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Como Construir Rotinas que Mantenham Sua Vida e Trabalho nos Trilhos

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This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Your Productivity Style: Find It and Use It for Better Work

Portuguese (Português) translation by Thiago Oliveira (you can also view the original English article)

Se você pensa que depender de rotinas o tornará um chato, previsível, autômato sem criatividade, pense de novo. Rotinas são a arma secreta de profissionais criativos e têm sido a séculos. O poeta W.H. Auden recomendou uma abordagem de rotina: "Decida o que você quer ou deve fazer com o dia, então sempre faça isso exatamente no mesmo momento todos os dias, e paixão não irá te causar problema."

Muitos outros criativos, de escritores a artistas a compositores e produtores de filmes, têm dependido de firmes, previsíveis rotinas diárias para prover um lugar seguro para sua criatividade se expandir. (Para um olhar mais de perto, veja o livro e blog de Mason Currey, Rotinas Diárias.)

O filósofo William James postulou que hábitos e rotinas livram nossos cérebros de contínuas decisões pequenas, então podemos mais facilmente desenvolver e usar "nossos maiores poderes mentais." Usar rotinas é uma questão de alocar recursos. Pesquisas mostram que a força de vontade, como um músculo, fica cansada quando usada.

Quando você tem que realmente pensar sobre o que comer no café da manhã, qual rota você vai tomar para ir para o trabalho, e quando você vai fazer exercícios hoje, você está usando muito do seu poder criativo em decisões mundanas. Ao invés disso, se você estabelecer rotinas para o pilotar por tarefas repetitivas, você pode deixar sua mente viajar, ponderar, meditar, e percolar com grande ideias. É mais fácil começar a fazer, criar, e resolver problemas com um tanque cheio de força de vontade à sua disposição.

1. Escolha Rotinas para Estabilizar Sua Vida

O desejo de tornar-se mais produtivo é geralmente focado, com razão, no nosso trabalho. Porém, usando rotinas para sua vida pessoal, você pode simplificar e estabilizá-la. Dessa maneira, você está lidando com menos stress e menos complicação, sem perder interações importantes, ignorando relacionamentos ou negligenciando suas prioridades.

Pequenos momentos de crise na vida pessoal, familiar, social, e da casa geralmente vêm de esquecer ou negligenciar tarefas. Pense sobre a dor de correr para pagar impostos, esquecer um aniversário, ou marcar dois compromissos ao mesmo tempo no seu calendário. Rotinas asseguram que você faça o que precisa ser feito regularmente então você pode evitar esses momentos de crise.

Aqui estão alguns exemplos de úteis rotinas de vida:

  • Rotina de Manhã e Anoitecer: Se suas manhãs são caóticas, horas de frenesi correndo ao redor da casa, tentando encontrar uma camisa limpa, um café da manhã decente, e as coisas que você precisa para o seu dia, essa série de rotinas de suporte podem ser exatamente o que você precisa. Imagine acordar a tempo de estar pronto sem se preocupar, ter as roupas do dia penduradas no banheiro, um café da manhã pronto na geladeira, e uma bolsa com suas necessidades esperando na porta da frente. Você pode fazer isso acontecer planejando alguns simples passos que você daria cada noite antes de ir para a cama para se preparar para o próximo dia (sua rotina de anoitecer) e então estabelecendo uma simples, e adequadamente em tempo rotina de manhã.
  • Rotina de Final de Semana: Ter uma rotina de final de semana pode te ajudar a planejar para e lidar com todos os projetos de casa, incumbências e compras, tempo para a família e tempo pessoal que você precisa encaixar em dois dias curtos. Estabelecendo uma rotina de final de semana, você pode planejar e priorizar como você vai gastar seu tempo, assegurando-se que você tem os necessários trabalhos domésticos e tarefas feitos sem sentir-se como se você não tivesse tempo para se divertir ou descansar.
  • Encontros de Família: Um encontro semanal de família pode te ajudar a manter os calendários sincronizados, planejar decisões financeiras, designar responsabilidades compartilhadas, e ficar conectado com membros da sua família ocupados. Pode ser só você e seu cônjuge, passando pelo orçamento e calendário, ou você pode incluir suas crianças nessa rotina e então vocês podem todos dar sugestões e estar alinhados uns com os outros.

2. Escolha Rotinas para Melhorar Seu Trabalho

Agora é hora de pensar sobre como você pode melhorar sua produtividade, reduzir seu stress, e impulsionar sua produção criativa com algumas rotinas orientadas ao trabalho. Mesmo se você trabalha em uma área criativa, ou se suas responsabilidades de trabalho variam loucamente de um dia para o outro, ainda há maneiras de organizar o trabalho com rotinas.

