cliente), e que minimize seus encargos.

PayPal e outros serviços de pagamento online similares são amplamente usados, especialmente para pagamentos internacionais. Transferências bancárias e cheques pode funcionar para você também, especialmente para transações domésticas.

Verifique a situação no seu país. Encontre quais soluções oferecem as menores taxas, são mais fáceis de usar, e tem a aceitação dos clientes. Não há porquê exigir pagamento através de um serviço com a menor taxa se nenhum de seus clientes usar.

Comunique-se a Partir do Início

Há um momento para ter uma conversa com o cliente sobre seus termos de pagamento, e não é quando você envia a fatura.

Quando eu estava começando como freelance, eu terminei um serviço para um cliente de outro país, e alegremente enviei minha fatura com meus dados da conta do PayPal. Grande erro.

"Nós não usamos PayPal," me disseram.

Eu ofereci enviar meus dados bancários, mas eles também não faziam transferências bancárias. Tudo o que eles podiam fazer era me enviar um cheque. Depositar um cheque dos EUA na minha conta do UK me custou um monte de tempo, vários encargos e uma dor no pulso de tantos formulários que tive que preencher.

Moral da história? Sempre fale sobre os termos de pagamento primeiro, antes de começar a trabalhar no projeto. É bom oferecer várias opções, mas é importante, particularmente com cliente internacionais, se assegurar de que o cliente pode pagar você de uma maneira que você pode aceitar.

Você pode mencionar outros termos do pagamento, como prazo dentro do qual você espera ser pago, e quaisquer pagamentos que sejam devidos antes ou durante a execução do projeto. É melhor solidificar tudo isso em um contrato escrito (veja meu tutorial anterior para mas ajuda com contratos).

A maioria do tempo, concordar sobre os termos de pagamento não é um problema real, mas se houver algum conflito, é melhor solucionar o mais cedo possível. Desse modo o ônus é do cliente em descobrir como cumprir seus termos se quiser que o trabalho seja feito; deixe para o final e a dinâmica se inverterá - então será você que terá que aceitar os termos do cliente se quiser ser pago.

3. Fature Claramente

Se você quer ser pago rapidamente, você precisa faturar imediatamente. O quanto antes você terminar o trabalho, ou atingir qualquer ponto combinado, envie sua fatura imediatamente.

E Mais importante, tenha certeza de que a fatura contém todos os ingredientes necessários:

  • Seu nome, nome do negócio se for diferente, e todos os detalhes de contato.
  • o nome e endereço do cliente
  • o número da fatura para referência
  • a data da fatura
  • a data que espera ser pago
  • uma breve descrição do trabalho completado
  • a quantia devida
  • qualquer detalhe sobre taxas se for apropriado
  • instruções sobre como pagar

Contanto que você inclua todos esses detalhes, e quaisquer outros que possa ser específicos ao negócio em particular, não importa qual o formato ou modelo que use.

Pessoalmente eu uso um modelo simples que vem junto com o Microsoft Excel para Mac (vá até Arquivo> Novo a partir do Modelo...escolha Finanças Empresariais, e clique em Fatura). É básico e provavelmente não vai ganhar nenhum prêmio de design, mas faz o trabalho para mim. Há modelos semelhantes disponíveis no Word e em outros programas, tanto para Mac como Windows.

Se o seu trabalho for mais complicado e você tiver um volume maior de trabalho, você pode precisar de um software especializado ou apps, que ofereçam vantagens adicionais como rastrear seu tempo ou fazer outras funções financeiras. Há vários apps para fazer isso: alguns exemplos são Zoho, Harvest, Invoiceable. Você pode enviar faturas usando o Paypal, o que pode ser útil se é como você será pago e quiser manter tudo num único lugar.

Qualquer que o método que você use, tenha certeza de enviar um lembrete quando a fatura estiver para vencer. Desse modo você pode verificar quando o pagamento for feito e perceber se não for feito.

