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Como decidir o que delegar

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Você se sente sobrecarregado no trabalho?

Se a resposta for sim, não se preocupe: você não está sozinho. Dois terços dos funcionários dizem que estão sobrecarregados, de acordo com uma recente pesquisa da Deloitte sobre 2.500 organizações em 90 países.

Para empresários e empreendedores, muitas vezes é um problema ainda mais grave. É sua responsabilidade pessoal, afinal, ter certeza de que a empresa seja bem-sucedida. Você provavelmente tem muito dinheiro próprio na linha, e você terá uma participação muito maior no sucesso se a empresa for bem-sucedida, ou a dor se falhar.

O resultado é que os empresários assumem muito trabalho. Uma pesquisa da eVoice descobriu que "desempenhar múltiplos papéis dentro da organização era o desafio número um dos empresários". Na verdade, 44% dos empresários relataram usar cinco ou mais chapéus em seus negócios em  qualquer momento.

A resposta é delegar de forma mais eficaz, para que você possa gastar menos tempo em minúcias e mais tempo em decisões estratégicas. Mas isso nem sempre é tão fácil quanto parece. Você pode precisar contratar pessoal extra, o que significa mais despesas. E se você não fizer isso direito, você pode acabar criando problemas para você e seus negócios. Há algumas tarefas importantes, por exemplo, que você simplesmente não deve delegar.

Então, neste tutorial, vou mostrar-lhe como você pode decidir quais tarefas delegar à sua equipe ou a contratados externos e o que você deve manter o controle de si mesmo. No final, você terá uma lista de tarefas que você pode delegar de forma segura e uma compreensão de como fazê-lo efetivamente.

1. Defina suas prioridades

Comece com uma folha de papel em branco. Esqueça todas as coisas que você já está fazendo e pense na mistura ideal. Se você pudesse começar de novo e fazer as coisas corretas, como você gastaria seu tempo? Não se preocupe com os aspectos práticos de como você pode conseguir isso por enquanto. Basta escrever o estado ideal.

Fique em categorias amplas por enquanto, em vez de tarefas individuais. Em uma semana média (ou mês, ou qualquer período que faça sentido para você), quanto tempo você alocaria idealmente para cada atividade?

Por exemplo, se você estiver executando uma pequena empresa de software, sua mistura pode parecer assim:

  • Planeamento e estratégia (30%).
  • Rede e pitching para conquistar novos negócios (30%).
  • Rever o desempenho dos funcionários (15%).
  • Iniciativas de marketing (15%).
  • Contabilidade e finanças (5%).
  • Tarefas de correio electrónico e admin (5%).

Inventar suas próprias categorias, é claro, e concentrar-se nas coisas mais importantes que você poderia fazer para mover seu negócio para a frente.

2. Acompanhe seu tempo

Quando você definiu seu estado ideal, é hora de ver como a realidade corresponde. Você já pode pensar que você tem uma boa idéia, mas você pode se surpreender quando você começa a acompanhar essas horas e minutos em detalhes.

Por uma semana, acompanhe como você gasta seu tempo. Há muitos aplicativos de rastreamento de tempo e programas de software para ajudá-lo, e muitos deles são gratuitos, pelo menos no nível básico. Toggl e Harvest são algumas opções populares. Você também pode usar uma planilha simples ou caneta e papel, se preferir.

Cada vez que você inicia uma nova tarefa, grave-a usando o método escolhido e anote o tempo de término. Isso pode parecer muito trabalho, mas lembre-se que é apenas por uma semana. A idéia é ter uma imagem clara de onde as coisas estão agora, para que você possa começar a mudar para o seu estado ideal.

Você pode encontrar, por exemplo, que seu tempo real é gasto em tarefas diferentes e que se parece com isto:

  • Corrigindo erros no software (30%).
  • Contabilidade e finanças (20%).
  • Tarefas de correio electrónico e admin (20%).
  • Escrevendo o blog da empresa (10%).
  • Mantendo a presença das redes sociais (10%).
  • Rever o desempenho dos funcionários (5%).
  • Iniciativas de marketing (5%).

Não é bom. Você está passando a maior parte do tempo em tarefas que não movem seus negócios para a frente, e não encontram tempo para coisas importantes, como planeamento, estratégia e pitching para novos negócios.

Como você pode passar da realidade para o estado ideal? Vamos abordar isso em seguida.