Aqui estão alguns exemplos de rotinas de trabalho efetivas:

  • Ritual de Início: Iniciar no trabalho é geralmente a parte mais difícil. Gastar uma hora em mídias sociais, conversando à toa com colegas de trabalho, ou perdendo-se na infinita torrente de emails não é um ritual de início produtivo. Se você lida com grandes projetos, tarefas criativas, ou, realmente, qualquer coisa mais complexa que amarrar seus sapatos, você precisa ter uma rápida, confiável maneira de se engrenar e seguir em frente pelo dia. Projete uma rotina de início, então siga-a consistentemente, para treinar seu cérebro a começar sem a hesitação e procrastinação que você deve esforçar-se para superar agora.
  • Rotinas de prioridades semanais: Estabelecer rotinas regularmente, com sugestões de pessoas envolvidas, o ajuda a alocar seu tempo sabiamente para o resultado mais efetivo. Talvez você faça malabarismo com vários projetos, gerencie um time com responsabilidades variadas, ou tem que lidar com clientes, contas, ou uma série de responsabilidades que desafiam a captura em um plano claro, repetível, que caiba no tempo. Estabeleça uma rotina regular (semanalmente é geralmente bom) para ter uma visão de cima para baixo, determinar que tarefas merecem a maior atenção, bloquear tempo para o que você quer completar, e dar e receber sugestões como for preciso.
  • Rotina de Comunicação: Fazer trabalho colaborativo, compartilhar responsabilidades e projetos com um time, ou lidar com clientes cria a necessidade de comunicação confiável. Mas conversas de email indo e vindo ou jogos de gato e rato no telefone podem gastar tempo valioso de trabalho. Criando uma rotina de comunicação, você torna-se previsível para as pessoas que precisam ouvir algo de você, o que facilita para elas manterem-se em contato, também. Designe um certo momento, diariamente, para responder emails não urgentes, retornar chamadas, e caso contrário atualizar seus colegas de trabalho e clientes. Uma rotina de comunicação pode previni-lo de esquecer de se comunicar regularmente e, também, de ter o seu dia sequestrado por uma torrente sem fim de questões e esclarecimentos.
  • Rotina de Acompanhamento: Construir relacionamentos fortes, seja com seus pares, ou membros de equipe, ou seus clientes, é chave para fazer um bom trabalho agora e criar boas oportunidades para o futuro. Há uma linha tênue, porém, entre fazer networking proativamente online e gastar horas em mídias sociais. Uma rotina de acompanhamento pode ajudá-lo a organizar suas atividades de networking, seja via mídias sociais, email, telefone, ou em reuniões presenciais.

Para decidir qual rotina de trabalho você deve estabelecer primeiro, pergunte-se quais tarefas ou objetivos você se esforça mais para concluir. Essas áreas são as que vão mais se beneficiar de uma forte, auxiliadora rotina.

3. Projete uma Rotina Sólida

Desses exemplos, algumas rotinas podem destacar-se para você. Geralmente, as rotinas mais atraentes são aquelas que aplicariam-se às áreas mais caóticas da sua vida e trabalho. Não é suficiente, entretanto, ter uma ideia geral de uma rotina em mente, ou copiar a rotina de outra pessoa. Você é único, e a sua vida é sua própria vida. Para construir uma rotina que funcione para você, seja realmente específico.

Comece Com o Objetivo Final

O que essa rotina vai realizar para você? Cada rotina, para ser mais eficiente, precisa ser construída para um propósito específico. Por exemplo, o objetivo de rotinas de manhã/anoitecer pode ser tirar você de casa cada manhã de uma maneira organizada, sem pressa, saudável. O objetivo de um ritual de início no trabalho pode ser te ajudar a ter um progresso significante no seu projeto ou tarefa principal antes do meio dia. Primeiro, defina o objetivo final antes de começar a definir sua rotina.

Trabalhe de Trás para Frente

Em seguida, comece do seu objetivo final, e trabalhe de trás para frente para determinar quais passos pertencem à sua rotina. Estime quanto tempo cada passo vai requerer. Organize o quanto possível, mas não force-se a apressar-se. É melhor superestimar o tempo que você acha que vai precisar nesse ponto. Você sempre pode reduzi-lo depois.

Caminhe Por Isso

Depois, caminhe mentalmente pela sua rotina do início ao fim. Essa caminhada mental vai ajudar você a ver passos ou recursos necessários que você pode ter omitido. Você pode sempre procurar maneiras de simplificar. Elimine quaisquer passos redundantes. Complicação é o inimigo: as melhores rotinas são fáceis de lembrar e são tão fáceis quanto possíveis. Ordene os passos para sua rotina da maneira mais lógica, mas não se preocupe em atingir a perfeição. Você terá tempo para refiná-la depois de ter experimentado sua rotina algumas vezes.