4. O Que Fazer Se Eles Não Quiserem Pagar

Se você seguiu todos os passos até agora, você deu a você mesmo uma boa chance de ser pago em dia. Mas as vezes, apesar de todos os nossos esforços em selecionar os clientes cuidadosamente, escolher e comunicar os termos de pagamento, e enviar uma fatura clara e imediata, você ainda não é pago. Nessa seção nós vamos ver como lidar com isso.

Passo 1: Pegue o Telefone

Algumas vezes, especialmente quando você está trabalhando com firmas grandes, a falha no pagamento pode ser simplesmente devido a uma supervisão ou confusão administrativa. Então não há necessidade de se tornar agressivo à frente. Em vez disso, pegue o telefone e comece uma conversação para descobrir o que está acontecendo. Eu descobri que muitas disputas podem ser resolvidas muito mais rápido em um telefonema de cinco minutos do que em uma longa cadeia de emails.

Apesar de você estar tentando manter as coisas informais nesse estágio, você deve estar pronto. Se você seguiu o conselho do passo anterior e enviou um lembrete no vencimento do pagamento, certifique-se de continuar rapidamente, dentro de um dia ou dois no máximo. Desse modo você não apenas está começando o processo mais cedo, mas também está deixando claro ao cliente que você leva seus termos de pagamento a sério.

Passo 2: Acompanhamento por Escrito

Após dar o telefonema, envie um email rápido confirmando o que vocês acordaram. Você ainda pode manter as coisas amigáveis, mas é importante ter um registro da conversação, em caso de ocorrerem problemas mais tarde. Por exemplo, você pode dizer:

Foi ótimo falar com você hoje, e obrigado por explicar que o rapaz das contas estava de férias. Foi bom saber que ele estará de volta hoje e que eu devo ser pago até o final da semana. Eu vou enviar um email novamente na próxima segunda feira para avisá-lo se recebi ou não.

As palavras são com você, é claro, mas a ideia é simplesmente confirmar como as coisas ficaram baseadas na sua conversa, e deixar a pessoa saber sobre a data em que espera ser pado (e que você estará acompanhando assim que o prazo expirar).

Passo 3: Lidar com a Pessoa Certa

Não há nada mais garantido para prolongar um processo do que ter muitas pessoas envolvidas. Particularmente quando se lida com empresas grandes, isso pode ser um enorme problema.

Você pode, por exemplo, enviar uma pedido de faturamento para seu contato regular o Bill, que manda o email para sua chefe a Janet, que encaminha o pedido para Sanjay, o chefe das contas, que passa para Jared o escriturário responsável por fazer o pagamento.

Então o Jared responde para o Sanjay que passa o email para Janet , e então o Bill, que finalmente retorna para você uma semana depois ou mais, com seu pedido original sem resposta, e você tem que começar todo o processo novamente.

Isso pode parecer absurdo, mas eu me encontrei em quase exatamente a mesma situação no passado (apenas os nomes foram trocados para proteger os não tão inocentes).

Claramente, seria melhor você falar diretamente com o Jared e descobrir o que está acontecendo. Você resolveria o problema mais rapidamente e também evitaria desgastar seu relacionamento com o contato com que você trabalha.

Assim que você perceber que há um problema surgindo, talvez mesmo no telefonema inicial do Passo 1, pergunte que é o responsável por processar do pagamento, e pegue os detalhes de contato dessa pessoa. Daí contate-o diretamente, envolvendo seu contato regular de novo apenas se você não conseguir fazer progressos.

Passo 4:Seja Firme e Persistente

Continue fazendo acompanhamento regularmente, por telefone e email, documentando tudo, e tentando diferentes pessoas dentro da organização se for apropriado. Envie lembretes após cada conversação ou promessa e acompanhe rapidamente assim que cada prazo expirar.

