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Como Sair do Trabalho Sempre no Horário Todo Dia (Não Importa Como)

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Portuguese (Português) translation by Ingrid Fornazari (you can also view the original English article)

Você fica no escritório depois do horário de trabalho com frequência? Você pode achar que isso é produtivo, e a coisa a se fazer para avançar na carreira. Mas na realidade você não tem que sacrificar sua vida pessoal para ser um funcionário produtivo.

A pesquisa Gallup 2014 em mais de 1000 trabalhadores americanos revelou que 4 em cada 10 deles trabalhavam mais do que 50 horas por semana. Vários empregados também respondia emails e chamadas após o horário de serviço.

Always at work
Se parece que você está sempre no trabalho, estatísticas mostram que você não está sozinho (Fonte da imagem: Envato Elements).

Mas trabalho nem sempre é sinônimo de  produtividade. Na verdade O estudo dos Economistas dOS Países da Organização para Cooperação Economica e Desenvolvimento (OECD) revelou que os países que tinham mais horas de trabalho são os menos produtivos.

Enquanto horários flexíveis de trabalho e trabalho independentes de localização permitem aos empregados mais controle de onde e quando eles trabalham, é a mesma flexibilidade que impede que muitos empregados se desliguem ou desconectem do trabalho.

Não controlada, essa atitude sempre conectada surge no momento em que você precisa de atividades que alimentem você física e mentalmente. Encontros sociais, exercícios, seu tempo pessoal, até mesmo o tempo que você precisa para cuidar de sua família e resolver incumbências, muitas vezes, embora não de forma intencional, são deixados de lado porque é difícil para muitos sair do trabalho no horário.

Nesse tutorial, você vai descobrir com sempre sair do escritório no horário e ainda conseguir fazer seu trabalho. Sair do trabalho no horário deixa tempo para todas aquelas tarefas pessoais importantes.

A Mentalidade e Hábitos de um Empregado Bem Equilibrado.

Esse guia vai mostrar a você como pode cumprir mais em menos, e porquê 40+ horas por semana não vai aumentar sua produtividade.

Lendo isso você também ajuda você a desenvolver a mentalidade correta sobre as horas de trabalho, e como isso se relaciona com sua produtividade e seu bem estar. Com prática, você não vai mais se sentir sob pressão para levar trabalho para casa ou se sentir culpado por deixar o trabalho no horário certo.

1. Comece e Termine as Rotinas Diárias

Você já perdeu um dia inteiro terminar nada de importante? Vida, assim como trabalho apenas acontecem para você quando você não tem uma rotina.

A rotina dá a você controle sobre o seu dia, de modo que você não fique enrolado com sua caixa de entrada, com volume de trabalho e com as necessidade de todos a sua volta.

Exemplo de Começo de Rotina Diária

1. Planeje seu dia - Sente-se com seu calendário ou organizador e decida as tarefas que você vai completar para fazer desse dia um sucesso. Priorize as tarefas importantes que vão levá-lo mais longe em suas metas, mas seja realista sobre o que você pode cumprir no limite de tempo que você tem em cada dia.

2. Exercite-se. Mantenha seu coração correndo. Exercitar-se antes de ir para o trabalho diminui seu nível de estresse e dá um impulso de energia, de modo que você não se sentirá preguiçoso no começo do dia.

3. Cuide das distrações. Evite as "distrações conhecidas" no seu escritório antes delas realmente te perturbarem. Se você tem colegas de trabalho conversadores, invista em um headset bom que diga a eles sutilmente que você está ocupado. Você também pode achar outro lugar para sentar se seu colega de mesa insistir em conversar.

Distrações internas, como necessidade de uma parada para o café, conferir o Facebook, ou usar o telefone pode ser usado como recompensa para o tempo gasto trabalhando. Por último você pode fazer um acordo com você mesmo que você pode dar uma corrida a máquina de salgadinhos para um lanche rápido se você terminar sua tarefa antes das 10 da manhã. Esse sistema de recompensas "se-então" condiciona seu cérebro a olhar para as suas distrações internas como algo dentro do seu controle, ao invés de aceitá-las como inevitáveis perdas de tempo.