3. O que delegar

Agora você deve ter duas listas: um ideal e um que reflete a realidade. Compare as duas listas um contra o outro, e faça um plano do que reduzir e sobre o que colocar mais ênfase. Em seguida, comece a escolher tarefas individuais e as pessoas a quem delegar.

Que tipo de coisas você deveria delegar?

Administração

Algumas coisas são candidatos óbvios para a delegação. Tarefas administrativas de rotina, por exemplo, claramente não levam sua empresa para a frente e não requerem sua atenção. Eles são importantes, mas você pode facilmente delegar a maioria deles a outras pessoas na empresa.

Se você não tem pessoal disponível, ou se o dinheiro é apertado, considere usar assistentes virtuais. Você obtém mais flexibilidade dessa maneira e pode fazer suas tarefas a um custo menor do que se você tivesse contratado um funcionário de tempo integral. A qualidade em sites como Elance e Upwork é bastante variável, mas há muitas pessoas qualificadas lá fora. Você também pode publicar em fóruns de trabalho on-line, ou tentar um site como o Zirtual, que se especializa no fornecimento de empresas com assistentes virtuais com base em U.S.

Aprovações

Uma tarefa comum que come muito tempo de um empresário é verificar e aprovar coisas que os outros membros da equipe já fizeram.

Se você contratou boas pessoas, não precisa olhar por cima dos ombros o tempo todo. Confie em suas pessoas de vendas para se comunicar com clientes-chave e prospects, por exemplo, e sua equipe de marketing para lidar com as contas de blogs e redes sociais. Se uma tarefa cair na área de especialização de outra pessoa, você não deve se envolver, a menos que haja uma situação verdadeiramente incomum e crítica que possa ter implicações maiores. Caso contrário, solte a necessidade de aprovar todas as decisões.

Coisas em que você não é bom

A execução de um negócio envolve muitas tarefas que provavelmente não são os seus principais pontos fortes. Terceirizar ou delegar o maior número possível de pessoas.

Como vimos no nosso recente tutorial sobre princípios básicos da contabilidade, por exemplo, muitos proprietários de pequenas empresas simplesmente não têm a experiência ou o interesse em fazer um bom trabalho gerindo suas contas. Você pode aprender o essencial (e o tutorial irá ajudá-lo com isso), mas, se não é simplesmente sua força, você pode contratar um guarda-livros e / ou um contabilista para assumir a gestão diária das contas, para que você só precisa ter uma visão mais alta.

Da mesma forma, se você não é particularmente técnico, não tente projetar e executar seu próprio site sozinho. Contratar ajuda é uma despesa, é claro, mas adicione-se todo o tempo que você economiza, e muitas vezes você vai sair à frente.

Coisas em que você é bom, mas contratou alguém mais para fazer

No nosso exemplo acima, o CEO da empresa de software gastou 30% do seu tempo corrigindo erros no código. Se ela começou uma empresa de software, faz sentido que a codificação seja algo em que ela seja boa. Mas é um bom uso de seu tempo?

Supondo que ela tenha outras pessoas na equipe que poderia lidar com isso, claramente a resposta é "Não". Como chefe da empresa, seu tempo seria melhor gasto em coisas como planeamento e estratégia, conforme descrito na parte 1.

Mas o que muitas vezes pode acontecer é que as pessoas pulam para trabalhar em coisas que sabem fazer. Eles sabem que devem delegar tarefas como essa, mas pensam: "É mais rápido se eu apenas fizer isso sozinho". Tudo o que faz é comer tempo e se responsabilizar com a pessoa que contratou para fazer o trabalho.

Conclusão: mesmo que, no curto prazo, seja mais rápido fazê-lo você mesmo, a longo prazo, é melhor ajudar alguém a aprender a fazê-lo.

4. Como delegar efetivamente

Se você não fizer isso direito, a delegação pode realmente criar mais trabalho, porque você gasta mais tempo corrigindo os erros de outras pessoas e esclarecendo mal-entendidos do que você salvou. O perigo é que você acabe pensando que não vale a pena e volte a assumir a tarefa novamente. Então, aqui estão algumas orientações para fazê-lo direito.

Escolha cuidadosamente

Se você não delega as pessoas certas, você pode sofrer com o que este artigo do Wall Street Journal chamou de "efeito boomerang". Você delega muitas tarefas, mas depois vê-las voltando para você porque as pessoas às quais você as designou não conseguiram completá-las.