Fazendo isso, você deixa claro ao cliente que  você não "vai embora" apenas, e que a maneira mais simples de resolver a situação é pagando você. Não há necessidade de assediar ninguém, apenas faça o acompanhamento de forma regular e persistente.

Passo 5: Abaixe as Ferramentas

Durante as disputas trabalhistas no UK, os líderes de sindicatos sempre falam para os seus membros, "Abaixem as Ferramentas!" Os trabalhadores colocam suas ferramentas de lado e se recusam a fazer qualquer outro trabalho até suas diferenças serem resolvidas.

Como freelance, essa opção está aberta para você se você não for pago em dia. Se isso vai funcionar como estratégia para ser pago depende do quanto você é valioso para seu cliente, e do quanto é fácil contratar outra pessoa para fazer o trabalho. Mas por último, isso vai te proteger de perdas futuras. Se o cliente não pagar pelo trabalho que você já concluiu, seria loucura fazer mais trabalho para o mesmo cliente e arriscar perder ainda mais.

Você não quer usar essa opção imediatamente, é claro. Permita ao cliente um tempo razoável para resolver qualquer problemas que estejam causando o atraso. Mas se as coisas estão se arrastando e você sente que o cliente não está sendo justo, então "Abaixar as ferramentas" é uma resposta perfeitamente resoável.

Passo 6: Começe (ou Ameaçe Começar) uma Ação Legal

Para ser honesto, uma ação legal é absolutamente o último recurso para freelances. Você pode ir ao tribunal de pequenas causas, mas em muitos países, os processos legais são lentos, confusos e algumas vezes caros, e geralmente uma grande distração do trabalho que você deveria estar fazendo.

A boa notícia é que seu cliente quer evitar uma ação legal também. Todas essas mesmas preocupações se aplicam e para eles tem a preocupação com a reputação. Ser processado por um freelance por se recusar a pagar não parece bom.

Então simplesmente enviar uma carta oficial para iniciar a ação legal pode ser suficiente para o esquivo cheque de pagamento aparecer magicamente. Se não, deixe o processo correr, porque o cliente pode decidir liquidar a disputa em algum ponto do  caminho. O processo legal por si mesmo está além do escopo desse artigo, porque varia muito nos diferentes países, mas você pode procurar por ajuda nas associações comerciais ou organizações freelances, e tentar encontrar o conselho de um profissional jurídico que você possa pagar.

Nesse ponto, você pode também querer usar outras estratégias, como tornar a disputa pública, o que por outro lado prejudica a reputação do cliente. Isso também é o último recurso, e não uma ação para ser tomada sem um conselho jurídico, mas se você chegou nesse estágio, é porque as abordagens mais razoáveis não funcionaram. Use qualquer ferramenta a seu dispor, enquanto se certifica de não deixar sua frustração tentá-lo a fazer coisas que irão prejudicar sua própria reputação.

Próximos Passos

Apesar do tutorial ter terminado com a nota amarga das ameaças e ações legais, é importante saber que a maioria das disputas nunca vai tão longe.

Se você escolhe seus clientes cuidadosamente, estabelece regras claras sobre como e quando quer ser pago, fatura claramente e faz acompanhamento persistente, você vai acabar recebendo a maioria dos pagamento em dia.

Fazer isso não vai apenas ajudá-lo a evitar perda de tempo em disputas desnecessárias e desagradáveis, mas também vai aumentar as finanças de seu negócio freelance. Como escrevi num tutorial anterior direcionado aos pequenos negócios, um forte fluxo de caixa é um componente crucial para o sucesso do negócio. Ser pago antecipadamente significa mais dinheiro disponível para pagar suas contas sem ter que recorrer a dívidas, então vale a pena perder tempo para manter seus termos de pagamento em ordem e gerenciar suas faturas com cuidado.

Você tem outras dicas ou estratégias para ser pago em dia? Compartilhe com seus colegas freelances nos comentários abaixo, ou no Tuts+ student forum.

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