4. Avaliar convites para reuniões e declinar quando possível. Leia a agenda da reunião e veja se sua presença é necessária, ou se você é um observador convidado pelo bem de não deixar ninguém de fora. Educadamente decline da reunião se o tópico não está relacionado com suas tarefas, ou recomende um colega de trabalho que possa contribuir melhor para a conversação. Se preciso, cite uma tarefa que precisa ser completada dentro de um prazo.

Algumas reuniões são feitas semanalmente e incluem grupos diferentes, se é esse o caso, você pode assistir a parte da reunião que é relevante para você e se desculpar uma vez que a conversação saiu do seu escopo.

Terminando a Rotina Diária

Pense nisso como uma rotina de relaxamento que sinaliza para você e para seus colegas que você deixará o trabalho em poucos minutos.

  • Salve todos os documentos que você estiver trabalhando e feche todas as abas do seu navegador.
  • Revise as tarefas que você completou e anote as tarefas pendentes que devem ser incluídas na agenda de amanhã.
  • Revise o que deu certo e o que deu errado, e o que pode ser feito para evitar o mesmo problema no futuro.
  • Você tem alguma tarefa que tem evitado nos últimos dias? Quebre em pedaços administráveis.
  • Opcional:crie uma tarefa fácil de vencer para amanhã.
  • Desligue seu computador e arrume sua mesa.

2. Determine um Tempo de Saída Não Negociável

É difícil sair do escritório no horário quando seus colegas ainda estão trabalhando duro. A Cultura da companhia que você trabalha pode fazer você se sentir que ir para casa pode afetar sua carreira.

Deixar o trabalho no horário não é um pecado ou um privilégio. A menos que seu contrato de trabalho determine que você tem que fazer hora extra com regularidade, ninguém pode te impedir de ir para a casa. Sair do trabalho mais cedo não significa que você trabalhou menos do que seus pares. É apenas uma questão de percepção.

Reformule o que você pensa ou sente sobre a hora de sair. Ao invés de pensar que você está "deixando o trabalho", pense que você está próximo a mudar seu foco para outras tarefas que são tão importantes quanto seu trabalho.

Exemplos:

  • "Eu vou a um evento com meus amigos."
  • "Eu vou cozinhar e jantar com a minha família."
  • "Eu vou a academia porque exercícios me mantém em forma e saudável."

Melhor ainda, marque um compromisso imediatamente após sair do serviço para se forçar a sair pela porta.

Termine as Tarefas Importantes, Assim Você Não Será forçado a Trabalhar até Altas Horas

É claro que todas as estratégias acima não serão efetivas se você não concluir nenhuma das suas tarefas importantes. Seu gerente não vai permitir que você saia do serviço cedo se o relatório que você devia entregar não estiver pronto. Se você estiver perdendo tempo que pode te impedir de completar seu trabalho. A estratégias abaixo vão ajudá-lo a priorizar e dar foco ao que importa, ao invés de gastar tempo em tarefas não essenciais.

3. Priorize

Abaixo está uma maneira fácil de priorizar suas tarefas:

1. Liste todas as suas tarefas para o dia. Não se preocupe sobre o número de itens da lista ou a ordem o que vai ser feito quando será decidido mais tarde.

2. Identifique as tarefas urgentes, importantes e o urgente E importante. Tarefas urgentes são aquelas que precisam de sua atenção imediata, tais como os itens que devem ser feitos até o final do dia ou aqueles que já estão atrasados. Tarefas importantes são aquelas que contribuem para as suas metas de carreira ou que tem consequências sérias para você, seu chefe ou para a empresa se não forem cumpridas.

Tarefas que não são urgentes podem ser deixadas de fora no próximo dia ou delegadas a outros. Mantenha o foco em completar as tarefas urgentes e importantes e então siga para as tarefas urgentes em seguida.

3. Determine o valor da tarefa para a sua carreira e para o seu empregador. Algumas vezes todas as suas tarefas serão urgentes ou urgentes e importantes, ficando difícil escolher qual tarefa pegar primeiro. É aí que ajuda atribuir valor ou peso para um projeto em particular.