4. Comece a Usar Suas Novas Rotinas

Foque em construir não mais do que duas rotinas de cada vez. Mais do que duas se tornará confuso e exaustivo, e a tentativa se tornará contra produtiva. Uma maneira é escolher uma rotina de vida e uma de trabalho para estabelecer ao mesmo tempo. Ver um aumento de eficiência em ambas sua vida pessoal e sua carreira ao mesmo tempo é agradável, e ajuda a minimizar a confusão ou sobreposição desde que cada rotina pertence a uma parte diferente da sua vida.

Leva tempo para construir uma rotina. Pode levar mais de 21 dias para fixá-la. Pesquisas mostram que o tempo necessário para construir um hábito sólido pode variar muito, de 21 dias até 250 dias.

O tempo que você precisa para tornar a sua rotina automática vai variar de acordo com a complexidade da rotina assim como outros fatores, como sua personalidade, nível de stress, e suporte. Se dê ao menos 30 dias para construir uma nova rotina, ou estabelecer rotinas; no marco de 30 dias, você pode avaliar se estabeleceu sua rotina bem o suficiente para construir outra, ou se você precisa ficar focado na rotina corrente por mais 30 dias ou mais.

5. Melhore Suas Rotinas

Quando você começa a usar pela primeira vez uma nova rotina, espere resistência…de si mesmo, principalmente. Qualquer coisa que requeira mudança e auto disciplina aumentada vai parecer desconfortável, talvez até dolorosa, no começo. Não confunda desconforto, falta de familiaridade, ou dificuldade com um sinal de que sua rotina é ruim ou incompleta. Certamente todas as rotinas podem ser melhoradas, mas se você começar a refinar sua rotina muito cedo, ela nunca vai tornar-se habitual.

Tente fixar-se com uma nova rotina, como ela é, por pelo menos uma semana antes de fazer mudanças. Depois de uma semana, considere pequenas alterações que possam melhorar sua rotina: reajustando a ordem, melhorando métodos, mudando a quantidade de tempo designada, adicionando ou subtraindo um passo, ou reorganizando o espaço e recursos. Depois ter ajustado sua rotina, fixe-se com ela por mais uma semana antes de mudá-la novamente.

Uma vez que sentir-se confiante com uma rotina e pronto para começar a construir outra, tente deixar a rotina estabelecida quieta. Refinar uma rotina estabelecida enquanto construindo uma nova rotina (ou duas) pode rapidamente levar ao empilhamento de pequenas mudanças e à desintegração da estabilidade que você ganhou com as suas rotinas.

O poder de uma rotina está no fato de que ela torna-se rotina: você quer que ela seja uma série de ações padrão, de segunda natureza, uma série de passos que você não tem que pensar sobre. Se você continuamente refinar e ajustar suas rotinas, você limita os benefícios do poder daquelas rotinas. Se você achar difícil de resistir a continuamente refinar rotinas, então planeje isso. Separe um dia em cada mês, ou uma semana em cada trimestre, para experimentar refinar e melhorar rotinas. O resto do tempo, deixe suas rotinas serem rotinas e fazerem seu trabalho mágico, para que você não tenha que fazê-lo.

6. Mantenha Suas Rotinas

Algumas rotinas vão te servir bem por um longo tempo; outras precisarão ser ajustadas, reorganizadas, ou até descartadas ao longo que as necessidades da sua vida e trabalho mudam. Se você for promovido, por exemplo, e trocar uma série de tarefas por outra, suas antigas rotinas podem não ser mais úteis. Você precisará olhar para as suas novas responsabilidades e pensar em como você vai realizá-las da maneira mais organizada e efetiva.

Sempre que você encarar uma grande mudança de vida ou de trabalho, tome um pouco de tempo para pensar sobre como suas rotinas serão afetadas. As rotinas que não precisam ser alteradas vão ajudá-lo a ficar fundamentado e eficiente enquanto você lida com o stress da novidade e mudança. Avalie as rotinas que devem mudar para se encaixar à sua nova situação, e siga os passos acima para construir novas rotinas para substituir as antigas, e ultrapassadas.

Deixe as Rotinas Fazerem o Trabalho

Rotinas são mágicas porque são calmas, mundanas, previsíveis, até um pouco chatas. É a chata repetição de uma forte rotina que mantém você fundamentado, permitindo que funcione efetivamente, até no meio do caos, uma carga de trabalho absurda, um ambiente imprevisível, clientes exigentes, ou outras situações estressantes.

Rotinas na sua vida e seu trabalho permitem que você siga rastros bem estabelecidos direto para os objetivos finais que você escolheu para si mesmo. Elas libertam seu poder criativo e auto disciplina para serem gastos em buscas mais altas, criativas, enquanto mantendo as coisas diárias da vida em ordem funcional segura.

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