Para evitar isso, certifique-se de gerir seus recursos corretamente. Se as pessoas a quem você delegar já estão inundadas com o próprio trabalho, a tarefa não será feita - ou pelo menos não será bem sucedida. Então, verifique suas cargas de trabalho e contrate mais ajuda, se necessário. E considere os pontos fortes e fracos das pessoas às quais você está delegando, para se certificar de que eles estão equipados para fazer o que você está perguntando sobre eles.

Dê instruções claras e suporte ...

Um elemento crucial da delegação bem-sucedida está dando instruções claras. O consultor de estudos do tempo Mark Ellwood sugere começar por esclarecer o resultado desejado e a quantidade de autoridade de decisão que o empregado terá. Explique quais recursos estão disponíveis e pergunte se há alguma coisa que eles precisem.

Em seguida, defina marcos ao longo do caminho e peça relatórios de progresso para garantir que as coisas permaneçam no caminho certo. Certifique-se de dar elogios e comentários à medida que o projeto progride e quando é concluído com sucesso.

... Mas confie no empregado para gerir a tarefa

Embora você esteja envolvido e ajude a pessoa que você delegou, não micro-gerir. Isso derrota o objeto da delegação. "Delegar o objetivo, não o procedimento", diz Ellwood. "Descreva os resultados desejados, não a metodologia. O que precisa ser feito e quando deve ser concluído? "

Depois disso, deixe o empregado para alcançar esses resultados. Você pode ter sua própria maneira de trabalhar, mas a delegação é sobre o abandono do controle sobre os detalhes. Então, afaste-se e deixe-os avançar com isso.

5. O que não delegar

Existem algumas tarefas que um empresário nunca deve delegar a ninguém. Aqui está um resumo de coisas que você sempre deve manter o controle de si mesmo, ou pelo menos monitorar de perto.

Monitorando a saúde financeira

Como vimos na parte 3, a contabilidade do dia-a-dia pode ser delegada ou terceirizada com segurança. Mas você sempre deve ter uma imagem clara da saúde financeira da sua empresa e uma previsão de como as coisas estão definidas para o próximo ano. Regularmente monitorar suas finanças e saber em que estado estão, é algo que você simplesmente não pode delegar. Obtenha ajuda com os detalhes, por todos os meios, mas certifique-se de monitorar pelo menos os números de alto nível. Aqui estão algumas métricas de lucro chave para se concentrar, por exemplo.

Contratando pessoal-chave

Um negócio vive ou morre pelas pessoas que o operam. À medida que sua empresa aumenta, você provavelmente delegará algumas tarefas de contratação para um gerente de RH. Mas quando se trata de pessoal-chave, é bom se envolver. Steve Jobs costumava levar contratações potenciais à Apple para longas caminhadas em torno de Palo Alto para que ele pudesse conhecê-los e ver se eles seriam um bom ajuste. Mark Zuckerberg adotou a mesma abordagem no Facebook.

Gerindo crises

Portanto, seu banco de dados de clientes acabou de ser pirateado, potencialmente comprometendo suas senhas e dados financeiros. A última versão do seu produto de software emblemático está cheia de erros. Seu gerente de RH está sendo processado por assédio sexual.

Estas são todas as principais ameaças à reputação da sua empresa e precisam de toda a sua atenção. Você pode delegar algumas tarefas individuais, como preparar comunicados de imprensa e lidar com reclamações de clientes, mas você precisará ser muito prático na gestão da crise como um todo.

Basta lembrar que nem todas as "crises" são críticas para o negócio. Algumas coisas que sua equipe pode lidar sozinha. Mas se é uma séria ameaça para o seu negócio, não delegue: envolva-se.

Próximos passos

Neste tutorial, você viu como identificar tarefas para delegar, e tem algumas dicas para fazê-lo efetivamente. Agora é hora de agir. Faça essa lista da parte 1, mostrando como você acha que deve gastar seu tempo e, em seguida, acompanhe seu tempo por uma semana. Compare as duas listas e venha com um conjunto de tarefas que você pode delegar, usando as diretrizes deste tutorial.

Você pode nunca alcançar seu "estado ideal" - sempre há compromissos a serem feitos, e eventos inesperados podem descarrilar você. Mas com um pouco de planeamento e uma delegação bem pensada, você pode liberar um valioso tempo em sua agenda, permitindo que você gaste mais tempo em coisas que realmente irão levar seu negócio.

Recursos

Crédito Gráfico: Hierarquia projetada por Murali Krishna do Projeto Noun.

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