Em muitos casos, tarefas para clientes são mais importantes do que trabalho interno, porque esse clientes pagam seus empregadores e tem certas expectativas. Em geral, tarefas de alto valor afetam mais pessoas a receita da companhia, e a reputação.

4. Corte as tarefas não importantes. Tanto faça mais tarde ou encontre uma maneira de automatizá-las, ou delegue para outra pessoa.

Especifique sua lista de acordo com o sistema acima, então foque apenas nas de alto risco e itens urgentes e trabalhe a partir daí. Deixe o trabalho ocupado para quando você tiver um tempo extra ou para os dias em que é mais fácil começar com tarefas de aquecimento antes de mergulhar em trabalho mais profundo e complicado.

4. Refocalizar

Configure seu alarme para tocar a cada 90 minutos. Quando isso acontecer, levante-se, respire profundamente ou ande pelo escritório por alguns minutos para arejar a cabeça. Faça isso por três ou quatro minutos.

Use esse tempo para avaliar como você está fazendo seu trabalho até agora. Você passou a sua última hora sendo produtivo ou um e-mail do seu chefe te distraiu? De qualquer forma, use essa pequena pausa para recalibrar mentalmente sua lista de afazeres e  se comprometa a focar no que você vai fazer pelos próximos 90 minutos.

Para de trabalhar a cada 90 minutos não é uma perda de tempo. Feito adequadamente essas rápidas paradas de 5 minutos vão evitar que você sonhe acordado ou divague, o que as vezes acontece mesmo quando você trabalha em algo. Isso também ajuda você a dar um passo atrás e focar no que é importante antes que você se distraia.

5. Apenas Comece

Começar é a coisa mais difícil a fazer, mas quando você faz, fica mais fácil depois. O pesquisador da Universidade de Stanford B.J. Fogg criou seu programa Pequenos Hábitos (Tiny Habits) a partir desse conceito. De acordo com seu programa, começar um hábito (ou qualquer tarefa de trabalho) não precisa ser uma batalha de vontades, se você focar nos pequenos passos. Deixar a barra no mínimo é a maneira mais fácil de remover qualquer atrito que você sinta em relação a trabalhar.

Por exemplo, ao invés de se pressionar para ler todo o breffing criativo para uma tomada de video, você diz a você mesmo, ok apenas leia um parágrafo, ou uma sentença se você quiser. O experimento de Fogg mostra que você está mais propenso a continuar se você começar.

6. Pare de Tentar ser Multitarefa

Seu cérebro não é muito bom em multitarefas, apesar do que você pensa. Um estudo da Universidade da California Irvine, descobriu que leva cerca de 23 minutos para uma pessoa conseguir focar de novo depois de mudar de tarefas. Multitarefas pode fazer você se sentir produtivo, mas o contexto de ficar trocando o que você faz está na verdade te deixando mais devagar e diminuindo a qualidade do seu trabalho.

Nem todas as distrações ou trocas de tarefas são ruins. O estudo observa que se uma distração leva apenas alguns minutos, não é algo que você deva se preocupar, como assinar um papel ou ir ao banheiro, não vão causar uma ruptura maior no processo.

Você vai economizar mais tempo (e poder cerebral) se você focar em uma tarefa por vez. Você vai também produzir um trabalho de melhor qualidade e evitar o risco das ideias ficarem todas misturadas na sua cabeça.

7. Bloqueie Sites e Apps de Distração

Use sites ou apps de bloqueio se você tem  problemas em ficar fora de sites que distraem. Extensões como o StayFocused e SelfControl para limitar ou bloquear o uso de sites de entretenimento ou gastadores de tempo durante as horas de trabalho. Desligue as notificações para os apps que você não pode desinstalar, ou coloque-os no modo silencioso, de modo que eles não te perturbem você.

Ainda continua se distraindo? Coloque um "bloco de distrações" ao lado do seu computador, de modo que você possa anotar sua ideias eventos, ou mesmo qualquer coisa que te distraia assim que aparecer. Fazer isso descarrega a distração do seu cérebro no papel, de modo que isso não fica pesando no fundo da sua mente como um pensamento aleatório que surge continuamente quando você está ocupado com tarefas importantes.

8. Confira seu e-mail apenas algumas vezes ao dia

Você sabia que o empregado média checa sua caixa de entrada 36 vezes em uma hora? Quer você acredite ou não, eu acredito que você checa sua caixa de e-mail mais que o necessário. Você pode fazer isso até sem se dar conta, porque sua conta de e-mail está sempre aberta em seu navegador.

Checar seu e-mail apenas em horários específicos economiza tempo e evita distrações. Quando possível, confira seu e-mail apenas após você terminar pelo menos uma tarefa importante do dia, então sua atenção não será desviada por tarefas não essenciais.

Combata a necessidade de responder emails que não precisam da sua atenção imediata. Você também pode prevenir discussões vai e vem por e-mail fornecendo escolhas, e todas as informações possíveis sobre o tópico da conversação de antemão. Por exemplo, quando for marcar um compromisso, dê duas ou três opções de horário ao invés de apenas uma data e hora, então seu correspondente pode facilmente escolher uma hora que também encaixe no horário dele. A mesma lógica se aplica quando se escolhe um local de reunião. Quando se fala sobre o tipo de tarefa, incluindo quem, o que, quando, onde como,e toda informação relevante que você puder pensar antes que o recipiente pergunte.

4 Dicas para Criar Expectativas sobre o horário que você sai do Trabalho

As estratégias listadas abaixo serão uteis se o a cultura do seu escritório pressiona você para ficar até tarde independente de quanto trabalho você termine.

1. Diga as Pessoas Quando Você Pretende Sair do Trabalho

Casualmente diga ao seu gerente e colegas quando você pretende sair horas antes do seu horário de saída. Sutilmente conduza as conversações em direção a sua hora de saída conforme você fala sobre seu dia de trabalho, como:

"Eu preciso sair do trabalho hoje as 17:00h horas, então se houver alguma coisa a mais que precise ser finalizada pra hoje, me informe até as 14:00h."

O script acima atinge três metas:

  • Ele cria a expectativa que você deixará o trabalho no horário, de modo que seus colegas não vão pensar que você saiu sem avisá-los.
  • Força seu gerente e colegas a priorizarem as tarefas que eles vão delegar a você.
  • Previne as tarefas de último minuto e dá a você uma desculpa válida para recusar esses pedidos.

Você pode ficar ansioso sobre o que seus pares vão pensar sobre sair mais cedo do trabalho. Nesse caso, mencione as tarefas importantes que você completou durante o dia enquanto anuncia sua intenção de deixar o trabalho mais cedo, para rebater potenciais alegações de que você é preguiçoso ou não joga em time por sair mais cedo.

2. Comece Reuniões no Mínimo Uma Hora Antes do  Término Oficial do Dia

Isso só funcionará se você tiver voz no horário das reuniões. Mas se tiver, use essa oportunidade para começar as reuniões pelo menos uma hora antes do horário de ir para casa. Começar a reunião as 16:00h é uma boa ideia se suas reuniões duram apenas 30 minutos e se você pretende ir para casa as 17:00h. Troque a reunião para 30 minutos mais cedo se você acha que vai durar uma hora pelo menos.

3. Pergunte ao seu Gerente pelas Prioridades Dele

Alguns gerentes não são bons em priorizar é por isso que eles entregam suas tarefas apenas quando são requisitadas ou necessárias. Então cabe a você perguntar pela ordem das suas tarefas pendentes da mais para a menos importante.  Se seu gerente tem problemas em priorizar as tarefas pergunte a ele sobre uma data limite para cada tarefa ou use o método de priorização descrito acima.

4 Diga "Não"

Recuse tarefas para ajudar ou qualquer tarefa que não necessite da sua expertise se seu prato está cheio. Não concorde imediatamente quando alguém pede para você fazer algo. Pense sobre todas as tarefas pendentes, recorrentes e futuras primeiro para evitar se arrepender depois.

Você Ainda Terá Trabalho a Fazer Amanhã

Não importa quanto duro você trabalhe, sempre haverá emails para serem respondidos, incêndios para apagar, e itens na sua lista de afazeres. Isso não para quer você esteja em casa ou no escritório, então você deve deixar o trabalho a tempo e recarregar suas energias.

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